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自動化是美好的，但也不總是那樣。確保你的電子郵件自動回復(fù)和抄送配置正確，這樣你就不會浪費(fèi)大家的時間。

在前幾年，這個年度系列涵蓋了單個的應(yīng)用。今年，我們除了關(guān)注 2021 年的策略外，還將關(guān)注一體化解決方案。歡迎來到 2021 年 21 天生產(chǎn)力的第十七天。

好了，我們已經(jīng)談到了一些我們應(yīng)該對電子郵件做的事情：不要再把它當(dāng)作即時通訊工具、優(yōu)先處理事情、努力達(dá)到收件箱 0 新郵件，以及有效過濾。但哪些事情是我們不應(yīng)該做的呢？

你真幸運(yùn) （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

1、請不要對所有事情自動回復(fù)

郵件列表中總有些人，他們?nèi)ザ燃倭耍⒃O(shè)置了一個“我在度假”的自動回復(fù)信息。然而，他們沒有正確地設(shè)置，所以它對列表上的每一封郵件都會回復(fù)“我在度假”，直到管理員將其屏蔽或取消訂閱。

我們都感受到了這種痛苦，我承認(rèn)過去至少有一次，我就是那個人。

從我的錯誤中吸取教訓(xùn)，并確保你的自動回復(fù)器或假期信息對它們將回復(fù)誰和多久回復(fù)一次有限制。

這是一封真實(shí)的電子郵件 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

2、請不要抄送給所有人

我們都至少做過一次。我們需要發(fā)送郵件的人員眾多，因此我們只需抄送他們所有人。有時這是有必要的，但大多數(shù)時候，它并不是。當(dāng)然，你邀請每個人在庭院吃生日蛋糕，或者你的表姐要結(jié)婚了，或者公司剛拿到一個大客戶，這都是好事。如果你有郵件列表的話，請用郵件列表，如果沒有的話，請給每個人密送。說真的，密送是你的朋友。

3、回復(fù)所有人不是你的朋友

Reply options in Kmail

這一條與上一條是相輔相成的。我不知道有多少次看到有人向一個名單（或者是一個大群的人）發(fā)送信息，而這個信息本來是要發(fā)給一個人的。我見過這樣發(fā)送的相對好的郵件，以及隨之而來的紀(jì)律處分郵件。

認(rèn)真地說，除非必須，不要使用“回復(fù)全部”按鈕。即使是這樣，也要確保你真的需要這樣做。

有些電子郵件應(yīng)用比其他應(yīng)用管理得更好。Kmail，KDE Kontact 的電子郵件組件，在回復(fù)工具欄按鈕的子菜單中，有幾個不同的回復(fù)選項(xiàng)。你可以選擇只回復(fù)給發(fā)件人字段中的任何實(shí)體（通常是一個人，但有時是一個郵件列表），或者回復(fù)給作者（在抄送或密送中去除每一個人），或者只回復(fù)給一個郵件列表，或者回復(fù)所有人（不要這樣做）?？吹矫鞔_列出的選項(xiàng)，的確可以幫助你了解誰會收到你要發(fā)送的郵件副本，這有時比你想象的更發(fā)人深省。我曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我意識到一個評論并不一定會對一個復(fù)雜的討論的最終目標(biāo)有所幫助時，我就會把郵件的收件人改為只是作者，而不是整個列表。