2011軟考軟件設(shè)計師知識點：基于工作流協(xié)同軟件
工作流管理系統(tǒng)是“一種在工作流形式化表示的驅(qū)動下，通過軟件的執(zhí)行而完成工作流定義、管理及執(zhí)行的系統(tǒng)”，其主要目標是對業(yè)務(wù)過程中各活動發(fā)生的先后次序及同活動相關(guān)的相應(yīng)人力或信息資源的調(diào)用，進行管理而實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程的自動化。
在企業(yè)的日常工作中，絕大多數(shù)屬于流程類工作，比如業(yè)務(wù)的分級審批工作、各類申請表單、公文簽審、業(yè)務(wù)處理等。通過現(xiàn)代的技術(shù)手段將企業(yè)內(nèi)諸多繁瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程自動化，并對其進行有效地管理便是工作流需要解決的問題。
傳統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計方式將業(yè)務(wù)流程以編碼的方式固化在應(yīng)用系統(tǒng)中，在業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生改變的情況下，需要將系統(tǒng)進行重大修改，甚至重新設(shè)計。實際上，業(yè)務(wù)流程的改變是導(dǎo)致許多應(yīng)用系統(tǒng)失敗的最主要的原因。
工作流管理系統(tǒng)的出現(xiàn)使得上述情況發(fā)生了改變。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)人員通過可視化的方式分析和設(shè)計業(yè)務(wù)流程，并將各個應(yīng)用模塊聯(lián)接在一起。在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化的時候，能夠在很少修改甚至不修改原來應(yīng)用的情況下，僅僅通過適當(dāng)調(diào)整或重新定義工作流程就能適應(yīng)變化了的情況。
采用工作流管理系統(tǒng)有以下優(yōu)點：
提高系統(tǒng)的柔性，適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變化，建設(shè)各類信息系統(tǒng)的重要工作之一就是發(fā)現(xiàn)用戶的工作流程，進行分析建模，并把它體現(xiàn)到信息系統(tǒng)的設(shè)計中。
企業(yè)都在隨著時間不斷地改革工作流程，使企業(yè)各部門能夠更好地發(fā)揮服務(wù)職能、提高工作效率。
提高企業(yè)工作效率，企業(yè)許多流程在自動化過程中會省去一些不必要的步驟
較好的流程控制，通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業(yè)務(wù)流程的管理
跨越流程的軟件控制，使流程可以按照業(yè)務(wù)的靈活設(shè)計。
業(yè)務(wù)流程的改進，對流程的關(guān)注，使它們趨向于流暢和簡單。
企業(yè)建立以工作流為基礎(chǔ)的協(xié)同軟件的必要性
1、從IT規(guī)劃出發(fā)
企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)逐步從以前的以業(yè)務(wù)部門推動IT部門的被動式建設(shè)方式，逐漸向IT部門從整個企業(yè)的角度對IT進行主動規(guī)劃的方式轉(zhuǎn)變。被動的信息化建設(shè)方式導(dǎo)致的結(jié)果是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生大量的“梅花樁”，成為企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。而主動規(guī)劃則大大改觀了這種局面，通過主動規(guī)劃，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不再各自為陣，彼此孤立，互不相通，甚至重復(fù)建設(shè)了。
對于流程企業(yè)的建設(shè)，在IT規(guī)劃過程中，一個重要的目標就是“企業(yè)流程整合”，為了達到這個目標，“工作流平臺”可以說是不可或缺的。那么從IT規(guī)劃的角度，如何選擇一個適合您的工作流平臺呢?
1)是否符合短期與長期規(guī)劃的需求
由于IT規(guī)劃一般至少是對信息化進行3～5年的規(guī)劃，因此現(xiàn)在工作流產(chǎn)品時，既要考慮工作流產(chǎn)品是否符合短期內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，又要考慮工作流產(chǎn)品是否能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的長期需求。
短期的業(yè)務(wù)需求一般都是比較明確的，這些系統(tǒng)，往往都是由于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要而要求必須馬上進行建設(shè)的，因此對IT系統(tǒng)提出的要求都非常具體。
對于IT規(guī)劃中，未來的業(yè)務(wù)需求，往往是不容易預(yù)測的。但是對于選擇工作流產(chǎn)品來說，這又是至關(guān)重要的。
2)支撐整個流程企業(yè)的IT運行的工作流
目前市場上的工作流產(chǎn)品魚目混珠，其中大部分都是一些做行業(yè)應(yīng)用軟件的集成商為了自用而開發(fā)的。這一類工作流產(chǎn)品大多都是專門針對某一類業(yè)務(wù)系統(tǒng)而開發(fā)的(比如OA類)，無法應(yīng)用在其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)。并且這類工作流產(chǎn)品的易用性、功能完備性等等都得不到保證。因此這類專用的工作流是不能支撐整個流程企業(yè)的IT運行的。
而作為一個要運行在整個企業(yè)IT系統(tǒng)的工作流平臺，必須具有很好通用性和適應(yīng)性，比如工作流平臺不僅僅能夠用于支持企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)運行，還要能支撐企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
