「天下武功，唯快不破」，這句話用在互聯(lián)網(wǎng)世界里格外適合?；ヂ?lián)網(wǎng)產(chǎn)品模式講求快速迭代、小步快跑，業(yè)務(wù)和協(xié)同團(tuán)隊(duì)的快速變化是常態(tài)。

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然而，要想真正在一個(gè)研發(fā)周期內(nèi)每個(gè)需求執(zhí)行不失控、成本和風(fēng)險(xiǎn)能控制、項(xiàng)目質(zhì)量有保障，除了產(chǎn)品寫需求文檔、開發(fā)寫代碼改 BUG、測試寫用例和 BUG 匯報(bào)驗(yàn)證外，通常還有很多非常重要而細(xì)碎的事情要做，比如：項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)建需求溝通群、組織站會、產(chǎn)品經(jīng)理編寫上線周知通知運(yùn)營和客服人員等，其中有些工作是重復(fù)的，需求相關(guān)的信息也比較多，通常散落在各個(gè)地方后期難以查找。

對于 PMO 和開發(fā)組長而言，則需要在多需求并行的情況下快速地發(fā)現(xiàn)某些高風(fēng)險(xiǎn)需求并重點(diǎn)關(guān)注和推進(jìn)。如何提升需求執(zhí)行效率和降低并行需求管理成本呢?本文將分享馬蜂窩交酒 PMO 團(tuán)隊(duì)是如何通過用自研 的 PMO 系統(tǒng)驅(qū)動過程管理的方式，來降低項(xiàng)目管理的人力成本。

Part.1 背景介紹

馬蜂窩大交通和酒店研發(fā)團(tuán)隊(duì)采用雙周 PK 和雙周迭代模式。為了助力高效、透明的研發(fā)流程，團(tuán)隊(duì)成立初期就確立了使用工具來進(jìn)行研發(fā)項(xiàng)目全周期管理的方式。通過對比后最終選擇了 TAPD 作為產(chǎn)研流程的管理工具，主要是因?yàn)?TAPD 具有配置和操作簡便、支持移動辦公、項(xiàng)目間隔離性強(qiáng)等優(yōu)勢。

1.1 需求狀態(tài)和分類

需求分為三類：日常、項(xiàng)目和線上問題。目前主要使用 TAPD 的「需求」功能管理需求，「迭代」功能管理迭代，日常類需求的迭代周期為 2 周，項(xiàng)目類需求的迭代周期為 4 周。

日常和項(xiàng)目需求的狀態(tài)均有以下九種：

圖 1：需求狀態(tài)

1.2 PMO 的日常

1. 組織項(xiàng)目實(shí)施

線下的研發(fā)流程其實(shí)是個(gè)很龐大的矩陣圖，橫軸為需求的 9 種階段，縱軸為 5 種不同角色——項(xiàng)目經(jīng)理(PM)、產(chǎn)品經(jīng)理、開發(fā)、測試、PMO，矩陣圖明確地規(guī)定了對于一個(gè)需求而言不同角色在不同階段應(yīng)該做的事情。在需求處于不同狀態(tài)時(shí)，5 種不同角色都有很多細(xì)碎的事情要做，比如：

• 準(zhǔn)備階段：「待實(shí)施」?fàn)顟B(tài)時(shí)，PM 需要為需求相關(guān)人員組建企業(yè)微信群，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)互通。
• 開發(fā)階段：進(jìn)入到「開發(fā)中」后，PM 需要每天組織站會并發(fā)送站會紀(jì)要到需求的企業(yè)微信群。
• 測試階段：到「測試中」以后，測試需要每天發(fā)送測試日報(bào)到企業(yè)微信群。
• 上線后：需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「已上線」后，產(chǎn)品經(jīng)理需要發(fā)送上線周知郵件;轉(zhuǎn)到「線上效果跟進(jìn)」，產(chǎn)品經(jīng)理需要發(fā)送線上效果跟進(jìn)郵件。

這些事情中有很多是重復(fù)性很強(qiáng)的工作，比如拉微信群等。上述這些不同的信息也會因產(chǎn)生的時(shí)間不同、同步的方式不同而非常分散，有的通過郵件，有的是微信群，后期查找起來非常困難。

2. 項(xiàng)目質(zhì)量控制

對于 PMO、開發(fā)經(jīng)理和開發(fā)總監(jiān)而言，同時(shí)需要管控多個(gè)并行需求的實(shí)施質(zhì)量，就需要能快速地獲取到項(xiàng)目執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)，比如：

