企業(yè)郵件歸檔三步解析 內(nèi)部管控是主因
郵件歸檔一般情況下，通常用以滿足審計、管理、分析或參考的目的，還可以用于應(yīng)用恢復(fù)或數(shù)據(jù)恢復(fù)。有關(guān)郵件歸檔，我們從以下三點來了解：
1、內(nèi)部管理控制成為郵件歸檔的重要內(nèi)因
2004年美國技術(shù)和市場研究機(jī)構(gòu)Radicati Group對企業(yè)電子郵件的歸檔需求進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示25%的需求來自內(nèi)部策略管理，15%的需求來自知識庫管理。這兩個方面的需求都屬于內(nèi)部管控要求。
如果說在IT應(yīng)用的初始階段，人們的著眼點主要在于現(xiàn)行業(yè)務(wù)的支撐，而疏于對數(shù)據(jù)尤其是歷史數(shù)據(jù)的管理的話，那么隨著信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的累積、風(fēng)險事故的發(fā)生，管理層開始意識到將電子文件歸檔，是實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要方法。曾經(jīng)有案例顯示，一家公司某中層干部跳槽，將辦公自動化系統(tǒng)中歷年的文件全部拷貝帶走，其中不乏帶有機(jī)密性的文件。如果能將往年文件歸檔，從辦公自動化系統(tǒng)卸載出來，則可有效地規(guī)避此類風(fēng)險。
除了出于保護(hù)信息安全的目的而開展歸檔之外，保護(hù)信息資產(chǎn)、實現(xiàn)信息資產(chǎn)增值是另一重要管理需求。已經(jīng)有越來越多的機(jī)構(gòu)意識到內(nèi)部文檔是其重要的信息資產(chǎn)。Radicati Group 2004年的調(diào)查顯示，電子郵件用戶平均每日送出并接收84封電子郵件，數(shù)據(jù)大小共達(dá)10 MB左右。盡管該數(shù)據(jù)量僅僅針對電子郵件，仍然是相當(dāng)驚人的。
如果任由這些數(shù)據(jù)自生自滅，無異于親手將本屬于自己的財富白白扔掉。郵件歸檔是整合企業(yè)或組織內(nèi)部知識財富的前提。
2、遵從法律規(guī)定成為郵件歸檔的***外因
法規(guī)遵從性(compliance)是2002年之后世界范圍內(nèi)文件管理領(lǐng)域的一個最熱門的關(guān)鍵詞。起因源自2002年7月美國頒布的《薩班斯——奧克斯利法案》(Sarbanes-Oxley Act of 2002，SOX)。SOX法案的應(yīng)運而生，旨在加強(qiáng)企業(yè)監(jiān)管，防止企業(yè)欺詐。這個被布什稱為“自羅斯福總統(tǒng)以來美國商業(yè)界影響最為深遠(yuǎn)的改革法案”對文件的歸檔留存提出了非常嚴(yán)格的要求。比如，其最重要條款之一的404條款要求加強(qiáng)公司內(nèi)部控制，而保存文件并維護(hù)其真實、可用是加強(qiáng)內(nèi)部控制的基本手段。
在美國上市的各大公司都要根據(jù)404條款制定了內(nèi)部控制規(guī)章，《中國移動內(nèi)部控制手冊》中有44處提到要將相關(guān)文件歸檔。在SOX法案的影響下，為保護(hù)公眾利益而對文件(包括電子文件)歸檔相關(guān)的其他法案，如《健康保險流通與責(zé)任法案》(HIPAA)、美國證券交易委員會的《有關(guān)證券交易單位必須保存文件的規(guī)定》(SEC Rule 17a-4)近年來也越來越引起歐美國家的重視。如果相關(guān)機(jī)構(gòu)不按照這些法案的規(guī)定留存檔案，則可能面臨司法訴訟、高額罰款。
而中國2010年出臺的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中，就做了許多的要求事項，比如對內(nèi)部控制的事前、事中和事后制度支持提出控制要求，企業(yè)的內(nèi)部控制，應(yīng)該貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的決策、執(zhí)行和監(jiān)督的始終，涵蓋企業(yè)各種業(yè)務(wù)和事項。
