如何做好企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作與溝通，一個(gè)值得思考的話題。對于跨部門之間溝通的困難，鏈?zhǔn)絽f(xié)作方式造成斷點(diǎn)的問題，任務(wù)跟蹤難以閉環(huán)等一系列的問題都在困擾著我們。一直在尋找解決的途徑，最近看到了一款叫企明島的企業(yè)社會化軟件，非常有幫助，決定分享給大家。

見到企明島，也是一個(gè)很偶然的機(jī)會，有人轉(zhuǎn)發(fā)的一條企明島的微博，是在問為什么產(chǎn)品叫這個(gè)名字，官方的解讀很有意思，大致是說，想讓用戶在企明島上辦公時(shí)就像在海島度假一樣美好。當(dāng)時(shí)我心里有點(diǎn)不以為然，心想企業(yè)軟件也配有這么有詩意的名字?然而順手點(diǎn)開的鏈接卻讓我改變了自己的看法。

我并不是第一次看到“企業(yè)社交”類的產(chǎn)品，曾經(jīng)用過一段時(shí)間的Yammer，也體驗(yàn)過國內(nèi)的一些產(chǎn)品。給我的總體感覺是太過于空洞，社會化只是解決問題的思路，產(chǎn)品需要的是利用這種思路來解決業(yè)務(wù)問題。企明島則很好的詮釋了企業(yè)軟件與互聯(lián)網(wǎng)軟件的跨界融合。

在我看來，企明島在企業(yè)協(xié)作方面，至少能解決以下幾個(gè)問題：

1、解決溝通的臨時(shí)性和單向性

有人問“小團(tuán)隊(duì)需要溝通協(xié)作工具嗎?說句話多簡單，還需要發(fā)微博那么麻煩?”然而通過對話或郵件的方式進(jìn)行的溝通協(xié)作經(jīng)常會產(chǎn)生兩種問題。1)讓信息在臨時(shí)的媒介上單向傳播，我們很容易便會失去它，溝通過后的結(jié)論及過程信息沒有被有效的保存，很容易造成執(zhí)行時(shí)的反復(fù)。2)對話郵件類的點(diǎn)對點(diǎn)的溝通，很容易造成斷點(diǎn)問題，信息的不透明導(dǎo)致事務(wù)對人的依賴性太強(qiáng)。這便是工作中的交流需要用平臺來承載的原因。在企業(yè)社交軟件上溝通，可以用多種形式承載不同類型的信息，如：公開內(nèi)容發(fā)微博@相關(guān)人，系列的觀點(diǎn)可以用話題歸類，私密信息可以發(fā)私信。這樣即可以做到信息的持久化，又可以避免遇到單點(diǎn)故障。使公開的信息更加透明，可以做到集思廣益，讓私密的信息有歷史記錄，可以做到有據(jù)可查。

2、打破企業(yè)中的部門墻與結(jié)構(gòu)洞

你認(rèn)識你們公司所有的人嗎?對于絕大多數(shù)職場人來說，答案是否定的。然而在工作中，我們需要頻繁的在不同部門之間溝通協(xié)調(diào)，這種溝通一般都需要由領(lǐng)導(dǎo)推動組織開會來解決。耗時(shí)耗力不說，對于一些緊急事件，這種反應(yīng)速度將會是災(zāi)難。當(dāng)企業(yè)成長到一定規(guī)模時(shí)，部門墻和結(jié)構(gòu)洞就會悄然建立。一封內(nèi)部郵件被轉(zhuǎn)了好幾次依然找不到正確的責(zé)任人就是它們出現(xiàn)的一個(gè)明顯標(biāo)志。而企業(yè)社交軟件可以很好的把企業(yè)中的弱關(guān)系很好的利用起來，每個(gè)員工的弱關(guān)系網(wǎng)會變大，通過一條微博，一個(gè)關(guān)注就可以與其他同事建立關(guān)系。而這種關(guān)系，對于需要跨部門協(xié)作的任務(wù)來說會起到很大的作用，大多數(shù)事情員工之間自己就可以溝通解決，這樣整個(gè)公司也會變得更靈活、高效。