• 每天有哪些項(xiàng)目未通過站會溝通，需要逐個(gè)在企業(yè)微信群查找并與 TAPD 中的需求做對比。
• 有哪些需求發(fā)生延期提測或者延期上線，需要逐個(gè)在 TAPD 中查找項(xiàng)目的提測和上線狀態(tài)，非常繁瑣而且容易遺漏。

除了需求的落地和多個(gè)需求并行管控外，每周產(chǎn)品經(jīng)理們都需要向上級匯報(bào)本周的需求上線情況，每周每個(gè)業(yè)務(wù)線都有需求上線。多業(yè)務(wù)線和多負(fù)責(zé)人使得周報(bào)收集和匯總的工作量非常大，有時(shí)候難免會有些內(nèi)容遺漏，也不能保證在固定時(shí)間發(fā)送。

1.3 PMO 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

基于上述在需求管理、風(fēng)險(xiǎn)控制和日常工作中存在的一些問題，交酒 PMO 團(tuán)隊(duì)規(guī)劃并實(shí)現(xiàn)了 PMO 系統(tǒng)，以期高效實(shí)現(xiàn)需求從實(shí)施到上線的全過程管理。PMO 系統(tǒng)的主要目標(biāo)和定位如下：

1. 信息全部需求相關(guān)信息統(tǒng)一在 TAPD 中錄入和管理，包括站會紀(jì)要、測試日報(bào)、上線周知等。
2. 支持多業(yè)務(wù)線，不同業(yè)務(wù)線的迭代開始時(shí)間和迭代周期、不同業(yè)務(wù)線對應(yīng)的郵件組、企業(yè)微信群均可配置。
3. 流程提效，包括自動創(chuàng)建企業(yè)微信群，從 TAPD 中查詢站會紀(jì)要、測試日報(bào)等信息并發(fā)送到企業(yè)微信群，從 TAPD 中查詢上線周知信息并自動發(fā)送郵件等。
4. 并行需求管理和風(fēng)險(xiǎn)管控。
5. 知識沉淀和管理，包括流程文檔、PM 知識分享等。
6. 向上匯報(bào)，多業(yè)務(wù)線的產(chǎn)品經(jīng)理們在 TAPD 填寫了不同需求的上線周知后，系統(tǒng)自動匯總本周全部上線的需求和上線周知，定時(shí)向業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人發(fā)送周報(bào)。

Part.2 主要功能及實(shí)現(xiàn)

2.1 整體設(shè)計(jì)

PMO 系統(tǒng)將過程管理與 PMO 理論相結(jié)合，基于 TAPD 的 API 和企業(yè)微信 API 獲取遠(yuǎn)端數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目的數(shù)據(jù)擴(kuò)展，可以同時(shí)支持多業(yè)務(wù)線的項(xiàng)目過程管理。

PMO 系統(tǒng)的核心就是進(jìn)行關(guān)鍵信息的收集和高效的處理。具體來說，每個(gè)業(yè)務(wù)線在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段，都會通過創(chuàng)建企業(yè)微信群的方式實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的溝通和管理。通常來說分為如下幾類：

1. 短期群——需求企業(yè)微信群：該需求變?yōu)椤复龑?shí)施」后創(chuàng)建，需求上線一定時(shí)間后群可以解散;群成員包括該需求的產(chǎn)品經(jīng)理和產(chǎn)品組長、開發(fā)人員和開發(fā)組長、測試人員和組長、研發(fā)總監(jiān);后面簡稱為「需求群」。
2. 長期群——雙周 PK 企業(yè)微信群：該業(yè)務(wù)線參加 PK 會議的全部開發(fā)組長和全部產(chǎn)品;后面簡稱為「雙周 PK 群」。

另外，我們將每個(gè)業(yè)務(wù)線的郵件組分為研發(fā)組和產(chǎn)品組兩個(gè)大組。

所有需求相關(guān)信息都由需求相關(guān)人員錄入到 TAPD 中，PMO 系統(tǒng)自動從 TAPD 中拉取信息并做處理。

PMO 系統(tǒng)主要分為數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)處理兩個(gè)部分，整體流程圖如下：

圖 2：PMO 系統(tǒng)流程圖

2.2 主要功能實(shí)現(xiàn)

