首先，讓我們先來(lái)看一組可怕的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：IDC預(yù)測(cè)，至2018年，70%的基礎(chǔ)設(shè)施硬件和軟件支出將瞄準(zhǔn)新系統(tǒng)，或傳統(tǒng)系統(tǒng)的現(xiàn)代化，以支持企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型計(jì)劃。這個(gè)令人興奮的情景的唯一問(wèn)題是，IT團(tuán)隊(duì)通常不擔(dān)負(fù)這個(gè)過(guò)程需要的費(fèi)用。事實(shí)上，研究顯示，在一般企業(yè)中，80%的最終用戶依賴于未經(jīng)IT批準(zhǔn)的軟件;Logicalis全球CIO調(diào)查發(fā)現(xiàn)，90%的業(yè)務(wù)線(LOB)實(shí)際上繞過(guò)了IT 部門，并利用云服務(wù)完成他們的工作，這也稱為“影子IT”。

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僅從字面理解的話，“影子IT”(shadow IT)應(yīng)該是具有負(fù)面含義的事物，它不免讓人聯(lián)想到黑暗、秘密、偷偷摸摸等字，但事實(shí)上，它真的如此糟糕嗎?在本文中，我們將探討影子IT的一些優(yōu)缺點(diǎn)，尤其是與基于云的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(intranet)相關(guān)的優(yōu)缺點(diǎn)。

不過(guò)，在詳細(xì)討論細(xì)節(jié)之前，定義我們的術(shù)語(yǔ)也十分重要。我們先來(lái)了解一下影子IT的含義，然后再看看它是如何產(chǎn)生的吧。

什么是“影子IT”?

Gartner的分析師Simon Mingay在一份研究報(bào)告中寫道，廣義的影子IT包括“在正式IT組織的正式控制之外對(duì)IT解決方案進(jìn)行收購(gòu)，開發(fā)和/或運(yùn)營(yíng)的投資”。

隨著云計(jì)算和移動(dòng)技術(shù)消費(fèi)IT的普及，影子IT聲名鵲起。員工可以通過(guò)私人的iPhone和Android智能手機(jī)通過(guò)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)快速訪問(wèn)國(guó)外的應(yīng)用程序。從個(gè)人到專業(yè)的應(yīng)用程序應(yīng)有盡有，但他們多數(shù)肯定沒(méi)有得到批準(zhǔn)。

如今，影子IT變得更加多樣化了。如果問(wèn)首席信息官他們的業(yè)務(wù)中的影子IT是怎么樣的，他們可能會(huì)隨口說(shuō)出購(gòu)買Salesforce.com許可的營(yíng)銷主管，或者指向?qū)⒐疚臋n轉(zhuǎn)儲(chǔ)到Dropbox以便隨處訪問(wèn)的業(yè)務(wù)分析師;他們可能會(huì)抱怨使用公司信用卡從Amazon Web Services購(gòu)買云基礎(chǔ)架構(gòu)的開發(fā)人員;他們可能會(huì)抱怨在世界各地用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行演示的銷售人員。對(duì)于所有的場(chǎng)景來(lái)說(shuō)，共同點(diǎn)都是一樣的：“在沒(méi)有得到首席信息官的批準(zhǔn)并在他們毫不知情的情況下發(fā)生了”。

影子IT的產(chǎn)生及發(fā)展

為了弄明白為什么會(huì)出現(xiàn)影子IT，我們需要回顧一下計(jì)算機(jī)行業(yè)的歷史。

影子IT的種子一定程度上扎根于嚴(yán)格控制的、集中式的大型機(jī)計(jì)算模式讓位于小型計(jì)算機(jī)的時(shí)代——計(jì)算功能不是僅僅滿足本地企業(yè)小組的需要，它們實(shí)際上可以編制預(yù)算和管理。個(gè)人計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給予了進(jìn)一步的刺激;數(shù)據(jù)連接和適配器、QlikView和Tableau等易于使用的分析技術(shù)，當(dāng)然還有無(wú)所不在的微軟Excel，這些因素使得迅速獲取自己需要的數(shù)據(jù)，并利用數(shù)據(jù)創(chuàng)建有意義、針對(duì)性的本地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)和報(bào)告，比以往任何時(shí)候都要容易和誘人。

之后，隨著云計(jì)算時(shí)代的到來(lái)，個(gè)人設(shè)備的激增以及IT的普遍消費(fèi)化，在沒(méi)有任何IT知識(shí)儲(chǔ)備的情況下，獲取軟件和系統(tǒng)也變成了一個(gè)非常簡(jiǎn)單的過(guò)程。除此之外，業(yè)務(wù)部門在業(yè)績(jī)壓力或者工作便利的趨勢(shì)下，需要選擇符合自身需求的系統(tǒng)，而IT部門能提供的技術(shù)升級(jí)周期或者選型周期超出了業(yè)務(wù)部門的忍受范圍。

這種訪問(wèn)的便捷性，加之不斷變化的業(yè)務(wù)需求，以及企業(yè)IT部門自身響應(yīng)日益遲緩等等因素，都成為促使影子IT出現(xiàn)并不斷壯大的重要原因。

