減少故障 多功能一體機使用技巧五則
為了能夠適應(yīng)信息化時代的快節(jié)奏辦公要求，許多單位都購買了集傳真、打印、復(fù)印、掃描等功能的多功能一體機。多功能一體機購買回來后，用戶都希望它能夠用的時間更長一些，出的故障更少一點，而且花費在維修和耗材上的費用應(yīng)該更少一點。當(dāng)然上面的要求并不是什么奢望，大家只要在操作使用一體機的過程中，掌握正確的方法，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，就能很輕松地做到。為了能有效地幫助大家使用好多功能一體機，筆者在這里特提出如下使用建議。
1、多用連續(xù)復(fù)印
與普通打印機不一樣的是，一體機在每次啟動時，都需要進行重新預(yù)熱，如果長期頻繁啟動一體機的話，就很容易會影響一體機內(nèi)部光學(xué)器件的壽命。為了避免這種頻繁啟動現(xiàn)象，我們應(yīng)該盡可能地集中作業(yè)，把需要復(fù)印的材料都集中起來，使用多功能一體機的連續(xù)復(fù)印功能，來進行批量化操作，不但可以很好地保護一體機的壽命，還能提高復(fù)印的速度。該功能的具體使用也是比較簡單的，我們只要在一體機控制面版上將工作方式設(shè)置成“連續(xù)復(fù)印”模式，然后再按一下“復(fù)印”按鈕，多功能一體機就自動把文稿復(fù)印好。但復(fù)印的文稿在數(shù)量上有一定的限制，一般的多功能機連續(xù)復(fù)印量最多是99頁，但這對于我們平常辦公相信已是綽綽有余了。同時還可以進行“多份連續(xù)復(fù)印”，這樣能同時連續(xù)復(fù)印成多份文稿，這在擁有較大復(fù)印量的情況下，是一種非常不錯的選擇，操作時，在數(shù)字鍵盤上輸入將要復(fù)印的份數(shù)，點擊“復(fù)印”按鈕后，多功能一體機就會幫我們處理余下的事情。對于少量的復(fù)印任務(wù)，除非特別緊急，一般不主張隨用隨復(fù)，而應(yīng)該是連續(xù)復(fù)印，以確保一體機高效工作。
2、事先擺放好紙張
擺放好紙張應(yīng)該包括使用優(yōu)質(zhì)打印紙或者傳真紙以及把紙張正確放置在導(dǎo)紙盒中，因為在一體機處于連續(xù)工作狀態(tài)時，最有可能影響效率的就是復(fù)印紙張出現(xiàn)問題，一旦紙張在傳送過程中出現(xiàn)什么異常，例如一體機不進紙、多頁進紙或者卡紙，這樣不但影響一體機的正常工作，嚴重的話還能損壞一體機內(nèi)部的紙張傳送裝置。為了避免復(fù)印紙張傳送出問題，我們首先應(yīng)該確保使用高質(zhì)量的復(fù)印紙，其次要求復(fù)印紙擺放要正確，平整放置在送紙器內(nèi)，不要放得太滿，并且將導(dǎo)軌調(diào)整到適應(yīng)紙寬。一旦紙張卡在一體機內(nèi)部時，我們應(yīng)該盡量地關(guān)閉一體機電源，然后再小心地將卡住的復(fù)印紙從一體機內(nèi)取出來。另外在安裝傳真紙時，筆者建議用戶使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真用紙，并按照說明書將感熱面朝向打印頭的方向。未使用的感熱紙請勿放置陽光直射或潮濕的地方，以免感熱紙變質(zhì)導(dǎo)致感熱效果不佳，從而影響傳真效果。此外，如果使用劣質(zhì)紙張的話，其粗糙表面很容易磨損一體機內(nèi)部的工作元件，從而造成打印或復(fù)印質(zhì)量下降，因此使用劣質(zhì)紙張絕對是一件得不償失的事情。
3、使用節(jié)省工作模式
