采用企業(yè)資源計劃(ERP)軟件使財務(wù)、人力資源、采購、分銷和其他部門的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、精簡和集成。企業(yè)需要了解有關(guān)這些關(guān)鍵IT系統(tǒng)的信息。

[[325783]]

企業(yè)資源計劃(ERP)的定義

企業(yè)資源計劃(ERP)是一個集成軟件應(yīng)用程序系統(tǒng)，可以標(biāo)準(zhǔn)化、精簡和集成財務(wù)、人力資源、采購、分銷和其他部門的業(yè)務(wù)流程。企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)通常在一個集成的軟件平臺上運行，使用在單個數(shù)據(jù)庫上運行的通用數(shù)據(jù)定義。

企業(yè)資源計劃(ERP)最初是為制造公司設(shè)計的，但在后來擴展到服務(wù)行業(yè)、高校、酒店、醫(yī)療保健、金融服務(wù)和政府部門。每個行業(yè)都有自己的企業(yè)資源計劃(ERP)特性。例如，政府的企業(yè)資源計劃(ERP)使用合同生命周期管理(CLM)而不是傳統(tǒng)的采購，并遵循政府會計規(guī)則而不是一般公認(rèn)會計原則 (GAAP)。銀行有后臺結(jié)算流程來核對支票、信用卡、借記卡和其他工具。

企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)的好處

企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)通過多種方式提高了企業(yè)效率和有效性。通過將財務(wù)信息集成到單個系統(tǒng)中，企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)可以統(tǒng)一組織的財務(wù)報告。它們還集成了訂單管理，使訂單獲取、制造、庫存、會計和分配變得更加簡單且不易出錯。大多數(shù)企業(yè)資源計劃(ERP)還包括客戶關(guān)系管理(CRM)工具，以跟蹤客戶交互，從而提供有關(guān)客戶行為和需求的更深刻見解。它們還可以使制造和支持流程標(biāo)準(zhǔn)化和自動化，并統(tǒng)一組織中各個業(yè)務(wù)部門的采購。企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)還可以為時間報告、費用跟蹤、培訓(xùn)、技能匹配等提供一個標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源平臺，并顯著提高企業(yè)跨財務(wù)、人力資源和供應(yīng)鏈提交必要的政府法規(guī)報告的能力。

正確運行的企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)使企業(yè)能夠減少完成幾乎每一個業(yè)務(wù)流程所需的時間。他們還通過圍繞通用數(shù)據(jù)定義組織的共享數(shù)據(jù)來促進協(xié)作，從而更好地制定決策。企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)化和簡化導(dǎo)致更少的剛性結(jié)構(gòu)，從而創(chuàng)建了一個敏捷的企業(yè)，可以快速適應(yīng)并增加協(xié)作潛力。企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)集中式數(shù)據(jù)庫雖然是一個更大的目標(biāo)，但比散布在數(shù)百個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更易于保護。

企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)的4個關(guān)鍵功能

企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)的規(guī)模、范圍和功能千差萬別。但是，大多數(shù)企業(yè)資源計劃(ERP)軟件具有以下特點：

• 企業(yè)范圍的集成。業(yè)務(wù)流程端到端跨部門和業(yè)務(wù)部門集成。例如，新訂單將自動啟動信用檢查、查詢產(chǎn)品可用性并更新分發(fā)計劃。在訂單發(fā)貨后，將會發(fā)送發(fā)票。
• 實時(或接近實時)操作。由于以上示例中的過程在收到訂單后的幾秒鐘內(nèi)發(fā)生，因此可以快速發(fā)現(xiàn)問題，從而使銷售方有更多時間來糾正這種情況。
• 公共數(shù)據(jù)庫。公共數(shù)據(jù)庫使每個部門的企業(yè)都可以使用相同的定義來一次定義數(shù)據(jù)。一些企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)拆分物理數(shù)據(jù)庫以提高性能。
• 一致的外觀和感覺。很多企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商意識到，具有一致用戶界面的軟件可以減少培訓(xùn)成本，并且看起來更加專業(yè)。當(dāng)企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商購買了其他軟件時，有時會放棄通用外觀，而傾向于加快上市速度。隨著新版本的上市，大多數(shù)企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商都恢復(fù)了一致的用戶界面。

企業(yè)資源計劃(ERP)解決方案的類型

根據(jù)其服務(wù)企業(yè)的規(guī)模和復(fù)雜性，企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)分為幾類。其典型的層級包括：

