企業(yè)管理中經(jīng)常會(huì)碰到“明規(guī)則，難執(zhí)行”的情況，這很大程度上是因?yàn)榱鞒滩粫?，而流程不僅影響管理的效率，也制約著企業(yè)的發(fā)展，特別是規(guī)模迅速擴(kuò)大、產(chǎn)業(yè)逐漸多元的大型集團(tuán)企業(yè)。“現(xiàn)在這些大集團(tuán)企業(yè)來找你，不是要你來給他編代碼，而是需要你利用信息化手段幫助他梳理管理的問題，從而優(yōu)化和提升管理效率的。” 北京慧點(diǎn)科技股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱慧點(diǎn)科技)企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品總監(jiān)杜勝介紹說。

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北京慧點(diǎn)科技股份有限公司企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品總監(jiān)杜勝

細(xì)化管理規(guī)則 固化管理流程

眾所周知，大型集團(tuán)企業(yè)層級(jí)繁多、機(jī)構(gòu)龐大、業(yè)務(wù)條塊分明，而且在集團(tuán)企業(yè)多元化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)下，管控模式上也需要從集中管控轉(zhuǎn)為分權(quán)細(xì)化，這不僅對(duì)企業(yè)的管理者提出了挑戰(zhàn)，也對(duì)系統(tǒng)服務(wù)商提出了新要求。“一些企業(yè)在管理上沒有針對(duì)性地細(xì)分哪些該集中、哪些該細(xì)分，也沒考慮到不同產(chǎn)業(yè)板塊需要不同的管理策略。因此在幫助集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建OA系統(tǒng)前，我們會(huì)先建議企業(yè)細(xì)分管理規(guī)則，再利用業(yè)務(wù)流程將管理規(guī)則固化到應(yīng)用系統(tǒng)中。集團(tuán)統(tǒng)一的管理要求可作為共性的管理應(yīng)用，各級(jí)成員單位的內(nèi)部管理規(guī)則部署則為共性條件下的個(gè)性化應(yīng)用。這樣不同層級(jí)既相互關(guān)聯(lián)，又相對(duì)獨(dú)立?？偛靠赏ㄟ^系統(tǒng)全面掌握自下而上的各類信息，并審查決策過程是否合規(guī)，各級(jí)責(zé)任主體是否盡職。” 慧點(diǎn)科技的杜勝總監(jiān)介紹說。

打破層級(jí)制約 靈活管理提效

“扁平化管理”是未來的管理趨勢(shì)，尤其對(duì)于現(xiàn)在瞬息萬變的市場(chǎng)來說，能夠高效敏捷地對(duì)市場(chǎng)變化做出戰(zhàn)略調(diào)整，無疑為企業(yè)爭(zhēng)取了更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。但這對(duì)于組織架構(gòu)龐大的集團(tuán)企業(yè)來說卻并不容易，怎樣能夠快速、合理調(diào)配各種人力物力資源，并讓執(zhí)行的流程順暢無阻、不受干擾呢?“慧點(diǎn)科技的OA系統(tǒng)既能支持大型集團(tuán)的層級(jí)管理，又可以根據(jù)需要打破層級(jí)制約，有一套靈活的系統(tǒng)調(diào)配響應(yīng)機(jī)制。如針對(duì)專業(yè)事項(xiàng)，可以扁平化處理，縮減溝通層級(jí)，保證效率。”杜勝介紹說，“另一方面，系統(tǒng)還可以迅速地變更組織機(jī)構(gòu)及管理規(guī)則來支持企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理。因?yàn)楹芏嗉瘓F(tuán)都在不停地兼并收購，我們的系統(tǒng)要不斷地根據(jù)他們的變化而變化”。

管理以人為本 系統(tǒng)方便易用

當(dāng)前人們對(duì)軟件的應(yīng)用接受程度，更取決于系統(tǒng)的易用性。對(duì)于一些傳統(tǒng)的大型集團(tuán)企業(yè)來說，人員眾多，流動(dòng)性大，學(xué)習(xí)掌握系統(tǒng)是高成本的行為?；埸c(diǎn)科技的OA系統(tǒng)在研發(fā)過程中，實(shí)行互聯(lián)網(wǎng)化的操作界面和幫助體系，方便掌握使用。“更重要的是，通過系統(tǒng)將制度轉(zhuǎn)化為電子流程，同時(shí)將各類管理規(guī)則固化到環(huán)節(jié)中，強(qiáng)化監(jiān)控管理，促進(jìn)規(guī)范化。員工在處理事項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)能告知當(dāng)前環(huán)節(jié)的職責(zé)、審核要素及可能存在的風(fēng)險(xiǎn);當(dāng)處理完，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)權(quán)限規(guī)則自動(dòng)路由到下一個(gè)環(huán)節(jié)的處理人，并推送到員工的個(gè)人工作臺(tái)中。”杜勝說。

協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術(shù)問題，OA系統(tǒng)只是作為一種管理工具而存在，杜勝在***感慨道：“如果不理清企業(yè)的管理規(guī)則，即使電子化了也一樣無法解決根本問題。因此，企業(yè)首先要實(shí)現(xiàn)管理規(guī)則的顯性化，再通過OA系統(tǒng)將規(guī)則進(jìn)行固化，最終保障企業(yè)管理的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。”