惠普文印安全管理解決方案構(gòu)建政務(wù)信息安全保障機(jī)制
信息與人們的工作、學(xué)習(xí)、生活密切相關(guān)。在我們周圍，無(wú)論是到超市購(gòu)物、出國(guó)旅行，還是收發(fā)郵件、簽署合同，所有的行為都是產(chǎn)生、讀取、輸出和交換信息的過(guò)程。信息的重要性不言而喻，信息化應(yīng)用也受到越來(lái)越多的關(guān)注。
在我國(guó)，信息化建設(shè)已經(jīng)有三十多年的發(fā)展歷程，信息安全已成為影響國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要因素，得到了政府、行業(yè)和用戶的高度重視。2011年3月發(fā)布的《國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十二個(gè)五年規(guī)劃綱要》明確指出：“十二五”期間，我國(guó)將健全網(wǎng)絡(luò)與信息安全法律法規(guī)，完善信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系和認(rèn)證認(rèn)可體系，實(shí)施信息安全等級(jí)保護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等制度，加快推進(jìn)安全可控關(guān)鍵軟硬件的應(yīng)用試點(diǎn)示范和推廣，確保國(guó)家信息安全。
事實(shí)上，為了進(jìn)一步完善國(guó)家信息安全保障體系建設(shè)，我國(guó)推出了一系列政策和措施。從2007年起，我國(guó)就在全國(guó)范圍內(nèi)開展信息安全保護(hù)工作，促進(jìn)政府、金融、電信等各重點(diǎn)領(lǐng)域信息安全建設(shè)，并取得了良好的成果。但值得我們關(guān)注的是，當(dāng)大多數(shù)人將對(duì)于信息安全的注意力更多地“盯”在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域時(shí)，重要信息在輸出終端，即文件打印、復(fù)印等文印流程中的安全性卻很少得到重視。在最為重要的政務(wù)信息安全領(lǐng)域，文印流程安全、管理的現(xiàn)狀如何?現(xiàn)有的解決方案能夠滿足用戶的管理需求?在對(duì)政府單位的走訪中記者發(fā)現(xiàn)，一套基于硬件控制，輔以軟件管理的解決方案，正得到政府用戶越來(lái)越多的青睞。
安全與效率面臨挑戰(zhàn)
隨著越來(lái)越多的敏感信息電子化，文印輸出過(guò)程中信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，特別是共享和網(wǎng)絡(luò)打印的快速普及，在給用戶帶來(lái)便捷體驗(yàn)的同時(shí)，也對(duì)政府機(jī)構(gòu)的信息安全提出了空前嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
在政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部，各部門一般從空間上相互獨(dú)立，每個(gè)屋子也都單獨(dú)配備了打印機(jī)，以確保信息保密。但是，這樣的打印設(shè)備功能卻很有限，且布置分散，運(yùn)營(yíng)成本過(guò)高，不能滿足當(dāng)前文印管理需要。未解決效率問(wèn)題，不少部門專門設(shè)置了文印中心，但是這樣的文印中心也在安全和效率兩方面面臨著新的挑戰(zhàn)。
“目前我們使用文印設(shè)備的流程還是比較簡(jiǎn)單的，尤其是非窗口單位，基本上就是用自己的桌面打印機(jī)打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、復(fù)印文件，就去專門的文印室。我們對(duì)于日常使用的打印機(jī)并沒(méi)有特別復(fù)雜的要求，主要是安全、穩(wěn)定、快速、易操作。保密的重要性對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)也非常重要，目前我們所采用的方法就是內(nèi)外網(wǎng)隔離，文印設(shè)備基本不聯(lián)網(wǎng)，每人使用一臺(tái)桌面打印機(jī)。”國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局公共機(jī)構(gòu)節(jié)能管理司黃滔處長(zhǎng)向記者介紹。
