專家指導(dǎo)：深入解讀傳真機(jī)日常應(yīng)用技巧
傳真機(jī)對(duì)很多商務(wù)辦公用戶來說，是日常辦公的基本常用工具之一，雖然是常用辦公設(shè)備，但是很多用戶在日常應(yīng)用中，還是存在很多應(yīng)用方面的問題，比如說如何發(fā)送傳真、如何接收傳真、傳真機(jī)除了傳真功能之外，是否還有其他功能呢?等等問題，很多用戶都不太清楚，作為一名技術(shù)工程師，我覺得今天有必要跟大家一起來分享一下傳真機(jī)日常應(yīng)用知識(shí)。希望對(duì)大家有所幫助。
傳真機(jī)工作原理
傳真機(jī)工作原理其實(shí)和通信有關(guān)系，首先通過CCD掃描器把需要發(fā)送的文件掃描并傳遞給主板，然后通過調(diào)制解密器進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，然后把數(shù)據(jù)傳送給你對(duì)方的傳真機(jī)上，在發(fā)送傳真時(shí)，我們需要先接通電話，在通信的狀態(tài)下，然后啟動(dòng)數(shù)據(jù)傳送功能，數(shù)據(jù)傳送功能首先需要由接收傳真哪一方啟動(dòng)，當(dāng)發(fā)送方聽到對(duì)方給的信號(hào)以后，也按一下啟動(dòng)按鍵，即可發(fā)送信息。
傳真機(jī)
一般需要發(fā)送的文件在對(duì)方給完信息號(hào)以后才能掃描并發(fā)送，不過目前也有一些傳真機(jī)支持先掃描后發(fā)送，這類傳真機(jī)的工作原理其實(shí)是一樣的，只是機(jī)器內(nèi)配帶有存儲(chǔ)卡，可以臨時(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。當(dāng)文件掃描完以后，發(fā)送方就完成了傳真操作，接收方的傳真機(jī)收到信息以后，傳真機(jī)通過調(diào)制解密器把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過來，形成文字打印出來。
在傳真機(jī)的工作過程當(dāng)中，不能有通信中斷，如果通信中斷傳真會(huì)自動(dòng)切斷，不能發(fā)送完整數(shù)據(jù)。因此很多傳真機(jī)都是有專門的電話線，這也體現(xiàn)了傳真機(jī)對(duì)通信的高要求。#p#
傳真機(jī)常規(guī)應(yīng)用技巧
目前市場(chǎng)中傳真機(jī)類型非常多，主要有噴墨傳真機(jī)、激光傳真機(jī)、熱敏傳真機(jī)、色帶傳真機(jī)，這四類傳真機(jī)在企業(yè)應(yīng)用都非常廣泛。這幾種傳真機(jī)雖然類型不同，但是他們的工作原理和使用技巧都差不多。
發(fā)送傳真方法：在發(fā)送傳真時(shí)，我們需要先把手中的文件準(zhǔn)備好，對(duì)方的傳真號(hào)準(zhǔn)備好。首先把紙張放置在原稿進(jìn)紙槽中，放紙張的時(shí)候先看清楚傳真機(jī)上的標(biāo)示，看看字體是超下還是朝上，一般情況下都是字體朝下。把紙張放置好以后，就開始撥號(hào)。
當(dāng)電話撥通以后，先聽聽對(duì)方傳真機(jī)的反應(yīng)，如果對(duì)方傳真機(jī)直接給你信號(hào)了，那么你直接按一下啟動(dòng)按鍵即可，因?yàn)閷?duì)方設(shè)置的是自動(dòng)接收模式;當(dāng)紙張全部進(jìn)紙完成，那么發(fā)送傳真的工作已經(jīng)完成，您只需要稍后打電話提醒對(duì)方，并詢問傳真件是否已經(jīng)接收到。
接收傳真：接收傳真有兩種方式，第一種就是把傳真機(jī)設(shè)置成自動(dòng)接收模式，無需人員管理，只要有客戶發(fā)送傳真，機(jī)器會(huì)自動(dòng)接收，并把傳真件打印出來，一般這種接收方式不太安全，很容易被同事誤拿。另外一種就是手動(dòng)接收模式，如果有客戶發(fā)送傳真過來，首先需要人來接聽電話，然后按一下啟動(dòng)按鍵給對(duì)方信號(hào)。#p#
潛在功能之一：接電話分機(jī)
很多用戶可能認(rèn)為，傳真機(jī)是專業(yè)傳真設(shè)備，除了接收和發(fā)送傳真，還能通話，其實(shí)一點(diǎn)都沒錯(cuò)，不過用戶會(huì)認(rèn)為，有些傳真機(jī)較大，如果直接放辦公桌上會(huì)感覺不太方便，所以很多用戶都是把傳真機(jī)放在座位旁邊，如果您辦公室只有一條電話線，那基本上都被傳真占用了，或者說在接收傳真之前，您每次都需要先和對(duì)方通話，這種情況，可能很多用戶都會(huì)覺得很麻煩。
