在 Microsoft Office Outlook 2007 中，保留設(shè)置和自動存檔可幫助您確定用戶郵箱中的電子郵件管理方式。您可以為組織內(nèi)的用戶配置這些功能的設(shè)置以確定某些管理事項(xiàng)，例如自動存檔的運(yùn)行頻率以及是否在運(yùn)行自動存檔前提示用戶等等。

如果您為用戶配置 Exchange Server 文檔管理設(shè)置，同時(shí)配置 Outlook 保留設(shè)置和自動存檔設(shè)置，請記住 Exchange 設(shè)置會影響 Outlook 保留設(shè)置和自動存檔行為。請參閱本文后面的使用 Outlook 存檔和 Exchange 文檔管理部分。

注意：
本文適用于 Outlook 管理員。若要在計(jì)算機(jī)上配置 Outlook 自動存檔選項(xiàng)，請參閱自動存檔 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x804)。

配置保留設(shè)置

您可以鎖定設(shè)置，從而通過使用 Outlook 組策略模板 (Outlk12.adm) 對保留設(shè)置進(jìn)行自定義。也可以使用 Office 自定義工具 (OCT) 配置默認(rèn)設(shè)置，這種情況下用戶可以更改設(shè)置。OCT 設(shè)置位于 OCT 的“修改用戶設(shè)置”頁上相應(yīng)的位置。

可從 Microsoft 下載中心上的 2007 Office System 管理模板 (ADM) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161&clcid=0x804) 中下載 Outlook 模板和其他管理文件。

請按照以下過程使用組策略自定義保留設(shè)置。

使用組策略自定義保留設(shè)置

1. 在組策略中，加載 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

2. 若要自定義保留設(shè)置的工作方式，可在“用戶配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 選項(xiàng)”\“其他”\“自動存檔”下，雙擊“保留設(shè)置”。

3. 單擊“啟用”，然后配置保留設(shè)置選項(xiàng)。例如，通過選擇“啟用保留策略”來啟用保留設(shè)置。

4. 單擊“確定”。

下表中顯示了可以為保留設(shè)置配置的設(shè)置。請注意保留設(shè)置將取代文件夾的存檔設(shè)置。

配置自動存檔設(shè)置

您可以鎖定設(shè)置，從而通過使用 Outlook 組策略模板 (Outlk12.adm) 對自動存檔進(jìn)行自定義。也可以使用 Office 自定義工具 (OCT) 配置默認(rèn)設(shè)置，這種情況下用戶可以更改設(shè)置。OCT 設(shè)置位于 OCT 的“修改用戶設(shè)置”頁上相應(yīng)的位置。

可從 Microsoft 下載中心上的 2007 Office System 管理模板 (ADM) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161&clcid=0x804) 中下載 Outlook 模板和其他 ADM 文件。

請按照以下步驟，通過使用組策略自定義自動存檔選項(xiàng)。

通過使用組策略自定義自動存檔選項(xiàng)

1. 在組策略中，加載 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

2. 若要自定義自動存檔的工作方式，請?jiān)?ldquo;用戶配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 選項(xiàng)”\“其他”\“自動存檔”之下，雙擊“自動存檔設(shè)置”。

3. 單擊“啟用”，然后配置自動存檔選項(xiàng)。例如，通過選擇“啟用自動存檔”來啟用自動存檔，通過在“自動存檔時(shí)間間隔為 <x> 天”框中選擇一個(gè)數(shù)字來確定存檔間隔。

4. 單擊“確定”。

下表中顯示了可以為自動存檔配置的設(shè)置。

自動存檔在 Outlook 中的使用

Outlook 郵箱將隨著用戶創(chuàng)建和接收項(xiàng)目而不斷增大。為了保持郵箱的可管理性，對于那些重要但不經(jīng)常使用的舊項(xiàng)目，用戶需要將它們保存活存檔在其他位置。通常最方便的做法是，將這些舊項(xiàng)目自動移至存檔文件夾并放棄那些內(nèi)容已過期并且已無效的項(xiàng)目。自動存檔將為用戶自動管理此過程。

