如今，大多數(shù)企業(yè)辦公環(huán)境并不像幾年前那樣所有員工都在同一個空間工作，他們通常在辦公室中與同事溝通和合作，或使用電子郵件或發(fā)布簡單的內(nèi)部消息工具。

員工溝通對企業(yè)的高效運作都至關(guān)重要，而如今的溝通方式要復(fù)雜得多。事實上，行業(yè)機構(gòu)估計，一個典型的企業(yè)有20%到35%的勞動力是臨時勞動力，并且通常遠(yuǎn)離公司獨立工作。保持與獨立的承包商、顧問、第三方合作伙伴，甚至客戶之間的聯(lián)系，對于企業(yè)的生產(chǎn)力和整體成功來說至關(guān)重要。

[[315884]]

當(dāng)了解企業(yè)員工的未來組成及其工作方式時，發(fā)現(xiàn)將會出現(xiàn)協(xié)作問題。到2025年，企業(yè)中60%至80%的工作人員將是千禧一代。這些“數(shù)字原生代”對員工協(xié)作的方式產(chǎn)生了重大影響。

他們更有可能通過通信設(shè)備、文本、視頻聊天或網(wǎng)絡(luò)或連接等電子方式進(jìn)行溝通，而不是在現(xiàn)場進(jìn)行交流。他們的工作風(fēng)格千差萬別，并不是傳統(tǒng)的早九晚五的工作，此外更喜歡采用更便捷的通信工具。

企業(yè)必須以安全的方式滿足他們的預(yù)期體驗?，F(xiàn)在已經(jīng)看到一些實例，很多公司在千禧一代中招聘更多的員工，但有些員工發(fā)現(xiàn)一些工作方式和工具不可用或不可接受之后，他們拒絕應(yīng)聘或辭職。企業(yè)原有的單一工作風(fēng)格的概念已經(jīng)過時。這種變化現(xiàn)在正在發(fā)生，但是大多數(shù)企業(yè)卻對此沒有做好準(zhǔn)備。

需要什么來確保有效的協(xié)作

在通常情況下，很多企業(yè)允許工作人員使用消費者級別的協(xié)作工具(例如，短信、Facebook、Instagram、WhatsApp等)而不是適合企業(yè)使用的解決方案。其應(yīng)用很容易將企業(yè)敏感信息泄露給黑客和“不良行為者”，或者可能讓用戶與不當(dāng)?shù)慕邮照吖蚕頂?shù)據(jù)，使企業(yè)面臨數(shù)據(jù)丟失、監(jiān)管責(zé)任或更嚴(yán)重的威脅。

企業(yè)需要提供具有同等功能的企業(yè)級工具，以供當(dāng)前和將來的員工使用，使其發(fā)揮最大效率，并確保員工之間的溝通可以保證企業(yè)敏感信息的安全。幸運的是，主要廠商正在建立安全的企業(yè)級工具以確保協(xié)作的安全性(例如Microsoft Teams、Cisco Webex、Slack等)。

應(yīng)該在協(xié)作服務(wù)中尋找什么?

企業(yè)需要評估隨著轉(zhuǎn)向工作場所的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方法，將會進(jìn)行何種類型的員工、通信和其他形式的協(xié)作。選擇正確的工具意味著尋找在不斷變化的員工隊伍中支持和增強協(xié)作的功能。這些功能包括：

• 工作流程靈活性——能夠根據(jù)廣泛的用戶、設(shè)備和應(yīng)用程序中的典型角色和職責(zé)定制解決方案的功能。
• 工作區(qū)自定義——創(chuàng)建自定義協(xié)作場所和所需增強服務(wù)的能力，例如日程安排、會議跟蹤、筆記記錄、與外圍服務(wù)的連接、云計算供應(yīng)商的選擇等。
• 用戶、應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)的安全性——使用高級安全和隱私組件的能力，以確保沒有用戶或企業(yè)數(shù)據(jù)超出指定的“孤島”，以確保隔離和保護(hù)，并確保高級身份驗證和加密到位。
• 數(shù)據(jù)提取的認(rèn)知支持——能夠捕獲和分類在會議或非正式協(xié)作期間發(fā)生的所有相關(guān)數(shù)據(jù)的功能，并將其作為知識來源提供給適當(dāng)?shù)挠脩羧汉驼麄€組織。先進(jìn)的人工智能功能可以自動完成此過程，而不用通過人工進(jìn)行。
• 分析以了解使用情況——分析企業(yè)中使用的工具哪些是有效的，哪些不是有效的，并根據(jù)需要修改和增強可用的協(xié)作工具。這是創(chuàng)建靈活協(xié)作策略的關(guān)鍵。

作為增強協(xié)作解決方案的一個示例，思科公司最近發(fā)布了其WebEx產(chǎn)品的更新版本，并添加了基于人工智能的助手功能，包括其最近收購的Voicea產(chǎn)品。將其Voicea語音識別產(chǎn)品添加到其會議功能后，它可以在幾分鐘內(nèi)完成整個會議的轉(zhuǎn)錄，而無需人工錄入來跟上對話的進(jìn)度。

它還提供了會議的版本，然后可以通過關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，從而可以更好地發(fā)現(xiàn)企業(yè)會議的內(nèi)容。用戶可以進(jìn)行Voicea查詢以從會議中提取信息，即使他們不在場也是如此。思科公司聲稱可以將工作效率提高30%，并可以節(jié)省更多人工。

保障安全和隱私

思科公司添加的其他現(xiàn)代協(xié)作增強功能包括將身份驗證和加密密鑰保留在企業(yè)的內(nèi)部部署數(shù)據(jù)中心中，以使全球性組織不必?fù)?dān)心本地化的違規(guī)行為會泄露企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，并且還可以更好地遵守本地隱私法規(guī)。這可以擴(kuò)展到實現(xiàn)獨立的區(qū)域數(shù)據(jù)存儲庫，并更好地保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)。