與國(guó)務(wù)院機(jī)關(guān)事務(wù)管理局(以下簡(jiǎn)稱國(guó)管局)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能管理司相似，大部分的機(jī)關(guān)單位在日常辦公中，內(nèi)外網(wǎng)隔離是最基本的保密方式，對(duì)文印保密也有相關(guān)的制度和規(guī)定，比如不準(zhǔn)隨意翻印涉密文件;凡絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的上級(jí)機(jī)關(guān)公文有關(guān)材料，一律不得翻印;確因工作需要翻印秘密文件時(shí)，必須經(jīng)局、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);翻印時(shí)應(yīng)注明翻印機(jī)關(guān)，日期，份數(shù)和印發(fā)范圍等。
“從制度上來(lái)說(shuō)，我們?cè)谖挠」芾矸矫娴谋Ｃ芎凸芾磉€是比較嚴(yán)密的，比如說(shuō)涉密文件需要簽字才能打印，電腦內(nèi)文件不能用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備帶走，不能聯(lián)網(wǎng)打印等。對(duì)于一些涉密的部門，我們也能做到事后追溯。”國(guó)管局相關(guān)工作人員介紹。
有管理才有安全
然而根據(jù)記者的深入了解，在實(shí)際工作中，政府機(jī)關(guān)的文印管理流程仍存在著漏洞，比如打印機(jī)管理長(zhǎng)期處于分散狀態(tài)、打印設(shè)備缺少專人管理等。對(duì)文印流程缺少安全管理，信息安全和保密自然難以得到保障，再加上辦公室人員流動(dòng)頻繁以及人為的文件遺留等問(wèn)題，信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)依然需要處處防范。
國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局處長(zhǎng)姚珀表示，“出于保密的原因，我們目前都是不聯(lián)網(wǎng)打印的，這確實(shí)給我們工作帶來(lái)了很多麻煩。比如我們現(xiàn)在打印、復(fù)印一份文件，很可能要樓上樓下跑好幾趟，工作效率難以提高。但如果聯(lián)網(wǎng)又會(huì)涉及到安全問(wèn)題，這讓我們的文印管理陷入兩難局面。”
談到文印安全方面的特殊需求時(shí)，姚珀說(shuō)，“一些敏感數(shù)據(jù)和文件需要打印，但又不想任何無(wú)關(guān)的人看到這些打印件，以前我們?yōu)榇嗽O(shè)置機(jī)密打印室，需要打印的時(shí)候，都要提交打印申請(qǐng)，非常麻煩。我們理想中的文印管理，一是要方便，不必跑上跑下就能就近取到文件。二就是要安全，要保證不從網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部泄露信息，也不讓文件能輕易被無(wú)關(guān)人員打印出來(lái)。”
對(duì)于姚珀提出的問(wèn)題，記者專門采訪了文印解決方案領(lǐng)域的專家。來(lái)自惠普的技術(shù)顧問(wèn)介紹說(shuō)，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，只需借助惠普的PIN碼打印技術(shù)就可以輕松解決。用戶在打印機(jī)密文檔時(shí)，可設(shè)置安全PIN碼，文檔傳輸?shù)酱蛴C(jī)后只有用戶在打印機(jī)控制面板上輸入相應(yīng)PIN碼后才能進(jìn)行檢索和打印作業(yè)，確保敏感數(shù)據(jù)的安全。事實(shí)上，在日常工作中，這種PIN碼設(shè)置，不僅能有效保護(hù)機(jī)密數(shù)據(jù)安全，還能有效防止文檔被別人拿走、放錯(cuò)地方或扔掉而重復(fù)打印造成的浪費(fèi)。而借助打印管理軟件HP Web Jetadmin的打印權(quán)限設(shè)置功能，IT管理員可輕松進(jìn)行每臺(tái)設(shè)備的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，只有被賦予訪問(wèn)權(quán)限者才能通過(guò)該打印機(jī)進(jìn)行文檔輸出，保證了各部門內(nèi)部信息不通過(guò)文印設(shè)備外泄。
