助改變業(yè)務(wù)模式 “高掃”讓電子政務(wù)更暢通
在國家十二五計劃中，已經(jīng)將建設(shè)“高效政府”提升至新的高度，其中，電子政務(wù)位居要沖。要實現(xiàn)政務(wù)的電子化，首先需要將各級政府日常辦公中所匯集的海量文字和圖像資料電子化，尤其是法院、檢察院等執(zhí)法部門、稅務(wù)部門、知識產(chǎn)權(quán)局、出入境管理局等這樣需要保管、調(diào)閱大量取證文件的部門，已經(jīng)陸續(xù)開始使用高速掃描儀。比如：隨著“數(shù)字法庭”推廣，原先由書記員記錄的口供文件、起訴文件等現(xiàn)在只需很短時間，掃描后即可備案。而這正是“高掃”的用武之地。
可以說，以“高掃”為核心的專業(yè)化解決方案正為電子政務(wù)提供了全新的思路。
高掃輕松實現(xiàn)檔案數(shù)字化高效管理
檔案是人們從事社會實踐活動所產(chǎn)生的憑證，是直接形成的歷史紀(jì)錄。對各類檔案的快速歸檔和妥善管理正是各政府機構(gòu)的重要基本功能之一。而目前大多數(shù)政府機構(gòu)的檔案是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，即：紙質(zhì)物理管理模式——每年不斷產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)資料以及歷史檔案等，不僅占用辦公空間而且統(tǒng)計數(shù)據(jù)、查閱、調(diào)用都需要人員物理操作，管理十分困難，付出巨大的管理成本得到極低的工作效率。同時還面臨著檔案維護(hù)困難的問題：比如納稅人的信息資料需要長時間歷史性的保存，傳統(tǒng)的方法使相關(guān)人員接觸到大量原始資料，勢必造成一定的損壞，無法提高檔案保存的安全系數(shù);再如法院卷宗的保存年限至少要在20年以上，傳統(tǒng)的方法無法提高檔案保存的安全系數(shù)，如果遭遇故意破壞或篡改，將影響司法公正造成嚴(yán)重后果。
使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化掃描，然后通過軟件系統(tǒng)對電子化的檔案進(jìn)行整體管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR識別、文件智能錄入管理、檢索編輯等環(huán)節(jié)，整理好的電子化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫存儲、備份，就能夠高效實現(xiàn)電子化檔案的簡便應(yīng)用、管理并永久保存。
筆者這里以目前正在各級政府部門廣泛使用的佳能專業(yè)高速文件掃描儀DR-6050C和DR-7550C及其應(yīng)用為例，來分析 “高掃”是如何實現(xiàn)這些需求的。
DR-6050C
DR-7550C
首先是速度——DR-6050C、DR-7550C分別以其極快的速度——每分鐘60頁和75頁，和高準(zhǔn)確性、便捷性將檔案、卷宗等紙質(zhì)文件迅速轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件。而它們都載有圖像處理芯片，能確保在對包含大量照片或圖片的檔案進(jìn)行多種圖像處理功能的同時保持高速掃描，同時這兩款機型黑白、灰度和彩色都高達(dá)600dpi，確保以精確和清晰的方式還原檔案的真實。舉個例子：1000頁包含大量圖片的彩色或黑白A4檔案歸檔工作，DR-6050C只需要不到大約17分鐘即可高質(zhì)量的完成，而DR-7550C更將這一時間縮短為將近12分鐘左右!可見高速正是“高掃”服務(wù)檔案管理的第一優(yōu)勢。
再如為保證圖像質(zhì)量的穩(wěn)定，“高掃”應(yīng)該在每次掃描作業(yè)開始之前執(zhí)行自動校正。另由于檔案資料很多采用手工填寫，還包括一些復(fù)印件，尤其是保存的歷史性文檔，經(jīng)常會有字體偏淺，復(fù)印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，佳能產(chǎn)品均設(shè)計了文本增強技術(shù)，可以通過檢測紙上字跡的位置，并加以強調(diào)，克服障礙，獲得清晰準(zhǔn)確的掃描結(jié)果。
同時，作為檔案綜合解決方案的重要部分，“智能管理”應(yīng)該是非常重要的功能模塊。如佳能就在機器中均捆綁了自有的掃描應(yīng)用程序軟件Capture Perfect——在處理文件時，支持多種文件保存格式和文件分發(fā)選項，比如可檢索和加密PDF，掃描到電子郵件等，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效管理。
