當(dāng)資源有限時(shí)，明智而有創(chuàng)造性地分配IT資源是至關(guān)重要的。以下是首席信息官們?cè)陬A(yù)算受限的情況下實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)的7種方法。

[[321928]]

這個(gè)世界上沒(méi)有什么是確定的，除了死亡和稅收--以及有限的IT預(yù)算。沒(méi)有多少I(mǎi)T領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)因?yàn)橘Y金過(guò)剩而失眠。相反，在預(yù)算嚴(yán)重不足的情況下，在不眠之夜思考如何滿足組織的期望則更是一種常態(tài)。

即使是管理相對(duì)慷慨的IT領(lǐng)導(dǎo)者也開(kāi)始感到了壓力。企業(yè)軟件支持公司Rimini Street的前Gartner分析師、現(xiàn)任市場(chǎng)研究副總裁的Pat Phelan指出，IT部門(mén)目前面臨著投資數(shù)字化轉(zhuǎn)型的巨大壓力，幾乎沒(méi)有多余的空間來(lái)維護(hù)和更新現(xiàn)有的技術(shù)和運(yùn)營(yíng)。“CIO們應(yīng)該仔細(xì)評(píng)估他們的創(chuàng)新和軟件支出，權(quán)衡公司的具體需求，這一點(diǎn)很重要，”她建議。

你是否覺(jué)得自己被不斷增長(zhǎng)的需求和有限的資金束縛了?看看下面的這七種預(yù)算緊張的IT領(lǐng)導(dǎo)者可以實(shí)現(xiàn)當(dāng)前目標(biāo)的方法，以及如何讓他們的組織為不可避免的變化做好準(zhǔn)備。

1.接受現(xiàn)實(shí)并開(kāi)始計(jì)劃

數(shù)據(jù)保護(hù)提供商Arcserve的首席技術(shù)官Oussama El-Hilali表示，IT領(lǐng)導(dǎo)者所犯下的比較大的錯(cuò)誤就是缺乏規(guī)劃，因?yàn)檫@加大了耗盡IT資源和預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)。“適當(dāng)?shù)囊?guī)劃，通過(guò)了解組織的使命和誰(shuí)將負(fù)責(zé)確保使命的執(zhí)行，可以幫助減少這些錯(cuò)誤。”

事實(shí)上，幾乎每個(gè)IT組織所面臨的需求都超過(guò)了可用的財(cái)務(wù)資源。這一現(xiàn)實(shí)將迫使首席信息官在值得資助的計(jì)劃和應(yīng)該拒絕的計(jì)劃之間做出選擇。“一個(gè)有效的治理框架至關(guān)重要……要確定對(duì)企業(yè)最有價(jià)值的IT投資，這些決策必須是由業(yè)務(wù)而不是IT來(lái)驅(qū)動(dòng)的。”IT咨詢公司Info-Tech Research Group的高級(jí)執(zhí)行顧問(wèn)Sidney Hodgson建議。

有效的預(yù)算管理包括開(kāi)發(fā)一個(gè)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)直接一致的IT戰(zhàn)略。“這將使得IT能夠規(guī)劃、支持和預(yù)算優(yōu)先的事項(xiàng)，”Hodgson指出。“IT應(yīng)該能夠根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)確定預(yù)期的增長(zhǎng)計(jì)劃，并相應(yīng)地規(guī)劃優(yōu)先級(jí)和能力。”

CIO還需要對(duì)業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)有清晰的可見(jiàn)性，以準(zhǔn)確地對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分。“當(dāng)項(xiàng)目成本高于預(yù)期時(shí)，有限的預(yù)算意味著有限的回旋余地，這往往會(huì)導(dǎo)致年中預(yù)算的削減或項(xiàng)目終止，”商業(yè)管理咨詢公司Engage PEO的首席技術(shù)官Ralph Labarta表示。“當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，CIO只能交付10個(gè)項(xiàng)目中的7個(gè)項(xiàng)目，這7個(gè)項(xiàng)目最好是對(duì)業(yè)務(wù)最有影響力的項(xiàng)目。”

