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從“執(zhí)行”看領(lǐng)度軟件和其他企業(yè)2.0以及傳統(tǒng)OA軟件的區(qū)別

企業(yè)動態(tài)
“執(zhí)行”是企業(yè)管理中老生常談的話題。好的企業(yè)大家通常認(rèn)為是“執(zhí)行得好”,而那些混亂和差的企業(yè)大家首先想到的是“執(zhí)行差”,于是很多企業(yè)管理者專注在提高“執(zhí)行力”上,比如各種各樣的執(zhí)行力提升課程,甚至外延到企業(yè)團(tuán)隊的拓展課程,當(dāng)然更會投入在企業(yè)管理軟件上,認(rèn)為采用了管理軟件就能提升企業(yè)執(zhí)行力。

“執(zhí)行”是企業(yè)管理中老生常談的話題。好的企業(yè)大家通常認(rèn)為是“執(zhí)行得好”,而那些混亂和差的企業(yè)大家首先想到的是“執(zhí)行差”,于是很多企業(yè)管理者專注在提高“執(zhí)行力”上,比如各種各樣的執(zhí)行力提升課程,甚至外延到企業(yè)團(tuán)隊的拓展課程,當(dāng)然更會投入在企業(yè)管理軟件上,認(rèn)為采用了管理軟件就能提升企業(yè)執(zhí)行力。

首先企業(yè)管理者會選擇OA軟件,認(rèn)為采用了“辦公自動化”、理順了“工作流程”、建立起“審批和公文流轉(zhuǎn)”就一定會提高企業(yè)執(zhí)行力。然而使用OA軟件不久就發(fā)現(xiàn)OA軟件其實就是個出差報銷或?qū)徟墓ぞ?,最多算個文件分享的平臺,遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到提升企業(yè)執(zhí)行力,企業(yè)工作流程反而越來越多、越來越長,工作效率不見提高,辦事時間越拉越長……企業(yè)管理者百思不得其解:為什么我們使用OA軟件沒有提高工作效率呢?

其次企業(yè)管理者會想到打破傳統(tǒng)層級管理,追求組織的扁平化或矩陣化管理。當(dāng)他們聽到各種企業(yè)2.0軟件時眼睛一亮,認(rèn)為借助新型互聯(lián)網(wǎng)和智能手機、移動端軟件或許能提高企業(yè)績效,提升執(zhí)行力,于是企業(yè)管理者在本就諸多軟件外再上馬最新的企業(yè)2.0軟件,認(rèn)為一定能打破企業(yè)溝通障礙,加快企業(yè)執(zhí)行??墒遣捎米钚缕髽I(yè)2.0軟件的企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)了一個悖論:越是活躍的企業(yè)2.0軟件使用者越是企業(yè)內(nèi)工作比較差的。企業(yè)溝通好像沒有問題了,但工作好像也沒有加快多少,更談不上提升執(zhí)行力了。

這是因為傳統(tǒng)OA軟件缺乏執(zhí)行的過程監(jiān)控(就是溝通),僅有節(jié)點的零散結(jié)果,無法實現(xiàn)從計劃到執(zhí)行、從執(zhí)行到反饋、從反饋到糾偏的全流程執(zhí)行閉環(huán)管理。而諸多新型企業(yè)2.0軟件呢,雖然有執(zhí)行過程的監(jiān)控,也有節(jié)點的結(jié)果數(shù)據(jù),但卻少了執(zhí)行的核心――工作有效性,也就是說:諸多新型企業(yè)2.0軟件光有強大和方便的溝通來達(dá)到過程監(jiān)控,缺乏執(zhí)行管理的核心機制,使得執(zhí)行的閉環(huán)管理缺失一環(huán)。

領(lǐng)度軟件在解決企業(yè)溝通(過程監(jiān)控)的基礎(chǔ)上,引入:時間管理、工作有效性和泛項目機制,完美地解決了企業(yè)執(zhí)行力問題。

