ADP：人力資源外包的新定義
選項(xiàng)研究
"外包"一詞背后的意義
如前所述，對于大多數(shù)企業(yè)，"外包"一詞有褒有貶，涇渭分明，而這個態(tài)度往往取決于當(dāng)事人對項(xiàng)目的個人體驗(yàn)。
首先，外包的優(yōu)勢和缺點(diǎn)并不是"一邊倒"。雖然全外包解決方案，如PEO（Professional Employer Organization）或傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程外包解決方案（Business Process Outsourcing）都可以成為有效外包的形式，但是當(dāng)涉及到今天的人力資源和福利管理，我們需要重新定義"外包"這個詞。
為什么？因?yàn)槭忻嫔弦延辛至挚偪偟姆桨缚晒┻x擇，其靈活性相當(dāng)高--其中不少方案已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)的外包，演變?yōu)檎嬲暮献骰锇殛P(guān)系。
也許，對于"外包"一次更好的詮釋是"優(yōu)化"。隨著市面上出現(xiàn)越來越多的工具和支持，中等規(guī)模的企業(yè)將有更多的選擇來優(yōu)化勞動力管理，實(shí)現(xiàn)真正的進(jìn)步。
對外部供應(yīng)商人力資源服務(wù)的興趣
受訪者被要求閱讀10個人力資源職能，并針對每個職能表明交由外部供應(yīng)商處理（即外包）的興趣（使用5分制，其中1 = 不感興趣，5 = 非常感興趣）。
由于"外包"這個詞對于不同的人會有完全不同的認(rèn)知，所以這里對"外包"的定義如下：
這些服務(wù)將通過提供易于使用的工具交付，如通過實(shí)時的呼叫中心解答員工的問題，如通過經(jīng)驗(yàn)豐富的人力資源業(yè)務(wù)合作伙伴解決各種難題。您和您的工作人員將負(fù)責(zé)監(jiān)督服務(wù)提供商，與他們密切合作，但工作人員的大部分時間將花在重新規(guī)劃其他人力資源職能上。
急切希望將所有10項(xiàng)職能外包的受訪者（評分為5）的比率為21%。這雖然不高，但是希望或急切希望將所有10項(xiàng)職能外包的受訪者（評分為4和5）的比率高達(dá)56%。受訪者希望外包的前四項(xiàng)職能為：
o 合規(guī) (29%)
o 風(fēng)險管理 (27%)
o 福利管理 (26%)
o 培訓(xùn)(23%)
這與ADP公司的其他研究結(jié)果吻合。這些研究表明，F(xiàn)SA、COBRA、401(k)記錄保存和福利記錄保存是企業(yè)最傾向于外包的人力資源/福利工作。不少這些行政工作都可通過現(xiàn)有的人力資源和自助服務(wù)工具實(shí)現(xiàn)自動處理，讓企業(yè)的人力資源專業(yè)人士把重點(diǎn)放在更具戰(zhàn)略意義的人力資源工作上。
對于有意外包10項(xiàng)人力資源職能中至少一項(xiàng)的受訪者（評分為4/5），他們被問到（同樣采用5分制）在同一家外部供應(yīng)商獲得所有外包服務(wù)的意向如何。超過一半的（53%）的受訪者有意或高度有意（評分為4/5）將其所有外包委托給一家供應(yīng)商處理，14%的受訪者為高度有意（評分為5）。
外包的使用情況和集成的需求
為了了解企業(yè)目前如何處理四個特定的人力資源和福利管理工作，受訪者要求在以下三個選項(xiàng)中進(jìn)行選擇：
o 完全依靠企業(yè)內(nèi)部員工完成處理，
o 外包部分工作給外部的服務(wù)提供商（服務(wù)提供商未處理整個工作），
o 使用流程外包型服務(wù)提供商，由提供商負(fù)責(zé)處理各方面的工作。
幾乎所有的受訪者的人力資源團(tuán)隊(duì)（96-99%）都開展下面四個任務(wù)之一：員工福利計(jì)劃管理，風(fēng)險管理，招聘和選拔，以及休假管理。只有1-3％受訪者的公司目前為每個領(lǐng)域使用完全業(yè)務(wù)流程外包（BPO）。規(guī)模較大的公司（250-999名員工）更傾向于外包所有領(lǐng)域，特別是風(fēng)險管理。
如果受訪者的人力資源團(tuán)隊(duì)為每項(xiàng)工作使用一款軟件，那么他們對軟件與其他內(nèi)部/外部系統(tǒng)的集成給予了較低的評價，因?yàn)檫@阻礙了他們共享數(shù)據(jù)--對于小公司尤其如此：
