【51CTO獨(dú)家特稿】在很多人眼中，文印工作就是簡(jiǎn)單的掃描、打印等多項(xiàng)工作的集合。所以，當(dāng)我們談到企業(yè)內(nèi)部關(guān)于文印IT解決方案的時(shí)候，很多報(bào)道都偏重于某某品牌的價(jià)格，某某品牌的功能，但是對(duì)于企業(yè)用戶在文印方面的真正需求卻很少有人來(lái)探究。

對(duì)于文印工作而言，真的只是簡(jiǎn)單的掃描、打印等工作這么簡(jiǎn)單么？實(shí)際上，當(dāng)企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了企業(yè)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)載體的時(shí)候，文印工作已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的功能堆疊，我們更應(yīng)該探究和關(guān)注的是文印工作的根本內(nèi)容和需求。

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中國(guó)惠普有限公司打印及信息產(chǎn)品集團(tuán)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)經(jīng)理?xiàng)钭咏壬ㄗ笠唬┙邮?1CTO專訪

文檔管理周期對(duì)于文印工作的訴求

在采訪過(guò)程中，楊子江先生提出了文檔管理周期的概念。這個(gè)概念可能對(duì)于很多企業(yè)IT人來(lái)說(shuō)，恐怕是不常提及的一個(gè)詞語(yǔ)，但是如果把文檔管理周期和企業(yè)的數(shù)據(jù)生命周期聯(lián)系在一起，那么這個(gè)概念就很容易被人理解了。

在一個(gè)企業(yè)用戶進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中，一定會(huì)經(jīng)過(guò)“文檔生成”——“文檔流轉(zhuǎn)”——“文檔索引”以及最后的“文檔存儲(chǔ)”這樣的一個(gè)過(guò)程。而在這個(gè)過(guò)程中，傳統(tǒng)的文印工作僅僅在“文檔生成”這一環(huán)節(jié)中體現(xiàn)了自身的力量，而對(duì)于文檔的流轉(zhuǎn)、文檔的索引建立以及文檔的最終存儲(chǔ)等工作往往難以獲得應(yīng)有的效果。

可是對(duì)于文檔本身而言，用戶需要的不僅僅是文檔能夠生成，而且需要將文檔及時(shí)準(zhǔn)確地送交到與之對(duì)應(yīng)的人、需要將處理過(guò)的文檔進(jìn)行有效的檢索并且最終進(jìn)行留存。這才是整體的文檔管理周期。所以，企業(yè)用戶對(duì)于文印工作產(chǎn)生了進(jìn)一步的需求，他們需要文印工作可以有效支撐整體的文檔管理周期，使之更好的為企業(yè)主體業(yè)務(wù)服務(wù)。

企業(yè)信息化對(duì)于智能工作流的訴求

對(duì)于企業(yè)而言，信息化工作的核心是圍繞著企業(yè)用戶的關(guān)鍵業(yè)務(wù)而建設(shè)的。無(wú)論是ERP、ＯＡ還是CRM或者SCM，這些信息化系統(tǒng)都離不開(kāi)文印工作的支持。而傳統(tǒng)的文印工作對(duì)于這些信息化系統(tǒng)的支持實(shí)際上是非常不夠的。通常在企業(yè)的文印工作中，既不能看到文印工作對(duì)于這些系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的支撐，也看不到文印工作對(duì)于系統(tǒng)中文檔索引以及存儲(chǔ)的支持。所以，很多企業(yè)的文印工作實(shí)際上是與自己的核心信息化建設(shè)有所脫節(jié)的，這就形成了企業(yè)信息化內(nèi)部?jī)蓚€(gè)環(huán)節(jié)相互獨(dú)立的尷尬局面。

面對(duì)這樣的情況，楊子江先生提到了惠普的智能工作流概念：“惠普對(duì)于文印工作提出的最新解決方案名字叫做HP Flow MFP，譯成中文應(yīng)該是‘工作流’或者‘流程化’的概念。所以，F(xiàn)low MFP的中文名字應(yīng)該是‘流程化的信息文檔管理系統(tǒng)’。”這樣的一個(gè)概念實(shí)際上是把文檔管理周期與企業(yè)的信息化系統(tǒng)緊密結(jié)合的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)在HP Flow MFP中內(nèi)置的接口，用戶可以很方便地將HP Flow MFP與自身的各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)文印系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效聯(lián)動(dòng)。HP Flow MFP甚至可以做到無(wú)需增加軟件的情況下，將文件直接掃描到SharePoint®、電子郵件、傳真或網(wǎng)絡(luò)文件夾。這樣做極大提升了企業(yè)的工作效率。

