在當(dāng)今充滿挑戰(zhàn)的IT和業(yè)務(wù)環(huán)境中，與能夠熟練和高效工作的人員一起開展新項目比以往任何時候都更為重要。本文將介紹如何組建理想的團(tuán)隊。

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啟動一個新的IT項目總是充滿挑戰(zhàn)。再加上疫情大流行、業(yè)務(wù)不確定性、經(jīng)濟(jì)不穩(wěn)定以及人員分散，這使得工作變得更加艱巨。

盡管在當(dāng)今的困難時期，項目主管面臨著諸多障礙，但仍有可能組建一支一流的團(tuán)隊，以達(dá)到甚至超出預(yù)期的績效，降低預(yù)算和縮短預(yù)計時間。其秘訣在于堅持不懈，強(qiáng)大的管理能力以及對最終目標(biāo)的高度把握。以下七個技巧可有助于您開始工作。

1.開始規(guī)劃

在組建新的項目團(tuán)隊之前，主管需要根據(jù)計劃的預(yù)期時間、目標(biāo)和預(yù)計的企業(yè)價值，確定企業(yè)的存在理由。醫(yī)院IT咨詢公司HCTec的首席信息官Rob Dreussi說：“界定工作范圍、內(nèi)部和外部利益相關(guān)者、所需的技能和必要的工作量，這對于實現(xiàn)項目目標(biāo)和確定團(tuán)隊需求至關(guān)重要。”

必須先完成項目規(guī)劃，然后再進(jìn)行任何其他工作，否則企業(yè)在開始工作之前就會有很嚴(yán)重的問題。安永美洲會計師事務(wù)所(EY Americas)咨詢顧問部門的技術(shù)轉(zhuǎn)型主管塔米·阿萊里斯(Tammy Alairys)解釋說：“對于主管而言，在項目開始時這樣做至關(guān)重要，從而可確保所有相關(guān)人員都與項目目標(biāo)和預(yù)期成果保持一致。”

2.尋找和選擇團(tuán)隊成員

在設(shè)定和理解了項目的任務(wù)和目標(biāo)之后，就該開始組建一支精干的團(tuán)隊，該團(tuán)隊會使企業(yè)成功完成其目標(biāo)。項目主管面臨的最大挑戰(zhàn)之一是選擇具備適當(dāng)產(chǎn)品、技術(shù)和協(xié)作技能的團(tuán)隊成員。

“首先尋找?guī)讉€在這三個(領(lǐng)域)都具有很高技能的人，然后再尋找其余的團(tuán)隊成員，他們在一個或兩個領(lǐng)域中具備很高的技能，并且可以優(yōu)勢互補(bǔ)，”技術(shù)研究和咨詢公司ISG的計劃和項目管理總監(jiān)克里斯·范霍克(Chris VanHoeck)建議道。“不要輕視那些技術(shù)強(qiáng)但安靜內(nèi)向的人，他們可能是具有出色團(tuán)隊合作精神的人。”

IT托管服務(wù)和人員招聘服務(wù)提供商Entrust Solutions的IT主管布拉德·威爾曼(Brad Willman)建議，雖然招募擁有各種技能的團(tuán)隊成員總是好事，但請盡量招募具備軟件或系統(tǒng)專業(yè)知識的人員，因為完成項目必須擁有這些知識。他說：“還要尋找那些在工作經(jīng)歷中具有高效率和團(tuán)隊溝通能力的成員。”

Mitel公司的IT業(yè)務(wù)技術(shù)副總裁Nicole Athanassiadis表示，她側(cè)重于使團(tuán)隊成員與項目目標(biāo)相匹配。“我關(guān)注于團(tuán)隊中所需的技術(shù)技能。”Athanassiadis認(rèn)為，每個團(tuán)隊都應(yīng)配備一名業(yè)務(wù)分析師。此人可以與項目主管一起工作，以了解與項目目標(biāo)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，并可與業(yè)務(wù)相關(guān)者和主題專家進(jìn)行互動，以了解他們的關(guān)注點和需求。她補(bǔ)充說：“該業(yè)務(wù)分析師可能來自IT組織內(nèi)部，或來自業(yè)務(wù)部門團(tuán)隊，或來自協(xié)助實施解決方案的第三方供應(yīng)商。”

