很少有人預(yù)料到冠狀病毒肺炎會(huì)在全球各地爆發(fā)，而那些制定應(yīng)急計(jì)劃的組織正逐漸進(jìn)入過渡期。對(duì)于其他組織來說，需要采用多種方法來保證工作和生活正常進(jìn)行，同時(shí)衡量其員工在疫情期間的工作表現(xiàn)。

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也很少有組織能夠預(yù)測(cè)到遠(yuǎn)程計(jì)算突然增長(zhǎng)的需求，制定應(yīng)急計(jì)劃的組織可以從容應(yīng)對(duì)，而其他公司則可能在采用遠(yuǎn)程支持和幾乎完全依賴協(xié)作工具方面陷入困境。

技術(shù)專家表示，要使組織的工作和業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，就需要混合使用正確的技術(shù)，同時(shí)要保持原有辦公室的文化，即使是遠(yuǎn)程工作也是如此。

以下介紹員工在家遠(yuǎn)程辦公的方法和技巧：

1. 不要忽視安全性

柯尼卡美能達(dá)公司IT部門All Covered客戶體驗(yàn)和策略部主管Julie Branc說，所有連接到企業(yè)資源的設(shè)備都需要進(jìn)行惡意軟件保護(hù)并定期掃描。

Branc說，“現(xiàn)在是部署托管安全意識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃的最佳時(shí)機(jī)。如今有關(guān)冠狀病毒疫情的網(wǎng)絡(luò)釣魚電子郵件事件正在上升。不幸的是，沒有多少組織為出行禁令做好準(zhǔn)備，也沒有積極的時(shí)間表安排員工在家中工作。一個(gè)主要的挑戰(zhàn)仍然是目前位于受保護(hù)的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)外部端點(diǎn)的安全性和合規(guī)性。”

2. 傳達(dá)組織策略

10x Management公司管理合伙人Michael Soloman表示，遠(yuǎn)程工作取決于調(diào)整溝通方式。他建議組織設(shè)置可衡量的具體目標(biāo)，并發(fā)布時(shí)間表，其中包括適用于辦公室時(shí)間表的虛擬平臺(tái)，然后堅(jiān)持執(zhí)行。

他說：“組織可以將其團(tuán)隊(duì)分成不超過6人的小組。這有助于確保在每個(gè)小組中都能更好地溝通，而小組成員不會(huì)被大量意見和評(píng)論所淹沒。并為每個(gè)小組創(chuàng)建通信線程，以便小組成員與其他小組通信。”

3. 保持社交

SiteGround公司品牌和文化總監(jiān)Dima Peteva說，保持辦公活動(dòng)對(duì)于維持士氣并讓員工保持相互聯(lián)系至關(guān)重要。

Peteva說：“在這個(gè)時(shí)候，社交圈至關(guān)重要。我們?cè)噲D在線開展許多辦公室活動(dòng)，例如組織在線游戲，參與GetFit挑戰(zhàn)賽，以鼓勵(lì)員工保持活躍狀態(tài)，并與隊(duì)友分享他們的表現(xiàn)。”

Peteva還建議員工在工作與家庭生活之間劃分界限。重要的是要有意識(shí)地把兩者分開。

她說：“員工在家里工作時(shí)可能經(jīng)常瀏覽工作電子郵件或只完成一項(xiàng)任務(wù)并最終導(dǎo)致加班，這兩種情況都讓人擔(dān)憂，因此我們鼓勵(lì)員工保持正常的工作時(shí)間，并在事后安排休閑活動(dòng)和日常生活。如果員工獨(dú)自居住，或者感到無聊的話，可以參加我們組織的讀書俱樂部和其他在線團(tuán)體活動(dòng)。”

4. 溝通和匯報(bào)