PMO 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能主要包括：

1.對實(shí)施過程進(jìn)行管理和風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)現(xiàn)迭代管理和需求管理

2.向上管理，拉取一定周期內(nèi)多業(yè)務(wù)線上線的需求，并定時(shí)給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人發(fā)送周報(bào)

3.數(shù)據(jù)支持，按項(xiàng)目、迭代、季度、人的維度進(jìn)行工時(shí)統(tǒng)計(jì)

4.知識沉淀和管理，包括流程文檔、PM 知識分享等

下面我們來看具體的實(shí)現(xiàn)方式。

2.2.1 實(shí)施過程管理

對實(shí)施過程的管理主要分為迭代管理和需求管理。迭代管理主要是幫助 PMO 和管理人員進(jìn)行并行需求管理和風(fēng)險(xiǎn)控制，需求管理則聚焦對需求實(shí)施流程進(jìn)行提效。

1. 迭代管理

(1) 需求 PK 前后信息匯總

剛剛實(shí)行 PK 會議的時(shí)候，有些參與 PK 的需求錄入到 TAPD 的時(shí)間很晚，與會人員對參加 PK 的需求不是很了解，產(chǎn)品人員花費(fèi)了很多時(shí)間在 PK 會議中講需求，最長的一次 PK 會議甚至開了 3 個(gè)小時(shí)。

為了解決這個(gè)問題，PMO 系統(tǒng)采用開啟數(shù)據(jù)收集定時(shí)任務(wù)的方式，通過 TAPD API 統(tǒng)一獲取待 PK 類型的需求，并在 PK 前一天下午固定時(shí)間發(fā)送到「待 PK」需求列表，幫助參與 PK 會議的開發(fā)、測試人員盡早了解這些需求，提升 PK 會議的效率。并且規(guī)定超過固定時(shí)間未錄入到 TAPD 的需求不參加 PK 會議，側(cè)面促進(jìn)產(chǎn)品人員早日明確自己的需求。

圖 3:「待 PK」需求消息發(fā)送流程圖

圖 4: 發(fā)送「待 PK」需求列表消息示例

PK 會議召開完畢后，當(dāng)晚 8 點(diǎn) PMO 系統(tǒng)會獲取最新日常和項(xiàng)目迭代的待實(shí)施需求信息，并發(fā)送「待實(shí)施」需求匯總消息到「雙周 PK 群」，發(fā)送格式為「需求名稱|產(chǎn)品經(jīng)理姓名|優(yōu)先級」。

兩次 PK 會議之間除了待實(shí)施需求、偶發(fā)性的特殊需求和線上問題修復(fù)之外，不接受其他需求。

圖 5:「待實(shí)施」需求消息發(fā)送流程圖

圖 6:發(fā)送「待 PK」需求列表消息示例

(2) 進(jìn)行中迭代需求進(jìn)度匯總

之前當(dāng)并行需求較多時(shí)，想了解整體執(zhí)行情況需要挨個(gè)查看 TAPD 中的需求和任務(wù)執(zhí)行情況并與計(jì)劃時(shí)間做對比，這個(gè)過程比較耗時(shí)。因此每周五晚 6 點(diǎn) PMO 系統(tǒng)針對不同業(yè)務(wù)線的進(jìn)行中迭代的需求進(jìn)度、延期情況發(fā)送郵件到該業(yè)務(wù)線的研發(fā)組&產(chǎn)品組，并發(fā)送消息到該業(yè)務(wù)線的「雙周 PK 群」。協(xié)助 PMO 和管理人員快速識別風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行重點(diǎn)推進(jìn)。

圖 7:需求進(jìn)度匯總流程圖

圖 8:每周需求進(jìn)度匯總消息

圖 9:每周需求進(jìn)度匯總郵件

2. 需求管理

主要有以下三類功能：

• 自動創(chuàng)建企業(yè)微信群
• 自動同步消息和郵件
• 自動提示項(xiàng)目進(jìn)度

下面詳細(xì)介紹。

(1) 自動創(chuàng)建企業(yè)微信群

雙周 PK 通過后，PMO 系統(tǒng)調(diào)用企業(yè)微信 API， 自動為每個(gè)待實(shí)施的需求創(chuàng)建企業(yè)微信群，更改群名稱為需求名稱-PM XX-PD YY，節(jié)約 PM 創(chuàng)建微信群和邀請人員加入的時(shí)間;需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「開發(fā)中」后，自動更改群名稱，增加預(yù)計(jì)提測時(shí)間和預(yù)計(jì)上線時(shí)間。