o 對于所使用的系統(tǒng)，多數(shù)公司擁有雇員福利計(jì)劃管理軟件（71％），只有一半（53％-44％）公司擁有風(fēng)險管理軟件、招聘/選拔軟件、休假管理軟件。受訪者的人力資源團(tuán)隊(duì)為每個領(lǐng)域平均使用一款應(yīng)用軟件，每個領(lǐng)域的系統(tǒng)平均使用數(shù)量從0.5到1.2。
o 對于使用至少一個人力資源系統(tǒng)（80％的公司）的受訪者，當(dāng)被問到為了共享數(shù)據(jù)，他們的人力資源系統(tǒng)是如何同公司內(nèi)部、外部的其他系統(tǒng)集成的（采用5分制，其中1 = 完全不集成；5 = 高集成），多數(shù)（57％）的受訪者評價其系統(tǒng)為1或2分（不集成），只有四分之一（25％）評為4或5分（集成）。相對較大型的企業(yè)，小型企業(yè)（100-249名雇員）中的受訪者更多給出了"1，完全不集成"（小型企業(yè)為45%，較大型企業(yè)為30%）。
新的外部資源：HRBP
在傳統(tǒng)外包之外，還有一種新的選擇--"人力資源業(yè)務(wù)伙伴"（HRBP）。HRBP為企業(yè)提供外部的人力資源和專家，隨時為企業(yè)就任何復(fù)雜的人力資源問題提供咨詢意見，為具體的人力資源問題給出具體的答案。
在對這項(xiàng)服務(wù)沒有給出具體價格的情況下，調(diào)查員要求受訪者就這一概念進(jìn)行評分（5分制，其中1 = 一點(diǎn)也不感興趣，5 = 非常感興趣）。將近一半（45％）的受訪者要么感興趣，中立，或已經(jīng)在實(shí)施HRBP。
對于這45%感興趣，中立，或已經(jīng)在實(shí)施HRBP的受訪者，調(diào)查員給出了5個項(xiàng)目，以確定他們?nèi)绾卫肏RBP：
針對具體的人力資源合規(guī)問題尋求解答，
(2) 制定員工和管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，
(3) 在解決員工問題時獲取幫助，
(4) 為復(fù)雜的人力資源工作制定公司的計(jì)劃和政策，或
(5) 獲得人力資源最佳實(shí)踐的資訊。
受訪者還被問及傾向于如何同HRBP互動。
對HRBP感興趣或中性的受訪者通常愿意將HRBP當(dāng)作"針對具體的人力資源合規(guī)問題尋求解答"（43％），較少的人愿意將HRBP用作"制定員工和管理人員培訓(xùn)計(jì)劃"（20％）或作其他用途（14％-11％）。
對HRBP感興趣或中性的大部分受訪者愿意完全通過電話或電子郵件與HRBP互動，不需要專人登門拜訪（91％）。然而，三分之二（63％）的人仍然希望以電話和電子郵件交流為主，而在需要時能有專人上門服務(wù)。
內(nèi)部資源：員工和管理層自助服務(wù)
對于希望能加強(qiáng)員工參與和優(yōu)化勞動力管理的中型公司而言，簡化人力資源和福利具體任務(wù)的處理--無論是通過互聯(lián)網(wǎng)（辦公室或服務(wù)站）處理，或者是在家中（自助服務(wù)）處理--已經(jīng)變得越來越重要。目前，大約一半（48％）受訪者的公司允許其員工或經(jīng)理開展某些和人力資源相關(guān)的自助服務(wù)。
較大型企業(yè)（250-999名員工）比小企業(yè)（100-249名員工）更大規(guī)模實(shí)施管理人員自助服務(wù)和員工考勤自助服務(wù)功能。最大型的企業(yè)（500-999名員工）比較小的企業(yè)更愿意讓雇員修改個人資料（21％，較小型企業(yè)為12％）。
當(dāng)被問及如何看待未來的自我服務(wù)，希望有什么樣的功能時，多數(shù)（56％）的受訪者表示出對以上5個員工或管理人員自助服務(wù)項(xiàng)目都有濃厚興趣，而且對每個項(xiàng)目的興趣遠(yuǎn)遠(yuǎn)要高于目前的使用情況。按照企業(yè)規(guī)模劃分，興趣也和目前使用情況具有差不多的特征：較大型的企業(yè)（250-999名員工）比較小的企業(yè)表現(xiàn)出對管理人員和員工自我服務(wù)功能更大的興趣。
目前，大多數(shù)受訪者（76%）已經(jīng)讓其員工或管理人員使用上述自助服務(wù)之一，或者他們計(jì)劃在未來實(shí)施這些服務(wù)。在未來的計(jì)劃中，受訪者對管理人員自助服務(wù)功能的興趣高于員工自助服務(wù)功能，盡管如此，21%的受訪者有意實(shí)施所有5個項(xiàng)目。
處理人力資源工作最有效的途徑
為了更好地了解中型企業(yè)在優(yōu)化其外包工作上的需求，研究給出了17個特定的人力資源任務(wù)，要求受訪者選出他們認(rèn)為最有效的處理方式（暫且不管他們目前是如何處理的）。這17個任務(wù)包括休假管理（4個任務(wù)），福利管理（4個任務(wù)），薪酬（3個任務(wù)），搜尋和篩選（2個任務(wù)），風(fēng)險和安全管理（3個任務(wù)）和獎勵（1個任務(wù)）。