鑒于冠狀病毒疫情期間在家中工作所產(chǎn)生的壓力，技術(shù)主管確保讓他們的團(tuán)隊(duì)在工作之前進(jìn)行匯報(bào)。

CloudBees公司工程副總裁Susan Lally說，“我確保我的團(tuán)隊(duì)通過不斷的溝通來很好地處理變更和遠(yuǎn)程工作。有時(shí)候這可能會(huì)很困難且千變?nèi)f化，但是我一直在使用多種方法來確保每個(gè)員工在需要時(shí)與我聯(lián)系。我一直在辦公時(shí)間和所有團(tuán)隊(duì)進(jìn)行視頻通話，團(tuán)隊(duì)員工可以討論工作或各自的感受。我希望我的團(tuán)隊(duì)之間彼此建立聯(lián)系，并且如果需要我的幫助，我隨時(shí)可以提供。”

5. 參與虛擬會(huì)議

柯尼卡美能達(dá)公司的Branc表示，過多召開虛擬會(huì)議可能會(huì)成為一種負(fù)擔(dān)。當(dāng)組織召開會(huì)議的時(shí)候，要把握好時(shí)間。

Branc說：“不要試圖模仿現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的形式，允許員工進(jìn)行適應(yīng)和調(diào)整。人們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)員工沒有參與虛擬會(huì)議時(shí)，其工作效率可能更高。組織需要控制電話或視頻會(huì)議的時(shí)間，讓對(duì)話在預(yù)定時(shí)間之內(nèi)進(jìn)行，因?yàn)樘摂M會(huì)議可能會(huì)影響到與交談的人員或群體的其他承諾，從而給他們帶來壓力。因此不要浪費(fèi)他們的時(shí)間，這可以使員工在工作的時(shí)候更加投入。”

6. 保持工作與生活之間的平衡

1Password公司首席執(zhí)行官Jeff Shiner管理著一家?guī)缀跬耆h(yuǎn)程工作的公司，該公司經(jīng)營(yíng)了14年。他說，有一些在家遠(yuǎn)程工作的關(guān)鍵技巧使過渡變得更加容易，并且可以從設(shè)置電腦開始。

Shiner說，“在理想情況下，員工需要兩臺(tái)電腦：一個(gè)用于工作，另一個(gè)用于家庭。如果無法做到這一點(diǎn)，則可以將筆記本電腦與臺(tái)式機(jī)顯示器和鍵盤一起使用，這樣可以將工作和個(gè)人時(shí)間區(qū)分開來。另外，對(duì)電腦的硬盤進(jìn)行分區(qū)并為工作創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的用戶帳戶也是一個(gè)好主意。”

Shiner還建議員工在家采取一些平時(shí)在公司工作的做法，可以集中精力做好準(zhǔn)備。

他說：“員工工作期間注意衣著，這并不是說需要西裝革履，而是穿著舒適的衣服，而不是家居睡衣，這有助于集中注意力和正確地開展工作。遵守常規(guī)時(shí)間表。即使在家工作意味著可以靈活地安排時(shí)間，也要設(shè)置并遵守工作時(shí)間，這樣可以保持工作與生活的平衡，并消除精神上的困擾。”

7. 信任團(tuán)隊(duì)

Braidio公司首席運(yùn)營(yíng)官Rafael Solis說，在遠(yuǎn)程工作時(shí)，組織管理者的默認(rèn)立場(chǎng)應(yīng)該是信任。他說，這是與團(tuán)隊(duì)合作最重要的方面。

Solis說，“如果沒有信任，遠(yuǎn)程工作將變得更具挑戰(zhàn)性。這很關(guān)鍵，重要的是要考慮社交孤立可能讓團(tuán)隊(duì)成員感到孤獨(dú)或與組織脫節(jié)的感覺。因此，重要的是要找到方法來提高參與度。”

8. 設(shè)定期望

Sungard AS公司首席信息官Chris Fielding建議啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，以便在組織遠(yuǎn)程協(xié)作工作流程時(shí)每個(gè)員工都具有相同的理解水平。

他說：“至關(guān)重要的是要確保聽到所有員工的意見，這需要團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人用心管理，并得到所有團(tuán)隊(duì)成員的支持。他們需要共同努力創(chuàng)造一個(gè)值得信賴的環(huán)境，讓所有員工都感到受到尊重，并能夠公開發(fā)表意見。這樣一來，每個(gè)員工都可以獲得幫助。”