滿足整體需求 數(shù)碼復(fù)合機(jī)解決方案解析
對(duì)于中大型企業(yè)辦公用戶來說，文印輸出是日常辦公中非常重要的一部分，而這類企業(yè)的文印輸出類型多，而且輸出量非常大，因此在選購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，整體文印解決方案顯得非常重要，那么整體文印解決方案包括哪些內(nèi)容呢?解決方案能否滿足企業(yè)的整體需求呢?這是筆者今天要和大家一起分享的。
中大型企業(yè)辦公文印需求分析
對(duì)于中大型企業(yè)來說，人員規(guī)?？上攵?，中型企業(yè)一般在100人左右，而對(duì)于大型企業(yè)來說，幾百號(hào)人是非常正常的。面對(duì)上100人，甚至幾百人的辦公環(huán)境，選擇合適的辦公非常重要，一般中大型企業(yè)主要的需求是打印，其次就是復(fù)印和傳真，掃描需求量相對(duì)較小，但是需求肯定也是有的，主要是看企業(yè)性質(zhì)。
企業(yè)辦公
因此在選購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)，首選需要考慮的是打印和復(fù)印需求，其次就是傳真需求，最后是掃描需求，企業(yè)部門多，人員多，在需求上存在一定的差異，因此企業(yè)首先需要在內(nèi)部做一個(gè)需求調(diào)查了解，比如說，A部門經(jīng)常有彩色文件輸出，B部門只有黑白文件輸出，C部門只有復(fù)印和傳真需求，那么我們需要根據(jù)各部門的需求，尋找一個(gè)解決方案，這個(gè)解決方案里面可以是多款產(chǎn)品共同組成，也可以是一款產(chǎn)品來滿足多部門的需求。解決方案不能單純是滿足用戶需求，而且還需要對(duì)各部門的需求進(jìn)行管理，來控制浪費(fèi)，為企業(yè)節(jié)約成本。
從上面的分析可以看出，中大型企業(yè)對(duì)于辦公文印主要有2個(gè)需求，第一個(gè)就是滿足公司整體文印需求，第二個(gè)就是控制浪費(fèi)，為企業(yè)節(jié)約辦公成本。因此如果企業(yè)單純通過分散式形式購(gòu)買多臺(tái)各種輸出設(shè)備，那么在管理上就會(huì)存在困難，很容易造成成本浪費(fèi)，如果一臺(tái)辦公設(shè)備能夠解決公司大部分文印輸出，那么在管理上就相對(duì)容易一些。
目前大部分中高端數(shù)碼復(fù)合機(jī)都能夠?yàn)橛脩籼峁┮粋€(gè)綜合性的解決方案，既能夠滿足企業(yè)文印輸出，而且還能夠通過各種軟件的權(quán)限設(shè)置來管理、控制各部門的文印輸出。下面筆者來為大家分享幾個(gè)廠商的數(shù)碼復(fù)合機(jī)解決方案。
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京瓷更加注重行業(yè)用戶應(yīng)用解決方案
表單解決方案
打印資源的合理利用是任何企業(yè)在提高生產(chǎn)力和效率、降低成本方面的關(guān)鍵因素。京瓷提供了一個(gè)強(qiáng)大、靈活和低成本的方法來取代傳統(tǒng)表單打印，那就是將整個(gè)表單打印過程流水線化。
在線表單打印模式 更加省時(shí)省成本
將表單存儲(chǔ)于CompactFlash存儲(chǔ)卡或打印機(jī)的硬盤上，可以獲得下面優(yōu)勢(shì)：
1、節(jié)省有關(guān)預(yù)打印表單的開支。
2、根據(jù)需要，隨時(shí)修改表單，比如：地址、標(biāo)志、地區(qū)碼等數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
3、減少網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)。
4、將表單打印移至工作組上，從而縮減工作周轉(zhuǎn)時(shí)間，同時(shí)給用戶提供了便利。
5、將一個(gè)打印分成多個(gè)簡(jiǎn)單的子任務(wù)(subset finishing)，輸出至不同的彩色媒介上。
通過京瓷頁(yè)面描述語(yǔ)言PRESCRIBE，能夠節(jié)約大量成本并提高效率。即便是大量的復(fù)雜的表單，都提供了一個(gè)方便且經(jīng)濟(jì)的管理途徑。
這一解決方案適合醫(yī)療、學(xué)校、金融、倉(cāng)庫(kù)以及企業(yè)工作組等，比如可以為企業(yè)的發(fā)票、提貨單、訂購(gòu)單和其他表單的打印，還可以為倉(cāng)庫(kù)的裝箱單的電子表單或標(biāo)簽打印，并且通過無(wú)線技術(shù)和表單解決方案相結(jié)合實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，解決倉(cāng)庫(kù)中布線難的問題。對(duì)于金融行業(yè)來說，可以通過可以在普通紙張上實(shí)現(xiàn)低成本打印，免除了購(gòu)買昂貴的專用紙張的費(fèi)用，并將表單打印在指定位置以便于發(fā)行。
