網(wǎng)絡(luò)打印機選購攻略
隨著企業(yè)信息化辦公的推廣，打印機已經(jīng)成為企業(yè)辦公的必須品。但是，單機打印機現(xiàn)在已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)的需求，因為單機打印機成本比較高，難以管理，所以現(xiàn)在越來越多的企業(yè)，開始傾向于網(wǎng)絡(luò)打印機。
一、 按部門為單位進行打印量的統(tǒng)計
網(wǎng)絡(luò)打印機跟單機打印機最大的不同，就是網(wǎng)絡(luò)打印機各個部門共享一臺打印機，這在部門費用的核算上就會出現(xiàn)一個問題。如筆者的企業(yè)，有一個部門預(yù)算制度，每個月的各個部門的辦公費用，都需要進行核算與控制，這個費用直接跟部門經(jīng)理的獎金掛鉤?，F(xiàn)在使用網(wǎng)絡(luò)打印機的話，就出現(xiàn)一個問題，網(wǎng)絡(luò)打印機發(fā)生的支出，如何在各個部門進行分攤呢?
以前若是單機打印的話，比較好計算。反正每個部門一臺打印機，自己買自己的墨與白紙，當月領(lǐng)的墨與紙就是這個部門當月的支出。但是，利用網(wǎng)絡(luò)打印機的話，粉與白紙都是大家共用的。為此，這些共同的支出，該如何在各個部門之間進行分攤呢?
筆者剛開始使用的網(wǎng)絡(luò)打印機沒有按部門進行打印數(shù)量統(tǒng)計的功能，所以，只有派一個文員專門在網(wǎng)絡(luò)打印機旁邊站崗，需要打印什么內(nèi)容的話，都需要經(jīng)過文員才能打印，其統(tǒng)計各個部門的打印數(shù)量。但是，顯然這非常不方便。一方面打印效率非常的低，要是這個文員上個廁所，我們還要等他;另一方面，這個成本也比較高的，畢竟企業(yè)還要養(yǎng)這么一個人。
所以，對于有部門費用預(yù)算的企業(yè)來說，在選擇網(wǎng)絡(luò)打印機的時候，一定要注意這個問題。筆者后來購買打印機的時候，就會購買哪種帶有用戶打印數(shù)量統(tǒng)計的網(wǎng)絡(luò)打印機。哪種打印機，在員工終端安裝網(wǎng)絡(luò)打印機客戶端的話，需要輸入用戶名與密碼。為此，我們可以為每個部門設(shè)置一個用戶名與密碼，然后在安裝客戶端的時候，把用戶名與密碼機進行綁定。如此，當某個部門打印的時候，網(wǎng)絡(luò)打印機就會記住打印數(shù)量。到月底的時候，就可以在網(wǎng)路打印機中拉出一份報表，這份報表會自動統(tǒng)計每個部門的當月累計打印數(shù)量。如此的話，我們就可以按這個數(shù)量為基礎(chǔ)，對這臺網(wǎng)絡(luò)打印機發(fā)生的支出進行分攤。如此的話，就可以不需要專門派個文員在那邊站崗了。
其實，這個按打印用戶進行數(shù)量統(tǒng)計的話，基本上是一個非常小的功能，不會增加多大的網(wǎng)路打印機采購成本。但是，其確有非常普遍的應(yīng)用。所以，若有這個部門辦公費用控制的企業(yè)，在選購網(wǎng)絡(luò)打印機的時候，就需要注意這個問題。有時候，稍微不注意，一點小小的需求，也會難倒一條英雄漢的。
二、 網(wǎng)絡(luò)打印機的速度
對于單機打印機來說，速度一般不會對用戶產(chǎn)生多大的影響。因為其一般只是一個員工使用，最多就是本部門的幾個員工共享使用而已。使用的用戶少，所以，對于網(wǎng)絡(luò)打印機的并發(fā)使用量也比較少。
但是，網(wǎng)絡(luò)打印機就不同了。一臺網(wǎng)絡(luò)打印機，可能同一層樓、甚至整個企業(yè)的數(shù)十個用戶都在使用它，所以，網(wǎng)絡(luò)打印機的并發(fā)訪問數(shù)量是比較多的。為此，若網(wǎng)絡(luò)打印機的速度跟不上的話，則很可能用戶打印一份文件需要排半個小時的隊。很顯然，這會引起用戶的反感，也會影響工作質(zhì)量。
為此，在網(wǎng)絡(luò)打印機選購的過程中，在速度方面，需要注意如下問題：
1.正常情況下的打印速度。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)打印機來描述打印機的打印速度的時候，都是按1分鐘/多少張的格式來進行描述的。企業(yè)要根據(jù)自己用戶數(shù)的不同，選擇相應(yīng)的打印速度。當然，一般來說，打印速度越快的話，其價格也越高。