為了明確處理每個人力資源任務(wù)的最有效方式，研究給受訪者四個選項(xiàng)。這些選項(xiàng)依次為：
1. 使用現(xiàn)有的內(nèi)部資源，完全在企業(yè)內(nèi)部處理
2. 完全在企業(yè)內(nèi)部處理，但是從外部供應(yīng)商中獲得更好的技術(shù)工具
3.借助外部供應(yīng)商的良好技術(shù)以及外部人力資源專家的幫助，有效解決問題，獲得建議
4. 完全由外部供應(yīng)商管理
調(diào)查結(jié)果表明，有些任務(wù)在公司內(nèi)部處理更好，但是有些任務(wù)則適合某種程度的外包。下面的回答表明，若采用更現(xiàn)代、更融合的外包方式，可為相當(dāng)數(shù)量的任務(wù)帶來優(yōu)勢。
接下來：選項(xiàng)研究
某些行政性的工作已經(jīng)外包，但是某些工作，如更復(fù)雜的、與人力資源部密切相關(guān)的工作，則較少外包。然而，受訪者最傾向于外包的人力資源工作并不一定是那些最耗時的工作，而是那些與人力資源部最密切相關(guān)的工作。雖然時間是考慮的重要因素之一，但如何成功規(guī)避風(fēng)險是人力資源開展最佳實(shí)踐的真正驅(qū)動力。
戰(zhàn)略性人力資源管理計(jì)劃具體怎么樣才是最優(yōu)化的，這因企業(yè)而異，但是從這10個調(diào)查的反應(yīng)來看，某些類型的工作的的確確非常適合某種程度的外包/優(yōu)化。
盡管，或者就是因?yàn)樽罱袌霾▌雍统掷m(xù)的經(jīng)濟(jì)不景氣，所以現(xiàn)在正好是探究市面上靈活的方案選項(xiàng)契機(jī)：您可以創(chuàng)建一個或多個定制的外包解決方案，以優(yōu)化您的人力資源管理。一個值得信賴的專家資源，將為中型公司帶來寶貴的價值，將幫助他們勇于面對各種挑戰(zhàn)，如RIF（勞動力縮減）、并購等。
2008年10月，人力資源管理協(xié)會（SHRM）在全美展開了一項(xiàng)調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，70％的人力資源專業(yè)人士認(rèn)為如果美國經(jīng)濟(jì)不能好轉(zhuǎn)，那么所在企業(yè)將有削減預(yù)算的可能。在2008年10月的另一項(xiàng)SHRM調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)如果經(jīng)濟(jì)繼續(xù)低迷，65%的受訪企業(yè)在人力資源上的投資都將"保持不變"，這要求人力資源部在管理其投資上變得更加高效。
正如在2007年10月ADP公司的《人力資源需求》調(diào)查中說道，無論什么行業(yè)，無論什么規(guī)模的機(jī)構(gòu)，在競爭中取得成功的企業(yè)--無論是跑贏競爭對手，還是獲得高質(zhì)量的員工--都將是能為其人力資源專家創(chuàng)建可集中精力于實(shí)現(xiàn)長期價值的環(huán)境的企業(yè)。
明智地、有選擇性地使用外包，將是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。
意見和建議
正如本研究結(jié)果顯示，外包/優(yōu)化的手段對于不同的人是不一樣的。本報(bào)告需傳遞的重要信息是，當(dāng)談到優(yōu)化人力資源和福利工作時，您和您的企業(yè)有多種選擇。
如果外包仍然對您而言有一些負(fù)面的含義，現(xiàn)在是時候重新定義這個詞。如前所述，"優(yōu)化"是對外包的一種新的思考。這里對外包給出了一個基本定義：
外包是一種有選擇性地使用外部資源--無論工具，基礎(chǔ)架構(gòu)和系統(tǒng)，或人的專門知識--以優(yōu)化您的勞動力管理的積極方式。
三步走
要優(yōu)化勞動力管理，請考慮三步走：
優(yōu)化勞動力管理第一步--利用現(xiàn)有的內(nèi)部和外部資源組合評估和衡量您的特定需求。如前所述，好的外包并不是"放之四海而皆準(zhǔn)"的。
現(xiàn)在是時候考慮整合您在人力資源和福利工作上的所有需求。在2008年9月，ADP公司的一項(xiàng)白皮書提出了以下問題，也許您的企業(yè)已經(jīng)有這些問題的答案：
o 您的業(yè)務(wù)分析和勞動力指標(biāo)是否強(qiáng)大？
