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當(dāng)總部位于達(dá)拉斯的網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)商Pixoul公司在2020年采用混合視頻會(huì)議軟件時(shí)，在早期遇到了一些障礙。該公司首席執(zhí)行官Devon Fata說(shuō)，“我們起初采用的方法是讓辦公室工作的員工聚集在會(huì)議室中參加視頻會(huì)議，在家遠(yuǎn)程工作的員工也同時(shí)通過(guò)視頻會(huì)議軟件加入，可以互相在監(jiān)視器上看到對(duì)方。我們的目標(biāo)是更好為混合辦公的員工提供面對(duì)面交流的機(jī)會(huì)。”

Fata注意到，這種方法最終造成了雙方的不平等對(duì)話，很多在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的員工并沒(méi)有通過(guò)視頻會(huì)議軟件與他們遠(yuǎn)程工作的同事更好地進(jìn)行交流，但可以通過(guò)虛擬會(huì)議應(yīng)用程序更輕松、更直接地訪問(wèn)數(shù)字文檔。作為一種解決方法，F(xiàn)ata要求在會(huì)議室中的員工分別采用各自的設(shè)備加入視頻會(huì)話。他說(shuō)，“由于體驗(yàn)不佳和回音，因此這種方法很快就被放棄了。”

很多企業(yè)在轉(zhuǎn)向混合工作模式方面投入了大量資金，并希望通過(guò)視頻會(huì)議來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。根據(jù)Metrigy公司發(fā)布的一份名為“工作場(chǎng)所協(xié)作：2021～2022”調(diào)查報(bào)告，近一半的企業(yè)計(jì)劃支持現(xiàn)場(chǎng)工作和遠(yuǎn)程工作的組合，只有12%的企業(yè)預(yù)計(jì)其所有的員工重返辦公室工作。如果混合工作模式是未來(lái)的趨勢(shì)，其成功可能取決于企業(yè)提供Gartner公司高級(jí)總監(jiān)分析師Mike Fasciani所說(shuō)的“協(xié)作公平”的能力。這意味著無(wú)論是在現(xiàn)場(chǎng)工作還是遠(yuǎn)程工作，員工都可以平等地參與討論。

Fasciani說(shuō)：“如果混合視頻會(huì)議沒(méi)有成效，沒(méi)有對(duì)所有參與者都具有高度的包容性，那么混合工作模式本身就存在失敗的風(fēng)險(xiǎn)。這很重要，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)如今都依賴(lài)混合工作。”他指出，如果遠(yuǎn)程工作的員工發(fā)現(xiàn)自己在會(huì)議討論中被邊緣化，他們可能會(huì)很不情愿地重返企業(yè)辦公室。這兩種情況都會(huì)威脅到企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略。

疫情如何使虛擬會(huì)議民主化

由于發(fā)生疫情，開(kāi)展遠(yuǎn)程工作是必然的。但Fasciani表示，它最終促成了一種范式轉(zhuǎn)變，使最終用戶對(duì)虛擬會(huì)議的期望變得更好。從歷史上看，混合視頻會(huì)議將大多數(shù)參與者聚集在會(huì)議室中，而在家工作的員工遠(yuǎn)程加入虛擬會(huì)議，主要由利益相關(guān)者推動(dòng)對(duì)話，大多數(shù)參與者被動(dòng)參與其中。Fasciani說(shuō)，“由于發(fā)生疫情，采用視頻會(huì)議使每個(gè)人都在同一層面上，具有相同的參與、獲取信息和影響結(jié)果的能力。”

看到和體驗(yàn)這些好處也促使IT領(lǐng)導(dǎo)者保持混合視頻會(huì)議參與者的平等地位。對(duì)于咨詢和專(zhuān)業(yè)服務(wù)商埃森哲公司來(lái)說(shuō)，協(xié)作公平已經(jīng)成為戰(zhàn)略重點(diǎn)。該公司高級(jí)管理IT總監(jiān)兼全球數(shù)字體驗(yàn)負(fù)責(zé)人Jason Warnke表示，其IT團(tuán)隊(duì)正在努力確保埃森哲公司的遍布全球的56萬(wàn)名最終用戶都能融入其中并與之保持密切聯(lián)系。這意味著需要認(rèn)真關(guān)注技術(shù)、培訓(xùn)和文化。