• Tier I級的企業(yè)資源計劃(ERP)支持大型的全球企業(yè)，并處理國際化問題，其中包括貨幣、語言、字母、郵政編碼、會計規(guī)則等。數(shù)十年來，Oracle和SAP被視為Tier I級。微軟公司和Infor公司是較新的競爭對手，但也經(jīng)常被列為Tier I級。
• Tier I級政府企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)支持大型的聯(lián)邦政府機構(gòu)。這些供應(yīng)商支持政府會計、人力資源和采購的細(xì)微差別。Oracle、SAP和CompuServe等公司的PRISM被認(rèn)為是Tier I級，而Infor公司和CGI公司緊隨其后。
• Tier II級企業(yè)資源計劃(ERP)支持大型企業(yè)，這些大型企業(yè)可能在多個國家開展業(yè)務(wù)，但缺乏全球影響力。Tier II級客戶可以是獨立的實體或業(yè)務(wù)部門。這些企業(yè)資源計劃(ERP)中的大多數(shù)具有一定的國際化程度，但缺乏Tier I級的廣度。根據(jù)供應(yīng)商的分類方式，這一級中有25至45個供應(yīng)商。
• Tier II級政府的企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)主要集中在美國各州和地方政府，并安裝了一些軟件。Tyler Technologies公司和UNIT4公司屬于此類。
• Tier III級企業(yè)資源計劃(ERP)支持中型企業(yè)。根據(jù)企業(yè)資源計劃(ERP)的分類方式，有75到100個Tier III級企業(yè)資源計劃(ERP)解決方案。
• IV級企業(yè)資源計劃(ERP)是為小型企業(yè)設(shè)計的，通常側(cè)重于會計。

在過去的幾年中，企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商已經(jīng)創(chuàng)建了專門為云計算設(shè)計的新系統(tǒng)，而長期的企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商已經(jīng)創(chuàng)建了其軟件的云計算版本。云計算企業(yè)資源計劃(ERP)變得越來越流行，分為兩種主要類型：

• 企業(yè)資源計劃即服務(wù)。使用這些企業(yè)資源計劃(ERP)，所有客戶都在相同的代碼庫上運行，并且無法訪問源代碼。用戶可以配置但不能自定義代碼。
• IaaS云平臺中的企業(yè)資源計劃(ERP)。在企業(yè)資源計劃(ERP)中依賴自定義代碼的企業(yè)不能將企業(yè)資源計劃(ERP)作為服務(wù)使用。如果他們希望在云中運行，則唯一的選擇是轉(zhuǎn)移到IaaS提供商，后者將其服務(wù)器轉(zhuǎn)移到其他位置。

對于大多數(shù)企業(yè)而言，企業(yè)資源計劃即服務(wù)具有以下三個優(yōu)點：初始成本較低，升級到新版本更容易，并且高管人員不能強迫為他們的組織編寫自定義代碼。

頂級企業(yè)資源計劃(ERP)軟件

選擇企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)是IT領(lǐng)導(dǎo)者面臨的最具挑戰(zhàn)性的決定之一。除了以上層次標(biāo)準(zhǔn)之外，還需要考慮多種功能。對于任何行業(yè)來說，選擇具有行業(yè)經(jīng)驗的企業(yè)資源計劃(ERP)供應(yīng)商都是很重要的。

頂級的企業(yè)資源計劃(ERP)軟件包括：Acumatica Cloud ERP、Deltek ERP、Epicor ERP、Infor ERP、Microsoft Dynamics ERP、NetSuite ERP、Oracle電子商務(wù)套件、Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP、Oracle Peoplesoft財務(wù)管理和SAP ERP。

實施企業(yè)資源計劃(ERP)

大多數(shù)成功的企業(yè)資源計劃(ERP)實施都是由執(zhí)行發(fā)起人領(lǐng)導(dǎo)的，執(zhí)行發(fā)起人贊助業(yè)務(wù)案例，獲得批準(zhǔn)，監(jiān)控進度，消除障礙，并獲取收益。首席信息官與執(zhí)行發(fā)起人密切合作，確保充分關(guān)注與現(xiàn)有系統(tǒng)的集成、數(shù)據(jù)遷移和基礎(chǔ)設(shè)施升級。首席信息官還就面臨的挑戰(zhàn)向執(zhí)行發(fā)起人提供建議，并幫助執(zhí)行發(fā)起人選擇一家專門從事實施企業(yè)資源計劃(ERP)的公司。

組織變更管理主管還應(yīng)向執(zhí)行發(fā)起人提供建議，因為企業(yè)資源計劃(ERP)實施會產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)流程、角色、用戶界面和工作職責(zé)。組織變革管理可以幫助企業(yè)中的每個人了解企業(yè)資源計劃(ERP)對他們工作的影響。在許多情況下，組織變革管理公司而不是內(nèi)部高管提供這種支持。

