【51CTO.com 綜合報道】郵箱歸檔，是主要解決郵件在完成發(fā)送后的存儲、檢索、保密性及法律效力的問題而被提出的，根據(jù)企業(yè)用戶需求，對全域用戶收發(fā)郵件進(jìn)行在線文檔、長期保留并允許實(shí)時搜索與訪問，實(shí)現(xiàn)歷史郵件可追索與查詢。

隨著企業(yè)信息化速度加速，企業(yè)信息管理成為企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的關(guān)注問題，在近幾年企業(yè)郵箱市場行業(yè)發(fā)展中，郵件歸檔隨著企業(yè)通信信息存儲管理和法律要求等需求增加，逐漸成為郵件通信中重點(diǎn)關(guān)注的熱點(diǎn)之一。

郵箱歸檔，滿足信息管理和法律規(guī)范，大勢所趨

2002年，美國國會通過了針對上市公司財務(wù)和公司治理的 《塞班斯法案》（Sarbanes-Oxley Act，簡稱SOX法案或塞班斯法案）。法案要求：上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于５年。另外上市公司和注冊會計師事務(wù)所必須保留構(gòu)成審計或評估基礎(chǔ)的審計工作報告、文檔和證明其結(jié)論的信息至少７年時間，即與審計工作報告和財務(wù)管理有關(guān)的電子郵件通訊業(yè)至少要保留７年。

2008年6月28日，國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，自2009年7月1日起在上市公司范圍內(nèi)施行，鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。規(guī)范要求：企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行（摘自《規(guī)范》第四十一條）。

隨著各國政府一系列法規(guī)的出臺，對企業(yè)的電子郵件歸檔做出了明確規(guī)定。這意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件，以應(yīng)付未來的電子郵件查詢需求，不然很可能給企業(yè)帶來風(fēng)險。

同時，隨著IT系統(tǒng)成為提升企業(yè)運(yùn)營管理效率及核心競爭力的重要推動力之一，郵件通信作為企業(yè)日常溝通的基礎(chǔ)工具，勢必需要滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和效率提升的靈活所需。如何通過企業(yè)郵件的歸檔應(yīng)用，減少企業(yè)郵件存儲成本，快速實(shí)現(xiàn)郵間的備份和檢索查詢，合理利用企業(yè)郵件資源及價值，是大多數(shù)企業(yè)，特別是對于信息安全性較高或者中大型規(guī)模企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。因此，企業(yè)郵箱歸檔，勢在必行。

面對歸檔，郵箱“自建”PK“外包”，向左走，向右走？

“目前在實(shí)現(xiàn)企業(yè)郵件歸檔時，對于使用自建郵件服務(wù)器的企業(yè)來說，一般有2種方式，要么采用手工進(jìn)行，要么需要采購第三方的郵件歸檔系統(tǒng)產(chǎn)品。”263企業(yè)郵箱技術(shù)部負(fù)責(zé)人在接受采訪時介紹到，“手工進(jìn)行歸檔不僅操作繁瑣，同時也需要耗費(fèi)較高的人力和物力成本進(jìn)行維護(hù)，同時操作的不規(guī)范性也容易給郵間存儲、備份安全帶來較大的風(fēng)險和隱患，這種方式其實(shí)已經(jīng)被淘汰，所以大多數(shù)自建郵箱企業(yè)，在實(shí)現(xiàn)郵件歸檔時，基本上通過購買第三方郵件歸檔系統(tǒng)進(jìn)行。”

采用第三方企業(yè)郵箱歸檔系統(tǒng)時，企業(yè)除了購買郵件備份系統(tǒng)工具外，還需要自備歸檔服務(wù)器等存儲設(shè)備，并花費(fèi)人力和成本進(jìn)行備份管理和技術(shù)維護(hù)。在企業(yè)郵箱使用數(shù)量不足夠大時，比如郵箱用戶數(shù)低于1000用戶，企業(yè)因此而產(chǎn)生的產(chǎn)品和設(shè)備采購成本及人力精力維護(hù)費(fèi)用會相對比較大，對于中小企業(yè)來講，這是筆需要持續(xù)投入的不小費(fèi)用，反而不如轉(zhuǎn)型采用外包企業(yè)郵箱，啟用外包郵箱的專業(yè)郵件備份功能來的劃算。