o 為吸引、發(fā)展和留住企業(yè)所需要的人才，制定了哪些程序和制度？
o 您是讓技術(shù)幫助您，還是仍在疲于應(yīng)對重復(fù)的、人工的工作？
只有當(dāng)您對以上問題心中有數(shù)，才能建立更好的業(yè)務(wù)方案，才能優(yōu)化在勞動力管理上的投資。在這個前所未有的不確定、不穩(wěn)定經(jīng)濟(jì)時期，"明哲保身"是不夠的，還需要能探索新的途徑，最大限度改善您在人力資源上的投資。
尋求最佳實(shí)踐。
第二步是探索市場上的最佳實(shí)踐，全面考察供應(yīng)商提供的方案。無論您是在一個供應(yīng)商中外包多項(xiàng)工作，還是利用多位專家處理單項(xiàng)任務(wù)，都必須要慎重評估您的潛在供應(yīng)商--或者更準(zhǔn)確說是合作伙伴。評估標(biāo)準(zhǔn)有如下：
o 潛在合作伙伴的經(jīng)驗(yàn)是否豐富？
o 這些經(jīng)驗(yàn)是否具有相當(dāng)?shù)纳疃群蛷V度？
o 他們是否了解中型公司的需要？
o 他們提供的解決方案是否靈活，透明，集成？
o 潛在合作伙伴的穩(wěn)定性如何？（您的合作伙伴應(yīng)能減少您的風(fēng)險，而不是增加風(fēng)險。）
o 您是否能持續(xù)獲得最佳實(shí)踐和專家及時的支持？
在第二個步驟上不能操之過急。選擇正確的合作伙伴，對您的成功至關(guān)重要。
至少有一個嘗試新事物。
正如本研究受訪者的經(jīng)驗(yàn)表明，有效的外包有各種表現(xiàn)形式。
外包完全可以從小處開始著手：明確一個關(guān)鍵的人力資源工作或需求，最好這個工作或需求獲得的改善是可以量化的，從而獲得外部的支持--無論是提供給內(nèi)部員工更好的工具或技術(shù)，或者部分外包工作或職能，或者選擇全部外包。
如果目前您正同任何供應(yīng)商有來往，如在薪酬和人力資源信息系統(tǒng)上有合作，那么與他們一起開始這樣工作將事半功倍。他們具備資深的知識，給您的幫助可能超乎您的預(yù)料。
您也可以改善當(dāng)前的解決方案，添加自動化的工具，或建立更有效的呼叫中心。添加這些功能可以是一個漸進(jìn)的過程，萬事開頭難，請穩(wěn)妥地開展每一步。如本調(diào)查的受訪者表示，有效的外包將優(yōu)化您的勞動力管理，但是需要專注，需要各方面的努力。
最后的思考
挑戰(zhàn)、不斷變化的時代需要企業(yè)有新的戰(zhàn)略。現(xiàn)在正是重新定義外包的良好時機(jī)--請全面挖掘靈活的外包方案，請優(yōu)化企業(yè)的勞動力管理。
外包將為整個企業(yè)創(chuàng)造優(yōu)勢：高階管理層將達(dá)成其目標(biāo)，包括實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性的人力資源管理，讓人力資源部在總裁會議上有一席之地，為企業(yè)決策提供更有價值的信息；而人力資源團(tuán)隊(duì)可獲得優(yōu)秀的工具和專業(yè)的知識，讓其工作發(fā)光發(fā)熱。
在對外包持積極看法的受訪者中，他們不僅對外包的經(jīng)驗(yàn)最豐富，并且或多或少經(jīng)歷了一些企業(yè)的變動。這類受眾更具有前瞻性思維，更全方位考慮人力資源部的定位以及其在企業(yè)中的責(zé)任。一旦他們找到同樣具有豐富經(jīng)驗(yàn)的外包商，那么就能契合其需求開發(fā)適用的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)最佳集成。
企業(yè)需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是什么？實(shí)現(xiàn)人力資源和企業(yè)目標(biāo)、業(yè)務(wù)流程的和諧統(tǒng)一。而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，您可以將部分人力資源和福利職能有效外包，不用外包所有工作；或者利用所有資源--外部和內(nèi)部資源開展外包工作。
外包，必須是能優(yōu)化勞動力管理，加強(qiáng)用戶的控制能力。最優(yōu)秀的外包方案能讓將新興技術(shù)同用戶當(dāng)前的勞動力應(yīng)用軟件，以及現(xiàn)有的流程和員工相結(jié)合。今天已有這樣的方案提供。因此，您還在等什么？現(xiàn)在就行動！
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