正如GE前任CEO，Jack Welch所說，"An organization's ability to learn and translate that learning into action rapidly is the ultimate competitive advantage"（一個(gè)組織機(jī)構(gòu)獲取知識以及快速將知識轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的能力是其最終的競爭優(yōu)勢）。 當(dāng)今世界，知識更新的頻率不斷加速，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，個(gè)人才能通行于新世紀(jì)；創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，一個(gè)組織的事業(yè)方能可持續(xù)成長。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，信息與知識是企業(yè)不斷發(fā)展壯大所必須的重要資源，各類知識/信息管理軟件和應(yīng)用系統(tǒng)因而也應(yīng)運(yùn)而生。ERP、CRM、KM、BW等等風(fēng)起云涌，在中國乃至世界IT界發(fā)展得聲勢浩大、如火如荼。如何讓企業(yè)員工在分布式的環(huán)境中協(xié)同工作？如何建立企業(yè)知識門戶？如何把眾多的應(yīng)用系統(tǒng)集成到一個(gè)統(tǒng)一的知識應(yīng)用/信息管理平臺？……這些問題也逐漸成為業(yè)界人士關(guān)注的焦點(diǎn)。IBM Lotus提供了Domino/Notes、Workflow、Domino.Doc、K-station、Sametime 等一系列產(chǎn)品，是企業(yè)知識/信息管理的好幫手。筆者曾從事Domino/Notes開發(fā)與系統(tǒng)管理以及Domino.Doc應(yīng)用一年余，然后轉(zhuǎn)戰(zhàn)ERP實(shí)施，最近又在做Lotus與ERP的集成，在此，謹(jǐn)以自己對Lotus的一些心得與體會與全國各路的Lotus大俠切磋交流，敬請指點(diǎn)。

一、關(guān)于Lotus Domino/Notes開發(fā)

盡管Lotus 提供了Workflow這樣一個(gè)開發(fā)工作流應(yīng)用的強(qiáng)大武器，但是仍有較多使用Lotus的企業(yè)仍然停留在運(yùn)用Domino/Notes開發(fā)工作流的階段，出于較多原因筆者所在的公司亦如此。不過，運(yùn)用Domino/Notes亦能開發(fā)出高質(zhì)量、運(yùn)行效率好的工作流，包括非常復(fù)雜的工作流應(yīng)用。筆者曾接觸Rational公司的ClearCase/ClearQuest軟件，并且，參與運(yùn)用ClearQuest開發(fā)適合本公司研發(fā)中心的缺陷更蹤/管理。用過Rational公司產(chǎn)品的人都知道，ClearCase確實(shí)是一個(gè)非常好的、值得推崇的項(xiàng)目版本管理工具；筆者在此也無意詆毀Rational 的ClearQuest，但是，它的應(yīng)用成本（指價(jià)格）如同Rational軟件的應(yīng)用功效一樣聲名卓著。并且，ClearQuest缺陷更蹤/管理的實(shí)質(zhì)就是一個(gè)工作流，筆者可以理直氣壯地說，運(yùn)用Lotus Domino/Notes開發(fā)出來的類似流程絲毫不比它遜色。如果開發(fā)時(shí)將表單內(nèi)的表格設(shè)計(jì)成TAB形式（即標(biāo)記的表格），"幾乎沒有較大差別"，筆者的同事如是說。但兩者的成本不可同日而語。有興趣的大俠不訪一試，看小子所言是否有不實(shí)之處。

筆者運(yùn)用Lotus Domino/Notes開發(fā)了一段時(shí)間的工作流后，一時(shí)技癢，欲改變本公司的OA。原狀是，OA初始界面為一楨圖片，上面三個(gè)矩形圖框分別鏈接"辦公管理"、"項(xiàng)目管理"、"公告信息"三大模塊，每個(gè)模塊又是一楨圖片，上面有若干小圖鏈接至各個(gè)數(shù)據(jù)庫。筆者乃Coding（編程）人員出身，并非專業(yè)平面設(shè)計(jì)人員，而每次增減一個(gè)數(shù)據(jù)庫就要在圖片上大動(dòng)干戈，然后再把數(shù)據(jù)庫一個(gè)個(gè)掛上去，時(shí)間一久，難免嫌麻煩；況且，眾多的數(shù)據(jù)庫僅僅分為三個(gè)模塊不甚合理。筆者的做法為：利用Domino/Notes提供的bookmark.nsf，將其改頭換面，將數(shù)據(jù)庫合理劃分為一級、二級目錄下的應(yīng)用，掛在表單DefaultBasics 的操作上，這樣，用戶點(diǎn)擊二級菜單，就可以直接進(jìn)入相應(yīng)的應(yīng)用。