安排自動存檔

自動存檔在默認(rèn)情況下是啟用的，并且按安排的間隔自動運(yùn)行，將較舊的和過期的項(xiàng)目從文件夾中刪除。較舊的項(xiàng)目指達(dá)到用戶所指定存檔年齡的項(xiàng)目（默認(rèn)的存檔年齡根據(jù) Outlook 項(xiàng)目類型的不同而不同）。過期的項(xiàng)目指那些內(nèi)容在特定日期后變?yōu)闊o效的郵件和會議項(xiàng)目，例如，設(shè)置為在兩個(gè)月前過期但仍然在用戶收件箱中顯示的項(xiàng)目。

用戶可以在創(chuàng)建或發(fā)送項(xiàng)目時(shí)指定 Outlook 中項(xiàng)目的過期日期，也可以稍后再指定。項(xiàng)目過期時(shí)便不再可用并且在文件夾列表中顯示為帶有刪除線標(biāo)記。

存檔文件夾位置

自動存檔運(yùn)行時(shí)，可以根據(jù)您指定的設(shè)置刪除項(xiàng)目或?qū)㈨?xiàng)目移至存檔文件夾。

存檔文件是一個(gè) Outlook 數(shù)據(jù)文件（PST 文件），在 Outlook 文件夾列表中顯示為“存檔文件夾”。***次運(yùn)行自動存檔時(shí)，Outlook 將在以下位置自動創(chuàng)建存檔文件：

%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

保留設(shè)置在 Outlook 中的使用

除了自動存檔設(shè)置，還可以對用戶郵箱中的項(xiàng)目啟用保留策略設(shè)置。保留策略設(shè)置可幫助用戶遵守公司針對文檔保留設(shè)立的保留策略準(zhǔn)則。

注意：
保留策略設(shè)置是 Outlook 自動存檔功能的一部分，因此只有在運(yùn)行自動存檔時(shí)才會運(yùn)行。手動運(yùn)行存檔不會觸發(fā)強(qiáng)制運(yùn)行保留設(shè)置。

可以按照公司策略來配置 Outlook 中的“保留組策略”設(shè)置，以便鼓勵(lì)用戶只在固定的一段時(shí)間內(nèi)保留文檔和項(xiàng)目。保留設(shè)置的實(shí)現(xiàn)要求啟用自動存檔，但保留設(shè)置優(yōu)先于自動存檔設(shè)置。

使用 Outlook 存檔和 Exchange 文檔管理

如果將 Microsoft Exchange 配置為實(shí)現(xiàn)對用戶郵箱設(shè)置電子郵件過期日期的文檔管理功能，請確保已配置 Outlook 存檔設(shè)置，以便用戶可以按預(yù)期使用項(xiàng)目過期和存檔或刪除功能。

默認(rèn)情況下，在大多數(shù)配置中，Exchange 保留策略將覆蓋 Outlook 保留設(shè)置。那些不了解 Exchange 策略優(yōu)先的用戶可能會丟失 Outlook 項(xiàng)目。當(dāng)用戶期望其自動存檔設(shè)置將項(xiàng)目移至 Outlook 數(shù)據(jù)文件，而項(xiàng)目卻被 Exchange 文件管理過程刪除時(shí)會出現(xiàn)以上情況。

為了幫助避免用戶在這種情況下出現(xiàn)混亂，可禁用配置手動存檔的選項(xiàng)。請按照以下步驟使用組策略禁用手動存檔。

使用組策略禁用手動存檔

1. 在組策略中，加載 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

2. 在“用戶配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 選項(xiàng)”\“其他”\“自動存檔”下，雙擊“禁用文件 | 存檔”。

3. 單擊“啟用”。

4. 單擊“確定”。

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