到目前為止，很多人已經(jīng)采用了一些在家遠(yuǎn)程工作時(shí)如何提高工作效率的方法。員工可以根據(jù)個人喜好打造舒適的工作環(huán)境，無論是配備消噪耳機(jī)，還是使用最喜歡的杯子。當(dāng)人們開始準(zhǔn)備在家遠(yuǎn)程工作可能會認(rèn)為很輕松。但是，當(dāng)他們第一次參與Zoom視頻會議時(shí)，現(xiàn)實(shí)情況很快就打破了在家舒適地遠(yuǎn)程工作的憧憬。

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虛擬協(xié)作可能是遠(yuǎn)程工作中最困難的一方面。不同工作風(fēng)格、不匹配的期望、糟糕的技術(shù)甚至不良的舉止都可能阻礙有效的協(xié)作，并使長期遠(yuǎn)程工作的前景令人望而生畏。員工可以自己構(gòu)建個人的工作空間，但是如果員工的遠(yuǎn)程工作取決于與團(tuán)隊(duì)成員合作，則還必須采用更好的虛擬協(xié)作實(shí)踐。

遠(yuǎn)程協(xié)作的優(yōu)秀實(shí)踐

人們需要了解阻礙虛擬協(xié)作的一些不良習(xí)慣，并采用在家遠(yuǎn)程工作如何成為更好的隊(duì)友和領(lǐng)導(dǎo)者的技巧：

(1)設(shè)定明確的期望

Wizeline公司首席技術(shù)官AníbalAbarca說，“員工在家遠(yuǎn)程工作，彼此遠(yuǎn)離，不能像以前在辦公室或自助餐廳見到對方。因此在遠(yuǎn)程工作的虛擬協(xié)作中需要找到共同點(diǎn)和合適的交流時(shí)間。員工根據(jù)他們的工作責(zé)任和個人需求進(jìn)行調(diào)整，投入更多的時(shí)間和精力來實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)和個人之間的通信至關(guān)重要。圍繞預(yù)期的響應(yīng)時(shí)間設(shè)定清晰的期望值，可以幫助員工在工作責(zé)任和個人需求之間設(shè)定界限。”

他指出，遠(yuǎn)程工作并不意味著缺席會議。意識到這一點(diǎn)特別重要，也非常困難。在參加長時(shí)間的Zoom視頻會議之后，有些人變得難以集中精力完成檢查電子郵件或其他任務(wù)。有時(shí)他們在視頻會議中彼此見面變得很不自在，并且不愿意打開自己的視頻。制定一些準(zhǔn)則和禮儀將有助于提高生產(chǎn)力和協(xié)作。

(2)保持簡單

遠(yuǎn)程工作策略專家、Remote Forever公司創(chuàng)始人Molood Ceccarelli說，“遠(yuǎn)程通信的有效性與簡單性直接相關(guān)，也就是使用盡可能少的工具來獲得所需的所有信息的能力。”人們往往認(rèn)為，如果同事需要更多信息，他們總是可以保持聯(lián)系并要求打開視頻會議軟件討論此事。例如，一位前端開發(fā)人員實(shí)施一個項(xiàng)目，該項(xiàng)目顯示“按鈕顏色更改”，卻沒有其他信息，這名開發(fā)人員將不得不使用聊天工具聯(lián)系他的同事解釋這個問題，最后卻發(fā)現(xiàn)更多信息實(shí)際上來自客戶支持團(tuán)隊(duì)的電子郵件中。”

她說：“因此，異步通信反而有效地進(jìn)行交流。當(dāng)你使用任何工具向其他人傳達(dá)信息時(shí)，先要整理好自己的想法并傳送信息，而不是將這些信息在不同渠道以比較零碎的形式發(fā)送給他們。因此需要花費(fèi)一些時(shí)間收集信息、鏈接和圖像，并將它們整理之后存放或傳輸?shù)揭粋€地方。這使其他人能夠減少尋找數(shù)據(jù)的時(shí)間，節(jié)省寶貴的時(shí)間，并提高效率。”

(3)停止與別人聊天

Techloris公司首席執(zhí)行官Shayne Sherman說：“我認(rèn)為視頻會議最糟糕的習(xí)慣是人們在開會期間聊天。由于網(wǎng)絡(luò)延遲問題和連接不良，這是可以理解的，但是我認(rèn)為這是人們需要考慮的事情。如果由一名主管主持會議，那么其他員工最好在聊天中鍵入他們想發(fā)言的內(nèi)容?？梢允褂?ldquo;舉手”功能或聊天框中的簡單表情符號，讓主持會議者知道誰想發(fā)言。如果每個員工都采用這種做法，召開的虛擬會議將更加順利。”

(4)減少干擾

麻省理工學(xué)院開放式學(xué)習(xí)高級主管Erdin Beshimov說，“在視頻會議中，需要關(guān)閉通知信息，否則容易受到干擾，降低工作效率。此外需要更多地進(jìn)行一對一通話，而不是采用Zoom視頻進(jìn)行通話，例如邊散步邊打電話，就會集中注意力，并更好地協(xié)作。人們可以通過視頻會議互動協(xié)作，但打電話在傾聽的同時(shí)也可以思考和集中注意力?，F(xiàn)代社會的許多創(chuàng)新理念都是通過通話中構(gòu)思出來的。”

