瑪氏中國(guó)人資電子合同項(xiàng)目組

2019年11月11日，瑪氏中國(guó)正式上線人資電子合同平臺(tái)，將人資業(yè)務(wù)中涉及的各類合同、協(xié)議、證明等，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版本線下簽，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮雍贤€上簽。這是繼招聘智能機(jī)器人、AI面試、入職微信小程序之后，瑪氏中國(guó)人事共享服務(wù)中心引入的又一項(xiàng)創(chuàng)新型人力資源數(shù)字化應(yīng)用。

電子合同的應(yīng)用是大勢(shì)所趨

在瑪氏中國(guó)，人事共享服務(wù)中心被命名為MyP&O（People & Organization）。這個(gè)團(tuán)隊(duì)不僅為中國(guó)、澳大利亞、新西蘭三大區(qū)域提供日常的人力資源一站式服務(wù)，還承擔(dān)著瑪氏中國(guó)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型與運(yùn)營(yíng)的任務(wù)，以及為瑪氏全球人力資源共享服務(wù)開拓、測(cè)試創(chuàng)新項(xiàng)目的重要職責(zé)。

肩負(fù)重任，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)始終以積極的態(tài)度擁抱技術(shù)創(chuàng)新，驅(qū)動(dòng)人力資源高效轉(zhuǎn)型。在MyP&O總監(jiān)楊昕亮看來(lái)，當(dāng)數(shù)字化工具的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，合同的簽署與管理不應(yīng)成為人力資源數(shù)字化升級(jí)的瓶頸與障礙。電子合同的應(yīng)用是大勢(shì)所趨，只是需要一個(gè)契機(jī)撬動(dòng)：

在2018年的一次業(yè)務(wù)合并中，瑪氏中國(guó)旗下幾千位同事的合同需要重新簽署。按照傳統(tǒng)的做法，所有合同都需要MyP&O團(tuán)隊(duì)逐份準(zhǔn)備、郵遞、簽收、核查、蓋章與歸檔，不但耗費(fèi)了大量的人、財(cái)、物，而且效率低，合同丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)也很高。

正是這個(gè)“略顯痛苦”的項(xiàng)目，促成了瑪氏中國(guó)引進(jìn)人力資源電子合同平臺(tái)的決心。

消除文化差異，獲取總部支持

對(duì)于全球化公司的中國(guó)團(tuán)隊(duì)而言，如何將本地化的業(yè)務(wù)創(chuàng)新與Global總部的體系框架進(jìn)行融合，是他們普遍面臨的難題。

具體到瑪氏中國(guó)的人力資源電子合同項(xiàng)目，由于商業(yè)環(huán)境與文化的差異，國(guó)內(nèi)外對(duì)合同的一些基本概念都存在完全不同的認(rèn)知，這使得“溝通”成為項(xiàng)目初期的關(guān)鍵問(wèn)題。比如“蓋章”，國(guó)外沒有“公章”的概念，合同僅需簽名即可，因此瑪氏總部一直無(wú)法理解“合同需要蓋章”這個(gè)動(dòng)作；又比如“電子合同”，在一些國(guó)家，這基本就是“電子版合同”、“合同電子化”的同義詞，但根據(jù)中國(guó)的法律要求，如果需要使電子合同具備與紙質(zhì)合同同樣的法律效力，必須引入身份認(rèn)證、電子簽名等一系列要求甚高的信息安全技術(shù)。

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瑪氏總部團(tuán)隊(duì)來(lái)中國(guó)考察

為了讓總部理解中國(guó)的合同，以及引入電子合同的必要性，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)邀請(qǐng)總部負(fù)責(zé)人來(lái)中國(guó)實(shí)地考察，通過(guò)網(wǎng)上購(gòu)物、掃碼支付等生活化場(chǎng)景，親身感知中國(guó)市場(chǎng)濃厚的數(shù)字化氛圍，同時(shí)近距離地體驗(yàn)一份紙質(zhì)合同繁瑣且冗長(zhǎng)的簽署流程。

與此前長(zhǎng)達(dá)數(shù)月的溝通與匯報(bào)相比，這種浸入式的體驗(yàn)更為直接與有效。瑪氏總部切實(shí)意識(shí)到：中國(guó)快速發(fā)展的數(shù)字化商業(yè)環(huán)境需要顛覆傳統(tǒng)的合同簽署方式，并最終對(duì)人力資源電子合同平臺(tái)投出了贊成票。

嚴(yán)守合法安全“生命線”

