鑒于圍繞人工智能的熱議，你很少聽到關(guān)于人工智能在知識(shí)管理中的可能性，這有點(diǎn)奇怪。

譯自5 Ways AI Improves Knowledge Management，作者 Ariel Gesto。

如果你已經(jīng)使用過像 ChatGPT 這樣的大型語言模型一段時(shí)間了，你就會(huì)知道它們的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。它們擅長(zhǎng)總結(jié)，可以清晰地傳達(dá)信息，并且可以幫助完成各種任務(wù)。

然而——這并非小事——它們有時(shí)也會(huì)產(chǎn)生明顯錯(cuò)誤的信息。盡管如此，在適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和監(jiān)督下，LLM 仍然可以成為強(qiáng)大的工具。

這種優(yōu)勢(shì)的結(jié)合使 LLM非常適合諸如知識(shí)管理之類的任務(wù)。KM 包括捕獲、存儲(chǔ)和使組織內(nèi)的集體知識(shí)可訪問，確保在正確的時(shí)間將正確的信息提供給正確的人。

有效的 KM 可以通過使關(guān)鍵信息易于訪問來增強(qiáng)公司的決策能力，簡(jiǎn)化運(yùn)營(yíng)并促進(jìn)創(chuàng)新。它還可以教育你的用戶了解公司及其流程，這非常寶貴。

特別是，知識(shí)庫(kù)在 KM 中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。這些集中式存儲(chǔ)庫(kù)存儲(chǔ)著有價(jià)值的信息，從故障排除指南和常見問題解答到最佳實(shí)踐和程序文檔。知識(shí)庫(kù)確保信息不會(huì)孤立在各個(gè)團(tuán)隊(duì)或部門內(nèi)，而是可以在整個(gè)組織中訪問。

這種可訪問性對(duì)于保持一致性、提高效率以及實(shí)現(xiàn)持續(xù)學(xué)習(xí)和發(fā)展至關(guān)重要。假設(shè)組織可以利用 LLM 的功能來增強(qiáng)其知識(shí)庫(kù)。在這種情況下，他們會(huì)立即減輕巨大的壓力，并使每個(gè)人在每個(gè)步驟中都更容易。

1. 增強(qiáng)內(nèi)容創(chuàng)作

人工智能已成為內(nèi)容創(chuàng)作的顛覆者。人工智能自主生成內(nèi)容的想法可能會(huì)引起一些人的質(zhì)疑——而且有理由，因?yàn)樗泻紒y想的傾向。但它的真正力量在于協(xié)作。

人工智能可以處理內(nèi)容創(chuàng)作的初始階段——起草大綱、建議主題并保持風(fēng)格一致。這使人類作家能夠?qū)Ｗ⒂跒閮?nèi)容添加深度、創(chuàng)造力和細(xì)微差別，將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為引人入勝的故事。

就像人工智能在工作場(chǎng)所的大多數(shù)應(yīng)用一樣，訣竅在于找到合適的平衡。讓人工智能處理重復(fù)性任務(wù)，以便人類才能在最需要的地方發(fā)揮作用——確保內(nèi)容相關(guān)、引人入勝且有見地。這種合作不僅提高了生產(chǎn)力，而且提升了內(nèi)容質(zhì)量，使其既高效又有效。

2. 為最終用戶總結(jié)文章

人工智能的突出能力之一是處理和總結(jié)大量文本，這對(duì)知識(shí)管理來說是一個(gè)真正的福音。簡(jiǎn)而言之：閱讀需要時(shí)間，并非每個(gè)人都擅長(zhǎng)掃描以找到他們需要的精確信息。

人們通常需要快速訪問大量文檔的主要要點(diǎn)，而人工智能驅(qū)動(dòng)的摘要工具非常適合此目的。它們可以將冗長(zhǎng)的文本提煉成簡(jiǎn)潔、可操作的見解。

人工智能可以通過創(chuàng)建清晰的要點(diǎn)或執(zhí)行摘要來確保關(guān)鍵信息易于查找和理解。這加快了決策速度，并使每個(gè)人都更容易在需要時(shí)準(zhǔn)確地訪問和使用他們需要的知識(shí)。

3. 將已解決的工單轉(zhuǎn)換為知識(shí)文章

支持工單是未開發(fā)的寶貴信息金礦。每個(gè)已解決的工單都包含可以防止未來問題并簡(jiǎn)化流程的見解。

人工智能可以調(diào)查這些工單，提取必要的信息，并自動(dòng)生成詳細(xì)的知識(shí)文章。這保留了這些工單中的專業(yè)知識(shí)，并使其可以輕松訪問以供將來使用，有效地將被動(dòng)流程轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)知識(shí)庫(kù)。

但是，必須謹(jǐn)慎處理。并非所有信息都應(yīng)該是公開的。敏感數(shù)據(jù)必須受到保護(hù)，這就是策略性地標(biāo)記和分類發(fā)揮作用的地方。通過確保文章被適當(dāng)?shù)胤诸?，我們可以維護(hù)機(jī)密性，并確保只有授權(quán)人員可以訪問敏感信息。這種謹(jǐn)慎的管理確保我們的知識(shí)庫(kù)安全且信息豐富。

4. 智能分類和標(biāo)記知識(shí)