這種方法還帶來一個(gè)好處，原先用戶初次使用某個(gè)數(shù)據(jù)庫，會出現(xiàn)安全性警報(bào)，用戶需在"用戶慣用選項(xiàng)"中作"安全性選項(xiàng)"操作，每個(gè)數(shù)據(jù)庫初次使用都如此。改版后，只要用戶對其中的任意一個(gè)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行此番操作，然后再使用其它數(shù)據(jù)庫，此提示遂不復(fù)有。但是，利用了bookmark.nsf后仍然存在一個(gè)問題，用戶初次登錄OA后，仍需?quot;將xx數(shù)據(jù)庫打開，在工作臺上將其圖標(biāo)移至左側(cè)小圖標(biāo)區(qū)內(nèi)并將其設(shè)為首頁"這些動(dòng)作。筆者的理想是，用戶只要會使用Microsoft Office，就會使用OA，即初次登錄OA就彈出此界面，毋需指導(dǎo)其做上述操作。顯然，重新設(shè)計(jì)后的OA是沒有達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的。筆者嘗試將bookmark.ntf也就是其模板文件也作了相應(yīng)修改，仍然不能成功，不能不說是一憾事。

此外，筆者開發(fā)數(shù)據(jù)庫的經(jīng)驗(yàn)是，可盡量使用服務(wù)器上的模板，這樣又省力，開發(fā)出來的數(shù)據(jù)庫界面又美觀。當(dāng)然，你還可以把你自己開發(fā)的值得炫耀的數(shù)據(jù)庫也作成模板，以后也可以利用起來，多快好省。

二、關(guān)于Lotus Domino/Notes系統(tǒng)管理

Lotus Domino/Notes系統(tǒng)管理，也就是Domino/Notes 的Administration, 筆者曾有過升級和合并的經(jīng)驗(yàn)，愿與眾位探討。

去年的九月，筆者所在部門將Lotus 從4.6升級至5.3，同時(shí)服務(wù)器更新。當(dāng)時(shí)采取的方案是，新舊系統(tǒng)并行運(yùn)作一段時(shí)間后，觀察新系統(tǒng)運(yùn)行良好，停用舊系統(tǒng)，新系統(tǒng)正式啟用。此方案的初衷當(dāng)然是為了確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定，但實(shí)質(zhì)上，弊端多多。首先，由于新系統(tǒng)采取的是新的驗(yàn)證字，系統(tǒng)管理員必須為每個(gè)用戶重新注冊ID文件，當(dāng)然，這個(gè)工作結(jié)合NT客戶管理很快能完成，問題在于，服務(wù)器隨機(jī)生成的口令要發(fā)到每個(gè)用戶手里，這是一個(gè)多么大的工作量；如果為了減少工作量，將這些口令群發(fā)或者交給專人轉(zhuǎn)發(fā)，安全性又如何能得到保證呢？其次，在新舊過渡階段，必須告訴用戶如何進(jìn)行設(shè)置，如何在兩種不同的場所中切換，以使用兩個(gè)不同的系統(tǒng)。用戶并非Lotus專業(yè)人員，他們覺得這樣做很麻煩，某種程度上喪失對新系統(tǒng)的信任感，一旦對新系統(tǒng)有了這個(gè)印象，以后的推動(dòng)工作就會難以進(jìn)行。有過項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人也許會有同感吧。實(shí)際上，筆者更傾向于另一種方案，即：一旦作好升級的準(zhǔn)備工作，將所有的ID文件，幾個(gè)重要的數(shù)據(jù)庫文件和其它應(yīng)用數(shù)據(jù)庫拷貝到新系統(tǒng)中，以及其它事宜準(zhǔn)備好，在某個(gè)特殊時(shí)段（這個(gè)時(shí)段用戶不使用Lotus）停用舊系統(tǒng)，啟用新系統(tǒng)。這個(gè)方案看似風(fēng)險(xiǎn)更大，實(shí)則不然，因?yàn)槿绻骱昧松壍某浞譁?zhǔn)備，就不會有大的問題；萬一有了大的紕漏，仍然可以再使用舊系統(tǒng)，將新系統(tǒng)停用做調(diào)整檢查。而所有這些操作，用戶卻不會有什么感覺，他們在Lotus上的操作不會受到絲毫影響。當(dāng)然，系統(tǒng)升級對于Domino Administration來說，總歸是一件大事，兩種方案各有利弊，參與者的想法也是見仁見智，筆者的意見僅是一個(gè)參考而已。

再說合并一事。筆者以前供職的研發(fā)中心有一OA，公司總部另有一套OA，用的也是Lotus。一家怎有二主，雖然是歷史原因，也需我輩來解決。這個(gè)做起來略嫌費(fèi)時(shí)，說起來就很容易了，先完成兩個(gè)組織的交叉驗(yàn)證，再建立一個(gè)目錄服務(wù)數(shù)據(jù)庫，最后做一個(gè)目錄編目就大功告成了。Lotus提供了豐富的聯(lián)機(jī)幫助文檔，并且是中文的，耐心看看就OK了。 ##