他說：“如果集中注意力，那么就可以通過打電話進(jìn)行溝通。可以嘗試這樣的技巧：給自己指定一個時(shí)間段來完全集中注意力(例如30分鐘或1小時(shí))，集中精力完成一項(xiàng)任務(wù)。員工與同事之間開展合作也要全力以赴，不要分心。例如，如果通過Zoom進(jìn)行視頻通話，則需要充分參與，這樣也會縮短會議時(shí)間。”

(5)消除背景噪音

Goaltry公司首席執(zhí)行官Ethan Taub說，“背景噪音對視頻會議來說是一個主要問題。大多數(shù)人都會保持麥克風(fēng)靜音，但有時(shí)可能會忘記，因此需要采用一種可以檢測并只有在音量高于一定水平時(shí)激活麥克風(fēng)的服務(wù)，這樣可以自行調(diào)整。麥克風(fēng)只有在檢測到發(fā)言時(shí)才會激活。當(dāng)然，最好的選擇是找到一個安靜的空間參加視頻會議。”

(6)遏制不斷的干擾

What-In-Tech創(chuàng)始人、富士通公司高級IT項(xiàng)目經(jīng)理Kaelum Ross說，“IT工作者低估了即時(shí)消息通知或Zoom視頻會議即興邀請的干擾程度。對于工作場所的研究表明，工作人員在注意力受到干擾之后需要5至20分鐘的時(shí)間才能完全集中精力。在繁忙的IT環(huán)境中，這些中斷每小時(shí)可能會發(fā)生幾次。”

他說：“我們要求員工在日歷中標(biāo)注需要完成的重要任務(wù)，并確保更少地使用Zoom視頻會議，因此顯著減少這種情況的發(fā)生。我們鼓勵團(tuán)隊(duì)更改即時(shí)消息上的通知狀態(tài)(刪除聲音、彈出窗口和燈光)。對于艱巨的任務(wù)，我們也使用“‘請勿打擾’模式。這三件事使團(tuán)隊(duì)在看待工作日和舒適完成任務(wù)的能力方面有了顯著改善。當(dāng)然，高優(yōu)先級的事情需要立即引起注意，但是我們只關(guān)注緊急情況下的通話(不依賴即時(shí)消息)。”

(7)投資更好的協(xié)作技術(shù)

Coffeeble公司首席執(zhí)行官兼創(chuàng)始人Thomas Fultz說，“員工在參加視頻會議之前，需要檢查他們的設(shè)備是否正常，因?yàn)榘l(fā)出嘶嘶聲的麥克風(fēng)或者模糊不清的網(wǎng)絡(luò)攝像頭都不利于召開富有成效的會議。如果每個人都有合適的設(shè)備，那么每次視頻會議都可以專注于工作內(nèi)容，而不是其他事項(xiàng)。”

(8)超越視頻思考會議協(xié)作

WikiLawn總裁Dan Bailey說，“Zoom會議疲勞是一個現(xiàn)實(shí)問題。我認(rèn)為，解決這一問題的最佳方法是引入其他協(xié)作方式，而不僅僅是通過視頻會議進(jìn)行討論。例如，我們使用虛擬白板來討論問題。對于視頻會議協(xié)調(diào)者來說，讓所有人參與并獲得反饋也是一個好主意。主管可以提前給出會議主題，以便員工有機(jī)會提出自己的想法，然后讓每個人都有發(fā)言的機(jī)會。”

(9)及時(shí)回復(fù)

LTHR Shaving公司聯(lián)合創(chuàng)始人Timmy Yanchun說，“實(shí)際上，虛擬交流與隨時(shí)在辦公室與他人進(jìn)行溝通有很大不同。要成為一名更好的溝通者，需要記住必須及時(shí)回復(fù)。如果在一段時(shí)間內(nèi)未閱讀任何消息，可能會阻礙項(xiàng)目的完成。因?yàn)闇贤ㄅc生產(chǎn)力密切相關(guān)，現(xiàn)在有這么多人員在遠(yuǎn)程工作，可能需要更好地了解一些內(nèi)容。因此需要及時(shí)回復(fù)，甚至要進(jìn)行解釋，以確保收件人理解答復(fù)。”

(10)進(jìn)行反思并勇于改變

凱捷公司技術(shù)未來負(fù)責(zé)人Sarah Pope說，“為了在2021年成為更好的虛擬合作者，很多人于2020年在虛擬協(xié)作方面積累了一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。如果還沒有回顧一下與團(tuán)隊(duì)成員的合作方式(溝通渠道、團(tuán)隊(duì)會議、工作方式、包容性和期望)，那么現(xiàn)在是塑造并確立新常態(tài)的時(shí)候。”

她說：“對2020年發(fā)生的情況進(jìn)行回顧，是找出更好的工作實(shí)踐并推動新突破的最好方法。盡管員工與同事或領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場進(jìn)行的一些討論可能會具有挑戰(zhàn)性，但其結(jié)果和改進(jìn)是值得的。”