管理虛擬工作環(huán)境需要各種真實(shí)世界的技能和工具。以下是激發(fā)創(chuàng)造力和生產(chǎn)力的策略。

為了在日益缺乏人才和競(jìng)爭(zhēng)激烈的IT世界中取得成功，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始依賴于地理上分散的勞動(dòng)力。這些組織建立了能夠提供優(yōu)秀功能性專業(yè)知識(shí)的IT團(tuán)隊(duì)，而不管每個(gè)人的物理位置如何。雖然并置的團(tuán)隊(duì)(每個(gè)成員在同一物理站點(diǎn)工作)在某些方面可能比分散的團(tuán)隊(duì)更有優(yōu)勢(shì)，但人們?cè)絹?lái)越一致地認(rèn)為，一個(gè)計(jì)劃周密、組織有序的分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)實(shí)際上可能會(huì)讓采用者占得上風(fēng)。

[[280249]]

分散在多個(gè)地點(diǎn)的任何團(tuán)隊(duì)面臨比較大的挑戰(zhàn)是如何讓孤立的個(gè)體作為一個(gè)團(tuán)結(jié)的單位一起工作。“遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)不能完全像并置的團(tuán)隊(duì)那樣自由地在團(tuán)隊(duì)會(huì)議、午餐和飲水機(jī)上討論狀態(tài)、目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，”Joe Wilson解釋道，他是位于丹佛的定制軟件開(kāi)發(fā)公司volare systems的老板。“當(dāng)你管理100%的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)時(shí)，你必須遵守溝通的紀(jì)律，因?yàn)椴粫?huì)有像你在辦公室走廊里那樣的偶遇，”Wilson說(shuō)，他在過(guò)去十年里一直都在建立和管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。

領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)分散的IT團(tuán)隊(duì)并獲得長(zhǎng)期成功需要奉獻(xiàn)精神和特殊的領(lǐng)導(dǎo)技能，包括組織、激勵(lì)成員的能力，使他們能夠像在現(xiàn)場(chǎng)一樣創(chuàng)造性地、熟練地工作。以下是IT領(lǐng)導(dǎo)者們用來(lái)讓他們的遠(yuǎn)程員工脫穎而出并取得成功的七個(gè)秘密。

1.發(fā)揮強(qiáng)有力的、明確的領(lǐng)導(dǎo)作用

無(wú)論團(tuán)隊(duì)成員是在大廳里還是在幾個(gè)時(shí)區(qū)之外，堅(jiān)定的領(lǐng)導(dǎo)力都是至關(guān)重要的。

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院組織行為和理論副教授Anita Williams Woolley表示:“聰明的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)主動(dòng)識(shí)別潛在的目標(biāo)沖突，并確保團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)的清晰，并與團(tuán)隊(duì)成員可能承擔(dān)的其他職責(zé)保持一致。”

領(lǐng)導(dǎo)者的首要任務(wù)是建立清晰一致的項(xiàng)目目標(biāo)。“遠(yuǎn)程IT團(tuán)隊(duì)之所以會(huì)失敗，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有明確的方向，或者即使有明確的方向，也沒(méi)有充分考慮到員工所在的偏遠(yuǎn)的環(huán)境，”Helen Dayen說(shuō)，她是一家教練和職業(yè)發(fā)展公司Dayen集團(tuán)的執(zhí)行教練兼首席執(zhí)行官。

缺乏強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和明確的目標(biāo)，遠(yuǎn)程工作者可能會(huì)開(kāi)始感到孤立。“于是他們減少了溝通，減少了協(xié)作，”Dayen解釋道。隨著時(shí)間的推移，團(tuán)隊(duì)將變得越來(lái)越?jīng)]有效率和生產(chǎn)力。“距離并不會(huì)讓心靈變得更加溫暖，”她指出。“它為假設(shè)提供了成長(zhǎng)的空間，通常，人性和人類思維會(huì)自然而然地對(duì)人或環(huán)境做出負(fù)面假設(shè)。”

