嘉賓 | 史凱

撰稿 | 涂承燁

匯報(bào)不是目的，是溝通手段。用正確的方法組織匯報(bào)，溝通更順暢，事半功倍。一切的美好，都是精心準(zhǔn)備的結(jié)果。

技術(shù)人員做匯報(bào)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“講粗講細(xì)領(lǐng)導(dǎo)都聽不懂”、“講多了時(shí)間不夠，講少了沒有突出重點(diǎn)”的情況。那么，如何做一場(chǎng)高質(zhì)量的高層方案匯報(bào)呢？

2022年9月3日，在51CTO主辦的??WOT全球技術(shù)創(chuàng)新技術(shù)大會(huì)??上，原阿里云中國(guó)區(qū)咨詢總經(jīng)理、《精益數(shù)據(jù)方法論-數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型》作者、精益數(shù)據(jù)方法論創(chuàng)始人史凱帶來(lái)了主題演講《技術(shù)人如何做高質(zhì)量方案匯報(bào)》，從技術(shù)人的視角，將二十年的匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)梳理了“53444模型”，幫助技術(shù)人員突破“不會(huì)做匯報(bào)”的難題。

現(xiàn)將演講內(nèi)容整理如下，希望對(duì)諸君有所啟發(fā)。

高質(zhì)量方案匯報(bào)的5大要素

1、目標(biāo)明確?

最關(guān)鍵的是“目標(biāo)明確”，出發(fā)之前一定要知道你去哪里，一定要方向正確。我見過很多匯報(bào)，有的匯報(bào)講完以后，聽匯報(bào)的人都不知道這個(gè)匯報(bào)的人想要干什么。聽你表達(dá)了一下自己的情緒，秀了一下你自己的能力，但是你到底需要聽匯報(bào)的人干什么，這是最重要的。我們組織匯報(bào)的時(shí)候，要站在對(duì)方的角度去思考。你希望這個(gè)匯報(bào)得到什么？聽匯報(bào)的人希望從這個(gè)匯報(bào)里得到什么？所以，目標(biāo)要明確。

但如何能夠做到目標(biāo)明確，并且達(dá)成這個(gè)目標(biāo)呢？我把高質(zhì)量匯報(bào)總結(jié)成4個(gè)詞：內(nèi)容清晰、邏輯順暢、呈現(xiàn)易懂、問答準(zhǔn)確。

2、內(nèi)容清晰?

內(nèi)容的質(zhì)量要高，不能攢了一堆PPT，也沒有講清楚到底要講什么內(nèi)容。

3、邏輯順暢?

什么是邏輯？邏輯是解決問題的過程，是思考問題的方法。很多時(shí)候一個(gè)匯報(bào)邏輯不順，跳來(lái)跳去。

4、呈現(xiàn)易懂?

讓聽匯報(bào)的人一看材料、一聽你講，他就知道你要表達(dá)的是什么，很清晰，他不用去思考。

5、問答準(zhǔn)確?

一般做匯報(bào)，大家不僅要準(zhǔn)備匯報(bào)的過程，你去講，你還要準(zhǔn)備一下我講完這些內(nèi)容它有什么問題沒有，它如果有問題，我如何去回答。

這是高質(zhì)量匯報(bào)的五大要素，大家可以按照這個(gè)框架去思考和準(zhǔn)備，回顧你的匯報(bào)。

領(lǐng)導(dǎo)（特指高層領(lǐng)導(dǎo)）聽匯報(bào)的邏輯：

• 在向高層領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)的時(shí)候，他關(guān)注的是他有沒有聽懂你在講什么。
• 他有時(shí)候會(huì)有一些擔(dān)憂，會(huì)不會(huì)你是通過這個(gè)匯報(bào)，引導(dǎo)他去做一些事情，他會(huì)有一種防范的心態(tài)。所以有一種邏輯，高層的時(shí)間比較短，不會(huì)特別關(guān)注細(xì)節(jié)，更關(guān)注的是邏輯，上下是不是金字塔結(jié)構(gòu)，是不是一步步推理出來(lái)的，如果邏輯是正確的，他就認(rèn)為結(jié)果是正確的。
• 呈現(xiàn)清晰，觀點(diǎn)明確，你一定要讓他快速地找到你想讓他看到的地方。
• 如果你還能做到這個(gè)匯報(bào)里邊有幾句話、幾個(gè)觀點(diǎn)、有一些你想表達(dá)的底層的邏輯或者是你的技術(shù)的一些先進(jìn)性，讓他能夠認(rèn)可的話，你這個(gè)匯報(bào)就是加分項(xiàng)。

