眾所周知，在“超級(jí)個(gè)體”時(shí)代下遠(yuǎn)程協(xié)作辦公是未來(lái)辦公的重要趨勢(shì)，而此次由于疫情讓這種趨勢(shì)提前到來(lái)，此時(shí)無(wú)論是企業(yè)的員工還是領(lǐng)導(dǎo)都是匆匆忙忙的開(kāi)啟了遠(yuǎn)程線上的辦公模式。遠(yuǎn)程協(xié)作辦公需要注意什么?有什么好的工具提高我們遠(yuǎn)程協(xié)作辦公的效率嗎?

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遠(yuǎn)程辦公效率依然重要　　

說(shuō)到此次全社會(huì)遠(yuǎn)程辦公模式的成功開(kāi)啟，一方面是我們國(guó)家在個(gè)人智能終端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的普及，另一方面則是整個(gè)社會(huì)覺(jué)悟的提升和企業(yè)規(guī)則的細(xì)化，從而能夠保證各行各業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，作為企業(yè)的擁有者，更在乎的是員工在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中的工作效率，畢竟員工的工作效率直接關(guān)系到企業(yè)的利潤(rùn)。

當(dāng)然，在無(wú)論是企業(yè)還是員工在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中也會(huì)遇到一些問(wèn)題，彈性的工作同樣也會(huì)產(chǎn)生惰性，在家辦公的效率往往會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的因素而明顯下降，考勤方面也會(huì)讓企業(yè)失去對(duì)員工的監(jiān)管。那么該如何提升遠(yuǎn)程協(xié)作辦公的效率呢?

除了即時(shí)通訊外，還有這些辦公類產(chǎn)品　　

說(shuō)辦公類軟件，企業(yè)微信和釘釘相信大家一定都非常熟悉。而就在本周開(kāi)工的第一天，企業(yè)微信和釘釘竟然集體“崩潰”，可謂是默契十足。

對(duì)于一般的企業(yè)用戶而言，企業(yè)微信和釘釘所包含的功能可以說(shuō)十分全面。首先來(lái)看看企業(yè)微信，最大的優(yōu)勢(shì)在于和C端用戶的對(duì)接，在企業(yè)微信和個(gè)人微信互通后企業(yè)微信成員可以直接添加個(gè)人微信用戶，現(xiàn)在幾乎每個(gè)客戶都會(huì)用微信。所以如果說(shuō)需要科學(xué)統(tǒng)一管理并服務(wù)日益增長(zhǎng)的客戶，企業(yè)微信是目前最合適最方便的平臺(tái)。

而在看看釘釘，則更偏向于員工管理，圍繞即時(shí)聊天。把日程和任務(wù)放在首位，要求員工做好自己的工作安排。比如門(mén)店賬務(wù)、企業(yè)采購(gòu)、固定資產(chǎn)、報(bào)銷管理等等，比企業(yè)微信更細(xì)分，也比較符合阿里服務(wù)的企業(yè)對(duì)象。

當(dāng)然如果想更好的在家辦公，只會(huì)用釘釘和企業(yè)微信還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

一、在線文檔類

我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常會(huì)遇到填寫(xiě)文檔或表格類工作，這些文檔或表格是一個(gè)人填完發(fā)給另一個(gè)人或是大家一起填同時(shí)匯總一個(gè)人效率更高呢?答案無(wú)疑是后者，當(dāng)這種匯總由幾個(gè)人演變?yōu)槭畮兹嘶蚴菐资藭r(shí)，匯總?cè)说墓ぷ餍适欠褚矔?huì)碰上提升的瓶頸呢?此時(shí)在線文檔就可很好的解決這一問(wèn)題。

市場(chǎng)上在線文檔類服務(wù)雖多，但哪些好用哪些會(huì)時(shí)長(zhǎng)奔潰呢?畢竟線上崩潰比線下丟失更難以挽回?fù)p失，畢竟不會(huì)有員工將線上文檔保存到線下中的。通過(guò)我們經(jīng)過(guò)一年時(shí)間對(duì)多家在線文檔服務(wù)的試用后，目前固定選擇石墨文檔和騰訊文檔兩個(gè)在線文檔服務(wù)整個(gè)編輯部，但由于二者的區(qū)別被分別應(yīng)用于不同場(chǎng)景。 