通過實例我們不難看出，“高掃”方案帶來了工作方式的改變，解決了檔案傳統(tǒng)管理模式的存在的弊端，實現(xiàn)信息共享，有助于檔案專業(yè)化、規(guī)范化管理，最大程度避免以往由于紙質(zhì)文件存放不當(dāng)導(dǎo)致的信息丟失以及維護(hù)困難。提高了檔案保存的安全程度。同時降低了成本，提高成本收益率，并簡化了行業(yè)統(tǒng)計工作。
以品牌服務(wù)和TCO為依托， “高掃”力助政府改變業(yè)務(wù)模式
事實上，高速掃描儀正切實在改變著某些政府部門的業(yè)務(wù)模式。如國家知識產(chǎn)權(quán)局在全面配備“高掃”后，海量專利資料的保管和滿足頻繁調(diào)閱需求得到了極大的改善。
據(jù)該局相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，是以佳能專業(yè)高速掃描儀為核心的電子化的文檔歸檔管理手段改變了這一切。“高掃”的應(yīng)用，首先使該局專利文件的保存更加安全，保存年限更加久遠(yuǎn);同時信息流轉(zhuǎn)更及時準(zhǔn)確，存儲管理簡便，降低人工勞動強度;同時使工作流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使信息更加易于交流，從而方便而安全地實現(xiàn)了信息共享，加強了各級間的協(xié)作。
值得一提的是，該負(fù)責(zé)人還向筆者談到采購佳能產(chǎn)品的三大原因：一是認(rèn)為品牌信賴度高，產(chǎn)品質(zhì)量有保障，服務(wù)信得過——據(jù)說佳能是“高掃”業(yè)內(nèi)唯一在日本生產(chǎn)，產(chǎn)品原裝進(jìn)口中國的廠家— 佳能甚至把外包裝也作為衡量質(zhì)量的標(biāo)志之一，僅僅是外包裝紙箱出現(xiàn)破損，佳能也會擔(dān)心是否是因為在運輸中出現(xiàn)某些影響產(chǎn)品質(zhì)量的因素，會在產(chǎn)品抵達(dá)中國后馬上實行重新檢測，同時更換外包裝，以確保產(chǎn)品質(zhì)量。但因為自身之前沒有相關(guān)經(jīng)驗，難免猶豫，可佳能的幾項承諾，讓他們?nèi)∠祟檻]。比如佳能承諾，如果遇到特殊情況，會派工程師長期駐守用戶，快速響應(yīng)用戶的所有需求和困難;而在產(chǎn)品上，保證高質(zhì)量的同時，佳能會提供每年兩次的定期巡檢;同時提供完善的備機服務(wù)：在有必要檢查修理的時候，及時提供備機，保證用戶正常辦公。——筆者以為，這也是佳能能獲得眾多大批量文檔掃描需求客戶(包含金融業(yè))的 “零投訴”殊榮的重要原因。
二是總體擁有成本TCO非常好——因為產(chǎn)品設(shè)計合理，同時極少出現(xiàn)故障，從而提升了機器的使用效率，使辦公效率大增;同時因有嚴(yán)格的產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量保證體系，機器使用壽命長，也客觀延緩減少了更新?lián)Q代所需要的成本。三是操作非常人性化。
筆者了解到，作為全球少有的對全線影像產(chǎn)品擁有完全自主產(chǎn)權(quán)的廠家之一，目前佳能國內(nèi)在掃描儀市場上保持了超十款產(chǎn)品同時在售的良好態(tài)勢，在掃描儀廠商中獨樹一幟。而在政府應(yīng)用領(lǐng)域，無論是生產(chǎn)級或部門工作組級，佳能高速掃描儀都有著廣泛的用戶群，比如早在2-3年前，佳能DR-2580C、DR-7080C已開始進(jìn)入法院系統(tǒng)，全面實現(xiàn)了文書檔案的電子化審閱，而遼寧省某系統(tǒng)檔案室則全面選用了佳能DR-2580C和DR-4010C作為其實現(xiàn)文檔電子化的錄入工具。據(jù)佳能內(nèi)部人士透露，近年佳能“高掃”的銷售一直處于高速增長狀態(tài)，2010年實際銷售已超越萬臺。
據(jù)IDC預(yù)計，2010-2014年“高掃”的年復(fù)合增長率將達(dá)到8.1%，展現(xiàn)出廣闊的發(fā)展前景。在電子政務(wù)需求帶動下，高速掃描儀專業(yè)化和高效能的優(yōu)勢將得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多樣化功能和更豐富完善的軟件配套的“高掃”，將力助政府業(yè)務(wù)模式的改變，使電子化政務(wù)之路更暢通。
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