三、關(guān)于Domino.Doc應(yīng)用

Lotus Domino.Doc是文檔管理解決方案。它用文件庫、文件室、文件柜等形象地模擬現(xiàn)實(shí)環(huán)境中文件的存放，易于理解，便于操作；支持分布式文檔管理，并能控制文檔的整個(gè)生命周期--撰寫、評閱、審批、分發(fā)和歸檔；提供了簽入/簽出機(jī)制，確保文檔編輯和修改過程中的完整性和一致性；設(shè)置了存取簡要表保證文檔的存儲安全；支持多種瀏覽方式，包括WEB方式和Windows Explorer方式，適應(yīng)用戶存取文檔的種種不同習(xí)慣……總之，優(yōu)點(diǎn)多多，尤其是對于管理員來說，掌握它的使用也屬易事；并且，還可以從designer端對它進(jìn)行分析、理解、學(xué)習(xí)、修改。不足之處在于，用戶用Domino.Doc對文件操作只能逐一進(jìn)行，要想實(shí)施整個(gè)文件夾范圍內(nèi)的遷移，目前的Domino.Doc版本是不可能實(shí)現(xiàn)的，這是迄今為止筆者進(jìn)行Domino.Doc推廣實(shí)施過程中遭遇的最大障礙，也是用戶對Domino.Doc最有異議的地方。如果往后的Domino.Doc版本能夠解決這個(gè)問題，那么，它可以堪稱是較為完美的文檔管理解決方案，并且，以它來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的Windows文件夾共享管理也指日可待。畢竟，無論是從安全、可靠方面考慮，還是從文檔流轉(zhuǎn)、檢索查詢的角度，前者具備的優(yōu)勢是后者無法望其項(xiàng)背的。

四、關(guān)于ERP與Lotus集成

近年來，ERP因其將人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等企業(yè)資源連接成一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源合理、有序地利用、分配、管理而席卷中國大地，大凡知道"信息系統(tǒng)"這一概念就知道有ERP。一時(shí)間，SAP、ORACLE、金蝶、用友等公司開發(fā)的ERP也紛至沓來，在中國IT界竟相粉墨登場。筆者所在的公司選擇的就是SAP R/3。實(shí)施ERP帶來的好處此處不提，單說其中HR（Human Resource）部分。一般來說，PP（Production Plan）、MM（Material Management）、SD（Sales & Distribution）等模塊企業(yè)都有一套相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，唯HR是個(gè)例外。不僅國內(nèi)外管理方式迥異，就是國內(nèi)同一行業(yè)，基本也無一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，甚至同一集團(tuán)、企業(yè)內(nèi)也可能會有不同。因此，實(shí)施一套"洋人"編寫的HR實(shí)在很難"為中用"。

另外，即使是其它模塊，就用戶界面而言，遠(yuǎn)不及Lotus友好，用戶如果能記住事務(wù)代碼尚可；否則，單是路徑尋找，如果不是經(jīng)常操作也很容易忘記。在此，筆者并無貶ERP褒Lotus之意，兩個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域完全不同，風(fēng)牛馬不相及，各有長短，因此才有ERP與Lotus集成！在此之前，筆者曾經(jīng)有過用ODBC以及LSX在Notes中訪問SQL SERVER上的數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn)，而ERP與Lotus集成實(shí)質(zhì)就是將關(guān)系性數(shù)據(jù)庫與群件系統(tǒng)有效結(jié)合。由于有了ERP與Lotus的集成，SAP R/3中HR模塊的諸多問題迎刃而解。例如"績效考核"，對于Lotus來說，不過是一個(gè)簡單的工作流應(yīng)用，但如果在ERP中完成，每次考核流程改變，有多少相關(guān)設(shè)置要改變！有了ERP與Lotus的集成，從ERP HR中導(dǎo)出員工基本信息，然后寫入Lotus，員工考核完畢后再導(dǎo)入到ERP HR中，就有了員工的考核記錄。而考核流程改變，在ERP之外完成，省卻多少應(yīng)用支持人員的煩惱！并且，以往企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層抱怨，花費(fèi)千萬投入ERP，究竟效果如何，領(lǐng)導(dǎo)層并不了解，因?yàn)镋RP的應(yīng)用對象是直接業(yè)務(wù)人員以及部分中高層管理人員，而對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，他們要的是更直觀的效果，換句話說，就是報(bào)表數(shù)據(jù)。用了Lotus，多少報(bào)表（視圖）竟在鼠標(biāo)點(diǎn)擊間！

筆者公司ERP與Lotus的集成還在進(jìn)行中，因此，還有一些體會心得不能述諸筆端。未來還有CRM、BW需要實(shí)施，想來也都會與Lotus集成吧，再有經(jīng)驗(yàn)體會也留待后敘。

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