在這個數(shù)字化的時代，企業(yè)每天都會收發(fā)許多文件。但從各種文件中提取非結構化數(shù)據(jù)對于企業(yè)來說依然是一件難事，如發(fā)票和采購單。如今，超過80%的數(shù)據(jù)是非結構化的，而且在2023年以后非結構化數(shù)據(jù)預計會增長繼續(xù)增長。  

然而，隨著自動數(shù)據(jù)采集技術的出現(xiàn)，這一過程已被徹底改變。技術為企業(yè)帶來了很多便利。

自動數(shù)據(jù)采集與人工輸入不同

數(shù)據(jù)錄入員必須對每份文件進行單獨分析，并將信息手動輸入到目標系統(tǒng)中，如Excel表格。

如今，數(shù)據(jù)提取軟件有能力使整個過程自動化。一旦收到文件，他們可以自動解析，驗證統(tǒng)計，并在幾秒鐘內(nèi)將信息上傳到目的系統(tǒng)。除了自動化，企業(yè)正在接受智能文件處理（IDP）解決方案。這些解決方案利用人工智能從各種格式和大小的文件中解析數(shù)據(jù)，免去了為每個特定文件類型創(chuàng)建模板的需要。

增強準確性

自動數(shù)據(jù)采集技術利用先進的光學字符識別（OCR）算法和機器學習能力，從文件中準確提取數(shù)據(jù)。OCR技術可以智能地解釋不同的字體、手寫風格，甚至是復雜的數(shù)據(jù)布局，確保數(shù)據(jù)提取的高度準確性。這避免了人工數(shù)據(jù)輸入時可能出現(xiàn)的錯誤，如錯字、換位和遺漏。通過確保數(shù)據(jù)的準確性，企業(yè)可以依靠提取的信息開展關鍵工作流程，如財務分析、庫存管理和決策。準確性的提高也促使企業(yè)更好地遵守監(jiān)管要求，減少法律問題風險。

提高效率

自動數(shù)據(jù)采集通過省去人工輸入和精簡文件處理工作流程，大大提高了效率。因此，自動數(shù)據(jù)采集可以用很短的時間完成數(shù)據(jù)采集員一天的工作量。自動化系統(tǒng)可以同時從多個文件中提取數(shù)據(jù)，減少處理時間，使員工能夠?qū)Ｗ⒂诟嗑哂袘?zhàn)略意義的任務。

這種效率的提高轉化為更短的周轉時間，改善客戶服務，并提高運營效率。它還有助于企業(yè)在不增加人員的情況下擴大其業(yè)務規(guī)模，支持增長和擴張。

節(jié)省成本

數(shù)據(jù)捕捉流程自動化使企業(yè)節(jié)約了巨大成本。人工數(shù)據(jù)輸入需要大量的人力資源、培訓和監(jiān)督，導致勞動力成本增加。企業(yè)可以通過采用自動化解決方案，減少或消除對專用數(shù)據(jù)輸入人員的需求。

此外，輸入錯誤的概率、返工和核對有關的費用也降到了最低。自動化減少了基于紙張的流程，降低了打印、存儲和文件處理的費用。這種成本優(yōu)化使企業(yè)能夠更有效地分配資源，將節(jié)省下來的資金投資其他增長和發(fā)展領域。

1、提高了數(shù)據(jù)的可訪問性和可搜索性：信息采集軟件將提取的數(shù)據(jù)轉換為數(shù)字格式，使其易于訪問和搜索。數(shù)字化的數(shù)據(jù)可以存儲在結構化的數(shù)據(jù)庫中，從而能夠根據(jù)特定的標準進行快速有效的檢索。這種增強的可訪問性和可搜索性使企業(yè)能夠輕松進行信息檢索，并支持及時決策、審計、合規(guī)性檢查和數(shù)據(jù)驅(qū)動的分析。它還實現(xiàn)了各部門和利益相關者之間的無縫協(xié)作和信息共享，促進了各部門更加緊密的聯(lián)系和高效的工作環(huán)境的構建。企業(yè)可以通過釋放數(shù)據(jù)資產(chǎn)的潛力來提取有價值的見解并獲得競爭優(yōu)勢。

2、與現(xiàn)有系統(tǒng)的無縫整合：這些解決方案旨在無縫整合企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)。它們可以很容易地與企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、客戶關系管理（CRM）軟件、會計軟件和其他業(yè)務應用程序?qū)?，確保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流動順暢，并盡量減少數(shù)據(jù)輸入的重復和錯誤。它還可以實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)同步，確保數(shù)據(jù)在各種平臺上都是最新的。無縫集成提高了運營效率和數(shù)據(jù)完整性，同時使現(xiàn)有技術投資的價值最大化。它還簡化了IT管理，減少了對復雜的手工數(shù)據(jù)傳輸或數(shù)據(jù)導入/導出過程的需求。

3、增強的合規(guī)性和安全性：現(xiàn)代數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)通過實施強大的加密和訪問控制措施，將數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性放在首位。它們遵守嚴格的數(shù)據(jù)保護法規(guī)，確保文件中敏感信息的保密性和完整性。  

企業(yè)可以執(zhí)行一致的安全協(xié)議，并通過自動化數(shù)據(jù)采集跟蹤數(shù)據(jù)的訪問和使用。升級版的安全措施也有助于建立與客戶、合作伙伴和利益相關者的信任，提高企業(yè)的整體聲譽和信譽。

前進的道路

總之，自動化數(shù)據(jù)采集技術為企業(yè)提供了廣泛的好處。如果企業(yè)仍在利用人工方法，就應該尋求轉換。即使是那些每天只收到幾份文件的小公司也能從自動化數(shù)據(jù)采集中受益。通過利用自動化，企業(yè)可以優(yōu)化其文件處理工作流程，并釋放其數(shù)據(jù)的價值。

原文標題：The benefits of automated data capture

原文作者：Ovais Naseem