更多京瓷解決方案：http://www.kyocera.com.cn/prdct/printer/solution/docprint.html
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理光彩色復(fù)合機(jī)智能化管理與低成本并進(jìn)
安全認(rèn)證增強(qiáng)保護(hù)力度
理光的中高端彩色復(fù)合機(jī)MP C2800/C3300/C4000/C5000更多的應(yīng)用了智能化管理解決方案能過很好的為用戶控制成本，減少浪費(fèi)。其中安全認(rèn)證提高了BASIC認(rèn)證、windows認(rèn)證、LDAP認(rèn)證、用戶代碼認(rèn)證、綜合服務(wù)器認(rèn)證等多種認(rèn)證方式。通過不同認(rèn)證設(shè)置設(shè)置不同身份用戶的權(quán)限。并且可以按照用戶需求設(shè)置使用權(quán)限，按照地址設(shè)置訪問權(quán)限，此外還可以獲取各個(gè)用戶的工作日志和訪問日志，這樣大大的增強(qiáng)了企業(yè)辦公的安全性。
IC卡認(rèn)證及增強(qiáng)鎖定型打印
本次發(fā)布的這四款中高端彩色復(fù)合機(jī)都支持IC卡認(rèn)證功能，通過IC卡可以限制未授權(quán)的客戶使用該復(fù)合機(jī)，可以通過刷卡來控制彩色的使用權(quán)限，減少輸出浪費(fèi)，降低總體辦公成本。通過增強(qiáng)型鎖定打印模塊，打印的文檔將會(huì)保存在機(jī)器的硬盤中，通過刷卡認(rèn)證后，選擇打印或者刪除，這樣可以有效的避免誤打或者打錯(cuò)的情況，減少不必要的浪費(fèi)。
打印解決方案
非授權(quán)復(fù)印控制
這次發(fā)布的理光彩色復(fù)合機(jī)在高端產(chǎn)品上采用了RPCS打印程序支持一種獨(dú)有的功能，就是控制非法復(fù)印功能，通過該功能可以將圖形或者文字加入打印文字中，如果在未授權(quán)狀態(tài)下對(duì)文檔進(jìn)行復(fù)印，復(fù)合機(jī)會(huì)將加入的文字或者圖形采用全灰色覆蓋復(fù)印稿件來提醒用戶，從而降低了敏感文件被非法復(fù)印的風(fēng)險(xiǎn)。
優(yōu)化的文檔管理
為了優(yōu)化文檔管理流程，所有打印件、復(fù)印件、傳真和掃描數(shù)據(jù)均可通過Wed lmage Monitor 檢索、存儲(chǔ)、瀏覽，甚至可以監(jiān)控和檢查聯(lián)網(wǎng)的外圍設(shè)備的狀態(tài)。IT經(jīng)理和網(wǎng)絡(luò)管理員還可以設(shè)置用戶權(quán)限，獲取完整的作業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和使用權(quán)限。
通過智能化管理，對(duì)于大型企業(yè)用戶如何來控制部門的辦公成本，以后員工的辦公成本的需求，這都是一個(gè)非常方便的辦法，通過管理不但提高企業(yè)的效率、安全性，而還能很好的節(jié)約辦公成本。
東芝智橋用戶、設(shè)備管理解決方案
東芝復(fù)合機(jī)在產(chǎn)品上也是相當(dāng)注重解決方案的一個(gè)廠商，特別是在高端復(fù)合機(jī)上，智能管理化的應(yīng)用，使得大型企業(yè)或者集團(tuán)公司有一個(gè)很好的辦公流程，能更好的為用戶控制辦公成本。
設(shè)備管理解決方案
智橋Fleet Management System(簡(jiǎn)稱EFMS)是一款網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)碼復(fù)合機(jī)(MFP)設(shè)備管理軟件。對(duì)于用戶現(xiàn)場(chǎng)眾多聯(lián)網(wǎng)的MFP，實(shí)施統(tǒng)一的管理，有效提高設(shè)備管理的工作效率。EMFS可以提供MFP的復(fù)印、打印等文檔輸出量的統(tǒng)計(jì)與管理，而通過設(shè)定不同的費(fèi)率，可以實(shí)現(xiàn)按部門或者個(gè)人進(jìn)行費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與核算。在設(shè)備管理方面，EFMS的可以快速鏈接到TopAccess對(duì)設(shè)備進(jìn)行設(shè)置，而通過設(shè)定自動(dòng)發(fā)送設(shè)備警示信息給管理員，可以極大地方便IT以及行政管理人員的工作，為MFP設(shè)備管理之必備工具。
設(shè)備管理
1、快速鏈接至TopAccess，全面的設(shè)備設(shè)置與管理
2、通過E-Mail自動(dòng)發(fā)送設(shè)備狀況信息給管理人員
3、可以為設(shè)備設(shè)定不同的區(qū)域、部門以及計(jì)費(fèi)中心，自由切換，按需管理
輸出管理