2002年之后，陸續(xù)有機(jī)構(gòu)以身犯法，教訓(xùn)深刻，影響深遠(yuǎn)。2002年12月，5家華爾街股票代理公司德意志銀行、高盛集團(tuán)、美國銀行公司、摩根斯坦利和花旗集團(tuán)旗下的所羅門美邦，因未保留與業(yè)務(wù)有關(guān)的電子郵件，而被分別處以165萬美元的罰款。
2006年5月，摩根斯坦利再次因未按規(guī)則保存電子郵件，而被美國證交會罰款1500萬美元。而在此之前的一樁民事訴訟中，該公司因為拒絕交出電子郵件而輸了官司，被陪審團(tuán)一審判定賠償14.5億美元。據(jù)普華永道國際會計公司2005年的分析，在此前兩年的欺詐案調(diào)查中，涉及的企業(yè)數(shù)量是以前的3倍，這些官司中80%的證據(jù)系數(shù)字文件，平均每個官司都需要分析50萬封電子郵件和用戶文檔。
我國一批在美國上市的公司也面臨著遵循相關(guān)法規(guī)的迫切要求。隨著我國經(jīng)濟(jì)改革和政府改革的深入，行政手段不再是約束機(jī)構(gòu)歸檔行為的***大力量，取而代之的將是法律、法規(guī)。相關(guān)主管部門應(yīng)認(rèn)識到這種趨勢，正視并充分利用法律手段促進(jìn)機(jī)構(gòu)對業(yè)務(wù)證據(jù)的保存和維護(hù)。
3、存儲成本、系統(tǒng)效率成為歸檔的重要權(quán)衡要素
在紙質(zhì)時代，人們考慮物理空間的限制而只能留存最有價值的文件。明顯不同的是，數(shù)字時代人們考慮存儲成本的主要出發(fā)點已經(jīng)不再是物理空間，而是數(shù)據(jù)維護(hù)成本;已經(jīng)超出了單純檔案數(shù)據(jù)存儲成本的范疇，而要從整體數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)效率的角度全面衡量。
隨著業(yè)務(wù)活動的持續(xù)開展，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會不斷累加，而其中不活躍的數(shù)據(jù)如果繼續(xù)保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，一方面業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的活動數(shù)據(jù)保存在價格昂貴的主存儲設(shè)備中，造成硬件投資的不斷增加;另一方面過大的數(shù)據(jù)量會嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)程序運行的效率，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)投資效益造成折損。美國著名信息技術(shù)咨詢機(jī)構(gòu)Gartner Group的報告顯示，企業(yè)有78%的數(shù)據(jù)主要存儲在主存儲設(shè)備上，而主存儲設(shè)備通常比輔助存儲設(shè)備要貴很多。
存儲設(shè)備的購置費到底有多少呢？國際數(shù)據(jù)公司(IDC)6年前的統(tǒng)計顯示，2001年用戶在存儲產(chǎn)品和服務(wù)器上的花費已接近1∶1，到2003年，這一比例將擴(kuò)大至3∶1。時至今日，這個比例只會增加不會減少。但是，存儲設(shè)備的購置費并不是存儲成本的全部。
Gartner Group指出，對于最終用戶，其存儲容量與存儲管理的開銷大約為1∶3。由此可見數(shù)據(jù)存儲的低效將導(dǎo)致巨大浪費。將經(jīng)過流轉(zhuǎn)和處理的數(shù)據(jù)歸檔可以降低活動數(shù)據(jù)的規(guī)模，提升業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行效率。
郵件歸檔的相關(guān)介紹就為大家呈現(xiàn)這么多，我們也會和有興趣的讀者一樣會繼續(xù)關(guān)注此類的內(nèi)容和信息。
【編輯推薦】