圖 10: 微信群示意

(2) 自動發(fā)送消息和郵件

PMO 系統(tǒng)可以通過定時(shí)掃描需求的評論和識別評論中的關(guān)鍵字自動發(fā)送站會紀(jì)要消息、延期風(fēng)險(xiǎn)郵件、上線周知郵件、測試日報(bào)和測試報(bào)告消息等。

為了讓需求相關(guān)的信息全部都統(tǒng)一放置在 TAPD 中方便后期查詢，并對一些操作進(jìn)行自動化處理，PMO 系統(tǒng)定義了一些需求評論的模版，相關(guān)人員把所有需求相關(guān)的信息均按模版填寫評論，PMO 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集定時(shí)任務(wù)每隔 15 分鐘掃描一次需求評論，識別模版中的關(guān)鍵字后，執(zhí)行各類消息和郵件的發(fā)送。目前共處理 6 類關(guān)鍵字：站會紀(jì)要(項(xiàng)目經(jīng)理錄入)、測試日報(bào)(測試人員錄入)、測試總結(jié)(測試人員錄入)、延期風(fēng)險(xiǎn)(項(xiàng)目經(jīng)理錄入)、上線周知(產(chǎn)品經(jīng)理錄入)和線上效果跟進(jìn)(產(chǎn)品經(jīng)理錄入)。

需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「開發(fā)中」之后，由項(xiàng)目經(jīng)理填寫站會紀(jì)要到需求評論中，PMO 系統(tǒng)每天上午自動發(fā)送站會紀(jì)要消息;需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「測試中」后，由測試人員填寫測試日報(bào)，每晚自動發(fā)送「測試日報(bào)」;需求狀態(tài)在「開發(fā)中」和「測試中」時(shí)，如果項(xiàng)目經(jīng)理填寫了「延期風(fēng)險(xiǎn)」，自動發(fā)送延期風(fēng)險(xiǎn)郵件;需求狀態(tài)轉(zhuǎn)為「已上線」后，由產(chǎn)品經(jīng)理填寫上線周知到需求評論中，PMO 系統(tǒng)自動發(fā)送上線周知郵件。

圖 11: 信息的收集和處理

(3) 自動提示項(xiàng)目進(jìn)度

一個(gè)需求評審結(jié)束的技術(shù)方案設(shè)計(jì)完畢后，開發(fā)和測試需要在 Wiki 文檔和 TAPD 中利用任務(wù)功能進(jìn)行排期，之后 PM 需要把排期表格拷貝到郵件中，給相關(guān)人員發(fā)送郵件?？截惖倪^程是重復(fù)且耗時(shí)的。基于這些問題，PMO 系統(tǒng)通過 TAPD 中需求的狀態(tài)流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)了自動發(fā)送 Kick Off 郵件、提測郵件、超時(shí)控制消息等。這類需求的流程圖如下圖所示：

圖 12: 需求狀態(tài)變更和風(fēng)險(xiǎn)控制

當(dāng)需求轉(zhuǎn)為「開發(fā)中」，PMO 系統(tǒng)自動拉取該需求的各任務(wù)排期并發(fā)送 Kick Off 郵件，如果排期超迭代周期了，則需要走專門的審核流程。需求轉(zhuǎn)到「測試中」，PMO 系統(tǒng)會自動發(fā)送提測郵件。

圖 13: kick off 郵件示例

當(dāng)需求未按時(shí)提測或者未按時(shí)上線時(shí)，PMO 系統(tǒng)會發(fā)送延期提測和延期上線消息到需求群和雙周 PK 群;當(dāng)任務(wù)未按時(shí)完成時(shí)，PMO 系統(tǒng)會發(fā)送超時(shí)未完成消息到需求群和雙周 PK 群，方便 PM 和 TL 進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制和有針對性的處理。如果需求上線 2 周后未填寫「線上效果跟進(jìn)」，PMO 系統(tǒng)會發(fā)送超時(shí)未跟進(jìn)線上效果消息到需求群和雙周 PK 群，提醒產(chǎn)品經(jīng)理跟進(jìn)線上效果。

