試用單位背景簡介：

金臺律師事務(wù)所設(shè)立于二十世紀(jì)九十年代初期，聚集了許多優(yōu)秀的高學(xué)歷、高層次的專業(yè)律師，是北京設(shè)立早、規(guī)模大、實(shí)力強(qiáng)的綜合性的合伙制律師事務(wù)所。

金臺律師事務(wù)所尤其擅長金融證券法律事務(wù)、房地產(chǎn)、建設(shè)工程與基礎(chǔ)設(shè)施法律事務(wù)、國際商務(wù)法律事務(wù)、企業(yè)并購與重組法律事務(wù)、政府采購與招投標(biāo)法律事務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)法律事務(wù)以及最高法院和各高級法院管轄的重大疑難案件的訴訟和著名仲裁機(jī)構(gòu)的商事仲裁代理。需求要文印系統(tǒng)要能夠面對大數(shù)量、高負(fù)荷的工作狀態(tài)，又要能夠充分保障影印過程中的安全。

批量文印不“撞車”

對于筆者所在的律師事務(wù)所來說，文印是日常工作中非常普遍的一個環(huán)節(jié)，事務(wù)所接手的每個案件都需要影印大量材料，少則近百頁多則數(shù)千頁。面對如此龐大的影印量，“撞車”現(xiàn)象時有發(fā)生。

金臺律師事務(wù)所多數(shù)人使用一臺公用的文印設(shè)備，就中型律師事務(wù)所而言基本可以滿足每天的文印工作。但是由于單任務(wù)批量打印，單個打印任務(wù)占用設(shè)備的時間較長，一旦有新的打印任務(wù)只能等待，“撞車”的情況絕非偶然。同時設(shè)備長期運(yùn)行易導(dǎo)致機(jī)械過熱、效率降低乃至罷工。畢竟機(jī)器也需要休息，因此后一任務(wù)等待時間也將大幅拉長。

通過對HP Flow MFP文印一體機(jī)一段時間的試用，HP Flow MFP完全滿足日?；敬蛴⌒枰?。首先，HP Flow MFP文印一體機(jī)的打印速度遠(yuǎn)高于目前金臺律師事務(wù)所原有設(shè)備，從而縮短了單任務(wù)的打印周期，減少了“撞車”的幾率。同時，惠普的新產(chǎn)品更為耐用，單次打印大量材料毫無壓力：試用期間，最多一次筆者打印了千余頁的文檔，整個打印過程非常流暢，并未遇到常見的出紙速度減緩或者宕機(jī)的情況。

安全對接，不做辦公室“奔跑者”

金臺律師事務(wù)所在文印設(shè)備方面同大多數(shù)辦公環(huán)境相似——將核心的財務(wù)部門獨(dú)立，采用一部大型公用打印機(jī)，一部財務(wù)專用打印機(jī)的模式。相信但凡使用過共享打印機(jī)的員工都有過這樣的體驗(yàn)：先去打印機(jī)旁邊看下有沒有人正在使用，之后回到工位點(diǎn)擊打印，然后繼續(xù)跑回打印機(jī)處取自己的文件。如果直接打印，很可能被別人拿走或是在打印機(jī)打出的文件中翻找自己的資料。工位離得近還好，離得遠(yuǎn)那就準(zhǔn)備跑吧。正因如此，一般情況下財務(wù)部會獨(dú)立使用一部打印機(jī)，防止文印流程中造成的機(jī)密泄露。

而對于律師事務(wù)所來說，即便是使用共享打印機(jī)上的文檔，依然有著很高的保密需求。針對案件性質(zhì)的不同，安全級別也不同，“奔跑者”也是無奈之舉。

舉例來說，金臺律師事務(wù)所承接某海外購置的國防項(xiàng)目(保密項(xiàng)目——“遼寧號”航母購置)轉(zhuǎn)化為國有資產(chǎn)的法律顧問。整個項(xiàng)目要求嚴(yán)謹(jǐn)保密，除承辦律師外，對事務(wù)所中其他律師都采取保密機(jī)制，包括全部的文印資料。針對這一類保密性要求高的項(xiàng)目，承辦律師只能采取將文檔拷貝到U盤，使用前臺的電腦(距打印機(jī)非常近)打印的方式，即便這樣操作依然存在安全風(fēng)險：公司前臺的電腦受到攻擊或病毒等潛在隱患。