在使用外包企業(yè)郵箱進(jìn)行郵件歸檔時，一方面，外包企業(yè)郵箱運(yùn)營商相對自建郵箱而言，在郵件技術(shù)和管理方面會更具專業(yè)性，通過專業(yè)服務(wù)的提供對于郵件的安全、使用性能等有較好的保障，在郵件存儲實(shí)現(xiàn)時，不需要企業(yè)再進(jìn)行任何成本的付出，只需要通過支付一定服務(wù)費(fèi)用，就可以獲得專業(yè)的郵件存儲和備份，大大節(jié)省了企業(yè)進(jìn)行郵件存儲進(jìn)行的設(shè)備采購、運(yùn)營、管理和維護(hù)的周期和成本；同時，在技術(shù)故障突發(fā)時，只需要根據(jù)外包服務(wù)承諾進(jìn)行監(jiān)督管理即可，也不需要花費(fèi)人力進(jìn)行故障排查和解決，一定程度提高了郵件存儲和管理效率；而且由于第三方郵件運(yùn)營商的資質(zhì)和專業(yè)性保障，從而維持了郵件存儲備份的客觀、公開、公正，使得某些上市企業(yè)的郵件信息管理因此更具法律價值和效力。

 263企業(yè)郵箱歸檔，貼近用戶需求，方便易管理

“263企業(yè)郵箱歸檔推出，是結(jié)合用戶需求出發(fā)的，郵件歸檔的功能設(shè)置和操作，也是基于前期的客戶應(yīng)用調(diào)研積累進(jìn)行研發(fā)的，因此在功能使用和應(yīng)用操作上，更方便、安全、快速易管理”。263網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)總監(jiān)李宏宇介紹。

據(jù)了解，263企業(yè)郵箱歸檔功能設(shè)計主要從數(shù)據(jù)安全、實(shí)時歸檔、郵件檢索三個方面重點(diǎn)展開。在數(shù)據(jù)安全方面，針對企業(yè)郵箱管理員設(shè)置雙重密碼保護(hù)功能，通過密碼器生成的“動態(tài)密碼”及權(quán)限管理，***限度保證帳戶安全，并且針對備份存儲的企業(yè)郵件進(jìn)行嚴(yán)格管理，郵件數(shù)據(jù)存儲通過法律協(xié)議進(jìn)行保障，不經(jīng)企業(yè)允許，無法在歸檔系統(tǒng)中直接刪除。在郵件歸檔功能上，通過雙服務(wù)器的運(yùn)行，使得歸檔服務(wù)器與郵件服務(wù)器獨(dú)立運(yùn)行，從而保證郵件歸檔的快速管理，而不受郵件收發(fā)的影響。郵件檢索方面，則根據(jù)檢索條件的不同進(jìn)行不同的技術(shù)參數(shù)調(diào)用，從而保證檢索操作的快速方便和檢索信息的快速生成。

由此看來，從專業(yè)性和成本角度出發(fā)，外包企業(yè)郵箱對于企業(yè)郵箱歸檔的實(shí)現(xiàn)更易于貼近用戶，節(jié)省成本，滿足需求。而專業(yè)外包企業(yè)郵箱運(yùn)營商的技術(shù)實(shí)力和運(yùn)營能力，在企業(yè)郵箱歸檔實(shí)現(xiàn)上，是需要企業(yè)用戶在郵箱選型時需要重點(diǎn)關(guān)注的因素。263企業(yè)郵箱憑借15年電信運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)和領(lǐng)先技術(shù)實(shí)力，及外包郵箱市場占有率***的品牌（2009年艾瑞數(shù)據(jù)統(tǒng)計來源）運(yùn)營能力，一直致力于為中國企業(yè)提供***價值的郵件運(yùn)營外包服務(wù)，相信能夠給大多數(shù)企業(yè)郵箱用戶提供***價值的安全保障。