2、從業(yè)務(wù)需求出發(fā)
工作流平臺一個非常重要的依據(jù)就是是否能夠滿足業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的需求，現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)需求有以下特點：
1)新產(chǎn)品新業(yè)務(wù)推出頻繁
市場是一個競爭異常激烈的市場，隨著競爭的加劇，新產(chǎn)品推出的頻度也越來越高。
這些新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)的頻繁推出，需要IT系統(tǒng)能夠以更快的速度來響應(yīng)，以提高業(yè)務(wù)的敏捷性。而對于以流程為主的系統(tǒng)來說，工作流產(chǎn)品的靈活性、適應(yīng)性顯得尤為重要。如果工作流平臺不能支持這種業(yè)務(wù)的快速變化，則將極大的影響企業(yè)新業(yè)務(wù)的推出，從而最終影響企業(yè)在市場的競爭力。
2)海量數(shù)據(jù)、高并發(fā)
3)業(yè)務(wù)流程跨組織
由于企業(yè)很多都是矩陣式的組織機構(gòu)，因此在企業(yè)內(nèi)部的公文處理流程中常常需要在不同部門之間跨部部門(包括平級和上下級部位之間)交叉、往復(fù)流轉(zhuǎn)。甚至很多行文是在不同部門的彼此獨立的系統(tǒng)之間進行交互的。
4)流程的靈活性要求高
企業(yè)的流程對靈活性要求非常高，同一個流程往往需要往復(fù)運行很多輪才能結(jié)束。有時在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意順序流轉(zhuǎn)，而不受流程本身的邏輯控制(即所謂的自由流)。
另外，對于公文審批規(guī)則、會簽、退回、批閱、督查督辦、機構(gòu)的崗位設(shè)置等等都有比較靈活的要求。
5)嚴格的權(quán)限控制
企業(yè)的行文，每一步的公文處理都有嚴格的權(quán)限控制。比如同一個流程中不同的公文有的人只能看，不能審批簽字;同一個處理人員在不同的流程環(huán)節(jié)中對公文的權(quán)限也不相同。有的甚至要求某些公文只能查閱，但是不能復(fù)制到本地保留副本。這些需求都是在選擇一個工作流引擎時需要重點考察的。
6)安全保密要求高
企業(yè)中的公文流轉(zhuǎn)，由于涉及到企業(yè)機密，因此要求公文在流轉(zhuǎn)過程中，必須保證絕對的安全，不能出現(xiàn)被黑客非法竊取的情況。
易協(xié)智能協(xié)同管理軟件實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的管理、控制和過程的自動化，并具有以下特點：
通過將一個具體的工作分解成多個任務(wù)、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，以達到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。
完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行。
本系統(tǒng)有與同類軟件相媲美的先進功能，并且具有一些符合中國國情的顯著特點，具體如下：
1)強大的工作流引擎
工作流引擎是工作流管理軟件的核心功能，主要用于負責(zé)解釋、執(zhí)行各種工作流程，調(diào)度、分發(fā)和管理任務(wù)。
引擎不僅支持順序流程的流轉(zhuǎn)，而且還支持分支、并發(fā)、循環(huán)、子過程(同步、異步)、活動集等，在分支上可以定義條件，實現(xiàn)按條件自動流轉(zhuǎn)，條件轉(zhuǎn)移之間還可設(shè)置邏輯關(guān)系;在并發(fā)流轉(zhuǎn)中，多個活動節(jié)點可以同時激活;在某些活動節(jié)點上，也可以通過創(chuàng)建子過程來完成任務(wù)。
易協(xié)智能協(xié)同管理還提供自由流，并且自由流支持異步流轉(zhuǎn)。
2)工作流程的自由定義
流程編輯器提供的圖形化過程定義工具簡單、易用，使用戶在簡單的拖拽中即可輕松地完成過程定義工作，過程定義中還可以使用已經(jīng)定義好的部件快速完成業(yè)務(wù)過程的定義。
易協(xié)智能協(xié)同管理已經(jīng)做到任意定義單個員工、部門、事務(wù)的工作流程，并且可以定義群組的工作流程。采用流程代碼的設(shè)定方式，使系統(tǒng)的靈活性和擴展性大大加強。工作流程步驟不受限制，工作流程的事務(wù)不受限制。
3)表單自由定義
易協(xié)智能協(xié)同管理已經(jīng)做到對任意工作流程所涉及到的表單用戶可以自己進行設(shè)計，使系統(tǒng)的靈活性和擴展性大大加強。
4)業(yè)務(wù)實時監(jiān)控
針對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中的審批情況，具有相關(guān)權(quán)限的用戶可以實時進行監(jiān)控。
5)靈活的組織、員工設(shè)定和權(quán)限管理
工作流管理 WFM 結(jié)合用戶管理模塊，可以快速定義和修改企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、人員協(xié)作關(guān)系，并設(shè)定用戶的角色和權(quán)限。
6)以任務(wù)為管理線索
所有的工作，都可以分解為單項或者組合任務(wù)，每一任務(wù)可以自由設(shè)定內(nèi)容。工作流管理 WFM 用戶只需打開事件任務(wù)中心，就可以查看、管理所有的待辦事宜。根據(jù)任務(wù)的執(zhí)行情況，可以對任務(wù)的責(zé)任部分和個人，進行績效考評和過程改進建議。
7)多種消息提醒方式
工作流管理 WFM 中的相關(guān)消息，包括待辦任務(wù)、請示批復(fù)等消息，可以采用在線系統(tǒng)短消息、脫機提醒等，并將提醒和處理結(jié)果自動反饋到工作流管理數(shù)據(jù)中去。
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