企業(yè)工作就是對時間的管理,時間是否安排合理、時間是否用于重要工作、時間是否足夠成為解決工作效率的關(guān)鍵問題。就像彼得•德魯克在《卓有成效的管理者》中提到的“時間也是最特殊的一項資源。時間的供給,絲毫沒有彈性。時間也完全沒有替代品。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源,絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。有效的管理者與其他人最大的區(qū)別,就是他們非常珍惜自己的時間。但是人卻往往最不善于管理自己的時間。”很多企業(yè)都會采用工時表(Timesheet)來管理項目、團(tuán)隊或者個人的工作時間,雖然工時表(周報或月報)簡單易用,然而卻存在四個方面的缺陷:①、對員工的參與要求很高,必須如實填寫工時;②、與實際工作可能脫節(jié),成為形式主義;③、主觀的成分很大,即使加上上級審核,容易忽略職責(zé)之外的工作;④、結(jié)果不準(zhǔn)確,從而用戶體驗差,實施成本高。而在領(lǐng)度軟件里面的時間管理則采用了美國Bloomberg彭博公司采用的先進(jìn)方法:基于工作/事件的參與,而不是事后填表;大量小的事件的時間積累有效地避免人為因素。在領(lǐng)度軟件里面,不用統(tǒng)計絕對的時間,相對的分配比例是最重要的。也就是說:考察時間的有效性不是割裂的來分析,而是放在團(tuán)隊多人對比、多項目對比、多任務(wù)對比和多環(huán)節(jié)對比分析,從而客觀的分析出時間績效來。

解決了企業(yè)的時間管理,就達(dá)成了提升企業(yè)執(zhí)行力的第一步。

企業(yè)的活動必須圍繞工作來進(jìn)行,也就是說:企業(yè)員工的行為必須和工作相關(guān)。曾經(jīng)有分析說:通常員工的5%時間看不出是在工作,15%時間好像在等待著什么,20%時間正在為增加庫存而工作,25%時間沒有實際工作,35%時間是在低效狀態(tài)下工作。表面看這個分析是在說員工的時間沒有用在工作上,其實卻說明企業(yè)員工很多活動是和工作不相關(guān)的。在領(lǐng)度軟件里面,所有的活動、項目、任務(wù)和文檔都是圍繞工作相關(guān)進(jìn)行的,員工發(fā)表的任何文字都要求關(guān)聯(lián)到任務(wù)、項目,甚至要分享一個文件都必須選擇一個任務(wù),領(lǐng)度軟件沒有其他企業(yè)2.0軟件所具有的文檔中心來允許員工任意分享,它要求員工的有效時間必須是在工作,雖然領(lǐng)度軟件也具有“群組”這樣相對寬松的溝通機制,但不對“群組”進(jìn)行時間有效性分析,也就是說:你在“群組”里面花費的時間不計算在工作績效中。根據(jù)領(lǐng)度獨有的工作有效性分析,它能分析出員工在企業(yè)各工作方面所花費是時間比,從而幫助管理者甚至員工自己掌握工作時間到底花費在哪些方面、哪些項目上。

提高了工作的相關(guān)性,就達(dá)到了提升企業(yè)執(zhí)行力的第二步。

領(lǐng)度軟件獨有的泛項目管理機制是提升企業(yè)執(zhí)行力的第三步,也是最核心的一步。

很多傳統(tǒng)軟件或新型企業(yè)2.0軟件都缺乏:項目-任務(wù)-事件這樣三層的管理機制,在這些軟件里面的“任務(wù)”都是“待辦事項”,不是承上啟下的管理樞紐。給別人或自己安排“任務(wù)”,可做可不做,可以打個勾就結(jié)束任務(wù),也可以自己點點鼠標(biāo)按個按鈕就關(guān)閉任務(wù),你說這樣的“任務(wù)”真能起“執(zhí)行”作用?在領(lǐng)度軟件里,所有的任務(wù)都必須歸屬于項目,所有的活動(事件)都必須匯報到任務(wù)。你執(zhí)行任務(wù)的過程不僅你可以掌握,更是任務(wù)發(fā)布者或管理者必須監(jiān)督的,任務(wù)的完成和關(guān)閉必須由項目經(jīng)理寫明執(zhí)行結(jié)論才能完成和關(guān)閉。這樣有結(jié)束時間要求、執(zhí)行方法、完成標(biāo)準(zhǔn)的任務(wù)才能真正提升企業(yè)執(zhí)行力,它不同于待辦事項的可做可不做,它是企業(yè)工作的最基礎(chǔ)的功能。也就是說:領(lǐng)度軟件使用“泛項目”的三層管理機制提高了企業(yè)的執(zhí)行力。

從“執(zhí)行”來看領(lǐng)度軟件和傳統(tǒng)OA軟件的區(qū)別就在于:領(lǐng)度軟件不是固化的工作流程管理,而是從計劃安排到執(zhí)行反饋的全過程監(jiān)督管理。

從“執(zhí)行”來看領(lǐng)度和其他企業(yè)2.0軟件的區(qū)別就在于:領(lǐng)度軟件在工作相關(guān)性和泛項目機制上達(dá)成了企業(yè)的時間管理,從而在解決企業(yè)溝通基礎(chǔ)之上完成了企業(yè)執(zhí)行力的提升。

責(zé)任編輯:老門 來源: 中國軟件網(wǎng)
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