1、自動(dòng)收集設(shè)備信息，按月查詢歷史數(shù)據(jù)分機(jī)型匯總
2、按照打印、復(fù)印、傳真、掃描以及不同的色彩模式分類查詢
3、按照黑白模式、全彩模式、雙色模式分類顯示
4、可以統(tǒng)計(jì)匯總MFP部門代碼所對(duì)應(yīng)的輸出量
數(shù)據(jù)呈現(xiàn)
1、報(bào)表以及柱狀圖形式直觀顯現(xiàn)每臺(tái)MFP使用情況
2、按區(qū)域、部門以及計(jì)費(fèi)中心匯總多臺(tái)MFP使用情況
3、可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出至CSV文件，便于后續(xù)處理
成本計(jì)算
1、可以為不同的設(shè)備設(shè)置不同的費(fèi)率
2、可以按照復(fù)印、打印、掃描、傳真以及不同的色彩模式設(shè)定費(fèi)率
用戶管理解決方案
智橋ID Gate是一款基于IC卡對(duì)MFP操作用戶進(jìn)行管理的方案。結(jié)合用戶的網(wǎng)絡(luò)域服務(wù)器，通過給不同的域用戶分配不同的權(quán)限，可以開放或者禁止用戶使用東芝MFP的復(fù)印、打印、掃描、傳真等功能。而刷卡式的用戶驗(yàn)證方式，也極大的方便了用戶的操作，避免的手動(dòng)輸入帳號(hào)和密碼的繁瑣。結(jié)合東芝設(shè)備管理軟件TopAccess，e-Counter Pro, 或智橋Fleet Management System(EFMS), 也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于部門用戶的輸出統(tǒng)計(jì)與監(jiān)督。
東芝復(fù)合機(jī)通過對(duì)用戶進(jìn)行刷卡式的管理，能夠很好為企業(yè)進(jìn)行成本管理，同時(shí)不同的用戶在權(quán)限上存在一定的差異，通過設(shè)備管理可以實(shí)現(xiàn)按部門或者個(gè)人進(jìn)行費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與核算，能夠有效的為企業(yè)控制辦公成本。
佳能復(fù)合機(jī)是國(guó)際三大品牌之一，在市場(chǎng)中的口碑一直都很好，正是因?yàn)槿绱耍涯茉谖挠〗鉀Q方案上，一直都做的非常不錯(cuò)，其中特別突出的表現(xiàn)有安全性、總體成本(TCO)、運(yùn)用管理、網(wǎng)絡(luò)化、可用性、文件管理、合理配置、環(huán)境等等。下面筆者主要為大家分享總體成本方面的解決方案。
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如何管理各部門的合理用量
問題的產(chǎn)生
目前公司的復(fù)印、打印、傳真總量呈上升趨勢(shì)， 但無(wú)法得知每個(gè)部門具體用量多少。為了控制日益增長(zhǎng)的辦公成本， 公司需要向每個(gè)部門的輸出量進(jìn)行收費(fèi)，那么如何統(tǒng)計(jì)各部門用量呢?
作為公司的IT管理部門或者財(cái)務(wù)部門，試想一下，如果能夠輕松的管理多功能數(shù)碼復(fù)合機(jī)的用量，將為公司降低多少成本呢?
需要查看每位員工的復(fù)印、打印、掃描、傳真等作業(yè)量?同時(shí)為了使紙張和墨粉的庫(kù)存保持在最佳水平，您是否需要精確地預(yù)測(cè)這些耗材的用量?
成本控制流程圖
問題的改善
iW 記賬管理軟件，高效成本控制
iW Accounting Manager for MEAP軟件安裝在支持MEAP功能的佳能iR/iRC主機(jī)上，記錄所有的復(fù)印、打印、掃描、傳真作業(yè)。
此外，該軟件還能記錄每名員工的使用量，結(jié)合部門ID對(duì)印量進(jìn)行限制的功能，可以讓您輕松實(shí)現(xiàn)輸出成本控制。
紙張用量統(tǒng)計(jì)功能
能提供詳細(xì)的紙張用量報(bào)告，包括張數(shù)，雙面使用次數(shù)，紙張統(tǒng)計(jì)等等。
自動(dòng)發(fā)送報(bào)告
可以把這些詳細(xì)的數(shù)據(jù)報(bào)告根據(jù)事先設(shè)定的時(shí)間間隔，定時(shí)自動(dòng)發(fā)送到指定接收人的e-mail，共享文件及其它終端。
收集詳細(xì)的作業(yè)日志
最多可以收集10000條復(fù)印/打印/掃描/傳真的工作日志，可以看到所有打印文件的中文文件名和所有發(fā)送的傳真作業(yè)的號(hào)碼等信息，并且可以按照部門或者個(gè)人的分類來查看，使每個(gè)作業(yè)都有記錄可循。
通過web 瀏覽器查看
讓您可以方便的通過Web瀏覽器查看收集到的精確數(shù)據(jù)。您可以在任何時(shí)候，任何地點(diǎn)及時(shí)查看到最新的數(shù)據(jù)。
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