2.不要屈服于壓力

由于來(lái)自同事和供應(yīng)商的壓力，在沒(méi)有首先評(píng)估成本和潛在業(yè)務(wù)價(jià)值的情況下，就對(duì)新興技術(shù)進(jìn)行深度投資，這可能會(huì)使本已有限的IT預(yù)算不堪重負(fù)，Phelan指出。她觀察到，供應(yīng)商驅(qū)動(dòng)的計(jì)劃，如ERP升級(jí)和持續(xù)更新，往往很少或沒(méi)有直接的業(yè)務(wù)價(jià)值，通常成本很高，卻沒(méi)有提高競(jìng)爭(zhēng)力，是臭名昭著的預(yù)算燃燒器。

即使是一項(xiàng)重要的新技術(shù)，比如一項(xiàng)基于云的新服務(wù)，顯示出了真正的潛力，也不要急于采用。這種轉(zhuǎn)變應(yīng)該被仔細(xì)考慮。“不要為了云而遷移到云，”Phelan警告說(shuō)。“你需要讓業(yè)務(wù)來(lái)推動(dòng)這一舉措。”

專注于推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和增長(zhǎng)的舉措總是明智的。“例如，大多數(shù)企業(yè)會(huì)選擇保留對(duì)ERP系統(tǒng)的投資，同時(shí)利用邊緣的云技術(shù)來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新，”Phelan解釋說(shuō)。

在考慮一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，不要成為供應(yīng)商的銷售說(shuō)辭的受害者，他們通常會(huì)承諾可以順利、輕松地進(jìn)行部署。“盡管他們過(guò)去可能已經(jīng)成功地做到了這一點(diǎn)，但他們通常不會(huì)談?wù)撟畛鯖](méi)有計(jì)劃的或預(yù)算外的成本和時(shí)間，你需要一個(gè)中立的第三方組織來(lái)幫助首席信息官評(píng)估和選擇企業(yè)軟件，”技術(shù)評(píng)估中心的CTO Mehdi Aftahi警告說(shuō)。

3.建立內(nèi)部支持

人際關(guān)系是IT成功的關(guān)鍵。無(wú)論在何時(shí)考慮一項(xiàng)重大的IT計(jì)劃，都要游說(shuō)其他C級(jí)的重要參與者。解釋項(xiàng)目的好處并獲得他們的認(rèn)可。“當(dāng)正式的提案提交給整個(gè)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)或董事會(huì)時(shí)，首席信息官就會(huì)有盟友來(lái)表達(dá)他們對(duì)該倡議的支持，”Hodgson指出。

在企業(yè)制定戰(zhàn)略目標(biāo)的過(guò)程中，IT應(yīng)該始終占有一席之地。“否則，你的預(yù)算就可能總是無(wú)法滿足新的業(yè)務(wù)計(jì)劃，”IT企業(yè)管理軟件公司Kaseya的首席戰(zhàn)略官M(fèi)ike Puglia警告稱。

Puglia還建議審查現(xiàn)有的IT活動(dòng)和支出，并在適當(dāng)時(shí)將它們與特定的業(yè)務(wù)單元關(guān)聯(lián)起來(lái)。“這在本質(zhì)上是將IT預(yù)算與業(yè)務(wù)線聯(lián)系在一起，從而提供對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)業(yè)務(wù)影響的可見(jiàn)性，”他指出。

整個(gè)IT管理團(tuán)隊(duì)都需要共享預(yù)算目標(biāo)的所有權(quán)。“這可以確保資源和資金不會(huì)花在低優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目上，”數(shù)據(jù)恢復(fù)服務(wù)提供商Sungard Availability services的CIO Chris Fielding表示。

4.建立準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)模型

在努力實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)的過(guò)程中，首席信息官們最重要的盟友就是他們?cè)诮鹑陬I(lǐng)域的同事了。“IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該與財(cái)務(wù)部門(mén)攜手合作，開(kāi)發(fā)基于歷史數(shù)據(jù)的模型，特別是在編制IT運(yùn)營(yíng)成本預(yù)算的時(shí)候，”Labarta建議。準(zhǔn)確的模型使IT的財(cái)務(wù)合作伙伴能夠獨(dú)立地預(yù)測(cè)和創(chuàng)建財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)場(chǎng)景，從而使IT受益。這些模型也保護(hù)了IT的利益，因?yàn)樗鼈兊玫搅私鹑诿擞训恼J(rèn)可和保護(hù)。“這是雙贏!”Labarta說(shuō)道。