舉例而言，當(dāng)用戶將HP Flow MFP與自身的ERP系統(tǒng)接口打通后，用戶可以通過(guò)HP Flow MFP進(jìn)行訂單等相關(guān)文件的掃描，然后將掃描后的文件直接從HP Flow MFP進(jìn)入到ERP系統(tǒng)相關(guān)流程，一方面實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的文件流轉(zhuǎn)，另一方面，ERP環(huán)節(jié)上相關(guān)部門的人員也可以獲得更為及時(shí)的相關(guān)訂單信息，進(jìn)行下一步的工作。如此一來(lái)，一方面提高了企業(yè)信息化的工作效率，更重要的是，這樣的打通省卻了很多傳統(tǒng)的人工文檔流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)了文檔的安全性。

企業(yè)用戶對(duì)于文檔索引和留存的需求

對(duì)于政府、物流、金融等很多行業(yè)而言，有效的文檔檢索以及存儲(chǔ)工作是必不可少的，這一點(diǎn)對(duì)于上市企業(yè)而言更為重要。文檔留存并不是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，這個(gè)過(guò)程需要縝密的分類和索引功能。這就好像在信息化并未出現(xiàn)之前，很多大學(xué)內(nèi)部開(kāi)設(shè)了“圖書(shū)館系”一樣，其目的就是對(duì)于文檔進(jìn)行有效地索引分類，最后形成最為合理的留存模式。當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行年終盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候，財(cái)務(wù)部門面對(duì)著大量不同的財(cái)務(wù)報(bào)表，銷售部門面對(duì)著大量不同的銷售合同，生產(chǎn)部門面對(duì)著大量不同的生產(chǎn)訂單，這個(gè)時(shí)候，有效的文檔索引能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約多少工作成本？能為企業(yè)的員工節(jié)省多大的人員精力？

在此之前，企業(yè)用戶對(duì)于這類文檔的管理通常是通過(guò)日常工作中的人工分類，或者相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)分類來(lái)完成。但是，文檔的索引和留存實(shí)際上應(yīng)該屬于文檔管理周期中的“文檔索引”和“文檔存儲(chǔ)”兩個(gè)環(huán)節(jié)。換句話說(shuō)，實(shí)際上這部分工作原本就應(yīng)該是文印管理系統(tǒng)的工作。

而在文檔索引和文檔存儲(chǔ)方面，HP Flow MFP本身就已經(jīng)提供了很好的支持，結(jié)合之前提到的文印系統(tǒng)與應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)合，HP Flow MFP可以幫助企業(yè)用戶非常輕松地建立各個(gè)部門自己的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)。

企業(yè)用戶在文印管理安全性方面的需求

企業(yè)用戶對(duì)于文檔的安全性要求從未放松過(guò)。最早的紙質(zhì)文件分成了“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等等的不同等級(jí)，而信息化時(shí)代，如何確保企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全又被看成了一個(gè)新的課題。

很多企業(yè)用戶認(rèn)為，文檔加密應(yīng)該屬于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全的范疇，這部分工作與文印工作關(guān)系不大。實(shí)際上，這樣的觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的。企業(yè)所有的文檔類數(shù)據(jù)源自文印工作，文印工作是文檔類數(shù)據(jù)的起點(diǎn)和終點(diǎn)。在文印工作中，安全性應(yīng)該貫穿全部文檔管理周期。