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)IT對(duì)于“影子IT”現(xiàn)象的反應(yīng)很大程序上都是不信任和懷疑的。但是，企業(yè)IT是否應(yīng)該對(duì)這種現(xiàn)象持“一棒子打死”的態(tài)度。事實(shí)好像并非如此，因?yàn)?ldquo;影子IT”對(duì)于企業(yè)而言也具有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。所以，現(xiàn)在對(duì)于企業(yè)而言，不是考慮應(yīng)該如何扼殺“影子IT”，而是先要了解其利弊，以便更好地趨利避害。

影子IT的優(yōu)點(diǎn)

正如我們所見(jiàn)，影子IT已經(jīng)在企業(yè)內(nèi)部站穩(wěn)了腳跟。有證據(jù)表明，它確實(shí)能夠推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的創(chuàng)新。更重要的是，它可以帶來(lái)快速創(chuàng)新，在如今這種瞬息萬(wàn)變的數(shù)字化環(huán)境中，這是一項(xiàng)非常明顯的優(yōu)勢(shì)。

而且影子IT之所以能夠吸引如此多的關(guān)注，其中一個(gè)重要原因就是，人們普遍認(rèn)為企業(yè)IT部門工作太過(guò)繁忙，無(wú)法對(duì)自身請(qǐng)求做出快速的響應(yīng)。此外，還有一個(gè)觀點(diǎn)是，企業(yè)IT并不總能跟上最新技術(shù)進(jìn)步的步伐，而且他們對(duì)于安全性和兼容性的擔(dān)憂也成為難以克服的絆腳石。

這就解釋了為什么越來(lái)越多的團(tuán)隊(duì)和經(jīng)理正在授權(quán)員工完全繞過(guò)企業(yè)IT部門，并將自己的解決方案引入特定的業(yè)務(wù)需求和痛點(diǎn)中。更重要的是，這些解決方案的價(jià)格可謂十分劃算，所以他們通?？梢允褂霉拘庞每ǘ皇遣少?gòu)過(guò)程進(jìn)行購(gòu)買。

這種授權(quán)行為不僅提升了員工的敬業(yè)度，而且極大地調(diào)動(dòng)了員工的士氣和工作熱情，這也就意味著，用于解決問(wèn)題的方案能夠輕松且快速地得到部署和實(shí)現(xiàn)。總而言之，影子IT除了能夠讓您的業(yè)務(wù)更靈活外，還會(huì)影響企業(yè)的整體產(chǎn)生效率

影子IT的缺點(diǎn)

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影子IT最常被提及的缺點(diǎn)，就是會(huì)對(duì)企業(yè)IT系統(tǒng)造成安全威脅。有人認(rèn)為，正是由于這些影子IT沒(méi)有經(jīng)過(guò)IT部門的嚴(yán)格測(cè)試，因此這些軟件或應(yīng)用程序本質(zhì)上是不安全的，可能會(huì)危及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的安全。

雖然有些應(yīng)用程序的安全措施相對(duì)比較寬松，但事實(shí)并非如此。事實(shí)上，就互聯(lián)網(wǎng)安全而言，很多云提供商實(shí)際上處于領(lǐng)先地位。例如，MyHub的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)使用最新的雙向SSL加密技術(shù)，以及使用OKTA等提供商的單點(diǎn)登錄進(jìn)行安全Web認(rèn)證。知名云托管服務(wù)提供商正在不斷審查和更新其安全措施，因?yàn)槠淦放坡曌u(yù)取決于提供安全托管環(huán)境的能力。事實(shí)上，這些安全措施是對(duì)現(xiàn)有企業(yè)IT安全措施的補(bǔ)充而不是妥協(xié)。

影子IT存在的另一個(gè)缺點(diǎn)就是缺乏企業(yè)控制。令人擔(dān)心的是，如果每個(gè)團(tuán)隊(duì)由可以自由地部署他們自己選擇的任何軟件或應(yīng)用程序，那么最終可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)孤立和不兼容的設(shè)置，從而阻礙整個(gè)企業(yè)的協(xié)作工作。盡管，這是最壞的一種假設(shè)，但它確實(shí)有可能發(fā)生。

設(shè)置清除準(zhǔn)則

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越來(lái)越多的組織認(rèn)識(shí)到，影子IT已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，并正在設(shè)法減少其對(duì)組織造成傷害的可能性。實(shí)際上，企業(yè)IT部門正在參與制定明確的指導(dǎo)方針和標(biāo)準(zhǔn)，為管理人員選擇和部署解決方案提供可以遵循和準(zhǔn)則。

通常情況下，這些管理者會(huì)因?yàn)槿狈夹g(shù)知識(shí)，而無(wú)意中部署不符合公認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的軟件，并最終危及組織的安全。如今，通過(guò)制定內(nèi)部準(zhǔn)則，可以在管理者考慮外部軟件解決方案時(shí)，提供最低安全要求以及兼容性問(wèn)題。更重要的是，在此過(guò)程中，一些IT部門能夠發(fā)揮更主動(dòng)的作用，通過(guò)直接批準(zhǔn)平臺(tái)，甚至通過(guò)研究可能的現(xiàn)成解決方案，來(lái)發(fā)揮內(nèi)部顧問(wèn)的職能。

