唐頤控股行政總監(jiān)王悅是一位擁有21年行政管理經(jīng)驗(yàn)的資深行政采購(gòu)人，她入行的這21年也是整個(gè)辦公采購(gòu)行業(yè)發(fā)生巨大變化的21年。從最初的線下詢價(jià)交易，到后來(lái)的線上下單，再到通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)流程管理、推動(dòng)公司運(yùn)營(yíng)降本增效，再到服務(wù)類商品的線上采購(gòu)、跟蹤……她不僅是數(shù)字化采購(gòu)的見(jiàn)證者，更是多年的實(shí)踐者。

從大量的一線實(shí)操中，王悅也對(duì)數(shù)字化采購(gòu)的價(jià)值有了更深刻的理解，她將其總結(jié)為三點(diǎn)：第一，供應(yīng)商選擇面擴(kuò)大，價(jià)格透明，直接降低了采購(gòu)成本；第二，詢價(jià)、比價(jià)、申請(qǐng)、下單、物流等等都可以通過(guò)線上進(jìn)行追蹤、管理，顯著提高采購(gòu)效率；第三，采購(gòu)數(shù)字化還會(huì)推動(dòng)公司整體數(shù)字化辦公，公司效率提升進(jìn)入正向循環(huán)。

尋源更快、決策更準(zhǔn)、履約更透明 數(shù)字化全面提升實(shí)物采購(gòu)效率

在王悅剛剛從業(yè)時(shí)，B2B電商尚未出現(xiàn)，線下門店還是唯一的采購(gòu)渠道?！澳菚r(shí)候我們采購(gòu)更多的是去一些小商品市場(chǎng)，面對(duì)面的詢價(jià)方式時(shí)間成本很高，之后還需要人工填寫大量的紙質(zhì)單據(jù)，比如審批、合同、對(duì)賬……不僅效率低，透明度也難以保障?！?/p>

后來(lái)隨著電商行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是以京東為代表的企業(yè)推出了專門服務(wù)企業(yè)客戶的業(yè)務(wù)后，王悅也開(kāi)始嘗試在工作中應(yīng)用數(shù)字化采購(gòu)?！皠傞_(kāi)始接觸數(shù)字化采購(gòu)主要是進(jìn)行實(shí)物類的物資采購(gòu)，比如我們會(huì)根據(jù)公司年初做的人員招聘計(jì)劃，按月為全國(guó)各分公司入職的新員工采購(gòu)電腦。后續(xù)，關(guān)于公司日常辦公、員工生日禮、司齡禮等不同場(chǎng)景的物資采購(gòu)也陸續(xù)通過(guò)線上來(lái)完成?！蓖鯋傉f(shuō)道。

對(duì)于數(shù)字化采購(gòu)帶來(lái)的改變，王悅直觀的感受就是“效率”的提升。在尋源階段，數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)上只需要輸入關(guān)鍵詞就能推薦海量的商品，同時(shí)價(jià)格也一目了然，比價(jià)十分方便；交易階段，采購(gòu)人也能夠通過(guò)后臺(tái)看到所有供應(yīng)商的信息及不同供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)類目，讓決策效率更高；在履約交付階段，線上平臺(tái)能夠全程實(shí)時(shí)反饋過(guò)程信息，便于采購(gòu)人跟蹤物流進(jìn)度、確保及時(shí)交付。

對(duì)此，王悅分享了一個(gè)2015年年會(huì)采購(gòu)的故事。當(dāng)時(shí)王悅所在公司計(jì)劃在哈爾濱籌備一場(chǎng)600-800人的大型年會(huì)。由于公司總部和主要職能類崗位人員都位于北京，哈爾濱分公司只有小規(guī)模團(tuán)隊(duì)，難以獨(dú)立完成年會(huì)的籌備工作，如何保障年會(huì)物資順利到位成為王悅面臨的課題。擺在王悅面前的方案有兩個(gè)：一是北京這邊提前采購(gòu)好演出和獎(jiǎng)品環(huán)節(jié)的道具、物料，到時(shí)候隨隊(duì)一同帶去哈爾濱；二是通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行線上采購(gòu)和預(yù)訂，然后異地發(fā)貨。經(jīng)過(guò)再三思考，王悅選擇了后者。她表示，第一種方案不僅要多搬運(yùn)一次物料、加大了前期統(tǒng)籌的工作量，也會(huì)帶來(lái)額外的物流成本。