在這方面，楊子江先生向我們介紹了HP Flow MFP在安全性方面的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。首先，在HP Flow MFP的主體設(shè)備上，集成了非常有效的身份認(rèn)證系統(tǒng)，通過(guò)身份認(rèn)證系統(tǒng)，HP Flow MFP的主體設(shè)備可以保證只有具備權(quán)限的用戶才能進(jìn)行相關(guān)文檔的打印以及掃描、復(fù)印等工作。其次，每臺(tái)HP Flow MFP主體設(shè)備都標(biāo)配一塊惟一性的安全硬盤(pán)，當(dāng)這塊硬盤(pán)從原來(lái)與之匹配的HP Flow MFP設(shè)備上拆下，再安裝到其他的HP Flow MFP設(shè)備上時(shí)，哪怕兩臺(tái)設(shè)備的型號(hào)相同，但因?yàn)镠P Flow MFP設(shè)備與安全硬盤(pán)上的密鑰不能匹配，硬盤(pán)依然無(wú)法識(shí)別訪問(wèn)，更無(wú)法復(fù)制、截取、恢復(fù)或讀寫(xiě)。再通過(guò)HP Flow MFP所提供的相關(guān)輔助運(yùn)維系統(tǒng)，使得文檔在整體文檔管理周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，都可以處于一個(gè)非常安全的環(huán)境內(nèi)，大大加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性。

HP Flow MFP的超強(qiáng)功能和性能

在了解了HP Flow MFP在智能工作流、文檔管理周期以及安全性等方面的特性后，我們?cè)侔涯抗夥诺紿P Flow MFP的傳統(tǒng)功能方面。

HP Flow MFP在掃描功能上，有兩大亮點(diǎn)特別值得關(guān)注。首先是它的雙頭掃描技術(shù)。當(dāng)企業(yè)用戶在進(jìn)行傳統(tǒng)掃描工作時(shí)，遇到雙面文件通常采用的做法是，先掃描文章的正面，然后再把文章翻面（或由機(jī)器自動(dòng)翻轉(zhuǎn)），進(jìn)行文章反面的掃描作業(yè)。所以實(shí)際上，一張文件要進(jìn)行兩次的文件掃描工作。而HP Flow MFP的雙頭掃描技術(shù)則可以實(shí)現(xiàn)雙面文件的一次性掃描工作。而且掃描之后的文件不僅可以生成圖像文件，F(xiàn)low MFP還可通過(guò)內(nèi)置的OCR將掃描文件轉(zhuǎn)為可編輯的文本，并保存為多個(gè)文件類型。其次，很多企業(yè)在進(jìn)行自動(dòng)化批量掃描的時(shí)候，都會(huì)遇到多張進(jìn)紙出現(xiàn)的錯(cuò)漏掃描問(wèn)題，對(duì)于這類問(wèn)題，HP Flow MFP利用HP EveryPage超聲波紙張檢測(cè)技術(shù)可以時(shí)刻監(jiān)測(cè)掃描過(guò)程中的進(jìn)紙情況，幫助用戶避免遺漏要掃描的文件內(nèi)容。

HP Flow MFP不僅在功能和性能方面具備強(qiáng)勁的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)在可管理性方面也具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)。在HP Flow MFP解決方案的主體設(shè)備上，配備了一個(gè)非常人性化的彩色觸摸屏，非常像一個(gè)PAD。這個(gè)觸控屏幕不但可以操作HP Flow MFP全部的掃描、打印、復(fù)印、發(fā)送等功能，而且用戶可以很輕松地通過(guò)這個(gè)觸控屏幕預(yù)覽和編輯掃描文件，對(duì)圖像進(jìn)行調(diào)整，并啟動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)工作流程。如果用戶遇到類似同一公文多郵件發(fā)送等需要輸入字符量比較大的工作時(shí)，HP Flow MFP 自帶的推拉式鍵盤(pán)也可以幫助用戶輸入數(shù)據(jù)，在8英寸彩色觸摸屏上直接管理作業(yè)。

創(chuàng)啟智慧文印 創(chuàng)造智能辦公

HP Flow MFP為用戶提供了一整套流程化文檔管理的解決方案，這樣的解決方案不僅幫助用戶解決了眾多的需求難題，而且?guī)椭脩羰崂砹宋臋n管理周期的解決思路和高效多能的方法。這樣一套獨(dú)具智慧的文印解決方案，必然可以幫助用戶創(chuàng)造更加智能的辦公流程，打造更為卓越的辦公環(huán)境。