攻克三大難關(guān) 上海貝爾的綠色打印之道
160.9米意味著什么?一棟50層的高樓?世界***的摩天輪?阿聯(lián)酋的“***斜塔”?但也許你很難想到，通過綠色打印、合理控制文印量，一家公司在9個月內(nèi)節(jié)省下來的紙張，堆疊起來也有可能達到160.9米，上海貝爾股份有限公司就是一個很好的例證。
減少公司文印量 上海貝爾獲殊榮
據(jù)統(tǒng)計，從2009年4月—12月，上海貝爾總印量減少1，463，545頁，節(jié)省下來的復(fù)印紙堆疊高度達160.9米。不僅如此，在此期間，公司的普通辦公文印量下降了12.6%;公司由此所獲得的直接經(jīng)濟效益達248,802.65元;公司辦公設(shè)備共計減少了70噸二氧化碳排放;公司文印設(shè)備的漏粉故障及每臺設(shè)備的卡紙故障均減少到月平均1次以下;同時，設(shè)備累計有285個廢舊耗材由富士施樂免費回收并通過整合資源循環(huán)系統(tǒng)進行專業(yè)的無害處理……
而這些，都得益于上海貝爾的綠色辦公改進小組(QC小組)發(fā)起并執(zhí)行的“減少公司文印量”項目。憑借這一項目，該小組還榮獲了工業(yè)和信息化部電子質(zhì)量管理協(xié)會頒發(fā)的2010年優(yōu)秀質(zhì)量管理一等獎。
攻克三大難關(guān) ***實現(xiàn)綠色打印
然而，要說起上海貝爾的這次“減少公司文印量”項目，就不得不提全球領(lǐng)先的辦公文件管理服務(wù)提供商——富士施樂。正是富士施樂提供的XOS服務(wù)(辦公文件管理服務(wù))，在上海貝爾“減少公司文印量”的項目執(zhí)行中發(fā)揮了非常大的作用。
據(jù)統(tǒng)計，全球每年的文印量中大約有10%的印量是被浪費的。而通過現(xiàn)場調(diào)查等方式，QC小組發(fā)現(xiàn)，上海貝爾的實際情況很類似。同時，他們發(fā)現(xiàn)，造成這種浪費的原因主要集中在設(shè)備老舊、沒有機密打印和沒有文印日志三大問題上。為此，QC小組與富士施樂的專家聯(lián)合制定出了相應(yīng)的對策：
在項目開始執(zhí)行的3—4月間，富士施樂幫助上海貝爾更換了所有老舊設(shè)備，并根據(jù)長期的專業(yè)經(jīng)驗，制定了設(shè)備配置的標準和故障申報服務(wù)流程，從而大幅度減少文印設(shè)備的漏粉和卡紙情況。據(jù)統(tǒng)計，在2009年5月—7月間，平均每月的漏粉故障僅為0.33次，卡紙故障每臺設(shè)備僅為0.3次。與此同時，富士施樂為121臺設(shè)備設(shè)置了機密打印模式，幫助QC小組推行機密打印功能。因為有了機密打印，所有公用打印設(shè)備都搬出了辦公室，安排到專門的打印室。沒有了打印機噪音和有害氣體排放，辦公環(huán)境明顯改善，大大提高了員工的滿意度。在設(shè)備部署完成后，富士施樂又幫助上海貝爾進行了打印監(jiān)控軟件的安裝，從而實現(xiàn)了100%地記錄所有文件日志。富士施樂XOS運營服務(wù)人員對這些數(shù)據(jù)進行分析/評估，每月定期為上海貝爾提供“員工打印統(tǒng)計表”等月度監(jiān)控報告及相應(yīng)的建議，以幫助各業(yè)務(wù)部門控制不必要的印量，對于文印管理的效果進行持續(xù)跟蹤和進一步優(yōu)化。
通過9個月的努力，“減少公司文印量”項目的成果有目共睹。在服務(wù)期間，富士施樂的工作得到了上海貝爾IT部門及其員工的高度認可。由富士施樂質(zhì)量部發(fā)出的全球服務(wù)部客戶滿意度調(diào)查顯示,上海貝爾的滿意率高達97.6%。
從會議文件、報表、資料等普通辦公文印，到產(chǎn)品裝箱單、財務(wù)單據(jù)等專用文印，看似微不足道的文印管理，卻關(guān)系到公司運營的方方面面。從上海貝爾的實施效果不難發(fā)現(xiàn)，有效的辦公文件管理，將為整個公司的運營帶來意想不到的收益。相信在更多像富士施樂這樣具備豐富文件管理經(jīng)驗的服務(wù)供應(yīng)商的幫助下，將會有越來越多的企業(yè)通過有效的文件管理，實現(xiàn)綠色打印、縮減成本、提升工作效率，從而提高企業(yè)的核心競爭力。
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