高質(zhì)量方案匯報(bào)的3大階段

我們?nèi)绾螠?zhǔn)備匯報(bào)材料呢？可以分為三個(gè)階段：匯報(bào)前、匯報(bào)中、匯報(bào)后。

匯報(bào)前?

做好準(zhǔn)備、對(duì)齊目標(biāo)、準(zhǔn)備材料。

匯報(bào)中?

專業(yè)呈現(xiàn)，靈活應(yīng)變，同時(shí)匯報(bào)的過程中可能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)提問題。

匯報(bào)后?

快速地把匯報(bào)形成的結(jié)論和動(dòng)作形成紀(jì)要，然后快速跟進(jìn)。

匯報(bào)前4大檢查要點(diǎn)

關(guān)于匯報(bào)前的檢查，大家可以檢查這四個(gè)關(guān)鍵的要點(diǎn)。

● 對(duì)齊目標(biāo)。你一定要清楚地知道這場(chǎng)匯報(bào)的目標(biāo)是什么，一定不是說就想在領(lǐng)導(dǎo)面前露個(gè)臉，很多時(shí)候如果你不準(zhǔn)備好，你的露臉可能減分了。一定要想清楚你要什么，而且要站在對(duì)方的角度思考他要什么，把這兩個(gè)目標(biāo)對(duì)齊。如果你發(fā)現(xiàn)你要的東西，他可能通過這次匯報(bào)他給不了你，你就要想想是不是要進(jìn)行這次匯報(bào)。

● 準(zhǔn)備內(nèi)容。一定要圍繞目標(biāo)去準(zhǔn)備你的材料，去準(zhǔn)備你的Q&A。

● 勘察現(xiàn)場(chǎng)。如果是非常正式的場(chǎng)合匯報(bào)，面對(duì)很多人，你可能要看一下現(xiàn)場(chǎng)，比如現(xiàn)場(chǎng)是培訓(xùn)式的匯報(bào)還是圓桌式的匯報(bào)，你是坐著講還是站著講。

● 問答預(yù)案。準(zhǔn)備一下他可能問的問題和你的回答。

對(duì)齊目標(biāo)

以終為始，一定要思考清楚你想要表達(dá)什么，達(dá)成什么目的。比如，有的是晉升匯報(bào)，可能你要思考的是你的過去和現(xiàn)在的晉升之間還有哪些差距，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的期望是什么，你是不是滿足了，包括你的晉升優(yōu)點(diǎn)，要對(duì)齊目標(biāo)去準(zhǔn)備你的材料，這是最重要的。同時(shí)，要思考一下在這個(gè)匯報(bào)過程中你需要領(lǐng)導(dǎo)或者說需要被匯報(bào)的對(duì)象做什么。

一般來(lái)講我們會(huì)這么操作執(zhí)行，在開頭的時(shí)候就開宗明義講清楚我這個(gè)匯報(bào)是干什么。我是一個(gè)過程型的匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)知道一下我的進(jìn)展，讓他提提意見？還是希望他最后拍板，把這個(gè)預(yù)算給我，把headcount（成員總數(shù)）增加，把我的項(xiàng)目批了？不同的目的，這個(gè)材料組織內(nèi)容的輕重都是不一樣的。在結(jié)尾的時(shí)候，建議大家用一個(gè)表格或者是其它的形式，把需要跟進(jìn)的內(nèi)容清晰地列出來(lái)。聽匯報(bào)的人在聽完以后，他就知道需要做什么，包括你需要做的事情給他看，讓他清楚地知道，并提提意見。這種方式可以把目標(biāo)很明確地對(duì)齊。

