佳能商務(wù)影像方案 騰訊文印智能管家
短短13年的時(shí)間，可以讓一家白手起家的公司成長為如今中國***的互聯(lián)網(wǎng)綜合服務(wù)提供商之一。沒錯，這項(xiàng)成就只屬于騰訊。一家能長期保持高速成長的公司，其企業(yè)內(nèi)部管理自然也會有其特別之道。如何能讓急劇擴(kuò)張的企業(yè)依舊保持有條不紊的運(yùn)營?我們不妨走進(jìn)騰訊，通過其成功的文印管理環(huán)節(jié)來解讀一二。
大型企業(yè)的文印管理挑戰(zhàn)多
騰訊公司的企業(yè)規(guī)模近幾年始終保持兩位數(shù)的增幅。目前公司員工達(dá)16000余人，如此龐大數(shù)量的員工，每天自然要產(chǎn)生大量的文印需求。同時(shí)，眾多員工分布在深圳總部以及北京、上海、廣州、成都等多個(gè)分公司，對于系統(tǒng)化的文印管理來說的確是個(gè)不小的挑戰(zhàn)。
面對全國各地上百臺辦公文印設(shè)備以及分散化的人員組成，以往騰訊公司并沒有采取總部集中管理的方式，因此很多現(xiàn)實(shí)困難也逐漸凸顯出來，例如管理人員工作量大、成本高，設(shè)備狀況信息反饋不及時(shí)，設(shè)備驅(qū)動管理復(fù)雜等。如何對現(xiàn)狀作出改變?騰訊無疑需要一家專業(yè)的辦公解決方案提供商來協(xié)助完成。而在經(jīng)過多方比較后，有著40多年專業(yè)辦公領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)的佳能成為了騰訊的伙伴，并在短時(shí)間內(nèi)為這家快速成長的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)建立起一套極為快捷、高效的企業(yè)文印集中管理平臺。
成本和效率，佳能uniFLOW解決方案帶來管理新變化
佳能這套名為uniFLOW的解決方案是從2011年4月份開始在騰訊公司組建的。短短半年時(shí)間，騰訊公司已經(jīng)明顯感受到這套智能化的解決方案為公司創(chuàng)造了更為高效、安全、穩(wěn)定的文印環(huán)境，同時(shí)管理起來也更加得心應(yīng)手。
在uniFLOW系統(tǒng)下工作的佳能智簡系列復(fù)合機(jī)
來自騰訊公司行政部的楊先生是負(fù)責(zé)日常辦公文印設(shè)備管理的主管，他在這方面的感觸頗多：“作為一名設(shè)備管理人員，我能感受到的最明顯變化就是管理成本的下降和效率的提升。”據(jù)了解，在佳能uniFLOW解決方案的支持下，目前騰訊已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了百余臺佳能多功能數(shù)碼復(fù)合機(jī)的全國統(tǒng)一管理和監(jiān)控。如今，楊先生只需在深圳總部的電腦上，便可以隨時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控管理各個(gè)分公司打印設(shè)備的狀態(tài)，設(shè)備遇到問題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。“如今我一個(gè)人就可以管理起全國的上百部文印設(shè)備，管理成本大幅降低，也不用再擔(dān)心各地設(shè)備管理人員水平良莠不齊的問題。此外，由于騰訊的佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)較多，佳能公司還提供了駐場式工程師，隨時(shí)可以幫助我快速解決各種設(shè)備問題。”
還有一件事讓行政部楊先生深感佳能uniFLOW在管理方面有著巨大優(yōu)勢，這就是騰訊總部的搬家行動。不久前，騰訊公司總部搬入了新建成的騰訊大廈，按照以往的經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)文印設(shè)備管理的楊先生相信這次搬家對于自己來說絕對又是項(xiàng)苦差事。不過由于公司已經(jīng)采用了佳能uniFLOW解決方案，這次搬家實(shí)際上并沒有給楊先生帶來更多的工作負(fù)擔(dān)。在uniFLOW的支持下，所有設(shè)備的驅(qū)動都是統(tǒng)一獲取的，管理人員不必逐一為每個(gè)客戶端電腦安裝驅(qū)動，即使設(shè)備發(fā)生變更，客戶端驅(qū)動也能自動更新。此外，對于管理人員來說，任何設(shè)備或設(shè)置的變更，只需要管理后臺的打印服務(wù)器，即可對所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)整，大大簡化了工作流程，節(jié)省出寶貴的時(shí)間和人力。
安全性和高效打印——刷卡打印、隨行打印缺一不可