3.指派任務(wù)

有多種給團(tuán)隊成員分配任務(wù)的方式。最適合使用的方式取決于項目的復(fù)雜性、規(guī)模以及是否有第三方(例如供應(yīng)商或業(yè)務(wù)合作伙伴)參與。瀑布模式和敏捷模式是使用最廣泛的方式。“傳統(tǒng)上，在瀑布方式中，任務(wù)是根據(jù)依賴性和工作量來分配的，”阿萊里斯說。“最近，敏捷方法使Scrum團(tuán)隊和成員擁有更大的自主權(quán)來優(yōu)先處理自己的任務(wù)。”

無論使用哪種模式，所有任務(wù)都應(yīng)該是開放的和完全可見的。Dreussi建議：“應(yīng)該以電子方式分配各項任務(wù)，以在整個團(tuán)隊中建立可見性和問責(zé)制。”“一個好的項目管理工具可以顯示整個項目組合中的所有任務(wù)，包括預(yù)期時間、實際時間和接近實時的里程碑工作的進(jìn)展情況。”

在項目一開始就告知參與者的確切職責(zé)也很重要。Athanassiadis說：“每個團(tuán)隊成員都應(yīng)該了解他們所扮演的角色，以及對他們角色所承擔(dān)的預(yù)期目標(biāo)。”在管理大型團(tuán)隊(其中可能包括一些職責(zé)重疊的成員)時，任務(wù)和角色的認(rèn)知尤其重要。

4.鼓勵合作

開放、透明的溝通對于成功合作至關(guān)重要。范霍克建議：“定期的團(tuán)隊會議，包括每日站立會議，應(yīng)關(guān)注于手頭的工作以及任何阻礙團(tuán)隊工作推進(jìn)的問題。”他解釋說：“當(dāng)團(tuán)隊主管鼓勵成員找出(待解決的)問題，然后通過團(tuán)隊成員的幫助或在必要時尋求團(tuán)隊外部支援來幫助他們制定解決方案，這就鼓勵了協(xié)作，并促進(jìn)了反饋。”

盡管沒有什么能超越面對面交流的價值，但在當(dāng)今疫情困擾的工作環(huán)境中，面對面交流往往是不可能的。當(dāng)團(tuán)隊成員分散在各個不同地點時，視頻會議提供了一個次優(yōu)選擇，通常也是唯一的選擇。“無論是面對面或是視頻交流，定期的團(tuán)隊會議和工作檢查對于協(xié)作和團(tuán)隊士氣至關(guān)重要，”Dreussi說。

在計劃召開協(xié)作會議時，尊重與會者的個人需求和工作日程，這是非常重要的。時間問題通常可以通過全面考慮和靈活性來解決。Dreussi指出：“借助當(dāng)今的協(xié)作技術(shù)，我們可以輕松地找到(在線)面對面會議和快速簽到之間的適當(dāng)平衡。”

5.提供激勵

如果運用得當(dāng)，激勵是一個強(qiáng)大的項目管理工具。領(lǐng)導(dǎo)者有責(zé)任通過將一些看似無關(guān)緊要的小任務(wù)放到更大的愿景中來激勵團(tuán)隊。“當(dāng)最終目標(biāo)還很遙遠(yuǎn)時，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)設(shè)法慶祝在中期完成的里程碑工作和小的成果，并讓團(tuán)隊成員獲得應(yīng)有的認(rèn)可，以保持他們的動力，”阿萊里斯說。