云內(nèi)聯(lián)網(wǎng)(Cloud Intranets)

在影子IT方案中，“云內(nèi)聯(lián)網(wǎng)”提供了許多獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。云內(nèi)聯(lián)網(wǎng)不是采購(gòu)和下載一系列軟件以滿足各種業(yè)務(wù)需求，而是在一個(gè)集成平臺(tái)中提供了多種工具，其中包括：

• 文件管理和存儲(chǔ);
• 知識(shí)管理;
• 公司日歷;
• 職員目錄;
• 共享工作空間和合作機(jī)會(huì);
• 嵌入式iframe和小部件;
• 業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化;

憑借先進(jìn)的安全功能，以及具有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，云內(nèi)聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為眾多組織內(nèi)的安全團(tuán)隊(duì)的不二之選，以確保兼容性。

勇敢改革的CIO和企業(yè)案例

隨著云服務(wù)等新興技術(shù)的應(yīng)用，IT技術(shù)從來(lái)沒(méi)有像今天這樣改變著所有人的生活，同時(shí)所有人也都在影響和改變技術(shù)，CIO應(yīng)正確的規(guī)范和引導(dǎo)這一潮流，而不是試圖掌控一切技術(shù)。

1. 名企CIO們的“改革之舉”

(1) 房地美集團(tuán)CIO

鑒于企業(yè)有大量的用戶獨(dú)自打造的程序，該公司開發(fā)了相應(yīng)平臺(tái)，允許客戶的程序在上面自由運(yùn)行，既規(guī)范和甄別了程序的應(yīng)用，又保證了安全

(2) Jetblue和通用電氣CIO

在技術(shù)研發(fā)的初始階段，邀請(qǐng)眾多在業(yè)務(wù)一線的員工和經(jīng)理參與研討，開拓言路，發(fā)散思維;

(3) 房利美集團(tuán)CIO

放手IT對(duì)數(shù)據(jù)和技術(shù)服務(wù)的管理，打破IT與業(yè)務(wù)的壁壘，因?yàn)樵贗T即業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)變進(jìn)程中，業(yè)務(wù)也在融入IT;

2. 從“影子IT”中獲益的企業(yè)案例

(1) Yammer

早在2010年，Yammer就宣布將重心從微博轉(zhuǎn)移到企業(yè)社交網(wǎng)站上。業(yè)界人士認(rèn)為，雖然Yammer的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手是Microsoft和SAP這樣的知名公司，但Yammer卻擁有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，即它的“免費(fèi)+收費(fèi)”商業(yè)模式。公司員工可以不經(jīng)IT部門和管理層批準(zhǔn)就注冊(cè)使用Yammer，使得最終用戶能在做出購(gòu)買決定之前先使用產(chǎn)品。

Yammer的首席執(zhí)行官David Sacks表示：

“‘免費(fèi)+收費(fèi)’模式絕對(duì)是關(guān)鍵，當(dāng)公司員工有機(jī)會(huì)使用軟件，他們就會(huì)選擇最好用的那個(gè)產(chǎn)品。我們不怕讓客戶先使用軟件然后再做決定。”

(2) Huddle

Huddle是一個(gè)SaaS(Software-as-a-service，軟件即服務(wù))項(xiàng)目管理和文件協(xié)作解決方案，它已經(jīng)通過(guò)“影子IT”獲得了像寶潔公司這樣的大型企業(yè)客戶。

Huddle 的聯(lián)合創(chuàng)始人Andy McLoughlin表示：

“我們一般不直接銷售給IT部門。相反地，我們會(huì)將產(chǎn)品直接銷售給那些對(duì)IT部門提供的服務(wù)不滿的商業(yè)用戶，因?yàn)镮T部門通常給公司或組織提供一些像SharePoint這樣的復(fù)雜大系統(tǒng)，不能靈活地滿足他們的需要。”

(3) SurveyMonkey

SurveyMonkey已經(jīng)證明，簡(jiǎn)單的工具也可以在企業(yè)中大獲成功。SurveyMonkey總裁Dave Goldberg表示，《財(cái)富》100強(qiáng)公司全都在使用SurveyMonkey，《財(cái)富》500強(qiáng)公司的SurveyMonkey使用率也超過(guò)了95%。 但使用者都是個(gè)人注冊(cè)的。Goldberg說(shuō)：

“我們沒(méi)有進(jìn)行集團(tuán)銷售，也沒(méi)有和采購(gòu)部或IT部門打交道。我們沒(méi)有任何銷售人員。這不是一種趨勢(shì)，它就是我們的全部業(yè)務(wù)。”

(4) UserVoice

UserVoice的首席執(zhí)行官Richard Whitemore表示，有越來(lái)越多的企業(yè)將UserVoice用作一個(gè)內(nèi)部工具，而這在很大程度就由“影子IT”帶動(dòng)的，因?yàn)楹芏嗖块T對(duì)IT部門安裝的較大的管理軟件包不滿，他們需要的只是快速地收集員工的想法而已。