準(zhǔn)備內(nèi)容

不同的匯報(bào)材料可能內(nèi)容的組織方式、邏輯關(guān)系都不太一樣，我這里不深入業(yè)務(wù)的內(nèi)容去分析，我講一些通用的技巧。

金字塔結(jié)構(gòu)

一張藍(lán)圖畫到底，一個(gè)目錄全貫通，匯報(bào)的時(shí)候一定要有一條主線，最怕的就是沒有目錄或者目錄不是很清晰，領(lǐng)導(dǎo)開始還知道你要講什么，等陷入到細(xì)節(jié)之后他已經(jīng)完全不知道你在講什么，他甚至要翻回去看才知道原來(lái)你講的是這一頁(yè)，所以主目錄非常重要。一定不要讓聽匯報(bào)的人去猜、去找、去翻、去問。最好的匯報(bào)是聽匯報(bào)的人不用去問你現(xiàn)在講的是什么內(nèi)容的問題，他能基于你的問題去深入地思考。

呈現(xiàn)方式是，比如我們做架構(gòu)匯報(bào)，我們把一個(gè)大的架構(gòu)圖擺在這里，放在最前面，講到哪個(gè)模塊的時(shí)候，我把這個(gè)架構(gòu)圖做成一個(gè)小地圖一樣，把小地圖放在旁邊，把講的地方highline（高亮）出來(lái)，這樣領(lǐng)導(dǎo)就清楚了，這是一個(gè)很實(shí)用的技巧。

一個(gè)目錄全貫通。我經(jīng)常給大型企業(yè)做數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目錄（PPT），就很清楚。業(yè)務(wù)方說要做轉(zhuǎn)型，第一個(gè)問題是為什么要轉(zhuǎn)型。第二個(gè)問題，轉(zhuǎn)什么。第三個(gè)問題，怎么轉(zhuǎn)，什么行動(dòng)？用這樣一個(gè)目錄把整個(gè)材料全部貫穿起來(lái)，這樣就非常清楚。聽匯報(bào)的人也聽得非常清楚，就完全沉浸在你講的內(nèi)容里，不會(huì)lost（迷失），不會(huì)說你在講什么，你講的東西現(xiàn)在到哪里了，一旦他陷入這種狀態(tài)，你的匯報(bào)大概率是失敗了。

重點(diǎn)突出

先講結(jié)論，再講過程。我早期做技術(shù)的時(shí)候有一個(gè)不好的現(xiàn)象，這也是技術(shù)人員在早期很多的特性。我特別喜歡去講過程，代碼是怎么寫的，架構(gòu)是怎么設(shè)計(jì)的，為什么這個(gè)地方要用一個(gè)抽象類，體現(xiàn)我們?cè)诠ぷ鬟^程中的一些特別難忘的事情。但是這些點(diǎn)不一定是聽匯報(bào)的人關(guān)心的，他關(guān)心的是結(jié)論。

觀點(diǎn)醒目。如果是PPT的匯報(bào)，你有講解，解釋性的文字越少越好，否則可能聽匯報(bào)的人就看字去了，就不聽你講了，除非你認(rèn)為你那些字就能夠完全把你想講的內(nèi)容完全表達(dá)出來(lái)。

重點(diǎn)突出。突出重點(diǎn)的方式有很多種，布局、文字顏色、字體粗細(xì)等?？偟膩?lái)講，一個(gè)總的原則：你寫完P(guān)PT、寫完材料，你自己看一遍，是不是每一頁(yè)你第一眼看上去你最想表達(dá)的內(nèi)容就是你最醒目能看到的。如果做到了這一點(diǎn)，就是重點(diǎn)突出。如果你的內(nèi)容特別多，看半天都找不到自己重點(diǎn)想表達(dá)的內(nèi)容，聽眾和被匯報(bào)對(duì)象也是一樣的。而且很多時(shí)候我們自己的邏輯自己是清楚的，但是對(duì)方不一定。所以，一定要通過呈現(xiàn)的方式去把這個(gè)重點(diǎn)突出出來(lái)。