根據(jù)記者了解，對(duì)于硬件購(gòu)置和耗材補(bǔ)充方面的成本，行業(yè)用戶已經(jīng)有一定程度認(rèn)識(shí)，但對(duì)于設(shè)備監(jiān)控和持續(xù)管理、最終用戶使用效率提升以及工作流程改進(jìn)等問(wèn)題，用戶還缺乏了解。對(duì)此問(wèn)題，惠普的文印工程師介紹說(shuō)，政府文印管理的問(wèn)題，可以通過(guò)“優(yōu)化基礎(chǔ)架構(gòu)”、“管理文印環(huán)境”、“改善工作流程”三大解決方案來(lái)完成，進(jìn)而幫助政府保障信息安全，降低成本，節(jié)省資源并簡(jiǎn)化文檔密集型工作流程。“提高效率、降低成本、保障信息安全，要做到這幾點(diǎn)，文印設(shè)備的管理必不可少”，惠普技術(shù)顧問(wèn)表示。
軟件+硬件+服務(wù) 解決政府辦公后顧之憂
“雖然政府辦公并沒(méi)有太多復(fù)雜的打印流程，但單純的購(gòu)買打印機(jī)已經(jīng)很難滿足打印需求。打印量大，而專業(yè)人員又相對(duì)較少，一旦機(jī)器出現(xiàn)問(wèn)題，很難及時(shí)解決，以致降低工作效率。”姚珀認(rèn)為。“出于提高效率的目的，我們也考慮在今后實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)打印。一旦設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，對(duì)文印管理的專業(yè)水平的要求就會(huì)更高。我們內(nèi)部的工作人員很難解決這些問(wèn)題，就需要借助專門的軟件和技術(shù)人員來(lái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)目標(biāo)。比如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保證信息安全，以有限的人手來(lái)管理整個(gè)部門的機(jī)器，如何使打印更為高效快捷等。”
姚珀提出的問(wèn)題在政府部門十分常見。政府用戶日常辦公的文印需求在流程上并不復(fù)雜，輸出需求也以普通A4為主，但在安全和后續(xù)服務(wù)上的要求相當(dāng)高。而事實(shí)上，目前的打印廠商也不再是單純地“賣設(shè)備”，同時(shí)也會(huì)考慮用戶的特殊需求，提供量身定制的解決方案和服務(wù)。以目前惠普提供的“硬件+軟件+服務(wù)”為例，打印廠商提供的不僅僅是設(shè)備，更包括一整套流程和解決方案。“對(duì)用戶提出的專業(yè)維護(hù)人員較少、專業(yè)水平有限的問(wèn)題，惠普的外設(shè)管理軟件HP Web Jetadmin可以通過(guò)一臺(tái)主機(jī)實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)辦公樓或網(wǎng)絡(luò)內(nèi)所有的打印設(shè)備，設(shè)備、耗材、紙張使用情況都能做到實(shí)時(shí)監(jiān)控。設(shè)備的統(tǒng)一管控，更有利于防范設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全隱患。而且每臺(tái)文印設(shè)備的打印量、耗材用量、設(shè)備故障都可以通過(guò)輸出報(bào)告直接獲得數(shù)據(jù)，讓文印管理變得簡(jiǎn)單、直觀。”惠普技術(shù)顧問(wèn)建議。
文印安全越來(lái)越受到政府用戶的重視，僅靠制度來(lái)保障信息安全的日子已經(jīng)成為過(guò)去，硬件與軟件并重將成為政府用戶實(shí)現(xiàn)信息安全的有力手段。軟件輔助硬件的整體管理模式是信息化的大勢(shì)所趨，惠普提供的一整套涵蓋工具、軟件、服務(wù)、硬件和專業(yè)知識(shí)的解決方案組合，也是文印服務(wù)的發(fā)展方向。對(duì)于政府用戶來(lái)說(shuō)，這樣的解決方案能夠帶來(lái)安全、高效、便捷，也能降低設(shè)備成本和人力成本，正符合政府采購(gòu)的政策方向。我們可以樂(lè)觀地預(yù)測(cè)，在政府行業(yè)，類似于惠普提供的文印安全、管理解決方案將得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，政務(wù)信息安全也將得到更好的保障。
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