向項目執(zhí)行團隊報告的應(yīng)該是業(yè)務(wù)項目經(jīng)理和IT項目經(jīng)理。如果企業(yè)聘請了企業(yè)資源計劃(ERP)集成公司或組織變革管理專家，那么他們的項目經(jīng)理應(yīng)該是核心項目管理團隊的一部分。

企業(yè)資源計劃(ERP)實施的5個主要步驟

大多數(shù)企業(yè)資源計劃(ERP)從業(yè)人員的企業(yè)資源計劃(ERP)實施結(jié)構(gòu)如下：

(1) 獲得批準(zhǔn)

執(zhí)行發(fā)起人監(jiān)督批準(zhǔn)所需的任何文檔的創(chuàng)建。該文檔通常稱為業(yè)務(wù)案例，通常包括以下內(nèi)容：

• 問題定義
• 項目目標(biāo)和范圍的描述
• 假設(shè)
• 實施費用
• 實施時間表
• 開發(fā)和運營風(fēng)險
• 預(yù)計收益

一旦業(yè)務(wù)案例完成，執(zhí)行發(fā)起人就將業(yè)務(wù)案例提交​​給適當(dāng)?shù)母呒壒芾砣藛T，以進行正式批準(zhǔn)支出并指導(dǎo)員工實施企業(yè)資源計劃(ERP)。

(2) 計劃程序

然后，將為業(yè)務(wù)案例創(chuàng)建的高級時間表精簡為工作計劃，其中應(yīng)包括以下步驟：

• 確定團隊成員。關(guān)鍵內(nèi)部人員應(yīng)按姓名標(biāo)識。其他所需人員應(yīng)按角色確定。需要選擇外部合作伙伴。典型的合作伙伴包括：企業(yè)資源計劃(ERP)實施專家、組織變更管理專家和技術(shù)專家。
• 完成合同。新軟件，技術(shù)和服務(wù)的合同應(yīng)最終確定。
• 規(guī)劃基礎(chǔ)設(shè)施升級。內(nèi)部企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)通常需要更快的處理器、更多的存儲和改進的通信。一些組織可以通過使用云計算企業(yè)資源計劃(ERP)來最小化基礎(chǔ)設(shè)施升級。但即使是云計算企業(yè)資源計劃也可能需要基礎(chǔ)設(shè)施升級。
• 創(chuàng)建工作計劃和時間表。任務(wù)、依賴項、資源和時間安排應(yīng)盡可能具體。

(3) 配置軟件

這是最大、最困難的階段。主要步驟包括：

• 分析差距。了解當(dāng)前業(yè)務(wù)流程和支持應(yīng)用程序之間的差距有助于項目團隊確定如何更改業(yè)務(wù)流程以使其符合軟件。
• 配置參數(shù)。設(shè)置企業(yè)資源計劃(ERP)軟件中的參數(shù)以反映新的業(yè)務(wù)流程。
• 完成所需的編程。在理想情況下，無需更改企業(yè)資源計劃(ERP)軟件。但是，可能需要一些編程才能連接到其他系統(tǒng)或進行數(shù)據(jù)遷移。
• 遷移數(shù)據(jù)。該團隊對數(shù)據(jù)定義進行標(biāo)準(zhǔn)化，并檢查現(xiàn)有文件的數(shù)據(jù)完整性、質(zhì)量和冗余性。最后，現(xiàn)有數(shù)據(jù)將被清理并遷移到新的企業(yè)資源計劃(ERP)。
• 測試系統(tǒng)。對系統(tǒng)進行測試，以確保它提供了所需的功能和所需的響應(yīng)能力。
• 文件系統(tǒng)。創(chuàng)建所需的功能和技術(shù)文檔。通常，供應(yīng)商具有可以根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)定制的文檔。
• 升級基礎(chǔ)設(shè)施。完成所有必需的升級。

(4) 部署系統(tǒng)

當(dāng)新系統(tǒng)投入生產(chǎn)時，在進行最終轉(zhuǎn)換之前，必須完成多項活動。這些包括：

• 培訓(xùn)員工。所有員工都需要接受操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，并具有訪問權(quán)限。
• 計劃支持。企業(yè)資源計劃(ERP)運行后，將需要一個支持團隊來回答問題并解決問題。
• 測試系統(tǒng)。新系統(tǒng)必須經(jīng)過全面測試，以確保其安全性和響應(yīng)能力，并提供業(yè)務(wù)案例中描述的功能。
• 做出“上線”決定。一旦執(zhí)行發(fā)起人確信新的企業(yè)資源計劃(ERP)已準(zhǔn)備就緒，企業(yè)就需要從原有的系統(tǒng)切換到新系統(tǒng)。

