商業(yè)智能：企業(yè)e化之靈魂
企業(yè)要能有效的e化，必須按部就班。從基礎(chǔ)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，到數(shù)據(jù)庫的運用，再進一步提高到資源的整合應(yīng)用，如ERP、CRM、BI等高層的e化工程。ERP已經(jīng)帶動整個產(chǎn)業(yè)朝著e化的方向邁進，而BI將會在企業(yè)e化的應(yīng)用工具上掀起另一波熱潮。
什么是BI?
BI (Business Intelligence商業(yè)智能)就是企業(yè)在運營上高層主管必須看的各項數(shù)據(jù)及分析資料。這些資料包括“總體運營狀態(tài)分析統(tǒng)計資料”、“業(yè)務(wù)業(yè)績達標率統(tǒng)計”、“各區(qū)銷售分析統(tǒng)計”、“成本分析”等各項經(jīng)營管理者不可或缺的決策數(shù)據(jù)。因此，拿掉BI這個很信息化名稱的外衣，其實BI只是經(jīng)營決策者所必須看的各項數(shù)據(jù)和報告。
根據(jù)美國AT Kearney，Line 56針對2002年企業(yè)e化的調(diào)查報告，從2002年開始，企業(yè)電子化市場的重心將從過去的ERP市場轉(zhuǎn)到以決策支持為主的系統(tǒng)市場，亦是所謂的商業(yè)智能/分析系統(tǒng)。為什么是BI而不是其他的e化開發(fā)項目越來越受到企業(yè)的重視?
在這個市場競爭日趨激烈的時代，企業(yè)越來越重視實時性經(jīng)營信息的整合和取得，因此所有的e化重點必將針對BI這個領(lǐng)域來進行。今天，企業(yè)要想具備足夠的競爭力，除擁有良好的人才和服務(wù)品質(zhì)外，還得加上JIT(Just In Time)的BI信息處理能力。
傳統(tǒng)的BI操作流程
BI所需要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，就是將企業(yè)所有的運營項目、銷售項目、營業(yè)單位的運營數(shù)據(jù)匯總，并整理成各種便于閱讀的報表和圖表，供高層主管進行運營分析。
過去，這些BI數(shù)據(jù)都需各區(qū)的銷售點、門市或經(jīng)銷商等在每日結(jié)束營業(yè)前整理銷售日報，并在月底將整個月的銷售資料匯整，通過fax傳回總公司，由總公司來整合各區(qū)資料，將所有數(shù)據(jù)統(tǒng)計并整理成各項銷售分析報表后，呈給經(jīng)營管理者。
過去，做這種工作，若以純手工的操作方式，以40個銷售點的數(shù)量來計算，光是把每天的銷售日報fax回總公司，由總公司的會計人員整合并做出報表，就大約要三個星期的時間才能將上個月的各項銷售分析數(shù)據(jù)匯整出來。因此，四月份的銷售資料，往往要到五月中才能看到。
手工操作還有人工出錯、因為出錯而導(dǎo)致重復(fù)操作的時間浪費、手工匯整所需的時間過長，以及管理單位無法實時得知銷售情況等種種問題。
筆者兩年前參與協(xié)助過一家相當傳統(tǒng)的餐飲連鎖企業(yè)的電子化操作。這家連鎖餐飲企業(yè)以自助餐為主要營業(yè)項目，每個銷售點都用收款機操作，有的銷售點甚至連收款機都沒有，全靠點菜單來計算當天的銷售狀況，***的手工操作。
每天營業(yè)結(jié)束后，各地的銷售點都需把當天的所得和點菜單上的金額記錄總數(shù)核對，但出錯機率相當大，員工偷竊、誤報金額的事件時有發(fā)生，總公司這邊也苦無對策，無法進行有效的稽核。
原因在于各區(qū)的銷售經(jīng)理對信息系統(tǒng)的運用知識普遍不足，有的甚至抗拒使用信息系統(tǒng)來進行銷售統(tǒng)計，因為這些門市經(jīng)理多沒有電腦操作的能力。因此，所有的當天銷售統(tǒng)計操作都靠收款機的發(fā)票或計算器來計算，并在關(guān)門前通過fax將銷售資料傳回總公司，相當費時且沒效率。
資料傳回總公司后，總公司的會計人員先將所有的資料用計算器再重新計算一遍，確認無誤后，交給另一位會計進行再次核對，***才將各點的銷售資料用Excel軟件錄入電腦，統(tǒng)計出各區(qū)的累計銷售狀況。
這種工作量，在這家餐飲企業(yè)的分布點不到30家時還能應(yīng)付，一旦分布點超過了40家，會計部門的員工就算是天天加班也難以將報表在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)計出來。因此，用于分析的報表出籠時間越拖越晚，以致***必須在下個月中才能匯整出所有的資料。
e化后的BI操作
在這種運作程序中，這家餐飲連鎖企業(yè)仍可獲得每年30~40%的發(fā)展空間，但手工操作的相對機會成本卻也讓他們蒙受了5%左右的損耗，若能通過信息系統(tǒng)取代手工操作，企業(yè)不但能減少這5%的損耗率，并將之轉(zhuǎn)換成5%的增長率，會計人員匯整的時間也能快速縮短到一個星期之內(nèi)，使總公司的會計操作績效提高三倍。
基于這種考慮，這家餐飲連鎖企業(yè)便展開了一連串的e化工程，通過針對各區(qū)經(jīng)理的電腦培訓(xùn)，提高他們對信息系統(tǒng)的接受度和操作能力，并將公司和各區(qū)的資料傳送逐漸從fax操作轉(zhuǎn)為電腦聯(lián)機操作。
如此一來，各地傳回總公司的資料都一致了，也省去了會計人員用計算器重復(fù)核對的時間。因為用數(shù)據(jù)庫的方式管理，使數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生報表的時間和彈性變得更大，決策主管想要的各種報表，都能實時的從數(shù)據(jù)庫中調(diào)閱，相當方便。
就上述的例子來看，這家餐飲連鎖企業(yè)的操作流程沒有經(jīng)過太大的改變，不過是調(diào)整了一下工作的方法，就能使公司的凈盈利率提高5%以上，人員的工作效率亦提高了三倍多。
按工作效率計算，這家餐飲連鎖企業(yè)在人力不增加的情況下，其管理控制能力從40家提高到120家，增長空間相當大。這就是公司針對BI的環(huán)節(jié)下手，進行e化投資，使公司得到了三倍的增長空間，因此e化確實是個很值得做的投資動作。不過，仍需提醒的是，要小心、一步步來，避免因e化范圍過大而失敗。
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