簡(jiǎn)潔易懂

很多時(shí)候我發(fā)現(xiàn)大量做匯報(bào)材料的一個(gè)通病，恨不得把更多的信息、更多的文字呈現(xiàn)在材料里面。這個(gè)很正常，就像我現(xiàn)在寫本書，我寫完了大概40萬(wàn)字，編輯讓我去刪，真舍不得刪。我覺得每句話、每個(gè)字都是有價(jià)值的，就像寫PPT也是一樣，你會(huì)覺得這一塊我想表達(dá)這個(gè)內(nèi)容，那一塊我想表達(dá)那個(gè)內(nèi)容，都是有價(jià)值的。但是站在對(duì)方的角度，如果他不理解你的專業(yè)或者是他對(duì)你做的事情沒有那么詳細(xì)了解，他實(shí)際上這么短的時(shí)間想看到的就是最關(guān)鍵的東西。所以，少即是多，簡(jiǎn)單呈現(xiàn)。

我發(fā)現(xiàn)在很多技術(shù)型匯報(bào)里，跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的時(shí)候“大數(shù)據(jù)平臺(tái)”、“數(shù)據(jù)平臺(tái)”等名詞，這些是我們很多自己做技術(shù)的人認(rèn)為很清晰的名詞，但是可能差一個(gè)字、少一個(gè)字，我們認(rèn)為沒問題，但是對(duì)方聽不懂。所以，文字一定要統(tǒng)一，每一個(gè)詞從頭到尾中間不要變，你只要變了，他可能就聽不懂，可能認(rèn)為就是兩件事。

舉個(gè)例子，我們每個(gè)人都認(rèn)為我們所了解的內(nèi)容和信息，可能全世界都會(huì)懂，但實(shí)際上完全不是這樣。我原來(lái)做規(guī)劃的時(shí)候，看到有的小朋友們寫的PPT內(nèi)容，“演進(jìn)線路”和“演進(jìn)路線”、“數(shù)據(jù)中臺(tái)”和“數(shù)據(jù)平臺(tái)”、“混合云”和“云平臺(tái)”、“行業(yè)對(duì)標(biāo)”和“對(duì)標(biāo)分析”。在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，我們一看就知道這是同一個(gè)事，而且我們都不會(huì)關(guān)注這些細(xì)節(jié)。這很正常，因?yàn)槲覀兝斫馑膬?nèi)容，理解它的內(nèi)涵，能快速抓到這個(gè)點(diǎn)。這就是為什么我們會(huì)看到中文的表達(dá)，你哪怕把那個(gè)順序翻過來(lái)好像都能讀懂，這是因?yàn)槲覀兪侵袊?guó)人。但你讓一個(gè)老外看，完全不知道什么意思。所以，有的時(shí)候我們?cè)诟邔訁R報(bào)或者是不懂你現(xiàn)在做的工作細(xì)節(jié)的人匯報(bào)工作的時(shí)候，就要把他當(dāng)作“小學(xué)生”，要有同理心，不要讓他去找，也不要讓他去猜，只有這樣他才能真正理解你想表達(dá)的內(nèi)容，只有這樣他才能把他的時(shí)間和精力、注意力放到你想跟他去溝通的事情上，否則他有很大一部分的時(shí)間都是在思考你這個(gè)詞是什么意思，這兩個(gè)是不是不一樣，這種現(xiàn)象是非常突出的。所以，一定要貫穿一致。

四大反面典型：

（1）領(lǐng)導(dǎo)不知道你在講什么?

（2）邏輯不延續(xù)?