(5) 穩(wěn)定系統(tǒng)

在部署企業(yè)資源計劃(ERP)之后，隨著員工學(xué)習(xí)新的角色、工具、業(yè)務(wù)流程和指標(biāo)，大多數(shù)組織的業(yè)務(wù)績效都會下降。此外，清理不良的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施瓶頸也會導(dǎo)致中斷。所有這些都給企業(yè)資源計劃(ERP)部署和支持團隊帶來了大量工作。

企業(yè)資源計劃(ERP)的隱性成本

在項目規(guī)劃期間通常被低估的四個因素包括：

• 業(yè)務(wù)流程變更。除非他們是系統(tǒng)分析師或為具有更好系統(tǒng)的其他企業(yè)工作，否則大多數(shù)人都滿足于在當(dāng)前環(huán)境中工作。一旦團隊看到了改進的結(jié)果，大多數(shù)人就會尋求其他改進。而這種成功往往會花費比最初預(yù)算更多的時間。
• 組織變更管理。盡管流程改進使企業(yè)更高效，但是變更會在所有組織級別上帶來不確定性。正式的組織變更管理計劃可以使員工放心，并幫助他們接受變更。由于許多高管不熟悉組織變更管理的細(xì)微差別，這一努力很容易被低估。
• 數(shù)據(jù)遷移。在實施企業(yè)資源計劃(ERP)之前，企業(yè)經(jīng)常具有重疊的數(shù)據(jù)庫和較弱的編輯規(guī)則。企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)需要更嚴(yán)格的編輯，從而增加了數(shù)據(jù)遷移時間。所需時間很容易被低估，尤其是在無法識別所有數(shù)據(jù)源的情況下。
• 自定義代碼。盡管企業(yè)可以自定義代碼，但大多數(shù)企業(yè)低估了成本;即使是估算初始成本的企業(yè)也很少包括遷移到新版本的成本。

自定義代碼已有多年的時間，但這并不是一個好習(xí)慣。由于用戶需要其他功能，因此其自定義代碼顯著增加了實施成本。它使保修協(xié)議失效;報告給供應(yīng)商的問題必須在未經(jīng)修改的軟件上復(fù)制。這使升級變得困難;自定義代碼通常在供應(yīng)商每次發(fā)行新版本時都需要進行更改。最后，大多數(shù)企業(yè)低估了成本;即使是估算初始成本的企業(yè)也很少包括遷移到新版本的成本。

為什么企業(yè)資源計劃(ERP)項目失敗

企業(yè)資源計劃(ERP)項目失敗的原因與其他項目失敗的原因相同。最常見的原因是執(zhí)行發(fā)起人效率低下，無法在組織中贏得尊重，對項目不感興趣，或被其他職責(zé)分散注意力。其他失敗的原因包括定義不明確的項目目標(biāo)、薄弱的項目管理、資源不足和糟糕的數(shù)據(jù)清理。

有幾個失敗的原因與企業(yè)資源計劃(ERP)密切相關(guān)。特別是：

• 選擇不當(dāng)。企業(yè)資源計劃，尤其是Tier I級的企業(yè)資源計劃，這非常復(fù)雜，并且有很多選擇。許多企業(yè)認(rèn)為，Tier I級企業(yè)資源計劃(ERP)的定義是更適合每個企業(yè)。實際上，只有規(guī)模很大的全球性企業(yè)才會使用Tier I級企業(yè)資源計劃(ERP)中的一小部分功能。如果企業(yè)不夠龐大，不足以證明Tier I級的合理性，則可能會發(fā)現(xiàn)由于功能過載而延遲實現(xiàn)。相反，這些大型企業(yè)可能會發(fā)現(xiàn)，Tier II 級或Tier III級企業(yè)資源計劃(ERP)缺乏足夠的功能，無法進行復(fù)雜的全球運營。
• 內(nèi)部阻力。盡管采用新程序都會產(chǎn)生阻力，但這在企業(yè)資源計劃(ERP)中更為常見。遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)部門經(jīng)常將企業(yè)資源計劃(ERP)實施的財務(wù)或其他標(biāo)準(zhǔn)化視為總部為增強對現(xiàn)場控制的一種努力。而即使解釋了采用新系統(tǒng)的好處，但減緩實施的情況并不少見。

如果實施團隊提供的支持不佳，那么即使是支持企業(yè)資源計劃(ERP)的團隊也可能會感到失望。一些支持者也可能成為批評者。