惠普文印安全管理解決方案為民族證券保駕護航
引言：自1971年11月誕生至今，激光打印機已經(jīng)走過整整40個年頭。隨著科技的日新月異，打印廠商依靠自身技術(shù)實力，不斷研發(fā)創(chuàng)新專利技術(shù)，并根據(jù)用戶需求不斷改進自身產(chǎn)品，推出了多種技術(shù)領(lǐng)先，貼合用戶需求的文印設(shè)備和解決方案。如今，打印機已經(jīng)不僅僅是承載文件打印復(fù)印任務(wù)的辦公設(shè)備，更成為了企業(yè)信息流轉(zhuǎn)的重要節(jié)點，越來越多的企業(yè)主開始關(guān)心文印設(shè)備背后的安全問題。
在眾多行業(yè)中，金融、證券行業(yè)對信息處理能力和信息安全的要求最為苛刻，特別是在新形勢下，行業(yè)競爭愈發(fā)激烈，創(chuàng)新業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，證券企業(yè)想要獲得生存和發(fā)展，必須在不斷提高業(yè)務(wù)創(chuàng)新速度和獲利能力的同時，更加注意加強安全和風(fēng)險管理。
2010年12月，中國證券協(xié)會發(fā)布了《證券公司信息隔離墻制度指引》(以下簡稱《指引》)，并指示相關(guān)證券公司的合規(guī)部門為《指引》實施單位，自2011年1月1日起開始施行。合規(guī)與否已經(jīng)成為證券行業(yè)最大的經(jīng)營風(fēng)險，合規(guī)風(fēng)險目前也成為監(jiān)管部門最關(guān)注的問題，各大券商也將此《指引》作為風(fēng)險管控IT治理的重大風(fēng)向標(biāo)。
除了通過制度進行規(guī)范以外，越來越多的券商也開始注意從硬件、軟件等各個方面，加強公司內(nèi)部關(guān)鍵信息和重要節(jié)點的安全性。日前，記者應(yīng)邀前往中國民族證券有限責(zé)任公司(以下簡稱民族證券)，對證券行業(yè)的文印安全及信息隔離實施情況進行走訪和調(diào)研。在民族證券，由惠普提供的文印安全管理設(shè)備及解決方案，憑借穩(wěn)定高效的安全、管理特性，為公司關(guān)鍵信息的安全提供了有力保障。
民族證券：以信息安全為己任
民族證券成立于2002年4月，目前注冊資本為13.9億元人民幣，擁有上交所席位30 個、深交所席位19 個。作為一家為客戶提供專業(yè)、全面資本市場金融服務(wù)的大型證券公司，信息安全、數(shù)據(jù)安全、機要保密成為了民族證券最基本但又最重要的方面。
來到位于金融街的民族證券總部，井井有條的工作秩序讓人印象深刻，公司行政、業(yè)務(wù)共十余個部門在相互獨立的環(huán)境中辦公。據(jù)信息技術(shù)部負責(zé)人顧經(jīng)理介紹，民族證券北京總部共有員工近500人，目前正在使用中(單機和網(wǎng)絡(luò)共享)的文印設(shè)備包括近30臺惠普激光打印機。這些設(shè)備由公司總裁辦負責(zé)統(tǒng)一采購，并由外包的設(shè)備供應(yīng)商負責(zé)日常維護和耗材供應(yīng)。談到公司文印輸出情況時，該負責(zé)人說：“各個部門打印量都比較大，特別是投行、證券投資這些業(yè)務(wù)部門，每天都會打印幾百份客戶資料;財務(wù)、人事之類的行政部門每天也會輸出很多重要的文件。”可以看到，文印設(shè)備已經(jīng)成為民族證券關(guān)鍵信息流轉(zhuǎn)的重要節(jié)點。
作為提供專業(yè)金融服務(wù)的大型證券公司，民族證券在信息安全方面有著深刻而清晰的認(rèn)識。據(jù)公司合規(guī)部門負責(zé)人李經(jīng)理介紹，證券行業(yè)涉及的敏感信息眾多，當(dāng)這些敏感信息存在不當(dāng)流動或使用時，非常容易造成客戶損失、或是金融違規(guī)事件。“比如業(yè)務(wù)部門的IPO報告，里面涉及很多機密信息，這些信息在上市之前是極其保密的，絕對不允許公開。但如果報告在部門內(nèi)部流通和輸出過程中出現(xiàn)漏洞，就很有可能造成內(nèi)幕消息外泄或是內(nèi)幕交易，”李經(jīng)理說，“這類事件造成的損失和影響都是很大的，所以我們在工作流程中務(wù)必保證關(guān)鍵信息的安全，這也是我們合規(guī)部門的職責(zé)所在。”