人工智能可以分析知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容，并根據(jù)主題、關(guān)鍵字和相關(guān)性自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行分類和標(biāo)記。這確保了信息被組織得井井有條，并使用戶更容易找到他們需要的內(nèi)容。

通過利用人工智能的分類能力，我們可以創(chuàng)建更智能、更直觀的知識(shí)庫(kù)，從而提高信息檢索效率。這不僅節(jié)省了時(shí)間，而且還確保用戶能夠快速訪問他們需要的準(zhǔn)確信息。

人工智能可以分析用戶的行為和偏好，并根據(jù)他們的特定需求提供個(gè)性化的知識(shí)推薦。這可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)他們可能不知道的寶貴信息，并確保他們能夠訪問與他們的工作相關(guān)的最相關(guān)內(nèi)容。

通過提供個(gè)性化的推薦，我們可以確保用戶能夠充分利用知識(shí)庫(kù)，并最大限度地利用其價(jià)值。這可以提高生產(chǎn)力、促進(jìn)創(chuàng)新，并幫助用戶在他們的工作中取得成功。

總而言之，人工智能為知識(shí)管理提供了巨大的潛力。通過利用人工智能的功能，組織可以增強(qiáng)內(nèi)容創(chuàng)作、簡(jiǎn)化信息檢索、提高知識(shí)庫(kù)的質(zhì)量，并提供個(gè)性化的知識(shí)推薦。這些優(yōu)勢(shì)可以幫助組織提高效率、促進(jìn)創(chuàng)新，并最終實(shí)現(xiàn)其知識(shí)管理目標(biāo)。為了真正釋放人工智能在知識(shí)管理中的潛力，請(qǐng)確保知識(shí)庫(kù)井井有條。人工智能擅長(zhǎng)對(duì)知識(shí)文章進(jìn)行分類和標(biāo)記，使信息易于搜索和訪問。可以把它想象成一個(gè)虛擬圖書管理員，他知道信息存儲(chǔ)在哪里，并且可以立即檢索信息。

人工智能的魅力在于它能夠識(shí)別關(guān)鍵主題并分配相關(guān)標(biāo)簽，從而提高知識(shí)的可發(fā)現(xiàn)性。但這不僅僅是讓信息易于查找。完善的標(biāo)簽和分類策略對(duì)于管理訪問級(jí)別和維護(hù)機(jī)密性至關(guān)重要。敏感信息必須安全存儲(chǔ)，并且只能由需要它的人訪問。這種方法維護(hù)了知識(shí)庫(kù)的完整性和實(shí)用性，同時(shí)營(yíng)造了安全高效的知識(shí)管理環(huán)境。

5. 自動(dòng)化解決方案步驟的文檔記錄

這可能還很遙遠(yuǎn)，但鑒于人工智能和相關(guān)技術(shù)發(fā)展速度之快，很難不考慮如何利用它們進(jìn)一步提升知識(shí)管理。

在 IT 支持和故障排除方面，人工智能理論上可以記錄解決問題的操作序列，生成詳細(xì)腳本，并創(chuàng)建全面的知識(shí)文章。這種自動(dòng)化捕獲了復(fù)雜的流程，并將它們轉(zhuǎn)化為可訪問的知識(shí)資產(chǎn)。

想象一下，人工智能從用戶交互中學(xué)習(xí)，記錄每個(gè)步驟以了解任務(wù)執(zhí)行情況。這將是開創(chuàng)性的。我們可以自動(dòng)記錄復(fù)雜流程，用精確、可操作的見解豐富我們的知識(shí)庫(kù)。

這種方法引發(fā)了隱私問題，但那是另一天的討論。通過自動(dòng)化文檔流程，我們可以確保寶貴的知識(shí)得到保存并易于訪問，使我們的團(tuán)隊(duì)能夠更高效、更有效地工作。

總之，大型語言模型和知識(shí)庫(kù)是天生一對(duì)，旨在呈現(xiàn)信息。

從內(nèi)容創(chuàng)建和摘要到轉(zhuǎn)換支持票證和集成聊天機(jī)器人，人工智能的影響是深遠(yuǎn)而廣泛的。在人工監(jiān)督和強(qiáng)大的分類的基礎(chǔ)上，認(rèn)真實(shí)施人工智能策略，可以確保知識(shí)的質(zhì)量和機(jī)密性。這種謹(jǐn)慎的方法——我們已將其應(yīng)用于我們的InvGate AI Hub——使我們能夠利用人工智能的能力，同時(shí)控制敏感信息。

隨著人工智能的不斷發(fā)展，其在知識(shí)管理中的應(yīng)用將不斷擴(kuò)展，為增強(qiáng)組織管理和利用其知識(shí)資產(chǎn)的方式提供前所未有的機(jī)會(huì)。擁抱這些進(jìn)步將簡(jiǎn)化運(yùn)營(yíng)，并將組織的知識(shí)管理提升到新的高度，培養(yǎng)持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新的文化。

這個(gè)過程是關(guān)于信息的范式轉(zhuǎn)變。適應(yīng)和發(fā)展這些技術(shù)的組織將引領(lǐng)我們進(jìn)入一個(gè)效率、智能和卓越的新時(shí)代。