2.鼓勵(lì)反饋

合作是雙向的。雖然團(tuán)隊(duì)成員需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確、直接的指示，但領(lǐng)導(dǎo)者也需要知道每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在做什么，以及是否取得了有意義的進(jìn)展。為了實(shí)現(xiàn)這一能力，應(yīng)該建立一個(gè)反饋的過(guò)程。“監(jiān)督反饋，確保它是建設(shè)性的，并確保能夠讓產(chǎn)品變得更好，而不是炫耀或贏得爭(zhēng)論，”Wilson建議。

許多領(lǐng)導(dǎo)人犯的一個(gè)很大的錯(cuò)誤是認(rèn)為沒(méi)有消息就是好消息。如果讓一些遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員獨(dú)處，他們最終會(huì)走向沉默。Wilson觀察到:“他們不會(huì)總是告訴你他們?cè)诩m結(jié)什么。”他建議每天安排一到兩次簽到，打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)攝像頭，向安靜的團(tuán)隊(duì)成員提出開(kāi)放式的問(wèn)題。“比如，‘最近怎么樣?’‘我能幫忙嗎?’以及‘你需要我做些什么來(lái)讓你的工作變得更容易?’”他說(shuō)。

3.找到合適的人

要明白，有些人，無(wú)論天賦和經(jīng)驗(yàn)如何，都不適合做遠(yuǎn)程工作者。這并不是一個(gè)讓他們感到舒服的角色，相反，他們更喜歡一個(gè)并置的員工通常會(huì)經(jīng)歷的一個(gè)擁有個(gè)人互動(dòng)、事件和繁忙的環(huán)境。“我們知道有些人比其他人擁有更高水平的協(xié)作技能，”Woolley說(shuō)。“在我們的研究中，我們反復(fù)發(fā)現(xiàn)，在面對(duì)面的團(tuán)隊(duì)和分散的團(tuán)隊(duì)中，社會(huì)感知能力--意識(shí)到他人的反應(yīng)并理解他們?yōu)槭裁磿?huì)做出這樣的反應(yīng)--是集體智慧的有力預(yù)測(cè)因素。”

有些人也很難適應(yīng)不熟悉的日程安排。這些人習(xí)慣了傳統(tǒng)的朝九晚五的工作程序，通常很難處理時(shí)區(qū)差異。Woolley指出，這是一個(gè)影響許多分散團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題，尤其是那些成員分散在世界各地的團(tuán)隊(duì)。她建議制定一個(gè)分擔(dān)痛苦的計(jì)劃，比如讓團(tuán)隊(duì)成員輪流設(shè)定會(huì)議時(shí)間。“大多數(shù)類型的IT工作都可以進(jìn)行規(guī)劃，因此大部分工作可以異步完成，所以如何明智地使用實(shí)時(shí)會(huì)議并有針對(duì)性地討論關(guān)鍵問(wèn)題非常重要。”

4.預(yù)訂一些面對(duì)面的時(shí)間

雖然協(xié)作技術(shù)允許分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)進(jìn)行高效率的工作，但他們?cè)趨⑴c者之間建立密切關(guān)系和友誼的能力仍然有限。

Christopher McFarlane是一家加拿大大型零售連鎖店的Scrum大師和敏捷教練，他認(rèn)為定期親自拜訪對(duì)于建立社會(huì)關(guān)系是非常必要的。“面對(duì)面的互動(dòng)可以讓隊(duì)友們互相了解更多，比如文化、背景、興趣和動(dòng)機(jī)，”他解釋道。“這是一項(xiàng)短期投資，通過(guò)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員之間的信任，可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期成本的節(jié)約。”

惠普企業(yè)負(fù)責(zé)企業(yè)分析和數(shù)據(jù)管理的IT副總裁Adam Vazquez對(duì)此表示同意。“你需要建立一個(gè)強(qiáng)有力的面對(duì)面的節(jié)奏--每季度、每月或每?jī)赡?-無(wú)論對(duì)你的文化和項(xiàng)目目標(biāo)有什么意義，”他說(shuō)。積極主動(dòng)。不要等到問(wèn)題浮出水面才安排聚會(huì)。Vazquez建議，確保你的團(tuán)隊(duì)能夠一起慶祝有意義的時(shí)刻。打開(kāi)視頻會(huì)議，這樣每個(gè)人都可以實(shí)時(shí)慶祝。“簡(jiǎn)單的事情，比如聚在一起慶祝生日，能讓每個(gè)人都有歸屬感，”他指出。