其實(shí)傳真機(jī)都是可以外接電話分機(jī)的，在接收傳真之前，無論是傳真機(jī)還是電話機(jī)都會(huì)響，用戶可以通過分機(jī)先和對(duì)方通話，然后確定接收傳真以后，再去操作傳真機(jī)，這樣既可完成接收過程。
不過從目前很多用戶的使用習(xí)慣來看，用戶習(xí)慣使用傳真機(jī)自動(dòng)接收，也就是說傳真機(jī)響一定次數(shù)之后，傳真機(jī)會(huì)自動(dòng)給對(duì)方信號(hào)進(jìn)行傳真接收。外接電話分機(jī)只是一個(gè)附加選項(xiàng)，針對(duì)有需要接電話分機(jī)的用戶設(shè)定。
從目前市面上各產(chǎn)品特性來看，最適合復(fù)印的傳真設(shè)備是激光傳真機(jī)，其次就是噴墨傳真機(jī)和色帶傳真機(jī)，這三種傳真機(jī)都支持普通紙輸出，在使用中基本和復(fù)印設(shè)備大同小異。下面筆者為大家推薦幾款熱門激光傳真機(jī)，希望對(duì)大家有所幫助。#p#
潛在應(yīng)用功能之二：復(fù)印功能
傳真機(jī)雖然類型較多，但是它們的復(fù)印功能是一個(gè)共性，所有的傳真機(jī)都支持復(fù)印功能，只是在復(fù)印效果上存在一些差異而已。大家在使用傳真機(jī)時(shí)，相信會(huì)知道傳真機(jī)本身有一個(gè)原稿掃描單元，用來掃描原稿;另外傳真機(jī)都支持傳真機(jī)打印，傳真機(jī)接收文件后設(shè)備會(huì)自動(dòng)打印出來。真是因?yàn)閭髡鏅C(jī)有這2個(gè)基本特性，從而形式了潛在的復(fù)印功能，無論哪一臺(tái)傳真機(jī)都能支持復(fù)印功能，但是復(fù)印功能不是主打功能，不過可以輔助用戶日常復(fù)印需求。
如何利用復(fù)印功能：據(jù)筆者了解很多中小型企業(yè)用戶，由于企業(yè)規(guī)模比較小，購(gòu)買的辦公設(shè)備很有限，一般配備的設(shè)備有傳真機(jī)+打印機(jī)+一體機(jī)或者復(fù)印機(jī)。在這種配備情況下，如果復(fù)印機(jī)或者一體機(jī)出現(xiàn)故障以后，那么復(fù)印功能就完成不能使用，而用戶又著急復(fù)印文件時(shí)，用戶完全可以通過傳真機(jī)進(jìn)行復(fù)印來滿足臨時(shí)需求。
不過傳統(tǒng)專業(yè)傳真機(jī)有另外一個(gè)特點(diǎn)，就是大部分傳真機(jī)都采用斜坡式設(shè)計(jì)，因此不支持書本、證卡等介質(zhì)的復(fù)印，基本上只支持普通文件復(fù)印。#p#
使用傳真機(jī)的注意事項(xiàng)
相信很多企業(yè)的傳真機(jī)經(jīng)常會(huì)接收到很多垃圾傳真，如果您想避免垃圾傳真的接收，在平時(shí)使用中就需要對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行設(shè)置，不過一般的很多防垃圾傳真功能也不能阻止所有的垃圾傳真，所有如果用戶不想浪費(fèi)紙張，可以把傳真設(shè)置成手動(dòng)接收模式，所有的傳真都需要用戶接聽電話以后手動(dòng)按啟動(dòng)按鍵才能執(zhí)行接收。
傳真機(jī)報(bào)錯(cuò)了怎么辦，這個(gè)是很多用戶經(jīng)常會(huì)碰到的問題，一般最常見檢查是否有碳粉和紙張。有些熱敏傳真機(jī)因?yàn)槭褂玫氖菬崦艏垼鵁崦艏埗际前惭b在機(jī)器內(nèi)，用戶看不到紙張的使用情況，當(dāng)用戶接收不到傳真時(shí)，很多用戶都覺得機(jī)器肯定出故障了，其實(shí)很多時(shí)候如果能夠主動(dòng)檢查一下是否有紙張，問題就能自行解決了。
很多工程師都有過這樣的經(jīng)歷，用戶傳真機(jī)復(fù)印件出現(xiàn)黑條，大部分都是掃描器上粘有東西，而掃描器上粘有東西的主要原因很多情況都是用戶自己造成的，比如很多用戶在發(fā)送傳真時(shí)，想把文件上的東西去掉，而去掉文字的辦法就是使用涂改液，而涂改液沒有干的情況下，在發(fā)送傳真時(shí)，涂改液就會(huì)粘在掃描器上。從而造成這類故障。因此建議用戶在使用中可以避免這類故障的發(fā)生。
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