企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過采取一些步驟來應(yīng)對(duì)ERP實(shí)施后面臨的挑戰(zhàn)。獲得關(guān)于何時(shí)處理待辦事項(xiàng)清單上的項(xiàng)目和其他任務(wù)的建議。

以下提出的一些建議對(duì)于支持企業(yè)實(shí)施ERP大有幫助。而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)實(shí)施后的過程積極主動(dòng)。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)、

ERP系統(tǒng)在一定程度上改變了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理方式，提升經(jīng)營(yíng)效益的同時(shí)也存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，它帶來的損失也將是巨大的。所以，企業(yè)應(yīng)在ERP投入使用前做好全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并且制定全面的對(duì)策來應(yīng)對(duì)可能會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與損失。

企業(yè)實(shí)現(xiàn)一個(gè)新的ERP系統(tǒng)是成功推出的關(guān)鍵，但在上線這后還有重要的工作要做。盡管項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在實(shí)現(xiàn)過程中盡了最大的努力，但實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)可能需要將一些問題推遲到上線日期之后解決，并且一些特定的任務(wù)必須等到上線日期之后完成。企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該明白，完成實(shí)施后的任務(wù)可以決定或破壞ERP系統(tǒng)的采用。

以下是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在ERP實(shí)施后應(yīng)該完成的任務(wù)，以及他們?cè)谕度胧褂弥皯?yīng)該如何準(zhǔn)備，以便為成功做好準(zhǔn)備。

(1)專注ERP培訓(xùn)

企業(yè)的一小部分員工可能會(huì)在上線前開始培訓(xùn)。但是主要的培訓(xùn)階段通常在上線之后，當(dāng)實(shí)施和培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)確保所有員工和外部用戶獲得使用新系統(tǒng)所需的知識(shí)時(shí)。

為了使培訓(xùn)對(duì)員工來說更容易，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該考慮建立并定期添加一個(gè)FAQ，將員工提出的問題匯編在一起，并確保FAQ提供了明確的答案。

(2)完成工藝文件

ERP的實(shí)施可能涉及更新，例如自動(dòng)化人工流程或更改現(xiàn)有流程以適應(yīng)新ERP的功能。

在配置期間，ERP配置團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該保持大部分流程文檔的更新。在實(shí)施后，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該對(duì)文檔進(jìn)行最終審查，并在需要時(shí)簡(jiǎn)化如何使用文檔的說明。

(3)優(yōu)先處理未解決的問題

通常在最終測(cè)試階段和上線之前，有些問題沒有得到解決。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該確保之前被推遲的任務(wù)在上線后不會(huì)被遺忘。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在上線后不久安排一次與關(guān)鍵利益相關(guān)者舉辦的會(huì)議，這樣他們就可以回顧尚未解決的問題，并確定解決問題的優(yōu)先級(jí)。

(4)回復(fù)用戶問題

企業(yè)ERP系統(tǒng)的用戶在上線后不可避免地會(huì)提出一些問題，無論培訓(xùn)進(jìn)得多么好。ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該確保用戶知道與誰聯(lián)系以獲得答案。

此外，如果外部各方正在訪問ERP，他們可能需要與內(nèi)部用戶不同的聯(lián)系方式。

(5)安排項(xiàng)目更新會(huì)議

一旦ERP系統(tǒng)上線，關(guān)鍵利益相關(guān)者將繼續(xù)要求更新。例如，他們可能要求提供有關(guān)延遲問題的信息，識(shí)別新問題，并要求提供有關(guān)系統(tǒng)使用情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須繼續(xù)提供更新和生成指示板，直到每個(gè)人都同意項(xiàng)目結(jié)束。

(6)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能沒有在項(xiàng)目期間遷移所有的歷史數(shù)據(jù)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)是舊的并且優(yōu)先級(jí)較低。組織也可能決定不將歷史數(shù)據(jù)包含在新的ERP中，因?yàn)樗鼘⒋鎯?chǔ)在一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)中。

如果歷史數(shù)據(jù)將存儲(chǔ)在新的ERP中，那么項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將需要在上線后處理數(shù)據(jù)遷移。

(7)清理數(shù)據(jù)

在上線之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能需要快速解決一些遷移數(shù)據(jù)的問題。

由于數(shù)據(jù)遷移的最后期限很緊張，或者在數(shù)據(jù)遷移過程中做出的決定現(xiàn)在可能需要撤銷，因此這些問題以前可能沒有得到解決。例如，團(tuán)隊(duì)可能在數(shù)據(jù)遷移期間為同一供應(yīng)商創(chuàng)建了重復(fù)的記錄，并且團(tuán)隊(duì)需要?jiǎng)h除重復(fù)的記錄。

團(tuán)隊(duì)還可能發(fā)現(xiàn)他們?cè)跀?shù)據(jù)遷移過程中遺漏的以前未知的錯(cuò)誤。例如，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換腳本可能以意想不到的方式更改了數(shù)據(jù)。

(8)離職員工

企業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常達(dá)到里程碑之后轉(zhuǎn)向其他項(xiàng)目。在此之前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該確保離職的團(tuán)隊(duì)成員完成所有必要的任務(wù)。

這些任務(wù)可能包括最終確定實(shí)施文件，完成任何未完成的費(fèi)用報(bào)告和時(shí)間表，并可能培訓(xùn)其他團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)領(lǐng)域。

(9)完成項(xiàng)目收尾工作

一旦實(shí)現(xiàn)完成，企業(yè)的團(tuán)隊(duì)可能需要完成一些特定的任務(wù)來正式結(jié)束項(xiàng)目。

任務(wù)包括最終確定所有必要的文檔，確保軟件開發(fā)代碼被正確存儲(chǔ)，最終確定付款，并確認(rèn)所有在上線時(shí)未完成的任務(wù)都已完成。如果項(xiàng)目將繼續(xù)進(jìn)入下一個(gè)階段，那么這些活動(dòng)應(yīng)該集中在結(jié)束前一個(gè)階段。

(10)為下一階段做計(jì)劃

企業(yè)可能需要在項(xiàng)目上線后完成額外的工作。這項(xiàng)工作可能包括實(shí)現(xiàn)新的特性，處理新的或者以前已知的缺陷，或者集成第三方工具。

在開始這些任務(wù)之前，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該啟動(dòng)一個(gè)新的計(jì)劃周期，以便團(tuán)隊(duì)可以確定工作范圍，獲得批準(zhǔn)并組建團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該給關(guān)鍵利益相關(guān)者一個(gè)機(jī)會(huì)，讓他們對(duì)團(tuán)隊(duì)將要處理的項(xiàng)目和他們將要這樣做的時(shí)間框架提供投入。