高速掃描儀檔案室信息化建設(shè)應(yīng)用案例
信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，對(duì)檔案工作也提出了新的更高的要求。檔案室是負(fù)責(zé)收集(征集)和永久保管檔案、資料的基地，是集中向社會(huì)各界提供利用檔案史料的檔案信息中心。近年來隨著我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展迅速，國(guó)家大力推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)，原有的檔案工作模式，服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足信息化條件下檔案室的工作需求，檔案資料的信息化建設(shè)、管理就迫在眉睫。
在檔案管理過程中，隨著社會(huì)廣大公眾檔案信息量的不斷增加，歷史性的原始文件積壓也就越來越多，而許多的檔案都是需要長(zhǎng)期的保存，某些檔案規(guī)定的保存年限甚至高達(dá)數(shù)十年，日積月累，檔案室的檔案、卷宗可以說是堆積如山的。這些檔案不僅占據(jù)了檔案室大量的空間，而且如若需要查詢，資料調(diào)閱速度慢、無法及時(shí)歸還，原件可能一時(shí)或損壞等問題就會(huì)隨之而來，尤其在資料保存過程中經(jīng)常會(huì)遇到潮濕、老鼠等災(zāi)害，使得資料管理工作日益繁重。
應(yīng)對(duì)這一難題，最有效的方式就是完善資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料管理電子化，把所有的檔案以電子文檔儲(chǔ)存、修改及查詢，提高數(shù)據(jù)查詢的效率，節(jié)約資源，還可以有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)保存帶來的占用空間大、管理難度大等諸多問題。近期，遼寧省檔案室率先進(jìn)行了嘗試，決定采購(gòu)一批彩色的高速掃描儀實(shí)現(xiàn)電子圖像錄入，積極推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。
尋求合適的構(gòu)建方案
伴隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，文檔影像技術(shù)在檔案館信息化建設(shè)方面已經(jīng)成為了標(biāo)準(zhǔn)之一，高速掃描儀與文字識(shí)別軟件組成的文檔影像整體解決方案，也成了檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備。遼寧省在選購(gòu)高速掃描儀時(shí)，佳能高速掃描儀授權(quán)的分銷商及認(rèn)可的服務(wù)商北京華逸融暉科技有限公司提供的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品及專業(yè)的文檔解決方案成為了此次選購(gòu)的重點(diǎn)，最終檔案室選定了佳能DR-4010C和DR-2580C高速掃描儀作為其實(shí)現(xiàn)文檔電子化的錄入工具。
在卷宗堆積如山的檔案室里，DR-4010C以其小巧設(shè)計(jì)、極快的速度、高準(zhǔn)確性和便捷性將檔案、宗卷等紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件。在高掃市場(chǎng)上，佳能DR-4010C定義為“高速、A4、雙面、彩色掃描儀”。高速是此款機(jī)型的第一優(yōu)勢(shì)，那么我們先看下這款機(jī)子的速度。DR-4010C擁有革新的3-線CMOS傳感器，能以同樣快的速度掃描黑白與彩色的圖像，掃描速度為42ppm / 84ipm，也就是說，如果有1000頁的檔案或宗卷需要掃描，在不影響其掃描質(zhì)量的同時(shí)，只需要23分鐘就可以完成，可以幫助用戶保證高清晰度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。同時(shí)他還提供了一流的圖像分辨率，黑白、灰度和彩色都高達(dá)600dpi，確保以最精確和清晰的方式捕捉精細(xì)的線條和復(fù)雜的圖像細(xì)節(jié)。
為了保證圖像質(zhì)量的穩(wěn)定，DR-4010C在每次掃描作業(yè)開始之前將執(zhí)行自動(dòng)校正過程-明暗處理，此項(xiàng)全新的機(jī)能可以清除灰塵的影響，接觸式圖像傳感器技術(shù)通過識(shí)別直接粘貼在傳感器鏡頭上的特殊白色明暗面來校準(zhǔn)。由于檔案室資料很多采用手工填寫，還包括一些復(fù)印件，尤其是保存的歷史性文檔，經(jīng)常會(huì)有字體偏淺，復(fù)印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，為此，DR-4010C設(shè)計(jì)了OCR文本增強(qiáng)技術(shù)，可以通過檢測(cè)紙上字跡的位置，并加以強(qiáng)調(diào)，克服障礙，獲得清晰準(zhǔn)確的掃描結(jié)果，另外獨(dú)特的清除裝訂痕功能可以檢測(cè)和清除有裝訂的檔案或宗卷掃描后圖像上留下的黑點(diǎn)。
檔案室的文檔多數(shù)情況下都是批量進(jìn)行，為更好的減輕人員負(fù)擔(dān)，提升工作效率，DR-4010C配有減速輪的佳能革命性送紙裝置，確保在快速和無人參與的批量掃描時(shí)頁面可以可靠的分離。為了防止紙張同時(shí)送入，此款掃描儀還配備了超聲波傳感器。它會(huì)檢測(cè)重疊紙張之間的間隙，防止多數(shù)紙張同時(shí)進(jìn)入。如果出現(xiàn)錯(cuò)送，快速恢復(fù)系統(tǒng)使工作人員只需重新定位資料，就可以繼續(xù)掃描。圖像文件還可以通過各種方式得到優(yōu)化，如：批量掃描文稿中的空白頁將自動(dòng)刪除，略微歪斜的頁面會(huì)被校正;頁面尺寸也可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)監(jiān)測(cè)等等，滿足檔案室處理掃描介質(zhì)時(shí)面臨的多樣需求。
而針對(duì)這種歷史性文件，DR-2580C亦可與選配的平板掃描裝置，可通過文稿輸送器掃描過厚或易碎的文稿。而雙絞鏈的掃描翻蓋設(shè)計(jì)使得掃描書籍、不能拆的證件及其他裝訂的文稿輕而易舉，由于平板可輕松拆卸，用戶可以不斷地選擇增加更新的選購(gòu)件以滿足工作內(nèi)容增長(zhǎng)的需求。DR-2580C還提供平直送紙路徑，該路徑能確保薄文件、厚文件、名片乃至塑料ID卡的安全輸送。
信息化管理初見成效
經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)際應(yīng)用，遼寧省檔案室在提高效率、降低成本方面達(dá)到了預(yù)期效果。據(jù)檔案室工作人員介紹：“通過使用以DR-4010C和DR-2580C為核心的解決方案，該部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在較短時(shí)間內(nèi)完成大量資料的電子化工作，并保證了錄入的質(zhì)量，提高了資料的準(zhǔn)確性，節(jié)省了空間。”
從遼寧省檔案室的成功經(jīng)驗(yàn)中，我們不難看出，正是因?yàn)楣ぷ鞣绞降母淖?，才大大減輕了工人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也簡(jiǎn)化了后期工作，并且可以為相關(guān)人員提供方案快捷的信息查詢服務(wù)。數(shù)字化處理系統(tǒng)使檔案室所需的檔案、宗卷在進(jìn)行數(shù)字化處理后，建立起一個(gè)以圖像方式儲(chǔ)存的數(shù)字資料庫(kù)成為可能，這就達(dá)到了長(zhǎng)期、安全的保存資料，為檔案室免除了紙張文檔保存的麻煩與風(fēng)險(xiǎn)。
【編輯推薦】
