如何利用云存儲簡化工作流程？
【2014年2月20日 51CTO外電頭條】隨著云存儲服務(wù)的日益興盛，我們已經(jīng)不必再讓自己的PC硬盤里塞滿無窮無盡的文件與數(shù)據(jù)。時(shí)至今日，大家完全可以通過一臺筆記本、平板設(shè)備、智能手機(jī)甚至是便攜式迷你電腦或者軟件狗處理日常工作。盡管如此，很多用戶還仍然沒有徹底將云服務(wù)納入到常規(guī)業(yè)務(wù)流程中來。在今天的文章中，我們將共同了解如何以無縫化方式把云存儲與工作流程整合起來；而其中最關(guān)鍵的部分就是：選擇一種能與自己PC設(shè)備順暢協(xié)作的服務(wù)。
天際片片云
云存儲服務(wù)可謂多種多樣，數(shù)十種潛在解決方案任君選擇、每一天也都有新鮮產(chǎn)品不斷面世。如果大家希望能像使用本地磁盤驅(qū)動(dòng)器那樣輕松運(yùn)用云存儲方案的話，其中值得認(rèn)真考慮的佼佼者可就不那么多了。
能夠滿足我們當(dāng)下需求的最佳解決方案必須與Windows文件管理器深入集成，因?yàn)橹挥羞@樣大家才能像操作本地存儲系統(tǒng)一樣打開并保存文件。微軟SkyDrive（即將更名為OneDrive）、Google Drive、Dropbox以及MediaFire都能夠與Windows文件管理器良好集成--這意味著大家可以把文件保存在本地文件夾中以獲得無縫化磁盤驅(qū)動(dòng)器訪問體驗(yàn)，同時(shí)全部內(nèi)容又會與云端自動(dòng)同步。
云存儲解決方案所提供的Windows文件管理器集成機(jī)制能夠與本地磁盤驅(qū)動(dòng)器實(shí)現(xiàn)無縫對接，上圖所示為Google Drive中的文件夾窗口。
但其中每一款服務(wù)都既有出色之處、又有自己的短板。SkyDrive與Google Drive都提供基于Web的生產(chǎn)力工具，因此非常適合用于文檔管理工作；不過SkyDrive只允許用戶保存最大為2GB的文件（相比之下，谷歌的文件大小限制為10GB），因此不足以保存某些媒體文件。Dropbox倒是對文件大小未做限制，不過其提供的免費(fèi)存儲空間卻是最小的。MediaFire提供的免費(fèi)存儲空間最大，可以達(dá)到10GB到50GB；不過其最大200MB的單個(gè)文件限制迫使用戶只能上傳小型文件。大家可以隨意注冊這些服務(wù)，并充分利用不同方案的優(yōu)勢以免費(fèi)方式解決自己的實(shí)際需求。
對于Windows 8以及Windows 8.1用戶來說，SkyDrive很可能算得上最理想的解決方案，因?yàn)樗軌蚺c操作系統(tǒng)本身深入契合。SkyDrive能夠繼承我們的系統(tǒng)設(shè)置、密碼、IE標(biāo)簽甚至是基本桌面與開始屏幕設(shè)置，而且對不同設(shè)備平臺擁有良好的兼容性?，F(xiàn)在它已經(jīng)能以無縫化方式切換不同設(shè)備上的設(shè)置差異。
設(shè)置
除非大家使用的是Windows 8.1中的原生SkyDrive功能，否則我們還需要下載這項(xiàng)云服務(wù)的桌面程序、從而使其與文件管理器相集成。
當(dāng)我們選定了一套（或者多套）云存儲平臺之后，接下來要做的就是在自己的PC上下載該服務(wù)的配套應(yīng)用程序。這些桌面應(yīng)用程序會在我們的Windows任務(wù)欄中創(chuàng)建對應(yīng)圖標(biāo)，方便用戶進(jìn)行簡單的功能管理。更重要的是，它會在我們Windows文件管理器的收藏夾中建立一個(gè)新目錄，這樣大家就能快速打開并保存云端文件了。當(dāng)然，這些步驟對于使用Windows 8.1的SkyDrive用戶都可以直接忽略。
不過微軟在Windows 8.1與SkyDrive的集成方面做出了很大改動(dòng)。雖然Windows 8.1的SkyDrive文件夾看起來好像是把文件以本地副本的形式保存在其中，但在默認(rèn)情況下這些文件其實(shí)僅僅是需要互聯(lián)網(wǎng)連接才能生效的鏈接。大家需要手動(dòng)啟用脫機(jī)訪問功能，這樣才可以通過本地對文件進(jìn)行保存或者編輯。（不用怕，在這種情況下我們的文件仍然會與微軟的云服務(wù)器進(jìn)行同步。）
雖然Windows 8.1在保存機(jī)制方面作出了上述調(diào)整，但在Windows 7和8系統(tǒng)中單獨(dú)使用SkyDrive桌面程序的朋友也完全不必?fù)?dān)心--它會自動(dòng)在本地保存一份文件副本。
在Windows 8的Metro SkyDrive應(yīng)用程序中向下滑動(dòng)或者右鍵點(diǎn)擊某個(gè)文件或者文件夾，即可啟用對應(yīng)的脫機(jī)訪問功能。大家也可以通過Metro及桌面應(yīng)用選擇為所有文件保留脫機(jī)訪問副本。
指明方位
為了讓云存儲真正實(shí)現(xiàn)無縫化效果，大家還需要在自己常用的程序中指定默認(rèn)保存位置、從而使其直接指向云存儲文件夾。
