人力資源女經(jīng)理的親身經(jīng)歷 HP雙面打印
兩頁紙的容量 一頁紙的成本 ——人力資源經(jīng)理精明的雙面打印選擇
旭日初升，清風(fēng)拂面，初夏的早晨總能讓人精神一振，但辦公室中的黃女士卻高興不起來。黃女士是一家大型跨國公司的人事總監(jiān)，負(fù)責(zé)員工的招聘、培訓(xùn)、薪酬和員工管理等工作。最近一段時(shí)間，企業(yè)內(nèi)部變動(dòng)較大，這為黃女士帶來了直接的麻煩。
周一一大早上班，三項(xiàng)工作已經(jīng)在辦公桌案頭等待黃女士的出現(xiàn)了：兩名新員工入職，需要打印公司合同和公司規(guī)章制度、福利等說明;技術(shù)部員工培訓(xùn)將在周二進(jìn)行，需要打印最新的技術(shù)資料和培訓(xùn)課程;員工管理體系更新工作結(jié)束，需要把更新后的文件打印并存檔。
對(duì)黃女士來說，這些事務(wù)都是家常便飯。但三個(gè)工作放在一起，卻有些讓人煩惱。公司的規(guī)章制度、培訓(xùn)以及員工資料等，每一項(xiàng)都需要進(jìn)行大量的打印，打印出來的文件疊加起來，會(huì)像小山一樣高。“到底是自己一趟、一趟搬，還是找年輕力壯的同事幫忙?或者借個(gè)小推車?”黃女士一邊犯著愁，一邊來到打印室。
每個(gè)周一早晨，打印室都很忙亂，今天也不例外。但黃女士一邊等待打印、一遍翻看雜志的時(shí)候，偶然間看到一則介紹HP雙面打印技術(shù)的文章。在HP標(biāo)配了雙面打印單元的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)中，文檔的雙面打印可以輕松實(shí)現(xiàn)。“如果這樣的話，我的打印文件只要有從前一半的厚度就夠了。”黃女士這樣想。
于是，黃女士開始到處尋找有關(guān)雙面打印的介紹，并了解到HP在雙面打印方面提供了量身定制的解決方案。
通常，為了提高紙張利用率、優(yōu)化文件打印裝訂效果，用戶有時(shí)候會(huì)手動(dòng)操作來實(shí)現(xiàn)雙面打印。這樣雖能提高紙張的利用率以及改善材料過厚的現(xiàn)象，但人工操作的卡紙率和操作失誤率很高，所造成的浪費(fèi)和因此對(duì)整體工作效率的影響同樣不能令人滿意。對(duì)黃女士這種日理萬機(jī)的人事經(jīng)理而言，更需要無法負(fù)擔(dān)的時(shí)間投入。
黃女士也考慮過通過采購價(jià)格低廉的打印紙來降低成本?？蛇@種辦法也只不過能節(jié)省20%的費(fèi)用，但它所帶來的問題卻挺多：低價(jià)紙克重過輕、打印效果極不美觀，且低質(zhì)量的紙張會(huì)直接導(dǎo)致打印機(jī)卡紙現(xiàn)象的增加。而如果應(yīng)用雙面打印就能得到優(yōu)化管理、降低成本的雙重功效。
深入了解HP的雙面打印解決方案后，黃女士進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到其好處。HP將其全線網(wǎng)絡(luò)打印系列都提供了標(biāo)配雙面打印功能，以提高辦公效率、節(jié)約打印成本。雙面打印能在節(jié)省50%紙張費(fèi)用的同時(shí)，將文件的厚度減少50%，既節(jié)省了文件存放空間，又方便攜帶。而且，雙面打印也更符合人們的閱讀習(xí)慣。
經(jīng)過多次溝通，黃女士終于說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，為打印機(jī)配備了雙面打印單元。這樣一來，她從前碰到的問題迎刃而解。從前一本就厚達(dá)數(shù)十甚至近百頁的員工手冊(cè)，現(xiàn)在可以輕松搞掂。雙面打印減少了材料的厚度，打印出來的文件給人一種耳目一新的感覺。“雙面打印使文件材料不再是一堆沒有生氣的紙，而更像是一本書，能給人一種專業(yè)感”，同事們這樣評(píng)價(jià)黃女士的“新作品”。
日常的培訓(xùn)資料也都得到簡(jiǎn)單處理。“讓員工拿著厚厚一沓資料去學(xué)習(xí)，不但顯得不專業(yè)，還可能直接影響學(xué)習(xí)積極性。”黃女士談起自己的想法時(shí)這樣說。而現(xiàn)在，采用雙面打印之后，培訓(xùn)資料薄薄一本，拿在手里翻看時(shí)輕輕松松，再也聽不到員工開玩笑說學(xué)習(xí)資料是“字典”了。
“管理每一張紙”是黃女士一直就堅(jiān)信的理念。公司的成本控制，其實(shí)就是從這樣的小事入手的。有了成功的體驗(yàn)，黃女士把自己在雙面打印方面的心得和整個(gè)公司臨行分享。其實(shí)，不只人事部門，其他部門的日常辦公打印也都存在同樣的問題。現(xiàn)在，全公司50%以上的打印機(jī)都配置了HP的雙面打印單元。看到從自己的實(shí)踐中感悟出來的辦公小竅門在全公司范圍內(nèi)得到推廣，黃女士開心地笑了。
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