民辦高校辦公打印成本把控意識的改變
民辦高校作為當今全社會教育體系中的一股新生力量，正在成為越來越多學(xué)子實現(xiàn)大學(xué)夢想的平臺。民辦高校也如雨后春筍般快速成長，師資力量不斷壯大。但隨著辦學(xué)規(guī)模的逐年擴大，需要自負盈虧的民辦高校也會遇到一系列發(fā)展中的問題，其中如何控制學(xué)校運營成本，節(jié)省日常辦公開支就顯得尤為重要了。而辦公文印作為教職工日常教學(xué)工作中的一部分，對其成本把控也越來越受到重視。如何真正有效且可以長期持續(xù)地控制教學(xué)打印成本?不妨與我們一起走進北京工商管理專修學(xué)院，了解一下這家民辦高校在使用佳能激光打印機后，在辦公打印成本把控意識上的新變化。
打印成本管理，看似是小事的大事
北京工商管理專修學(xué)院是經(jīng)北京市教委批準，依托大型國有企業(yè)，以培養(yǎng)國際化復(fù)合型人才為己任的一所民辦高校。自1994年成立以來，堅持誠信辦學(xué)，堅持理論聯(lián)系實際，先后為社會培養(yǎng)優(yōu)秀畢業(yè)生三萬余人?，F(xiàn)有學(xué)校設(shè)置有7個下屬學(xué)院，共有學(xué)生近萬名。
如何有效管理這樣一所正在快速發(fā)展中的高校，?？倓?wù)處可以說在其中要扮演一個“總管家”的角色。對于北京工商管理專修學(xué)院來說，學(xué)校所有的硬件都由總務(wù)處集中采購和管理，這其中自然也包括各院系配備的激光打印機以及相應(yīng)的耗材。提起這些激光打印機，?？倓?wù)處王處長感觸頗多，因為他最近剛剛經(jīng)歷了一次打印成本管理思路上的新轉(zhuǎn)變。
“打印成本管理，看似是小事，其實是大事!”這是王處長在經(jīng)歷了這幾年學(xué)校打印成本管理工作后總結(jié)出的一句話。據(jù)了解，目前在這所民辦高校內(nèi)，幾乎所有的教師辦公室都配備了小型桌面激光打印機，以滿足老師們?nèi)粘５奈募?、教案等資料打印需求。像價格在千元左右的小型黑白激光打印機，全學(xué)校就有近百臺之多。這些打印設(shè)備都是通過學(xué)?？倓?wù)處進行采購。對于總務(wù)處而言，由于打印機都是幾年前一次性購買，大部分還都在使用中，因此長期以來，后期的耗材使用以及設(shè)備維護的資金投入才是重點。經(jīng)過了這幾年的工作，王處長也深感，后期的花費遠比初期購買要高得多，因此也越來越加以重視。
從延長保修服務(wù)看成本控制
不久前，學(xué)校淘汰了一批初期購買的舊打印設(shè)備，因此總務(wù)處需要購買替換的新機型。總務(wù)處經(jīng)過比較，最終選擇了佳能LBP2900+激光打印機。而讓?？倓?wù)處心動的原因很簡單，就是因為這款產(chǎn)品是在當前同類產(chǎn)品中惟一一款提供了三年保修服務(wù)的機型?？刹灰∏七@多出的兩年保修服務(wù)，這對于學(xué)校的設(shè)備管理部門來說卻可以帶來雙重驚喜。***重驚喜便是設(shè)備的后期維護成本大幅下降。按照王處長以往的經(jīng)驗，以前不少打印機都是在使用一年后開始出現(xiàn)各式各樣的小毛病，由于過了保修期，因此只能就近聯(lián)系一些個體維修點來進行機器修理。光是每年用于打印機維修上的費用就是一筆不小的開支。而佳能提供了三年保修，三年內(nèi)的使用都更加有保障，自然也就能省下不少維修費用。