但是，即使有強(qiáng)大的IT規(guī)劃和良好的意圖，協(xié)作公平說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。Metrigy公司總裁兼首席分析師Irwin Lazar預(yù)測(cè)，隨著疫情的消退，從完全遠(yuǎn)程工作到混合視頻會(huì)議環(huán)境的轉(zhuǎn)變可能會(huì)帶來(lái)一些成長(zhǎng)的煩惱。他說(shuō)，“我認(rèn)為在開(kāi)始之初將會(huì)很尷尬，因?yàn)槲覀兌剂?xí)慣的體驗(yàn)正在改變。”

改進(jìn)混合視頻會(huì)議的5種方法

隨著世界越來(lái)越多地接受混合工作，以下是在視頻會(huì)議中實(shí)現(xiàn)協(xié)作公平的5種方法：

(1)為會(huì)議室添加視頻功能

根據(jù)Metrigy公司對(duì)于工作場(chǎng)所協(xié)作的研究，57%的企業(yè)計(jì)劃在2021年底之前升級(jí)其會(huì)議室以支持混合視頻會(huì)議。根據(jù)Lazar預(yù)測(cè)，所有企業(yè)的會(huì)議室都將很快具有類(lèi)似的功能，只有三分之一的企業(yè)的會(huì)議室具有類(lèi)似的功能。

在埃森哲公司的辦公室中，IT團(tuán)隊(duì)最近部署了微軟公司的Teams Rooms系統(tǒng)和Surface Hub智能屏幕，以及智能音箱和吸頂式麥克風(fēng)。Warnke表示，現(xiàn)場(chǎng)工作人員將使用新的會(huì)議視頻設(shè)備與內(nèi)部員工或外部客戶召開(kāi)視頻會(huì)議。PeopleFinderFree公司是一家位于新加坡的目錄搜索引擎提供商，該公司投資了一個(gè)視頻會(huì)議室系統(tǒng)，以促進(jìn)開(kāi)展混合視頻會(huì)議。該公司聯(lián)合創(chuàng)始人Eden Cheng說(shuō)：“這個(gè)想法讓辦公室工作的員工有一種與遠(yuǎn)程同事共處一室的感覺(jué)。”

Zoom公司等供應(yīng)商也在研發(fā)一種技術(shù)，以與遠(yuǎn)程工作人員相同的方式對(duì)企業(yè)會(huì)議室中參與者的面部進(jìn)行單獨(dú)構(gòu)圖，以便每個(gè)人都平等地出現(xiàn)在屏幕中。Lazar認(rèn)為，這種能力對(duì)于實(shí)現(xiàn)協(xié)作公平大有幫助。他說(shuō)，“我認(rèn)為這是必要的技術(shù)，但其實(shí)現(xiàn)需要一些時(shí)間，可能還需要一些硬件升級(jí)才能使其發(fā)揮作用。”

(2)考慮采用虛擬白板

Fasciani表示，作為Gartner公司的分析師，他現(xiàn)在每天都會(huì)回答客戶關(guān)于數(shù)字白板應(yīng)用程序的問(wèn)題，而在疫情發(fā)生之前，每月詢問(wèn)的客戶寥寥無(wú)幾。這是因?yàn)樵絹?lái)越多的企業(yè)將虛擬白板視為其視頻會(huì)議策略中缺失的一個(gè)元素。Fasciani說(shuō)：“它解決了在混合會(huì)議場(chǎng)景中使用白板的需求，而使用傳統(tǒng)白板將遠(yuǎn)程參與者排除在外?，F(xiàn)場(chǎng)工作和遠(yuǎn)程工作人員都將從虛擬白板筆記中受益，并且其保存期限不受限制，可以隨著時(shí)間的推移添加內(nèi)容。”