以微軟的Office 2010及2013程序?yàn)槔蠹铱梢酝ㄟ^點(diǎn)擊或者點(diǎn)觸"文件"菜單下的"選項(xiàng)"來變更默認(rèn)保存位置。在這里，我們能夠在"保存"選項(xiàng)中變更默認(rèn)的一地文件存儲位置。大家需要勾選"默認(rèn)保存到計(jì)算機(jī)"，然后將"默認(rèn)"本地文件位置變更為我們的云存儲文件夾。調(diào)整完成后，我們所創(chuàng)建的全部新文檔都會在按下保存按鈕后存儲在云文件夾中，且定期與云端進(jìn)行同步。
在這里，我已經(jīng)通過設(shè)置讓W(xué)ord 2013將Google Drive文件夾設(shè)為默認(rèn)保存位置，這樣全部文檔都會被自動(dòng)存儲在云端。
不同程序的調(diào)整方式也有所區(qū)別，不過大多數(shù)軟件都允許用戶設(shè)置文件選項(xiàng)并選擇默認(rèn)的保存位置。將它們?nèi)恐赶蛟贫?，大家就能夠在不同設(shè)備之間隨時(shí)掌握全部文件標(biāo)簽、以備不時(shí)之需。默認(rèn)將郵件附件保存在云端同樣非常便捷，對于還沒有使用OneNote或者Evernote的朋友，同步一份待辦事項(xiàng)清單會讓日常工作變得更為順暢。
Google Drive提供的巨大存儲空間以及單個(gè)文件10GB的體積上限使其成為替代本地磁盤、保存大量圖片文件的首選方案。Dropbox與SkyDrive也能夠自動(dòng)將用戶在手機(jī)或者平板設(shè)備上拍攝的照片上傳到云端，從而幫助大家隨時(shí)隨地通過自己手中的移動(dòng)終端加以查看。不過請各位注意：媒體文件占用存儲空間的速度可謂非常夸張，而且免費(fèi)賬戶也沒有太多資源可供揮霍。
除了移動(dòng)版SkyDrive及Dropbox應(yīng)用程序所提供的照片上傳選項(xiàng)之外，Windows 8.1的設(shè)置中還包括其它選項(xiàng)，例如允許用戶自動(dòng)將全部已經(jīng)保存的圖片添加到SkyDrive的Camera Roll當(dāng)中。
旅途中訪問文件
如果大家采用將多種云存儲解決方案加以混合的方式，那肯定希望通過一款中央工具輕松打理不同云環(huán)境下的個(gè)人數(shù)據(jù)；這樣一來，我們就不必在匆忙的旅途中從一個(gè)應(yīng)用切換到另一個(gè)應(yīng)用、或者從一項(xiàng)服務(wù)跳轉(zhuǎn)到另一項(xiàng)服務(wù)。
Jolidrive是一款免費(fèi)且基于Web的文件管理器，它利用簡潔而直觀的用戶界面幫助大家將全部接入賬戶整合在一起，并通過一套集中體系讓我們隨時(shí)隨地查看任何內(nèi)容。Jolidrive甚至能夠檢測每一種云存儲服務(wù)的剩余免費(fèi)空間，并將結(jié)果以圖表形式反饋給用戶。
要使用Jolidrive，我們首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)免費(fèi)賬戶（過程非常簡單），并在其安裝過程中將全部云存儲程序添加進(jìn)來。在完成了以上步驟之后，大家就可以通過任何一種現(xiàn)代化桌面或者移動(dòng)瀏覽器訪問不同云平臺上的全部文件了；用戶甚至能夠通過Jolidrive的操作界面直接播放媒體文件并編輯文檔內(nèi)容--這項(xiàng)功能在我們使用移動(dòng)設(shè)備或者他人計(jì)算機(jī)時(shí)非常有用。不過正所謂金無足赤，我們還無法利用Jolidrive將一項(xiàng)服務(wù)中的文件直接遷移至另一項(xiàng)服務(wù)。
Jolidrive的界面非常簡潔，同時(shí)支持社交媒體賬戶以及Evernote等工具。
雖然這款應(yīng)用的Web版本效果拔群，但Jolidrive也同時(shí)提供面向iPhone以及iPad平臺的原生iOS應(yīng)用程序。
備份很重要
即使我們已經(jīng)把文件一股腦塞給云服務(wù)，也請大家千萬別忘了對容納云同步文件的文件夾進(jìn)行定期備份，只有這樣各位才不至于丟失寶貴的信息資源。誠然，云存儲的優(yōu)勢之一就在于把數(shù)據(jù)存儲的重?fù)?dān)從本地設(shè)備身上轉(zhuǎn)移到服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中。盡管這樣確實(shí)能夠降低丟失數(shù)據(jù)的可能性，但相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)卻依舊存在--特別是在云存儲服務(wù)由于失誤、意外或者其它因素而產(chǎn)生故障的時(shí)候。
如果大家還沒有養(yǎng)成定期備份的好習(xí)慣，請馬上著手建立這樣一套日常體系；網(wǎng)站上的相關(guān)免費(fèi)工具也不少，相信只要用心各位都能輕松搞定。雖然云存儲服務(wù)確實(shí)便利非常，但在全面使用之前也必須確保我們能夠以脫機(jī)形式對內(nèi)容加以訪問。