Dreussi聲稱：“沒有什么神奇的秘訣。”他建議：“如果您想讓項目成功，就必須采用積極的強(qiáng)化工作。”領(lǐng)導(dǎo)者不能只是推出一個項目，然后退后一步，等待每周工作進(jìn)度更新。“他們必須想辦法來幫助自己的團(tuán)隊，并在可能的情況下創(chuàng)造出在最初工作范圍以外的更多價值。”

范霍克表示，人們通常認(rèn)為只有優(yōu)秀的演說家才能激勵團(tuán)隊。他說：“雖然這項技能肯定會有所幫助，但當(dāng)(團(tuán)隊成員)清楚地看到自己的努力對團(tuán)隊和組織的成功做出貢獻(xiàn)時，這才是激勵團(tuán)隊的最好方式。”首先，根據(jù)具體情況來安排工作，并告知最終的目標(biāo)。“此后，請確保每個人都認(rèn)識到自己的努力如何與團(tuán)隊和組織的目標(biāo)相契合。”

商業(yè)和技術(shù)咨詢服務(wù)提供商SADA的首席技術(shù)官邁爾斯·沃德(Miles Ward)認(rèn)為，沒有任何項目存在于真空中。“領(lǐng)導(dǎo)者要對他人進(jìn)行引領(lǐng)，而不是指手畫腳和在后面閑逛。”

6.處理分歧

只有很少的項目團(tuán)隊是在沒有經(jīng)歷內(nèi)部矛盾的情況下完成自己的目標(biāo)。然而，這并不總是一件壞事。實際上，建設(shè)性的爭論通?？梢宰鳛槌晒鉀Q難題的一個工具。其訣竅在于不允許讓分歧陷入個人爭論或延伸到與當(dāng)前問題無關(guān)的領(lǐng)域。

威爾曼建議，要設(shè)法找出爭論的根源。他解釋說：“要明確問題是源于項目本身還是個人分歧，這有助于您找到解決方法。”“作為團(tuán)隊主管，要明確在解決IT項目團(tuán)隊的分歧上，你可以提供哪些建議或清晰的項目目標(biāo)。”如果人際關(guān)系問題是問題的根源，威爾曼建議向人力資源部門尋求幫助。

Athanassiadis表示，平息分歧還需要傾聽團(tuán)隊成員的意見，尊重所有人的觀點。 “所有團(tuán)隊成員都有不同的觀點，因此，要傾聽，努力理解，然后讓團(tuán)隊成員回到項目的共同愿景和目標(biāo)上。”

7.獎勵團(tuán)隊

慶祝成功是獎勵團(tuán)隊出色完成工作的一種低成本、高影響力的方式。有形和無形的獎勵都可以幫助團(tuán)隊成員輕松地回到自己的日常工作角色中，并能鼓勵他們參與未來的項目。Athanassiadis通過給項目參與者提供緩解壓力的機(jī)會來獎勵自己的團(tuán)隊。她指出：“提供一點休息時間總會讓人們很感激。”

范霍克建議，金錢獎勵總會很受歡迎，但應(yīng)通過人力資源部門及時分發(fā)。他解釋說：“在項目結(jié)束后等待六個月以獲得獎勵，這并不能帶來積極的強(qiáng)化作用，從而不會延續(xù)所期望的行為。”

Athanassiadis還喜歡給她的團(tuán)隊一些內(nèi)部和公開的認(rèn)可。她說：“我通常會發(fā)布一些材料來宣傳團(tuán)隊的工作。”Mitel公司還設(shè)有一個正式的表彰項目Bravo Rewards，該項目側(cè)重于團(tuán)隊所取得的重要成就。她指出：“這是一個很好的方式，可以宣揚整個團(tuán)隊的工作，也可以反映每個人的個人貢獻(xiàn)。”

要點

Athanassiadis指出，任何項目都是一段旅程。“一開始可能會遇到暴風(fēng)雨，但是沒有什么比帶著成就感結(jié)束一個項目更好的了。”