非常靈活的登錄方式

其實(shí)在很多企業(yè)中也有類似的問(wèn)題，在不同在線文檔的應(yīng)用場(chǎng)景中往往只選擇一個(gè)，雖然可較好的保證文檔的集中性，但我們總不能將“雞蛋都放在一個(gè)籃子里”。我們將企業(yè)內(nèi)在線文檔交互分為常規(guī)使用和頻繁交互使用進(jìn)行區(qū)分。

在常規(guī)使用中，由于其使用者主要是編輯和兼職，使用人群龐大，在線溝通并不頻繁，多是選題的收集，或是其它類文檔的提交，對(duì)于這類需求，我們選擇了石墨文檔，該在線文檔注冊(cè)方式非常靈活，除了支持郵箱登陸之外，還支持微信和釘釘?shù)榷喾N賬號(hào)登陸，可以說(shuō)是即掃即登。而且石墨文檔在共享方面，只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的鏈接就能讓非注冊(cè)的用戶無(wú)門(mén)檻的加入其中，整體使用起來(lái)十分方便。 

更為便捷的分享方式

另一方面，諸如各主編和編輯部之間和其它部門(mén)負(fù)責(zé)人需要頻繁交互使用的文檔方面，鑒于在騰訊內(nèi)部即時(shí)通訊軟件的強(qiáng)大我們選擇了騰訊文檔，該文檔可通過(guò)QQ或是微信一鍵登錄，較為簡(jiǎn)單，且可以在諸如微信(小程序)、企業(yè)微信、QQ等騰訊系即時(shí)通訊軟件內(nèi)進(jìn)行分發(fā)和編輯。更適用于企業(yè)內(nèi)頻繁的在線溝通使用。

二、會(huì)議視頻溝通類

在遠(yuǎn)程會(huì)議溝通中，你如何能夠保證都各自在家辦公的團(tuán)隊(duì)員工的工作效率和質(zhì)量?在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中，我們很難和同事在一個(gè)會(huì)議室里面對(duì)面交流，因個(gè)人的差異，甚至無(wú)法確認(rèn)參會(huì)人員是否全神貫注的參加會(huì)議。在家辦公往往會(huì)讓一個(gè)鐵打的團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)工作效率和質(zhì)量大幅度下降的情況，那么該如何通過(guò)遠(yuǎn)程協(xié)作辦公去改善呢?

此時(shí)此刻，會(huì)議視頻類辦公產(chǎn)品就可以很好的解決這一痛點(diǎn)。不得不說(shuō)，在遠(yuǎn)程協(xié)作辦公中借助視頻會(huì)議的形式可以大幅度提升會(huì)議中的溝通效率。讓與會(huì)的每個(gè)人都打開(kāi)攝像頭，可以清晰的看到每個(gè)與會(huì)者臉上的表情，是遠(yuǎn)程協(xié)作中提升凝聚力和參與度的好方法。目前來(lái)看，騰訊會(huì)議和小魚(yú)易連就是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

在常規(guī)的使用中，由于使用場(chǎng)景為10人以下的小型會(huì)議，有會(huì)議錄制需求，我們選擇了小魚(yú)易連云視頻來(lái)進(jìn)行視頻會(huì)議溝通。其比較大的特點(diǎn)就是可以全程錄屏、并且支持視頻文件云端加密存儲(chǔ)。不僅可以輕松用錄屏來(lái)記錄會(huì)議，更讓云端的文件變得更加安全。同時(shí)還支持一鍵入會(huì)、掃碼入會(huì)等便捷操作，給用戶提供了“2秒組會(huì)、1秒入會(huì)”的極致使用體驗(yàn)。要知道一鍵入會(huì)和掃碼入會(huì)等功能可以快速讓參會(huì)者加入會(huì)議，提升遠(yuǎn)程協(xié)作的效率。

而另一方面，如果會(huì)議的場(chǎng)景為10人以上甚至是百人規(guī)模的會(huì)議，目前來(lái)看騰訊會(huì)議會(huì)是更好的選擇。在抗擊疫情期間，騰訊會(huì)議免費(fèi)開(kāi)放300人在線會(huì)議功能，對(duì)于大型企業(yè)會(huì)議非常友好。并且騰訊會(huì)議還支持全平臺(tái)運(yùn)行，手機(jī)、電腦、平板、Web一鍵入會(huì)，小程序打開(kāi)即用，不需要下載任何插件或客戶端。對(duì)于企業(yè)的大型會(huì)議，可以說(shuō)給那些沒(méi)有下載客戶端的員工提供了0門(mén)檻加入的機(jī)會(huì)。不僅如此，更支持多種格式文檔在線協(xié)作，演示交流更為便捷和生動(dòng)。