勞動(dòng)合同關(guān)系著勞資雙方的權(quán)利與義務(wù)，經(jīng)常成為勞資糾紛的核心爭(zhēng)議問(wèn)題。一項(xiàng)行業(yè)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，超過(guò)80%的企業(yè)人力資源管理者對(duì)人資電子合同的合法合規(guī)性最為關(guān)注，成為影響企業(yè)部署電子合同的最大擔(dān)憂。

“我們看到電子合同已經(jīng)在許多領(lǐng)域得到了應(yīng)用，相信這是一個(gè)正確的方向。我們要積極樂(lè)觀地去嘗試新鮮事物，但對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目而言，合法合規(guī)是始終擺在首位的。”據(jù)MyP&O服務(wù)與運(yùn)營(yíng)高級(jí)經(jīng)理馮俊杰介紹，為了消除公司內(nèi)部對(duì)于電子合同合法性的疑慮，MyP&O團(tuán)隊(duì)邀請(qǐng)法務(wù)同事在可行性研究階段就深度參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)多場(chǎng)行業(yè)法律研討與實(shí)地考察，論證了電子合同的合法合規(guī)性。除此之外，合同簽署方式的改變，使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改；實(shí)體公章變?yōu)殡娮庸轮螅残枰贫ㄈ碌挠≌鹿芸嘏c使用指引。這些工作都需要在法務(wù)部門的支持與配合下推進(jìn)。

在楊昕亮看來(lái)，人力資源電子合同平臺(tái)是需要各部門通力合作的一個(gè)項(xiàng)目。除了得到法務(wù)部門的認(rèn)可之外，將合同放到線上簽署與管理，數(shù)據(jù)安全也是必須嚴(yán)守的底線。

遵循瑪氏嚴(yán)密的安全體系與流程，Global總部的IT團(tuán)隊(duì)評(píng)估了電子合同平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)的安全性，Security團(tuán)隊(duì)則對(duì)整體證據(jù)鏈及數(shù)據(jù)保密性的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行了嚴(yán)格的審查?，斒现袊?guó)的IT團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)全程進(jìn)行把控，確保在數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)安全疏漏。

同時(shí)，按照《網(wǎng)絡(luò)安全法》的要求，在我國(guó)境內(nèi)收集和產(chǎn)生的個(gè)人信息和重要數(shù)據(jù)，應(yīng)在境內(nèi)存儲(chǔ)。為了滿足這一法律要求，配合瑪氏與微軟合作項(xiàng)目“中國(guó)云”的上線，瑪氏中國(guó)將電子合同平臺(tái)的數(shù)據(jù)放在了這朵“中國(guó)云”上，讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在國(guó)內(nèi)。

人力資源電子合同也因此成為瑪氏“中國(guó)云”上的第一個(gè)項(xiàng)目。

重視供應(yīng)商的服務(wù)能力

在甄選電子合同平臺(tái)供應(yīng)商的過(guò)程中，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)聯(lián)合法務(wù)、IT、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多個(gè)部門，針對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、技術(shù)水平、服務(wù)延續(xù)性等方面進(jìn)行評(píng)估，最終一致決定由北京數(shù)字認(rèn)證股份有限公司（簡(jiǎn)稱：數(shù)字認(rèn)證）作為服務(wù)供應(yīng)商。

這家成立于2001年的公司不僅擁有超3000家大型企業(yè)項(xiàng)目的成功實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，且為多家500強(qiáng)企業(yè)提供個(gè)性化的電子簽名及電子合同服務(wù)，在專業(yè)資質(zhì)與安全性、合規(guī)性方面有充分保證；與許多由資本驅(qū)動(dòng)的供應(yīng)商相比，其本身獨(dú)立于資本浪潮外，在后續(xù)服務(wù)的延續(xù)性和穩(wěn)定性方面也具有更大優(yōu)勢(shì)。電子合同的應(yīng)用，需要嵌入公司原有的業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)環(huán)境。瑪氏分布在全球各區(qū)域的公司使用統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。同時(shí)，瑪氏中國(guó)基于全球系統(tǒng)，在招聘、入職階段引入了具有中國(guó)特色的微信小程序。因此，電子合同平臺(tái)需要上承瑪氏的全球業(yè)務(wù)系統(tǒng)，下接本地的數(shù)字化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)上下游數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。經(jīng)過(guò)深入交流與細(xì)致了解，數(shù)字認(rèn)證公司的工程師們與瑪氏中國(guó)的IT團(tuán)隊(duì)共同制定了一套適合瑪氏中國(guó)的對(duì)接方案，這也為后期平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)、良好的用戶體驗(yàn)打下了穩(wěn)固基礎(chǔ)。