據(jù)了解，金融行業(yè)在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面已經(jīng)具備很多經(jīng)驗，在信息儲存、流轉(zhuǎn)等多個層面實現(xiàn)了可預(yù)防、可控制、可追蹤。但在文印信息安全方面，行業(yè)普遍還缺乏認(rèn)識，在這方面或多或少都存在漏洞。李經(jīng)理介紹，從公司信息隔離制度角度考量，文印信息安全也是企業(yè)信息安全非常重要的組成部分。合規(guī)的文印信息流程需要保證重要文件對內(nèi)、對外均不被泄漏，這也是合規(guī)部門的工作重點之一。
軟硬兼施，保障安全
從相互獨立的辦公環(huán)境，到其對文印信息安全的深刻認(rèn)識，民族證券在信息安全方面的重視程度可見一斑。隨著對民族證券辦公環(huán)境和業(yè)務(wù)情況的深入了解，記者的問題也隨之產(chǎn)生。在證券這個特殊行業(yè)，如何預(yù)防信息在文印流程中對內(nèi)、對外均不泄漏?如果不慎出現(xiàn)信息泄漏，如何迅速進行追蹤和控制?針對這些問題，信息技術(shù)部和合規(guī)部門兩位負責(zé)人介紹說，在民族證券內(nèi)部，目前主要采取了制度管理、物理控制和設(shè)備安全監(jiān)控三套解決方案：
制度上，公司主要依據(jù)證券行業(yè)現(xiàn)有法規(guī)和最新實行的《指引》制定了內(nèi)部合規(guī)管理流程，其中涵蓋了保密條款，可以避免人為向外泄漏信息。同時，公司在六個主要業(yè)務(wù)部門設(shè)置合規(guī)崗位，形成了以合規(guī)總監(jiān)作為合規(guī)負責(zé)人、專業(yè)合規(guī)管理部門為主體、相應(yīng)業(yè)務(wù)合規(guī)管理崗位為依托的合規(guī)管理體系，按照合規(guī)管理流程開展咨詢、審查、檢查、評價和報告等相關(guān)工作。
在物理上，目前主要的手段是杜絕無關(guān)人員接觸關(guān)鍵部門的文印設(shè)備。各部門雖然采用開間辦公格局，但各個部門的辦公區(qū)域相對獨立，所有辦公室、會議室、文印室入口均單獨設(shè)立門禁，進出均需刷帶有員工身份認(rèn)證的門禁卡。這樣，不但可以避免無關(guān)人員進入，公司內(nèi)部人員的流動和行蹤也有跡可循。
文印設(shè)備作為承載關(guān)鍵信息輸出的重要節(jié)點，其安全性必然受到關(guān)注。由于面臨文印流程疏漏所造成的“內(nèi)部泄漏”以及病毒、黑客等外部“入侵”，設(shè)備安全監(jiān)控已經(jīng)成為公司近年來非常重視的一項工作。一方面，各部門文印設(shè)備已經(jīng)做到了專機專用，如有文件輸出需求只能使用各部門專門的文印輸出設(shè)備，其他部門的無關(guān)人員沒有訪問權(quán)限;另外，文印設(shè)備本身的安全系數(shù)也不斷提升。
信息技術(shù)部負責(zé)人顧經(jīng)理說：“以前我們打印重要的客戶資料，點完打印以后都需要小跑到打印機面前取回來。如果不小心忘了拿，這些文件就會被遺漏在打印機上。辦公室里人員比較多，很容易造成泄漏。”而現(xiàn)在，部門通過網(wǎng)絡(luò)使用1臺惠普P3015dn激光打印機，它可以支持多種安全設(shè)置，密碼、身份驗證(PIN碼打印、感應(yīng)卡、智能卡或指紋掃描等生物測量技術(shù))都可以有效的避免信息外漏。使用PIN碼打印，可以保證文件安全、及時輸出。在打印需要保密的文件前，輸入自己定義的4位PIN碼，打印作業(yè)發(fā)送到打印機后并不會立即輸出。只有在打印機前通過按鍵輸入4位PIN碼通過認(rèn)證，打印作業(yè)才會輸出，有效防止了信息從打印輸出端泄露。而借助最新的打印拓展解決方案，通過員工門禁卡刷卡打印、通過指紋識別進行認(rèn)證打印都已成為可能。
在信息技術(shù)部我們也發(fā)現(xiàn)：有些員工并非通過電腦發(fā)送打印作業(yè)，而是使用U盤等移動存儲設(shè)備，直接插入打印機的前置USB接口進行打印。顧經(jīng)理解釋說，惠普的這款打印機可以識別出U盤內(nèi)的常用的PDF文件，并直接進行打印。這樣的打印方式不僅方便快捷，還突破了PC端限制，免除了U盤對電腦設(shè)備的訪問，有效地隔絕了外來病毒的入侵，大大提升了文印流程的安全性。