于是王悅帶領(lǐng)北京行政及采購(gòu)團(tuán)隊(duì)成立了年會(huì)籌備小組，確定了整個(gè)活動(dòng)的策劃方案以及相關(guān)的物料、禮品標(biāo)準(zhǔn)后，統(tǒng)一通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)下單發(fā)貨，哈爾濱團(tuán)隊(duì)只需要配合物料簽收工作。王悅回憶，“那次活動(dòng)整體的采購(gòu)支出大約有六十萬(wàn)，京東不僅保障了所有物料及時(shí)送達(dá)年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，相關(guān)禮品規(guī)格也完全符合我們的要求，更為關(guān)鍵的是從前期部署到每一種物料的尋源以及中間的費(fèi)用控制，都非常透明，我們也幾乎沒(méi)有投入額外的人力成本，有效控制了整體的采購(gòu)成本?！?/p>

從實(shí)物商品到裝修服務(wù)，數(shù)字化進(jìn)一步釋放采購(gòu)降本增效空間

目前，王悅對(duì)于數(shù)字化采購(gòu)的應(yīng)用已不僅僅局限于辦公設(shè)備、員工福利、年會(huì)物資這樣的實(shí)物類采購(gòu)，在工裝基建乃至服務(wù)商采購(gòu)中也進(jìn)行了大膽嘗試，并取得了良好的效果。

唐頤控股屬于生物醫(yī)藥行業(yè)，作為一家快速發(fā)展的雙高新企業(yè)集團(tuán)，業(yè)務(wù)的高速發(fā)展和快速迭代也讓采購(gòu)每時(shí)每刻都會(huì)面臨著新需求。“基于公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和戰(zhàn)略發(fā)展需要，唐頤控股經(jīng)常會(huì)在不同城市增設(shè)新的分公司。對(duì)于采購(gòu)而言，新址裝修就成為我們的重要工作之一?！蓖鯋傉f(shuō)道，“此前在數(shù)字化采購(gòu)方面有了一定的經(jīng)驗(yàn)和良好的體驗(yàn)，我們也開(kāi)始嘗試將服務(wù)類的采購(gòu)逐漸轉(zhuǎn)移到線上?！?/p>

王悅介紹，2022年唐頤控股上海分公司需要進(jìn)行裝修采購(gòu)。由于上海分公司是一條完整的生產(chǎn)線，需要一系列的配套設(shè)施，辦公面積超過(guò)2000平方米，如果采用打包式的線下裝修服務(wù)商不僅費(fèi)用非常高昂，對(duì)于各項(xiàng)細(xì)節(jié)物料和服務(wù)的價(jià)格水平也難以精準(zhǔn)把控。

于是王悅開(kāi)始嘗試通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)，讓整個(gè)裝修更加透明。身在北京的王悅，首先讓上海同事協(xié)助對(duì)整個(gè)裝修場(chǎng)地以及強(qiáng)弱電布線需求進(jìn)行了準(zhǔn)確測(cè)算，然后通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展了數(shù)字化尋源，為每一項(xiàng)主材、輔材及服務(wù)匹配了專業(yè)的上海本地供應(yīng)商，并對(duì)相應(yīng)的收貨、安裝、統(tǒng)一調(diào)試、驗(yàn)收、清潔等服務(wù)進(jìn)行整體跟蹤。

“相比于傳統(tǒng)線下供應(yīng)商的打包式報(bào)價(jià)，通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)采購(gòu)我們不僅能夠清晰地看到每一項(xiàng)主材、輔料和服務(wù)的價(jià)格，還可以很方便地進(jìn)行比價(jià)，透明度得到大幅提升?！睋?jù)王悅測(cè)算，此次裝修中，僅為公司尋找弱電供應(yīng)商這一項(xiàng)，數(shù)字化采購(gòu)就為唐頤控股節(jié)省了大約20%的費(fèi)用。

“目前，唐頤在全國(guó)有多家分子公司，因?yàn)榈赜虻年P(guān)系，如果沒(méi)有數(shù)字化的支持，作為集團(tuán)行政采購(gòu)的管理者，我很難獲得真實(shí)有效的數(shù)據(jù)，并對(duì)未來(lái)的采購(gòu)工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。今后，唐頤控股也會(huì)繼續(xù)打通分公司間的數(shù)字化采購(gòu)體系，以更高效的采購(gòu)工作，為整個(gè)集團(tuán)的增長(zhǎng)助力。我們行政采購(gòu)部門也會(huì)通過(guò)持續(xù)的突破與探索，實(shí)現(xiàn)自身的成長(zhǎng)?！蓖鯋偙硎?。