與激光打印機的使用非常相似的是，一體機在工作過程中也需要消耗大量的紙張，特別是昂貴的墨粉開支更是阻礙多功能一體機迅速普及，為此新型的一體機都增加了“節(jié)省工作模式”功能，使用該功能能有效地降低耗材開支，所以各位用戶在使用一體機之前，首先應(yīng)該對一體機進行合適的設(shè)置，讓一體機工作在節(jié)省節(jié)省工作模式狀態(tài)下?，F(xiàn)在市面上有許多類型的多功能一體機上都有一個節(jié)省墨粉的設(shè)置，人們只需要簡單地單擊一體機操作面板上的一個按鈕就能實現(xiàn)這種節(jié)省墨粉的目的了，有的需要我們用戶根據(jù)操作說明書的要求，在控制面版上進行相關(guān)設(shè)置，不過操作也不是太復(fù)雜。這種節(jié)省墨粉的功能，對于少量的復(fù)印作業(yè)可能不會太明顯，但是如果需要處理的信息量很大時，這種功能產(chǎn)生的效果就很顯著了。
4、保護感光鼓
在多功能一體機中，感光鼓可以算得上是一種較昂貴的耗材了，要想降低一體機的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓對一體機最終的輸出效果有很大的影響，要想得到理想的輸出效果，感光鼓的小心呵護是必須的。也許有人說，感光鼓位于一體機的機身之內(nèi)，用戶怎么去保護他呀？不急，筆者這里所說的呵護，主要是指當(dāng)用戶從一體機中取出碳粉盒時對感光鼓的保護。由于感光鼓對工作環(huán)境的要求較高，它如果長時間受太陽光照的話，可能就會影響最終的打印效果，甚至還會影響碳粉盒的使用壽命。因此，在一體機需要更換墨粉或者檢查故障需要拿出碳粉盒時，我們一定要避免感光鼓放在陽光下直接照射，也不能在室內(nèi)燈光下放置超過十分鐘；另外還需要將碳粉盒放在一個干凈、平滑的表面上，而且要避免用手觸摸感光鼓，因為人手指上的油脂往往會***地破壞它的表面并會直接影響輸出效果。另外在更換墨粉時，還要及時把廢粉收集倉中的廢粉清理干凈，因為廢粉堆積太多時，在輸出的文稿上會出現(xiàn)麻點現(xiàn)象，嚴重的話還能損壞感光鼓。
5、定期清潔
大家可以把一體機看作是把傳真、打印、掃描等功能模塊固化在一個整機之內(nèi)的特殊辦公設(shè)備，因此一體機對工作環(huán)境的要求就應(yīng)該與掃描儀、傳真機以及打印機這些設(shè)備是一樣的了。除了要按照處理掃描儀、傳真機以及打印機的清潔要求來維護一體機外，大家還應(yīng)該特別注意保護一體機的光學(xué)成像部分，因為一體機的光學(xué)成像部分設(shè)計最為精密，光學(xué)鏡頭或反射鏡頭的位置稍有變動就會影響CCD成像的質(zhì)量，甚至可能使CCD接收不到圖像信號。而且一體機在進行復(fù)印工作時，光從燈管發(fā)出后到CCD接收其間要經(jīng)過玻璃板以及若干個反光鏡片及鏡頭，其中任何一部分落上灰塵或其它微小雜質(zhì)都會改變反射光線的強弱，從而影響復(fù)印的效果。因此，工作環(huán)境的清潔以及光學(xué)成像部分的保護是確保文件復(fù)印質(zhì)量的重要前提。在對一體機進行清潔時，可以先用柔軟的細布擦去外殼的灰塵，然后再用清潔劑和水對其認真地進行清潔。接著我們再對玻璃平板進行清洗，由于該面板的干凈與否直接關(guān)系到復(fù)印質(zhì)量，因此我們在清洗該面板時，先用玻璃清潔劑來擦拭一遍，接著再用軟干布將其擦干擦凈。用完以后，一定要用防塵罩把一體機遮蓋起來，以防止更多的灰塵來侵襲。
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