2.以上的打印速度往往是一個理論上的打印速度，所以，我們還需要考慮打印機在一些意外情況下的打印速度問題。如最常見的就是對于一些大文件、如圖片的打印。有些網(wǎng)絡(luò)打印機，在打印一份2M左右的圖片文件時，需要等待半個小時左右。而在這個過程中，后續(xù)的打印文件將都不能打印。為此，對于需要打印圖片比較頻繁的企業(yè)來說，需要注意這個問題。有種打印機，在處理這些大文件打印的方式比較好。當員工打印文件的時候，文件是先保存到網(wǎng)絡(luò)打印機上。而圖片等容量比較大的文件，在網(wǎng)絡(luò)傳輸上還需要一段時間。所以，這種網(wǎng)絡(luò)打印機在處理打印隊列的時候，不時按誰先打印就先處理誰的原則，而是按文件誰先傳輸完成，就先打印誰的原則來處理。如此的話，當大容量文件在打印時，若其還沒有全部傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)打印機，則打印機就會先處理其他的打印文件。如此就不會因為一個打印文件而影響到其他文件的打印，從而提高網(wǎng)絡(luò)打印機的總體效率。
3.其他的一些提高打印機效率的方法。有些網(wǎng)絡(luò)打印機，還提供里諸如假脫機打印等方式來處理一些精度比較高的文件打印，如彩色圖片、高精度圖紙打印等等。因為這些文件在打印的時候，需要的時間比較長。所以，采用這種處理方式，可以減少其對其他用戶的影響。所以，網(wǎng)絡(luò)管理員要根據(jù)企業(yè)的實際情況，看看企業(yè)是否有這方面的需求。在選購的時候，就需要把它考慮進去，否則的話，到時候用起來，很有可能我們網(wǎng)絡(luò)管理員就會因為這方面的原因，被員工的口水淹死。#p#
三、 最好避免掃描與復(fù)印一體。
雖然市場上由掃描、復(fù)印、傳真、掃描與一體的一體機，但是，根據(jù)筆者的維護經(jīng)驗，筆者認為，掃描與打印、復(fù)印、傳真最好不要在一起，特別是對于使用人數(shù)比較多的網(wǎng)絡(luò)打印機。
這主要是因為網(wǎng)絡(luò)打印機的掃描功能，有一個排他的特性。也就是說，要使用網(wǎng)絡(luò)打印機的掃描功能時，必須保證打印機是出于空閑狀態(tài)，否則的話，就無法掃描。如此的話，可見當有用戶在掃描的時候，就會影響到其他用戶的正常打印。所以，筆者認為，這是一個很不令人滿意的一個設(shè)計。
同時，在掃描文件的時候，一般都需要有終端電腦的支持。若用戶把需要掃描的文件放到打印機上，然后再跑到自己的電腦上進行掃描，等掃描好以后再跑過去拿。如此，顯然是在浪費體力，工作效率不高。而且，你也很難保證在這一跑一來的過程中，沒有其他用戶在使用這個打印機。
所以，筆者認為在選購網(wǎng)絡(luò)打印機的時候，最好不要選擇那種帶有掃描模塊的網(wǎng)絡(luò)打印機;即使你買了，最好也不要用這個掃描功能。還不如再買一臺專門的掃描儀來的合適。這是筆者的個人意見，具體需要各維網(wǎng)絡(luò)管理員，根據(jù)自己的情況來進行選擇。
四、 是否需要彩色打印
網(wǎng)絡(luò)打印機是否需要彩色打印呢?這是一個關(guān)系到成本的抉擇。彩色打印機比黑白打印機來說，在采購時發(fā)生的一次性成本還算是小事情，重要的時，在后續(xù)耗材上的支出才是大頭。
1.彩色打印一般要比黑色打印容易耗墨粉。根據(jù)相關(guān)專家測試，同樣都是A4 的白紙，也都是黑色字體，若在一臺黑色打印機上打印與在一臺彩色打印機上打印，雖然打印出來的都是黑色，但是，彩色打印機所消耗的墨粉明顯要比黑白打印機要多。所以，若企業(yè)在打印的時候，只需要黑白文檔的話，則購買彩色打印機明顯是一個不合理的選擇。
2.彩色打印機還會造成一些不必要的浪費。如用戶在打印某個文件時，其實際只需要黑白即可，雖然在文件中有彩色的字體或者圖片。但是，他在打印的時候，卻沒有選擇黑白模式，所以，打印出來的就是彩色的文件。這不僅造成了打印效率的下降，也支出了額外的成本。這種情況筆者在網(wǎng)絡(luò)打印機維護的時候經(jīng)常發(fā)生。因為用戶在打印的時候，他們一般不會考慮我到底需要打印黑白文件還是彩色文件。只有他們看到打印出來的文件時，才想到原來他們只需要黑白文件即可，而實際上他們卻打了彩色文件。類似的錯誤是經(jīng)常發(fā)生的，而這也就導(dǎo)致了彩色的墨粉用的非常的快。
為此，是否需要彩色打印，這也是網(wǎng)絡(luò)管理員在網(wǎng)絡(luò)打印機選購的時候，需要注意的一個地方。
五、 網(wǎng)絡(luò)打印與網(wǎng)絡(luò)共享打印
在網(wǎng)絡(luò)打印的時候，要區(qū)分是網(wǎng)絡(luò)打印還是網(wǎng)絡(luò)共享打印。網(wǎng)絡(luò)共享打印就是指一臺普通的打印機連接在一臺主機上，然后把這臺打印機共享。一般來收，網(wǎng)絡(luò)共享打印的部署成本要比網(wǎng)絡(luò)打印的成本低，但是，從效率上來說，網(wǎng)絡(luò)打印要高的多，而且，網(wǎng)絡(luò)打印也不需要終端主機的支持。
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