我們?cè)诮M織一個(gè)匯報(bào)的時(shí)候，故事線的梳理agenda也好，table  content也好，目錄也好，是最重要的。故事線梳理清楚，聽的人就會(huì)很舒服，最怕跳來(lái)跳去，講到中間的時(shí)候，你自己覺得這里有個(gè)東西很重要，你把它加進(jìn)來(lái)重點(diǎn)講，對(duì)方不知道你加進(jìn)來(lái)的這個(gè)內(nèi)容跟你的目標(biāo)之間的關(guān)系。所以，這是邏輯不延續(xù)。

（3）沒有重點(diǎn)，聽眾迷失

有的時(shí)候我們會(huì)發(fā)現(xiàn)在一個(gè)材料里放了很多藍(lán)圖，放了很多技術(shù)關(guān)鍵點(diǎn)，最后你又沒有一個(gè)總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)記錄哪個(gè)才是最重要的呢？所以，這是重點(diǎn)不突出。

（4）不知道要干什么

聽完了以后不知道你要干嘛。你是希望我給你審批你想要的項(xiàng)目，還是想聽完這個(gè)匯報(bào)以后拍拍你的肩膀說“小伙子，你很棒”。所以，這是目標(biāo)不明確。

以上是四大反面典型，我們可以參考一些小的技巧，在組織材料、寫材料和去匯報(bào)的過程中，可以注意的一些小事項(xiàng)。

（1）統(tǒng)一的話術(shù)和名詞?

（2）通俗易懂的名詞：?你要站在對(duì)方的角度，用他能聽懂的通俗易懂的詞去表達(dá)。

（3）用領(lǐng)導(dǎo)講話的原話：?你在跟高層領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)的時(shí)候，要引用你們公司或者是領(lǐng)導(dǎo)，或者是大家都明白的原話或者是術(shù)語(yǔ)，這就減少了讓他去理解和教育的成本。

（4）用大家都懂的比喻：?如果要用一些比喻的話，一定要用一些通俗的比喻，不要舉一些別人聽不懂的，顯得你很高深的比喻，這樣可能你講完比喻，你要花5分鐘去解釋你講的是什么意思。因?yàn)槲覀儾皇窃谥v脫口秀，我們是在做匯報(bào)，做匯報(bào)是有業(yè)務(wù)目標(biāo)的，是要達(dá)成目的的。

問答預(yù)案

匯報(bào)的過程中，我們會(huì)面臨提問。在準(zhǔn)備提問的時(shí)候，我們要把三個(gè)關(guān)鍵要素提前想清楚。第一，在場(chǎng)聽匯報(bào)的人有哪些，誰(shuí)會(huì)提問。第二，他可能會(huì)問什么問題，肯定要站在他的角度去思考，他的崗位職責(zé)、他跟你匯報(bào)的這件事情的關(guān)系。第三，他如果問了這幾個(gè)問題，我應(yīng)該怎么回答？這個(gè)非常重要。

當(dāng)我們把材料準(zhǔn)備好了，問題也準(zhǔn)備了。如果這個(gè)問題很重要，我們也去看了現(xiàn)場(chǎng)的布置?？船F(xiàn)場(chǎng)布置有的時(shí)候我們會(huì)覺得不重要，但是由于我做的匯報(bào)和參與的匯報(bào)非常多，給大家舉一個(gè)小例子。

有一次我們給一個(gè)大型的國(guó)央企董事會(huì)做項(xiàng)目匯報(bào)，本來(lái)計(jì)劃是在一個(gè)大禮堂匯報(bào)，下面全是專業(yè)用戶，領(lǐng)導(dǎo)坐上面，PPT在前面。由于他們內(nèi)部不知道什么原因的變化，把這個(gè)匯報(bào)的場(chǎng)所換成了一個(gè)非常長(zhǎng)的大圓桌、中間有花盆的辦公室。幸好我們前一天去踩點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)什么問題？大堂匯報(bào)，所有的人的方向都是在一個(gè)方向，把PPT往那兒一擺大家都能看清楚。但如果是一個(gè)大圓桌，領(lǐng)導(dǎo)們又坐一圈，兩邊都有人，你的PPT屏幕一個(gè)是不夠的，別人看不清楚。因此，臨時(shí)趕緊做了調(diào)整。所以，重點(diǎn)的匯報(bào)，現(xiàn)場(chǎng)的勘察非常重要。