圖 14: 超時(shí)提醒

2.2.2 向上管理

為了節(jié)約產(chǎn)品經(jīng)理在周末再次匯總和編輯本周上線內(nèi)容，以及協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)線產(chǎn)品經(jīng)理編寫周報(bào)時(shí)間的工作，PMO 系統(tǒng)每周五晚 6 點(diǎn)拉取本周上線的不同業(yè)務(wù)線的全部需求和每個(gè)需求的上線周知內(nèi)容，給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人發(fā)郵件匯報(bào)本周的需求進(jìn)度和每個(gè)需求上線的效果。

圖 15：上線匯總

2.2.3 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

有人經(jīng)常會問 PK 會議時(shí)一個(gè)迭代究竟接多少需求合適?研發(fā) TL 在制定 KPI 目標(biāo)時(shí)也經(jīng)常會關(guān)注從需求實(shí)施效率角度看，當(dāng)前需要幾人日能完成一個(gè)項(xiàng)目類需求，日后目標(biāo)是減少為多少人日完成一個(gè)同等規(guī)模的項(xiàng)目類需求?PMO 系統(tǒng)支持項(xiàng)目類需求按迭代、季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，給總監(jiān)級別人員做決策時(shí)提供數(shù)據(jù)支撐。

圖 16: 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

2.2.4 知識沉淀和管理

團(tuán)隊(duì)里經(jīng)常會有新鮮血液加入，PMO 對全員進(jìn)行流程宣講的頻率還是比較低的，因此 PMO 系統(tǒng)里加入了一些項(xiàng)目流程的基本知識，方便新人熟悉流程和加速流程落地。

圖 17: 知識沉淀

2.3 實(shí)現(xiàn)效果

PMO 系統(tǒng)分為 3 期，已全部上線?？偨Y(jié)來看，截至目前實(shí)現(xiàn)的主要效果有：

1. 信息統(tǒng)一匯總到 TAPD 后，所有人員可以方便地在 TAPD 查詢需求相關(guān)的一切信息，包括評論、站會紀(jì)要、測試日報(bào)、測試報(bào)告、上線周知、線上效果等。
2. PMO 系統(tǒng)提煉了全部需求的風(fēng)險(xiǎn)并發(fā)送到微信群，輔助 PMO 和管理人員重點(diǎn)關(guān)注某些高風(fēng)險(xiǎn)需求。
3. 自動發(fā)送 Kick Off 郵件、提測郵件、站會紀(jì)要，并匯總和提示需求、任務(wù)延期風(fēng)險(xiǎn)，可以節(jié)約 PM 大量的時(shí)間。
4. 自動匯總本周所有上線的所有需求和上線周知并發(fā)送周報(bào)給總業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，節(jié)約了產(chǎn)品經(jīng)理大量的編寫周報(bào)時(shí)間。
5. 幫助開發(fā)人員自動發(fā)送提測郵件，幫助測試人員自動發(fā)送測試日報(bào)和測試報(bào)告。
6. 知識沉淀功能幫助 PM 和新人盡快的熟悉流程和相互學(xué)習(xí)。

Part.3 未來規(guī)劃

通過 PMO 系統(tǒng)的應(yīng)用，高效實(shí)現(xiàn)了需求從實(shí)施到上線全過程管理，盤活資源，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目增效。伴隨著 PMO 系統(tǒng)的運(yùn)行和推廣，我們也在收集用戶反饋并進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。與此同時(shí)，DevOps 系統(tǒng)也已經(jīng)開發(fā)完畢并在交通業(yè)務(wù)落地。DevOps 系統(tǒng)覆蓋了需求的從開發(fā)中到已上線的 4 個(gè)狀態(tài)：

目前，對于延期提測或延期上線風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的依據(jù)主要來自對「實(shí)際時(shí)間」和「預(yù)測時(shí)間」之間的對比，其中「實(shí)際提測時(shí)間」、「實(shí)際上線時(shí)間」等信息是通過 PM 手動維護(hù) TAPD 狀態(tài)變更之后填寫。后續(xù) DevOps 系統(tǒng)將和 TAPD 打通，例如開發(fā)在 DevOps 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)為「已提測」或者「已上線」后，該需求在 TAPD 中自動變?yōu)椤敢烟釡y」和「已上線」，減少人為填寫的不確定因素，PMO 系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)延期提測和延期上線的需求時(shí)就會更加精準(zhǔn)。

我們相信，未來隨著 PMO 系統(tǒng) 與 DevOps 的打通，以及與 TAPD 等外部工具更加深度的連接，我們的項(xiàng)目管理將越來越高效，研發(fā)流程將越來越敏捷。