3、創(chuàng)造多形態(tài)的團(tuán)隊(duì)溝通與協(xié)作

我們在工作中的溝通會根據(jù)溝通的內(nèi)容來選擇不同的方式。傳達(dá)、頭腦風(fēng)暴、意見詢問，溝通的方式都不一樣。在線下，通常會通過組織不同形式的會議來完成，費(fèi)事費(fèi)力不說，影響范圍和持續(xù)性也很有限。那么，我們究竟需要用什么樣的形式來承載不同的溝通形態(tài)呢?企明島是這樣做的：傳達(dá)類溝通用在線指派任務(wù)的形式，意見調(diào)查類用投票的形式，經(jīng)驗(yàn)分享用博客的形式，頭腦風(fēng)暴與知識創(chuàng)造則用Wiki的形式，而這些都會產(chǎn)生一條相應(yīng)的微博動態(tài)，使得所有的信息變得鮮活起來。微博不是萬能的，信息也不全是碎片化的，只有將不同種類的溝通加以各自最適合的展現(xiàn)形式，才能真正幫助企業(yè)提高內(nèi)部的溝通協(xié)作水平。

4、促進(jìn)企業(yè)內(nèi)的任務(wù)閉環(huán)

上周我讓一位同事幫忙寄一份資料給客戶，過后他也忘了，我也忘了，昨天客戶催了才想起來。這種事情每個(gè)人都經(jīng)歷過，究竟需要如何解決呢?企業(yè)中任何的行為都是有目的性的，都需要跟蹤，閉環(huán)。但是普通的溝通形式很難達(dá)到閉環(huán)的效果。我通常用Reminder之類的提醒工具，讓后再進(jìn)行多次線下溝通來保證任務(wù)的完成。但是我發(fā)現(xiàn)企明島給我提供了更好的解決辦法，在企明島上有三種形式的協(xié)作任務(wù)入口：1)項(xiàng)目中的任務(wù)，可以指派給別人，可以貼圖和大段描述。2)每個(gè)人都有自己的任務(wù)中心，也可以為別人指派任務(wù)，共享任務(wù)分類，任務(wù)中心內(nèi)的列表就是自己的TodoList。3)微博轉(zhuǎn)任務(wù)，微博中的溝通內(nèi)容可以直接變成一條任務(wù)。而所有這些任務(wù)都是從 發(fā)起->完成->驗(yàn)證 的，這樣就很好的做到了任務(wù)記錄與閉環(huán)。

5、打造良好的互動氛圍

良好的互動氛圍對于企業(yè)文化、凝聚力有很大的積極作用，而且可以起到加強(qiáng)員工的認(rèn)可感和歸屬，這將會成為積極工作的一大動力。然而很多企業(yè)在這方面缺做的不夠好。造成這種現(xiàn)象的原因很多，可能是官僚文化，可能是缺少傾聽等等。解決這個(gè)問題，首先要培養(yǎng)開放溝通的環(huán)境，從領(lǐng)導(dǎo)開始，要提倡積極發(fā)言的氣氛。在這一方面，企業(yè)內(nèi)社交網(wǎng)絡(luò)將會是一大助力。公司提倡開放溝通，而人天生就有溝通的需求，再加上適合的平臺。員工的聲音就會在上面積累，經(jīng)常會有新的觀點(diǎn)產(chǎn)生，只要有正確的引導(dǎo)，大家的主人翁意識就會不斷增強(qiáng)。甚至抱怨類的發(fā)言，都是促使改進(jìn)的動力。善于汲取群體智慧的企業(yè)，自然更容易取得成功。

看了下表，兩個(gè)小時(shí)過去了。能夠花時(shí)間分享新工具給大家是一件很值得的事情。凡事最怕淺嘗則止，有很多人經(jīng)常評價(jià)而從來不去深入嘗試，這樣的結(jié)果只能是一事無成。工具都是需要深度來用的，我每次給大家分享產(chǎn)品之前都會花起碼一周的時(shí)間，把需要熟悉的產(chǎn)品摸透，只有這樣，才能認(rèn)識到它的價(jià)值。企明島，用了就知道。