在PeopleFinderFree公司，Cheng帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)如今在混合會(huì)議期間使用虛擬白板Miro。她發(fā)現(xiàn)，該應(yīng)用程序通過(guò)將辦公室員工和遠(yuǎn)程參與者保持在同一個(gè)數(shù)字頁(yè)面上來(lái)促進(jìn)協(xié)作公平。她說(shuō)，“它使我們能夠收集會(huì)議期間產(chǎn)生的想法，并在會(huì)議結(jié)束后輕松獲取這些想法。”

(3)使用第三方設(shè)備提升視頻通話質(zhì)量

第三方虛擬協(xié)作硬件(例如外部網(wǎng)絡(luò)攝像頭和行政桌面系統(tǒng))可以通過(guò)提供更接近面對(duì)面交互的視頻會(huì)議體驗(yàn)來(lái)幫助提高協(xié)作公平性。Metrigy公司發(fā)現(xiàn)，在協(xié)作技術(shù)投資中獲得更大回報(bào)的企業(yè)更有可能為在家遠(yuǎn)程工作的員工購(gòu)買(mǎi)高質(zhì)量的終端設(shè)備。Lazar表示，來(lái)自第三方供應(yīng)商(例如Jabra、Poly和Logitech)的外部設(shè)備提供的視頻和音頻質(zhì)量比大多數(shù)內(nèi)置筆記本電腦的攝像頭和麥克風(fēng)都高。例如，采用聲學(xué)屏障技術(shù)可最大限度地減少背景噪音，而低光補(bǔ)償則可校正黑暗環(huán)境。

Lazar說(shuō)：“這確實(shí)會(huì)帶來(lái)不同的體驗(yàn)。自從2021年初以來(lái)，盡管此類(lèi)設(shè)備的功能有所提高，但它們的價(jià)格已經(jīng)下降。對(duì)于擔(dān)任面向客戶角色的員工來(lái)說(shuō)，我們考慮在他們的辦公桌上安裝更好的攝像頭。我認(rèn)為可能會(huì)為每個(gè)員工進(jìn)行全面部署。但培訓(xùn)員工和用戶如何利用先進(jìn)功能是一個(gè)難題。 ”

還有待觀察的事項(xiàng)是，企業(yè)是否以及如何為在辦公室工作的員工提供第三方視頻通話設(shè)備。Lazar說(shuō)，“如果我?guī)е约旱墓P記本電腦走進(jìn)辦公室，是否需要在辦公桌上安裝一個(gè)清晰度更高的攝像頭?我認(rèn)為，很多公司還沒(méi)有真正弄清楚他們想要做什么。”

(4)根據(jù)需要補(bǔ)充遠(yuǎn)程連接

Custom Neon公司是一家總部位于澳大利亞的定制LED霓虹燈和標(biāo)牌的全球制造商和零售商，其員工遍布三大洲。該公司聯(lián)合創(chuàng)始人Jess Munday表示，其最常見(jiàn)的視頻會(huì)議問(wèn)題源于用戶端的網(wǎng)絡(luò)連接問(wèn)題，這不可避免地?fù)p害了他們平等參與混合會(huì)議的能力。她說(shuō)，“這些問(wèn)題通常與員工的互聯(lián)網(wǎng)計(jì)劃過(guò)時(shí)或他們所在地區(qū)的網(wǎng)速很差有關(guān)。”Custom Neon公司已經(jīng)開(kāi)始鼓勵(lì)員工使用他們公司提供的移動(dòng)數(shù)據(jù)計(jì)劃來(lái)啟動(dòng)視頻通話熱點(diǎn)。她補(bǔ)充道，“我們很幸運(yùn)，數(shù)據(jù)上限比以前大了很多。”

Cheng表示，當(dāng)遠(yuǎn)程用戶在會(huì)議期間遇到音頻和視頻滯后以及偶爾掉線的情況時(shí)，PeopleFinderFree公司采取了類(lèi)似的方法。該公司為員工采用了穩(wěn)定連接所需的硬件和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)計(jì)劃，從而保證了他們順利參加虛擬會(huì)議。Cheng補(bǔ)充說(shuō)，“我們還確保IT部門(mén)盡可能地為遠(yuǎn)程員工提供服務(wù)，以便在需要時(shí)提供指導(dǎo)或技術(shù)幫助。”

