試用單位簡介：

筆者所在的北京古城教育集團，由三所歷史悠久的名校組建而成(人民大會堂同批石料)，集團共有員工300多人，在校學(xué)生共計3000人，從縱向業(yè)務(wù)上分為了幼教中心、小學(xué)部、初中部、高中部和國際部，涉及的領(lǐng)域有全日制中小學(xué)教育、教育培訓(xùn)、外語、出國教育、出版、加盟等。教育集團擁有杰出的管理團隊和優(yōu)秀的師資隊伍，近年來隨著教育信息化建設(shè)的逐步深入，在信息化輔助教學(xué)、信息化支撐行政管理方面都取得了一定成績，并成為了區(qū)域教育信息化示范樣板校。

文印管理成為教育信息化中的“弱點”

集團根據(jù)自身條件，近幾年來一直保持著信息化資金的持續(xù)投入，2013年初學(xué)校又購入6臺服務(wù)器用于虛擬化建設(shè)。同時，在三所分校都擁有1000M光纖骨干網(wǎng)、100M到桌面的高速校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校辦公區(qū)域做到了無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。高標準的硬件設(shè)施，為教育信息化建設(shè)發(fā)展提供了保障。而在軟件方面，集團信息中心配備了學(xué)籍管理系統(tǒng)、實驗設(shè)備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、心理測試軟件、數(shù)字化校園綜合管理平臺等。同時，為了支撐初高中階段的“走班上課、自己教師”的特色辦學(xué)理念，信息中心還單獨開發(fā)了選修課程管理系統(tǒng)，并集中力量開發(fā)中西文教學(xué)資料庫，為西班牙語實驗班提供保障。

通過不懈的創(chuàng)新努力，以及形成的主動運維管理模式，信息中心“真干、能干、干成”的作風(fēng)得到了上級單位和集團領(lǐng)導(dǎo)的高度認可。但學(xué)校的教育信息化絕不能止步于此，通過內(nèi)部自評和外部研討的方式，我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在信息中心工作人員自身的技術(shù)弱點，以及教科研處室的意見、建議都集中于文印管理工作上。一直以來，信息中心的IT管理人員都被大家喻為“高手”，但在文印設(shè)備這個環(huán)節(jié)的服務(wù)卻處于“缺失”狀態(tài)。

首先，我們雖然緊抓運維管理和軟件建設(shè)，但對于文印辦公設(shè)備一直處于管理松散，成本不斷攀升的狀態(tài)。例如，分校的打印機一旦出現(xiàn)非常小的故障，主校區(qū)的IT管理人員就需要馬不停蹄的奔赴現(xiàn)場，但卻不能保證立即就可以處理設(shè)備故障。其次，對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，信息中心對數(shù)據(jù)傳輸、存儲安全一直都保持著高度緊張的狀態(tài)，而在信息輸出這個環(huán)節(jié)上，尤其是紙質(zhì)資料打印和復(fù)印方面，一直沒有找到有效的辦法。所以，我們只能為黨務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)科等擁有內(nèi)部專網(wǎng)的部門單獨購買文印設(shè)備。另外，為了確保招生辦公室、教學(xué)處、國際部中學(xué)生、家長的大量個人信息不外流，學(xué)校也需要單獨采購和維護大量文印設(shè)備。

Flow MFP幫助我們化解便捷與安全的矛盾

為了解決一直困擾的難題，我們對市場上的文印設(shè)備和解決方案進行大量的調(diào)研工作，全面提升文檔管理意識。近期，通過一次由51CTO舉辦的文印管理技術(shù)專題上，得到了HP工程師和信息化專家的指導(dǎo)，并獲得了HP Flow MFP 575產(chǎn)品試用的機會。

這款產(chǎn)品外觀給我們留下了很好的“第一印象”，最醒目的設(shè)計在控制面板采用了8寸平板電腦設(shè)計風(fēng)格(圖1)，就像是把一個iPad直接嵌在打印機上，在開箱時著實讓一位有著“蘋果控”外號的行政副校長發(fā)出了驚訝的贊嘆。當?shù)侨胫?，通過控制面板就可以開啟信息、常規(guī)、影印打印、掃描數(shù)碼傳送、傳真、故障排除、安全性、HP Web服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)等八個分頁功能。由于外觀設(shè)計過于“扎眼”，同時操作上也十分方便，我起初擔心在文印室安裝這臺設(shè)備會吸引很多老師和學(xué)生隨意打印，但對該設(shè)備文印安全功能的逐漸了解使我打消了這種顧慮。

圖1 控制面板

存在這方面的顧慮，是因為之前學(xué)校為了集中管理采購了一款網(wǎng)絡(luò)集中打印機，但由于沒有文件加密功能，特殊部門的老師在“點擊打印”之后，必須迅速跑到設(shè)備前，防止文件被別人拿走。后來，由于這種來回“跑腿”太過麻煩，最后只能采用U盤打印的方式。