做完匯報(bào)前的4大檢查點(diǎn)以后，我們就可以進(jìn)入到匯報(bào)中階段了。匯報(bào)中，大家可能覺得比較簡(jiǎn)單，就是去介紹，的確也是這樣。所有的匯報(bào)中，最重要的是緊張、活潑，或者叫專業(yè)，并且又不是那么拘謹(jǐn)。

匯報(bào)中4大注意事項(xiàng)

匯報(bào)中4大注意事項(xiàng)：

• 聲音洪亮。有氣場(chǎng)，吐字清晰，面向客戶。
• 注意節(jié)奏。最怕像念作文一樣很平地把文字念出來(lái)。
• 觀察互動(dòng)。你要注意看關(guān)鍵的stakeholder（干系人）有沒有在睡覺，有沒有在干別的事，你要用你的行動(dòng)，用你的語(yǔ)氣，用你的停頓去吸引他的注意力。
• 靈活機(jī)動(dòng)。因?yàn)樵趨R報(bào)的過程中可能會(huì)發(fā)生很多意外的情況，也有可能會(huì)中途有領(lǐng)導(dǎo)說你講得挺好，我問個(gè)細(xì)節(jié)問題。

匯報(bào)后4大跟進(jìn)動(dòng)作

匯報(bào)完以后，建議大家要做四大跟進(jìn)的動(dòng)作。匯報(bào)本身只是一個(gè)溝通，不是目的，哪怕你在會(huì)上得到了結(jié)論，依然需要在會(huì)后去跟進(jìn)，去把它落實(shí)下來(lái)。所以，匯報(bào)以后我們要有跟進(jìn)四大動(dòng)作。這四大動(dòng)作的根本目的就是形成閉環(huán)，把這個(gè)事情圓滿完成。

• 會(huì)議紀(jì)要。如果你匯報(bào)的對(duì)象是客戶，或者是你業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，最好你自己或者你的團(tuán)隊(duì)要有一個(gè)小會(huì)議紀(jì)要。有的時(shí)候匯報(bào)會(huì)由企業(yè)的秘書記錄，但坦率來(lái)講他可能聽不懂，他記的東西跟你想表達(dá)的東西可能不一樣，他所理解的領(lǐng)導(dǎo)想做的事和你最后理解的可能不是一回事。所以，你一定要看一下這個(gè)會(huì)議紀(jì)要，一定要確保這個(gè)會(huì)議紀(jì)要是你所理解的正確的紀(jì)要和行動(dòng)，非常重要。
• 行動(dòng)計(jì)劃。在會(huì)議紀(jì)要里，把行動(dòng)計(jì)劃列出來(lái)，而且建議大家會(huì)后把那些對(duì)你的工作、對(duì)這件事情非常重要的stakeholder（干系人）的action（行動(dòng)），要向他確認(rèn)，這個(gè)非常重要，否則這個(gè)很有可能會(huì)有一種情況是會(huì)開了卻沒有達(dá)到你預(yù)期的效果，最后行動(dòng)沒落實(shí)下去。匯報(bào)完了之后，需要將決議、計(jì)劃變成行動(dòng)。你所認(rèn)為的行動(dòng)沒有落實(shí)下去，別人就會(huì)產(chǎn)生誤解。
• 問題澄清。經(jīng)常在會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說這個(gè)問題會(huì)后我們跟進(jìn)一下，或者說這個(gè)問題還不是很清楚，一定要第一時(shí)間把這個(gè)問題做澄清。匯報(bào)的結(jié)果和內(nèi)容，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)和其它部門來(lái)講，可能講完了就忘了。所以，你要作為最緊張的人要去跟進(jìn)這些問題的落地。
• 持續(xù)更新。以這次匯報(bào)為一個(gè)起點(diǎn)，持續(xù)地更新你的計(jì)劃和進(jìn)展，這樣你的工作才能持續(xù)地朝你所希望的方向去推進(jìn)。