在接入端，網(wǎng)絡(luò)管理員可能需要通過(guò)WAN優(yōu)化或軟件定義的WAN升級(jí)連接，并確定協(xié)作流量的優(yōu)先級(jí)。便攜式存儲(chǔ)設(shè)備(例如AWS Snowball Edge)還可以幫助減少遠(yuǎn)程員工的云延遲。

對(duì)于那些可能無(wú)法訪問(wèn)移動(dòng)寬帶的遠(yuǎn)程用戶，企業(yè)與云計(jì)算供應(yīng)商和衛(wèi)星互聯(lián)網(wǎng)提供商之間保持良好的合作伙伴關(guān)系可能會(huì)改善連接。雄心勃勃的埃隆·馬斯克正在開(kāi)發(fā)低空衛(wèi)星SpaceX項(xiàng)目，旨在最終在偏遠(yuǎn)地區(qū)實(shí)現(xiàn)前所未有的邊緣技術(shù)能力。

(5)建立文化規(guī)范

從完全遠(yuǎn)程工作到混合工作的轉(zhuǎn)變需要文化和技術(shù)的轉(zhuǎn)變。埃森哲公司的Warnke說(shuō)：“有時(shí)候，技術(shù)是最簡(jiǎn)單的部分，而實(shí)際采用則更難。支持員工適應(yīng)利用技術(shù)的新方式非常重要。”在他看來(lái)，這包括為辦公室和遠(yuǎn)程員工提供一致的IT資源調(diào)配和支持流程，以及企業(yè)高層促進(jìn)協(xié)作公平的執(zhí)行驅(qū)動(dòng)的變革管理計(jì)劃。

在更細(xì)粒度的層面上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該考慮不斷發(fā)展的混合視頻會(huì)議規(guī)范如何更好地使他們的團(tuán)隊(duì)成功協(xié)作。例如在會(huì)議室中，Gartner公司的Fasciani建議辦公室內(nèi)的參與者坐在桌子的一側(cè)，并面對(duì)另一側(cè)的攝像頭和監(jiān)視器。他說(shuō)，“遠(yuǎn)程會(huì)議參與者在某種程度上需要完成對(duì)話，而不是坐在一邊或角落里傾聽(tīng)。”

Munday表示，Custom Neon公司在每周的戰(zhàn)略討論中使用了類(lèi)似的座位配置。她說(shuō)，“在辦公室工作的員工可以看到遠(yuǎn)程工作的員工，遠(yuǎn)程工作的員工可以看到內(nèi)部團(tuán)隊(duì)。我們相信它促進(jìn)了一種開(kāi)放式、論壇式的感覺(jué)，可以鼓勵(lì)更大的貢獻(xiàn)和頭腦風(fēng)暴。”但是，對(duì)于交互性較低、程序性更強(qiáng)的會(huì)議(例如培訓(xùn))，Custom Neon公司在辦公室工作的員工通常通過(guò)他們辦公桌上的電腦屏幕查看相關(guān)文檔。

由于獨(dú)特的組織變量(例如物理設(shè)施、員工個(gè)性和會(huì)議軟件)都會(huì)影響結(jié)果，因此可能不存在一種萬(wàn)能的混合會(huì)議模型。確定如何在給定的工作場(chǎng)所更好地實(shí)現(xiàn)協(xié)作公平可能需要排除一些故障。

Pixoul公司的Fata說(shuō)，“在此過(guò)程中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)技術(shù)和后勤方面的問(wèn)題。因此需要耐心地處理這些問(wèn)題，并準(zhǔn)備好隨時(shí)適應(yīng)。”與其早期的混合視頻會(huì)議相比，Pixoul公司已經(jīng)決定保留會(huì)議室以進(jìn)行完全面對(duì)面的互動(dòng)。如今，無(wú)論是在家里還是在辦公室，參與者都可以通過(guò)各自的電腦單獨(dú)加入混合視頻會(huì)議。

Fata說(shuō)，“真正讓混合視頻會(huì)議對(duì)我們產(chǎn)生影響的社會(huì)規(guī)范是每個(gè)成員都必須在自己的設(shè)備上參加視頻會(huì)議。它為每個(gè)人創(chuàng)造了一個(gè)公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。”