財(cái)務(wù)部門(mén)制定每周的KPI報(bào)告也是管理預(yù)算最有效的方法，Puglia指出。“如果你沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)據(jù)和基準(zhǔn)來(lái)決定你的績(jī)效，你就會(huì)為低效率、浪費(fèi)和意外驚喜打開(kāi)大門(mén)，”他說(shuō)。“等到月底或季度末再積極管理預(yù)算已經(jīng)太晚了。”

5.根除浪費(fèi)

為了很大限度地利用預(yù)算資源，應(yīng)密切審查現(xiàn)有的低效率和冗余流程。“通過(guò)優(yōu)化流程，一個(gè)技術(shù)組織可以迅速成為利潤(rùn)中心，而不是虧損中心，并從高運(yùn)營(yíng)和技術(shù)成本中拯救整個(gè)組織，”MBA招生咨詢公司Aston&James的業(yè)務(wù)顧問(wèn)兼首席執(zhí)行官Nick H.Kamboj建議。

IT領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該始終關(guān)注有前途的新技術(shù)，因?yàn)檫@些新技術(shù)可以在削減或消除昂貴操作的同時(shí)降低手工工作負(fù)載和減少意外中斷。“關(guān)鍵是要有合適的應(yīng)用程序和經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員，以及適當(dāng)?shù)募闪鞒蹋?rdquo;El-Hilali說(shuō)。

IT服務(wù)提供商Syntax美洲公司的首席技術(shù)官M(fèi)ike Rulf建議，可以先測(cè)試幾個(gè)工具來(lái)確定哪種技術(shù)最有效，并確保您能夠以最有效的方式進(jìn)行投資。“通過(guò)這種方式，人們將不再關(guān)注某一特定的工具或服務(wù)的成本，而是更多地關(guān)注對(duì)公司的長(zhǎng)期投資，”他指出。

許多成功的IT領(lǐng)導(dǎo)者都會(huì)通過(guò)將選定的簡(jiǎn)單任務(wù)直接推給最終用戶來(lái)節(jié)省資源。“在一些組織中，IT人員將允許終端用戶從備份和存檔中進(jìn)行自己的恢復(fù)，并使用諸如One Drive或SharePoint之類的應(yīng)用程序來(lái)管理他們的數(shù)據(jù)，”El-Hilali說(shuō)。“這類措施將有助于減少資訊科技小組的工作量，并騰出時(shí)間來(lái)處理較優(yōu)先的工作。”

6.考慮外包

獲取外部的軟件和服務(wù)通常比在內(nèi)部開(kāi)發(fā)要便宜。“當(dāng)有通過(guò)COTS、SaaS或云服務(wù)提供的選擇時(shí)，IT人員往往都會(huì)希望在內(nèi)部開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序，”Hodgson解釋說(shuō)。

通過(guò)增加內(nèi)部IT人員的人數(shù)來(lái)處理增加的開(kāi)發(fā)工作量對(duì)于IT領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)是一個(gè)很難向其管理同事推銷的ROI案例。“外包比增加員工數(shù)量更節(jié)省預(yù)算，”IT服務(wù)和支持提供商Kyocera Intelligence的信息和通信技術(shù)副總裁Keith Marchiano表示。

7.尋求外部建議

從同行或行業(yè)分析師那里獲得現(xiàn)實(shí)的評(píng)估，可以幫助CIO為IT預(yù)算設(shè)置合理的參數(shù)。“結(jié)合通過(guò)儀表板進(jìn)行的報(bào)告和與財(cái)務(wù)部門(mén)的合作，將幫助IT領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)現(xiàn)有效管理IT預(yù)算的靈活性。”El-Hilali建議。