基礎(chǔ)架構(gòu)管理顯示不是“一勞永逸”的事情，你的托管合同也是如此。當(dāng)你團(tuán)隊(duì)的服務(wù)合同即將到期時(shí)，這是很好的機(jī)會(huì)，讓你可以重新協(xié)商條款以獲得更好的價(jià)格或增加服務(wù);或者，可能是時(shí)候?qū)で蟾线m的服務(wù)提供商。

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在2020年Data Center World大會(huì)上，Partners National Mission Critical Facilities公司合伙人總裁Kirk Killian在其演講《續(xù)簽托管合同：獲得更多且支付更少》中，詳細(xì)介紹了企業(yè)如何尋找新的方法來(lái)與供應(yīng)商協(xié)商以獲得更好的托管合同，使IT團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期受益。該公司主要幫助客戶(hù)選擇和獲取數(shù)據(jù)中心和托管站點(diǎn)。

他指出，當(dāng)企業(yè)續(xù)簽托管合同時(shí)，IT團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)努力擴(kuò)展合同、正確調(diào)整托管空間、糾正任何合同缺陷、調(diào)查可能的增值服務(wù)并與提供商保持積極的關(guān)系。

在企業(yè)內(nèi)部，你應(yīng)將更新的托管戰(zhàn)略傳達(dá)給高級(jí)管理層以進(jìn)行預(yù)先批準(zhǔn)，讓法律團(tuán)隊(duì)參與合同審查，并找出存在哪些潛在的批準(zhǔn)障礙。

Killian說(shuō)：“更好的交易通常要盡早準(zhǔn)備，如果你足夠耐心。但是你也要準(zhǔn)備好迅速談判并簽訂新合同。”

提供商評(píng)估過(guò)程

重新協(xié)商托管合同有兩個(gè)主要步驟：范圍界定和需求建議書(shū)(RFP)流程。

范圍界定階段讓你的團(tuán)隊(duì)能夠確定所有可靠性要求，你的團(tuán)隊(duì)需要多少空間、電源、位置、托管服務(wù)要求、連接性和任何合規(guī)性標(biāo)準(zhǔn)。

即使你打算繼續(xù)選擇同一托管托管服務(wù)提供商，重新定義基礎(chǔ)架構(gòu)需求也很重要，并確定你的提供商是否可以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

保險(xiǎn)公司數(shù)據(jù)中心首席分析師Dennis Keats說(shuō)：“有些公司已成立10年或以上，其他則是新公司。當(dāng)我們采訪(fǎng)所有這些托管服務(wù)提供商時(shí)，我們并沒(méi)有獲得整體的方法，因?yàn)檫@些托管網(wǎng)站的差異很大，你可獲得各種專(zhuān)業(yè)服務(wù)。你真的必須看看他們是否只是為了讓你簽訂合同，而答應(yīng)你的要求。”

在你的團(tuán)隊(duì)確定托管范圍后，請(qǐng)花時(shí)間提交RFP。很多人發(fā)現(xiàn)，只需向其現(xiàn)有的提供商提交RFP(即使是續(xù)簽的簡(jiǎn)單版本)，也會(huì)使該提供商更愿意接受更好的續(xù)簽合同條款。

在某些情況下，當(dāng)托管服務(wù)提供商發(fā)現(xiàn)你進(jìn)入市場(chǎng)，提供商會(huì)更愿意改善托管合同條款，尤其是在你有特定的基礎(chǔ)架構(gòu)要求時(shí)。

Keats說(shuō)：“我們?cè)赗FP 流程中發(fā)現(xiàn)，我們可以使它根據(jù)我們的需求變得模糊或具體。我們想做更多評(píng)判，弄清楚他們?cè)谡麄€(gè)合同中可以為我們做些什么，我們希望了解他們的流程以及如何確保安全性和服務(wù)器安裝。”

當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)收到建議書(shū)時(shí)，請(qǐng)務(wù)必分析成本和功能方面的差異，并了解基本承諾、預(yù)計(jì)承諾和增長(zhǎng)情況。此外，你應(yīng)該對(duì)比經(jīng)常費(fèi)用和前期費(fèi)用，以準(zhǔn)確了解托管合同。

降低托管成本的策略

在整個(gè)協(xié)商過(guò)程中，你的團(tuán)隊(duì)可以通過(guò)多種方式達(dá)成更具成本效益更靈活的托管合同。

Killian說(shuō)：“通常，如果你不要求某些東西，你可能就不會(huì)得到它。”

降低成本的最直接方法是重新評(píng)估你的功率和空間數(shù)量。Killian說(shuō)，重新調(diào)整和組合基礎(chǔ)設(shè)施是最有效的降低成本的策略，這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)情況下，企業(yè)可能會(huì)過(guò)度配置基礎(chǔ)架構(gòu)，而這些基礎(chǔ)架構(gòu)最終將沒(méi)有被使用。

這不僅可以為你的團(tuán)隊(duì)節(jié)省成本，而且還意味著托管服務(wù)提供商可以將重新獲得的空間出租給其他客戶(hù)。

為了提高合同的靈活性，你的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該調(diào)查支出轉(zhuǎn)移和特定的一次性硬件成本的選項(xiàng)。這樣做可確保你沒(méi)有限制托管設(shè)置選項(xiàng)，否則最終會(huì)因硬件需求變化而支付額外費(fèi)用。其中一種方法是選擇較小的托管空間，但要確保擴(kuò)展權(quán)是新合同的一部分。

Keats說(shuō)：“我們還想知道哪些托管服務(wù)提供商可以長(zhǎng)期為我們提供服務(wù)，并支持我們的增長(zhǎng)和擴(kuò)展能力，以及我們是否可以長(zhǎng)期擴(kuò)展。我們希望他們?yōu)槲覀冊(cè)黾右恍┛臻g，而不會(huì)收費(fèi)。”

請(qǐng)?jiān)儐?wèn)可用費(fèi)率，如果你將期限延長(zhǎng)到當(dāng)前續(xù)簽?zāi)繕?biāo)之外。如果你想要3年、5年和7年的續(xù)約期限，則可以協(xié)商更低的費(fèi)率，這也可能會(huì)在當(dāng)前合同的其余部分中降低利率。

對(duì)于基于硬件的成本，Killian建議查看有源交叉連接和電信電路的費(fèi)用。

Killian稱(chēng)：“當(dāng)托管服務(wù)提供商已經(jīng)安裝交叉連接，大概是在5到10年前，并且已經(jīng)在您的原始合同條款中通過(guò)你的費(fèi)用支付了這筆費(fèi)用，那么你在續(xù)約期間支付的費(fèi)用都將是托管服務(wù)提供商純利潤(rùn)。”

為了減少費(fèi)用，請(qǐng)?jiān)儐?wèn)是否有可能在物理上保留交叉連接，以便在你再次需要交叉連接時(shí)，不必支付安裝費(fèi)。

在電信電路方面，Killian說(shuō)這買(mǎi)方市場(chǎng)。如果你的托管服務(wù)提供商很可能已經(jīng)引入第三方網(wǎng)絡(luò)提供商，那么你可以從初始合同中獲得比可用的傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)商更為激進(jìn)的價(jià)格。

為確保成功續(xù)簽托管合同，請(qǐng)確保你的團(tuán)隊(duì)都了解預(yù)期結(jié)果，并預(yù)先確定你必須與提供商討論哪些條目。大多數(shù)提供者都在尋求長(zhǎng)期的客戶(hù)滿(mǎn)意度，因此你能找到建立友好關(guān)系的方法越多，就越容易獲得你想要的合同。