HP Flow MFP文印一體機(jī)可以有效避免此類問題，通過與后臺打印服務(wù)器及OA系統(tǒng)做對接，實(shí)現(xiàn)刷卡(員工卡)或現(xiàn)場輸入密碼的方式打印。律師只需要在個人電腦上點(diǎn)擊打印，然后去打印機(jī)旁邊，刷卡或輸入個人密碼后才會打印出紙，這樣大大地保障了文印流程中的安全，同時也簡化了打印流程。

不僅如此，HP Flow MFP文印一體機(jī)還內(nèi)置了安全硬盤，即便沒有完成打印任務(wù)，文檔儲存在一體機(jī)中也不用擔(dān)心被竊取。硬盤丟失，換到另一臺相同的機(jī)器，沒有秘鑰依然不能查詢上面的內(nèi)容。

刷卡或秘鑰的方式還帶來了一個很大的好處，可以直接統(tǒng)計(jì)到責(zé)任人。筆者所在的事務(wù)所經(jīng)常會遇到有人打印完忘記取，等再需要資料的時候找不到因而重復(fù)打印的現(xiàn)象，無形中造成了浪費(fèi)。尤其是復(fù)印時，由于沒有具體的審核，經(jīng)常找不到責(zé)任人。HP Flow MFP文印一體機(jī)有效規(guī)避了這樣的浪費(fèi)情況，同時可以按時段統(tǒng)計(jì)大家文印的情況。

文印體驗(yàn)細(xì)節(jié)取勝

打印機(jī)不同于其他IT設(shè)備是由專業(yè)人士使用維護(hù)，作為辦公用品，事務(wù)所不可能針對設(shè)備使用而進(jìn)行培訓(xùn)，因此在更換打印機(jī)時一個首要問題就是——是否需要改變使用習(xí)慣。HP Flow MFP文印一體機(jī)除了獨(dú)特的功能外，日常打印復(fù)印的操作方式與原來無二;同時，HP Flow MFP 的8寸LCD顯示屏可以更直觀地進(jìn)行設(shè)置。

在此基礎(chǔ)上HP Flow MFP文印一體機(jī)更有一些錦上添花的功能，比如掃描后直接轉(zhuǎn)成可編輯文檔。由于律師事務(wù)所需要經(jīng)常與法律機(jī)關(guān)、檢察院溝通，對于一些案件的資料檢察院僅提供復(fù)印件;由于檢察院打印機(jī)性能差，復(fù)印一份案卷需要很長時間，所以通常律師的做法是逐頁拍照，拍回的照片還需要再次整理。HP Flow MFP可以將掃描的圖片直接轉(zhuǎn)化為文檔，方便整理和打印，將大幅減少律師工作量。

HP Flow MFP文印一體機(jī)在細(xì)節(jié)上還有不少類似的實(shí)用功能：直接雙面打印，無需走兩遍打印紙，方便快捷又環(huán)保;自動休眠功能，長時間不用會自動休眠以減少能源消耗，輕觸屏幕即可恢復(fù);墨粉保護(hù)設(shè)置，以前的機(jī)器缺墨后會有提醒，但是依然可以繼續(xù)打印，直到完全沒有墨，最后打出的文件字跡模糊，對打印機(jī)也同樣造成傷害。而HP Flow MFP可以設(shè)置墨粉提醒和關(guān)閉，用戶可以設(shè)置墨粉剩余10%提醒，剩余5%時停止打印，避免了浪費(fèi)和磨損。

集眾多實(shí)用功能于一身的HP Flow MFP在縮小體積的基礎(chǔ)上，迸發(fā)了更大能量。經(jīng)過一個多月時間的試用，試用的同事們給予HP Flow MFP文印一體機(jī)高度的贊揚(yáng)，正是因?yàn)镠P Flow MFP在細(xì)節(jié)上調(diào)整了很多用戶普遍所忽略的功能，使文印工作得到更良好的體驗(yàn)，也超過了我們律師事務(wù)所的使用預(yù)期。