那么第二重驚喜又是什么呢?以前為了省錢，總務(wù)處都是找一些個體修理點來維修設(shè)備，但是維修人員的技術(shù)水平有限，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)修理的現(xiàn)象，有些故障也無法徹底修復(fù)，一來花了很多無謂的費用，二來也嚴重影響了正常的辦公使用。而如今有了佳能的三年保修服務(wù)，便有了佳能專業(yè)維修人員提供的技術(shù)保障了，總務(wù)處管理起來也就更加省心。
佳能LBP2900+激光打印機體積小巧，節(jié)省辦公空間
對于原裝耗材認識的新轉(zhuǎn)變
此次購買使用佳能LBP2900+激光打印機，帶給總務(wù)處王處長的另一份收獲便是對于原裝耗材的認識有所轉(zhuǎn)變。實際上這些年來，由于要負責(zé)整個學(xué)校的耗材供給，因此每個月的需求量都很大，如果趕上開學(xué)期間，需求會更加突出。因此，總務(wù)處出于成本控制考慮，一直都是采用灌粉的方式來進行后續(xù)打印耗材的補充。當初選擇灌粉方式，也是認為每罐一次粉的費用很低，大約5、60元，相比于購買原裝耗材來說便宜很多。但長時間下來，其弊端也逐漸顯露出來。其一是每次灌粉后大約只能打印三四百張便會提示墨粉不足，這樣就要增加灌粉頻率，低價的優(yōu)勢也就打了很大折扣;其二則是打印質(zhì)量非常不穩(wěn)定，經(jīng)常有老師來總務(wù)處抱怨硒鼓漏粉造成打印效果下降;其三則是灌粉也存在對打印機造成故障的隱患。因此，王處長近來也在思考如何在控制打印成本的基礎(chǔ)上解決這些現(xiàn)實問題。
采用灌粉的耗材打印質(zhì)量難以保障
正巧在王處長尋找解決方法之時，學(xué)校采購了這批佳能LBP2900+激光打印機。由于佳能LBP2900+在出廠時便配備了標準容量的2000頁打印量硒鼓，這也讓王處長和更多的老師們有機會使用佳能原裝耗材，經(jīng)過一個月的使用，看來王處長便已經(jīng)找到了解決之道。
一條重要的反饋信息來源于教務(wù)處。由于近段時間需要打印大量的招生材料，因此教務(wù)部申請了一部LBP2900+打印機，本以為需要準備更多的耗材，但這個月內(nèi)通過LBP2900+打印了大約1500張招生材料后，還顯示有大約四分之一的剩余墨粉，這讓教務(wù)處老師和王處長都非常驚訝。沒想到佳能原裝耗材竟然如此耐用，要知道換作以往，這樣的打印量可是要進行多次灌粉呢!
佳能LBP2900+激光打印機原裝硒鼓擁有2000頁打印量
基于教務(wù)處的反饋，總務(wù)處王處長開始算了一筆帳。以打印2000頁為標準，以往使用灌粉方式大約需要灌粉6次，以一次灌粉50元為例，也需要300元;而使用佳能原裝耗材，單個硒鼓就能實現(xiàn)2000頁打印能力，而原裝硒鼓市場價格在400元左右，但使用原裝耗材，無論從打印質(zhì)量還是售后服務(wù)方面都更有優(yōu)勢，也省去了總務(wù)處人員以往需要頻繁解決灌粉的繁瑣工作。
盡管此次購買、使用佳能LBP2900+激光打印機只有一個多月的時間，但帶給北京工商管理專修學(xué)院的收獲卻足夠享用接下來的很長時間。對于像北京工商管理專修學(xué)院這樣的民辦高校來說，如何真正做到切實有效地控制日常辦公打印成本，促進學(xué)校良性發(fā)展，本案例相信能幫助眾多民辦學(xué)校的管理者們找到一些答案。
【編輯推薦】