在uniFLOW的解決方案中，刷卡打印和隨行打印是佳能幫助騰訊公司提升員工打印安全性和高效性的兩項(xiàng)應(yīng)用。所謂刷卡打印，也就是說，騰訊公司的員工在電腦端點(diǎn)擊打印按鈕后，打印作業(yè)會保留在uniFLOW服務(wù)器上，員工只有在佳能復(fù)合機(jī)上刷一下自己的電子門卡，系統(tǒng)驗(yàn)證身份后，文檔才會打印出來。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡前將其取消，避免不必要的浪費(fèi)。同時(shí)，如果是機(jī)密文檔，也只有在刷卡后才能打印出來，這樣員工就能在***時(shí)間取走，降低了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
騰訊員工正在使用員工卡進(jìn)行刷卡打印
對于安全性，除了刷卡打印外，佳能uniFLOW也在為騰訊提供更高規(guī)格的安全性保障。對于公司一些敏感部門的打印作業(yè)，uniFLOW會保存住一段時(shí)間內(nèi)的打印作業(yè)，公司的IT安全中心會定期在這些打印作業(yè)中搜索敏感詞匯，確保公司的機(jī)密信息沒有向外泄露。
騰訊公司總部目前大約有30余層，員工經(jīng)常需要到不同樓層開會或處理相關(guān)事務(wù)，自然也會經(jīng)常遇到臨時(shí)打印文檔的情況。如果騰訊員工能隨時(shí)在離自己最近的任意一臺佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)上獲取打印文檔，這無疑會大大提高工作效率。佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)所提供的隨行打印功能便有效實(shí)現(xiàn)了這一愿望。無論員工在大廈內(nèi)的任何一層，只要通過電腦發(fā)出打印命令，同時(shí)在任意一臺復(fù)合機(jī)上刷一下卡，后臺的uniFLOW服務(wù)器便會自動將該打印作業(yè)發(fā)送到這臺復(fù)合機(jī)上，完成打印作業(yè)。由此可見，對于像騰訊這樣的大型企業(yè)來講，一套智能化的打印系統(tǒng)會為企業(yè)日常辦公效率的提升起到明顯的推動作用。
公司文印成本的變化，綠色辦公初見成效
創(chuàng)建一個(gè)綠色環(huán)保的辦公環(huán)境是騰訊公司始終倡導(dǎo)的原則。就拿公司每年消耗的打印紙張量來說，對于像騰訊這樣的大型企業(yè)來說，每年都是以百萬張來計(jì)的，因此有效降低用紙量，無論對于節(jié)約紙張資源還是降低公司運(yùn)營成本都是尤為必要的。在佳能的幫助下，如今騰訊公司已經(jīng)逐漸建立起一套完善的綠色打印流程，員工的默認(rèn)打印方式均為雙面打印、并設(shè)計(jì)了一鍵式掃描應(yīng)用，同時(shí)還通過刷卡方式來進(jìn)行2次確認(rèn)打印，避免一些不必要的誤打印，從而多方面實(shí)現(xiàn)節(jié)省紙張用量的目的。
佳能的uniFLOW系統(tǒng)對整個(gè)公司的打印量都會有實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。例如在實(shí)施雙面打印之初，雙面打印量僅為13%，而如今已經(jīng)達(dá)到49%，員工的節(jié)約環(huán)保意識正在逐步加強(qiáng)。這一年下來，預(yù)計(jì)可以節(jié)約近百萬張打印紙，這絕對不是一個(gè)小數(shù)目。雖然公司規(guī)模今年有了明顯增長，但公司的紙張購買成本卻保持穩(wěn)定，這也充分說明了綠色打印的重要性。
以人為本的用戶體驗(yàn)
員工的滿意和開心是騰訊企業(yè)核心文化的重要一條，同樣，如何讓員工能快樂方便地進(jìn)行文印工作也是企業(yè)需要充分考慮的。騰訊在這方面也是頗費(fèi)心思。如今，在騰訊每一層的主要辦公區(qū)域都會配有獨(dú)立的打印間。對于文印設(shè)備的使用，也都在設(shè)備上方貼有詳細(xì)直觀的使用說明，員工可以快速掌握使用技巧。此外，考慮到文印設(shè)備的型號對于普通員工來說較難記憶，騰訊還特別為每一部文印設(shè)備取了更易記住的通俗別名，員工使用起來也更多了幾分親切感。而對于待取文檔以及可以再次利用的紙張，每個(gè)打印間也都安放了專門的文件欄，以減少紙張浪費(fèi)。從這些細(xì)小之處，都充分體現(xiàn)出騰訊努力在為員工提供一個(gè)便捷、人性化的文印環(huán)境。
打印設(shè)備提供了直觀易記的名稱
在專業(yè)辦公專家佳能的幫助下，如今騰訊公司的辦公文印系統(tǒng)已經(jīng)逐步成為一套智能化、高效化、專業(yè)化的大型企業(yè)專業(yè)辦公文印系統(tǒng)。今后，隨著眾多大型企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大以及分支機(jī)構(gòu)甚至是海外機(jī)構(gòu)的增加，佳能也將憑借自身在專業(yè)辦公解決方案方面的技術(shù)優(yōu)勢，為這些企業(yè)提供具有針對性的解決之道。
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