“我們既希望供應(yīng)商能提供已有的成功案例經(jīng)驗(yàn)，也需要他們能根據(jù)我們的實(shí)際情況，提供量體裁衣式的、顧問(wèn)式的落地建議。”馮俊杰認(rèn)為，這也是選擇供應(yīng)商時(shí)非常重要的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。 

實(shí)現(xiàn)個(gè)體與組織的共贏

人力資源領(lǐng)域任何一種新應(yīng)用的引入，都應(yīng)追求全員共享、全員受惠。

為了讓電子合同更好用、更易用，在最初的流程設(shè)計(jì)中，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)就將同事的使用感受作為重要的考量因素，通過(guò)專項(xiàng)研討，從用戶體驗(yàn)的角度來(lái)重新定義平臺(tái)和前端。最終呈現(xiàn)的效果是：簡(jiǎn)潔流暢的引導(dǎo)式流程設(shè)計(jì)、清晰易懂的指引與提示語(yǔ)，一定程度地降低了同事的學(xué)習(xí)成本，使得他們?cè)诘谝淮问褂脮r(shí)便能順利完成簽署流程。

此外，在平臺(tái)上線之前，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)就開始有計(jì)劃地利用各種機(jī)會(huì)與場(chǎng)合，向同事介紹電子合同的相關(guān)知識(shí)，解疑答惑，使同事對(duì)電子合同這一新鮮事物有所感知和認(rèn)識(shí)，為平臺(tái)上線后的順利推廣營(yíng)造了積極的氛圍。

從MyP&O的命名來(lái)看，這是一個(gè)希望幫助個(gè)體和組織共同成長(zhǎng)、實(shí)現(xiàn)共贏的團(tuán)隊(duì)。人資電子合同上線僅一月有余時(shí)，這種個(gè)體與組織的“共贏效應(yīng)”已得到體現(xiàn)：不但同事的簽署體驗(yàn)得到了極大的提升，組織的各個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)單元都能夠?qū)⒕劢褂诤诵臉I(yè)務(wù)的發(fā)展上，對(duì)于瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)而言更是如此：從事務(wù)性的工作中“釋放”出來(lái)之后，他們能把更多的時(shí)間和精力投入到更有價(jià)值的工作中去。

據(jù)馮俊杰介紹，目前正值年底合同續(xù)簽的高峰期，過(guò)去，合同新簽或續(xù)簽需要2-3周才能簽回歸檔，現(xiàn)在頭三天的歸檔率已達(dá)到94%，一周后歸檔率可達(dá)到97%?！斑@是一個(gè)非常激勵(lì)人心的成果?！睏铌苛琳J(rèn)為：“人力資源電子合同是一個(gè)標(biāo)志性的產(chǎn)品，它的成功應(yīng)用不但讓我們堅(jiān)信已經(jīng)走在了正確的道路上，也為公司其他部門使用電子文檔、電子合同樹立了標(biāo)桿，更堅(jiān)定了瑪氏中國(guó)數(shù)字化革新的信心?！?/p>

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新同事勞動(dòng)合同電子簽

對(duì)于瑪氏這家全球化企業(yè)而言，電子合同的引入實(shí)屬開創(chuàng)先河。由于收效顯著，不但Global總部的態(tài)度從一開始的不理解轉(zhuǎn)變?yōu)楦叨荣澰S，其他區(qū)域也紛紛前來(lái)“取經(jīng)”。他們認(rèn)為，瑪氏中國(guó)MyP&O團(tuán)隊(duì)在這個(gè)項(xiàng)目中采用的跨部門聯(lián)合評(píng)估、定義用戶體驗(yàn)等方法與模式，都非常具有借鑒價(jià)值。

承擔(dān)著引領(lǐng)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)的瑪氏中國(guó) MyP&O 團(tuán)隊(duì)，再一次用實(shí)際行動(dòng)證明了來(lái)自中國(guó)的創(chuàng)新速度與創(chuàng)新智慧。

【數(shù)字認(rèn)證】

領(lǐng)先的網(wǎng)絡(luò)信任與數(shù)字安全服務(wù)提供商（股票代碼：300579），電子認(rèn)證/電子簽名/電子合同領(lǐng)域的市場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)用覆蓋政務(wù)、衛(wèi)生、金融、大型企業(yè)、電信、航空、公路交通等多個(gè)行業(yè)，為逾五百萬(wàn)企業(yè)用戶和數(shù)億個(gè)人用戶提供具有法律效力的無(wú)紙化交付服務(wù)。

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