另外，打印機在進行作業(yè)時需要通過緩存處理文件，而打印機內(nèi)置的硬盤也會對這些信息進行保存。遇到設(shè)備送修的情況，很難保證數(shù)據(jù)的安全，如果打印機內(nèi)未刪除或可以恢復(fù)的重要機密文件遭到泄漏，會給公司帶來很大的損失?；萜瞻踩蛴〗鉀Q方案為民族證券提供了高性能的安全硬盤，所有打印機上接收和存儲的數(shù)據(jù)都進行了加密。而使用惠普安全文件清除和安全硬盤清除技術(shù)，可以徹底清除文件數(shù)據(jù)，杜絕在第三方維護過程中產(chǎn)生的信息泄漏。
文印安全管理：贏得成本和效率
在證券行業(yè)，打印作業(yè)是業(yè)務(wù)流程中的一個重要步驟，許多文件和資料需要打印、確認(rèn)、交互和存檔，公司特別是業(yè)務(wù)部門對文印設(shè)備具有高度依賴性。同時，金融行業(yè)還具有信息機密性強、打印量大、重復(fù)性高、停機損失大等特點，文印設(shè)備必須具備更好的設(shè)備性能、穩(wěn)定性和管理特性。對此，民族證券合規(guī)部李經(jīng)理也表示，“提高效率、降低成本、保障信息安全，這幾大問題是我們金融服務(wù)公司必須面對的問題。我們希望不僅能夠提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，也要對客戶負責(zé)，保證信息的機密性，文印設(shè)備的管理對我們來說十分必要。”
來自惠普的文印管理技術(shù)顧問介紹說，大多數(shù)企業(yè)原則上都可以主動、有效地對辦公打印環(huán)境進行管理，但實際上，很多企業(yè)對此并未給予重視，也缺乏相關(guān)經(jīng)驗和解決方案，一直未能獨立完成文印環(huán)境的管理。在當(dāng)前市場環(huán)境中，企業(yè)需要了解實際情況，有效控制打印技術(shù)、資產(chǎn)和耗材，從而降低企業(yè)成本，讓IT人員和最終用戶將更多精力用于重要工作上改善文檔工作流程，以降低企業(yè)安全風(fēng)險，提高工作效率并推動企業(yè)不斷向前發(fā)展。
技術(shù)顧問還介紹說，惠普一直關(guān)注金融行業(yè)的文印管理問題，針對民族證券的應(yīng)用環(huán)境，惠普可以通過“優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)”、“管理文印環(huán)境”、“改善工作流程”三大解決方案來幫助金融企業(yè)保障信息安全、降低企業(yè)成本，節(jié)省資源并簡化文檔密集型工作流程。同時，惠普文印設(shè)備具有良好的拓展性能，設(shè)備配有的EIO插槽和內(nèi)置的附件連接端口，可供用戶擴展打印機解決方案，實現(xiàn)設(shè)備不斷升級。
除硬件之外，惠普專業(yè)的文印安全管理解決方案也在民族證券扮演了重要角色?；萜仗峁┑腍P Web Jetadmin外設(shè)管理軟件可以支持對幾乎所有文印設(shè)備的管理，IT管理員可以控制用戶對打印機的訪問權(quán)限，還可控制用戶對IT和打印機管理設(shè)置、傳真、彩色打印和其它功能的訪問，控制和保護文印設(shè)備使用安全。顧經(jīng)理說，惠普的軟件特別為金融行業(yè)用戶周密考慮，文印作業(yè)追蹤、審計等功能使得文印流程有據(jù)可查，這是傳統(tǒng)的物理控制和打印登記無法達到的。借助HP Web Jetadmin軟件， IT 管理員可以對業(yè)務(wù)流程進行實時監(jiān)控和管理，幫助企業(yè)保障文印流程安全，提升工作效率，實現(xiàn)成本節(jié)省。
結(jié)語
伴隨著金融、保險市場的快速發(fā)展，信息輸出、交互的需求也不斷增多，其中關(guān)鍵信息的安全和保護也受到行業(yè)用戶越來越多的關(guān)注。從民族證券文印信息安全管理的模式來看，“硬件與軟件并重”必將成為用戶實現(xiàn)信息安全的必由之路，也將成為金融行業(yè)信息安全管理的趨勢?；萜罩铝τ谔岣咝畔⒔换バ?、保障關(guān)鍵信息安全，確保金融企業(yè)和個人的關(guān)鍵信息在整個業(yè)務(wù)流程中實現(xiàn)安全傳輸、安全響應(yīng)?；萜諏I(yè)的文印設(shè)備及解決方案也將為行業(yè)信息安全提供持續(xù)、有力的保障。
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