三、企業(yè)辦公套件

前面兩部分我們分別為大家分享了在線文檔以及會(huì)議溝通類的解決方案，如果說(shuō)這兩類辦公產(chǎn)品的功能較為單一，那么接下來(lái)要說(shuō)到的企業(yè)辦公套件功能則更為全面。要知道對(duì)于大型企業(yè)用戶而言，視頻會(huì)議場(chǎng)景和在線文檔協(xié)作場(chǎng)景在日常的辦公中十分場(chǎng)景，也可以說(shuō)是密不可分的。所以說(shuō)想要更好的提升遠(yuǎn)程協(xié)作辦公的效率，那么企業(yè)辦公套件是必不可少的。

而華為WeLink和微軟Teams對(duì)于大型企業(yè)用戶而言就是個(gè)不錯(cuò)的選擇，兩者相比華為WeLink的優(yōu)勢(shì)是賦能企業(yè)智能化和大數(shù)據(jù)“連接”。在企業(yè)內(nèi)部實(shí)際使用中，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行溝通是最常見(jiàn)的方式。WeLink就像變魔法一樣，將傳統(tǒng)的會(huì)議變成了智能會(huì)議室：多種終端自由實(shí)現(xiàn)多種投屏方式，顛覆了傳統(tǒng)會(huì)議場(chǎng)景;會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)轉(zhuǎn)文字，掃碼發(fā)送紀(jì)要到郵箱;強(qiáng)大的實(shí)時(shí)翻譯功能，支持消息、文檔、郵件等多種內(nèi)容翻譯成七種語(yǔ)言，還支持一鍵從郵件轉(zhuǎn)群聊，讓跨區(qū)域、跨語(yǔ)言的溝通變得更加簡(jiǎn)單?？梢哉f(shuō)華為WeLink是“更懂企業(yè)的智能工作平臺(tái)”。

而我們?cè)倏次④汿eams，定位為以即時(shí)通訊為基礎(chǔ)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具。如果說(shuō)你在辦公中經(jīng)常使用office辦公套件進(jìn)行辦公，那么微軟T eams無(wú)疑是更好的選擇。因?yàn)樗梢詿o(wú)縫結(jié)合Word、PowerPoint、onedrive等工具完成工作，在日常工作中文檔使用起來(lái)更加順手，效率自然提升。并且在會(huì)議方面，團(tuán)隊(duì)內(nèi)所有人都可以看到頻道信息、可以加入會(huì)議，信息是完全公開(kāi)化的?？梢?jiàn)這是比較適用于一些辦公文化較公開(kāi)的團(tuán)隊(duì)或是項(xiàng)目小組。

不僅如此，還為用戶提供了禁止表情貼圖的選項(xiàng)給管理員以及視覺(jué)上有“沉浸模式”可切換，助于營(yíng)造更強(qiáng)的辦公氛圍。所以綜合來(lái)看，與現(xiàn)有的移動(dòng)辦公軟件相比，Teams更適用于需要處理大量文件的辦公場(chǎng)景。

寫(xiě)在最后　　

以上我們?yōu)榇蠹姨峁┝嗽诰€文檔、會(huì)議視頻以及企業(yè)辦公套件等解決方案，相信能為此時(shí)在家辦公的你提供不少幫助。在這里建議大家，如果是多人協(xié)作文檔辦公可以選擇在線文檔類，可以更好的達(dá)到多人協(xié)作辦公的效果。而如果是多人會(huì)議，那么無(wú)疑視頻會(huì)議類會(huì)是更好的選擇，讓每個(gè)與會(huì)者可以看到對(duì)方，提升會(huì)議溝通的效率。而如果是特殊行業(yè)或者說(shuō)規(guī)模更大的公司，我們建議使用類似于微軟Teams這類的企業(yè)辦公套件，在功能上會(huì)更加全面。

雖然有著不同的解決方案，一定要選擇好適合自己的工具工作，同時(shí)調(diào)整好自己的工作狀態(tài)，才能更好的遠(yuǎn)程工作，適合自己的才是最好的。