5.限制團(tuán)隊(duì)規(guī)模

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模對(duì)其運(yùn)作的好壞起著重要的作用。“規(guī)模較小的團(tuán)隊(duì)，最多10人左右，可能比規(guī)模兩倍大的團(tuán)隊(duì)要靈活得多，”為勞動(dòng)力流動(dòng)專業(yè)人士服務(wù)的貿(mào)易組織Worldwide ERC的首席執(zhí)行官Peggy Smith評(píng)論道。“對(duì)于大型分散團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，在實(shí)時(shí)會(huì)議中做出有效貢獻(xiàn)將更具挑戰(zhàn)性，同時(shí)也使得異步對(duì)話更加復(fù)雜。”將團(tuán)隊(duì)分成小組，每個(gè)小組都將專注于特定的項(xiàng)目領(lǐng)域，這通常會(huì)提高生產(chǎn)力。

6.平等對(duì)待所有團(tuán)隊(duì)成員

為了確保團(tuán)隊(duì)的長(zhǎng)期成功，每個(gè)成員都需要受到贊賞。例如，一些領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常會(huì)犯一個(gè)錯(cuò)誤，即讓團(tuán)隊(duì)所在地的大多數(shù)成員制定工作日規(guī)則和程序。

“這有可能會(huì)向其他地方的團(tuán)隊(duì)成員傳達(dá)這樣一個(gè)信息，即他們的貢獻(xiàn)沒(méi)有被重視，”McFarlane說(shuō)。為了確保和諧和團(tuán)結(jié)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該共同制定互惠互利的規(guī)則。“讓每個(gè)人都能夠分擔(dān)負(fù)擔(dān)會(huì)讓其他團(tuán)隊(duì)成員產(chǎn)生同理心，”他指出。

另一個(gè)潛在的士氣殺手是當(dāng)一些團(tuán)隊(duì)成員和組長(zhǎng)在同一個(gè)位置的時(shí)候。“那些接近領(lǐng)導(dǎo)人的人自然有更多的機(jī)會(huì)接觸他/她，”Smith說(shuō)。“即使領(lǐng)導(dǎo)者很好地處理了這種鄰近差異，其他地方的人也可能會(huì)覺(jué)得他們沒(méi)有得到同樣的關(guān)注或反饋，”她解釋道。在同一個(gè)團(tuán)隊(duì)中同時(shí)擁有遠(yuǎn)程和并置的人可能會(huì)導(dǎo)致功能障礙。

7.利用多種通信平臺(tái)

溝通是團(tuán)隊(duì)合作成功的關(guān)鍵，其重要性不可低估。“在分散和偏遠(yuǎn)的團(tuán)隊(duì)中，不存在過(guò)度溝通的情況，”Vazquez說(shuō)。“我發(fā)現(xiàn)，在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中使用具有視頻和白板功能的技術(shù)，對(duì)于在虛擬環(huán)境中營(yíng)造這種親切感大有幫助。”

允許分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)能夠擁有匹配的甚至是超過(guò)其并置對(duì)手的級(jí)別上運(yùn)行的魔力需要豐富的通信技術(shù)，例如Zoom(視頻會(huì)議)、Slack(協(xié)作/消息傳遞)、Trello(項(xiàng)目組織)和WebEx(視頻會(huì)議/白板)。同時(shí)，基本的溝通模式，如短信和電子郵件，也可以有效地讓團(tuán)隊(duì)成員了解新的情況，解決簡(jiǎn)單的問(wèn)題。

但Dayen警告說(shuō)，不要過(guò)于依賴這些簡(jiǎn)單的工具。“領(lǐng)導(dǎo)者們可能犯的比較大的錯(cuò)誤就是認(rèn)為使用電子郵件/文本聊天進(jìn)行交流就已經(jīng)足夠了，事實(shí)上，要想擁有一個(gè)成功的環(huán)境，還需要更多。”