在快速向?qū)Ｊ较?，我們迅速完全了網(wǎng)絡(luò)IP地址的設(shè)定工作。通過Web界面登陸后，我發(fā)現(xiàn)控制面板上有一個登入按鍵選項，點擊之后就會有使用者、管理者的密碼和權(quán)限設(shè)置，這讓我們對媒體廣泛介紹的安全性管理產(chǎn)生了興趣。隨后，網(wǎng)管員和我一起測試了HP Flow MFP多功能打印一體機的身份驗證和授權(quán)功能。

我們發(fā)現(xiàn)，HP Flow MFP可以通過硬件集成接口就可以添加身份驗證解決方案，包括Kerberos身份驗證、LDAP驗證和用戶PIN碼驗證方法。所以我們可以制定一個安全策略，對特定用戶限制使用這臺放在打印室的設(shè)備功能。同時，這臺設(shè)備還提供加密文件級別的身份驗證機制。有了這些功能上的支持，招生辦公室、教學(xué)處、國際部就可以在掃描或打印文件時采用輸入密碼的方式(對稱密鑰)進行打印了?，F(xiàn)在，雖然這些老師在自己的PC上點擊了“打印”，但這會在安全性設(shè)定形成最佳的“拖后”效果，只有在設(shè)備上進行身份驗證后，文件才能跟隨用戶在當前設(shè)備上輸出文件，再不用搞什么“樓層加速跑”之類的運動了。

雖然實現(xiàn)了以上這些安全功能，但如果要對全校的所有老師進行權(quán)限和密碼設(shè)定豈不是一件非常繁瑣的事嗎?幸好我們發(fā)現(xiàn)了HP Flow MFP可以和我校的域安全策略進行對接，通過域信任設(shè)定之后(圖2)，所有的老師和學(xué)生信息就自動和這臺設(shè)備的權(quán)限進行了掛鉤，真正實現(xiàn)了安全一體化管理。

圖2 HP Flow MFP與學(xué)校原有域環(huán)境集成

最后，我們還對HP Flow MFP安全硬盤進行了數(shù)據(jù)安全更高安全級別的擦除式，由于點擊了最高級別的“擦除3遍”，整個設(shè)備進入“長久”的等待處理中，不過為了“徹底的安全”，付出時間上的成本是可以忍受的。

深挖“便捷性”配合校園一卡通成為可能

之前，在集團信息網(wǎng)絡(luò)中心的成本計算中，打印耗材不能很好的進行統(tǒng)計與計費，現(xiàn)在我們通過HP Web Jetadmin的報表功能，已經(jīng)可以對來年的運維計劃做到心中有數(shù)。使用完整的打印流程管理，使得我們的耗材、紙張、人力成本都降低了1/3以上。同時，利用通過帶有身份識別的MFP、PIN碼功能，可以更有效地控制和監(jiān)視打印作業(yè)，大大提高了文印信息安全性。對于我們部門的工作人員來說，采用HP Web Jetadmin遠程管理之后，主校區(qū)的IT管理人員也不必在出現(xiàn)故障時馬不停蹄地奔赴現(xiàn)場。

在試用階段，我們感覺HP Flow MFP的安全性和便捷性最佳，但只有信息中心自己了解這一點，是無法發(fā)揮這臺設(shè)備的價值的，為此我們邀請了國際部和學(xué)校畫院的老師參與試用。

在國際部，我們登錄www.hpeprintcenter.com之后，測試了惠普云打印ePrint技術(shù)(如圖3所示)。ePrint可以通過對一體機設(shè)置郵件地址，可以在任何地方向該打印機上發(fā)送郵件，打印機會將郵件內(nèi)容和附件中的圖片、office文檔、PDF、網(wǎng)頁打印出來。這項功能得到國際部全體教師的一致認可，尤其是我校的西班牙語和法語外教，對這項功能更是“情有獨鐘”。不過，在測試中，我們發(fā)現(xiàn)有一份文檔沒有進行處理，后通過咨詢HP工程師得知，這封測試郵件的圖片太小了，這個限制機制主要是防止將某些圖像文件(例如某些郵件簽名中的圖片)誤當作圖片處理并打印在照片紙上。

圖3 在國際部測試ePrint功能

而在畫院，美術(shù)老師一直發(fā)愁給學(xué)生下發(fā)作業(yè)樣圖的問題，尤其是一些需要學(xué)生臨摹的作品，在打印之后往往與原作色彩差之千里。但HP Flow MFP 575高達 600 x 600 dpi的掃描功能可以讓老師直接掃描一些名家的作品，或是素描對照圖等等，高達 1200 x 600 dpi的彩色分辨率完全可以處理精品樣張的需求;同時還解決了打印色彩還原的難題。

在整個測試期間，HP Flow MFP 575給學(xué)校各個部門和領(lǐng)導(dǎo)都留下了深刻印象。教學(xué)處的領(lǐng)導(dǎo)也找到我們，并在與信息中心、HP工程師的三分溝通中碰出了“火花”。由于HP Flow MFP可以支持更廣泛的第三方產(chǎn)品，所以我們可以在這套方案中加入“校園一卡通”的應(yīng)用，每個學(xué)生都可以在開放和監(jiān)管并存的平臺上輕松使用，這可讓文印管理發(fā)揮更大的價值。