CIO浪費資金十宗罪：如何將預(yù)算用到刀刃上？
原創(chuàng)【51CTO.com快譯6月25日外電頭條】許多企業(yè)IT部門的CIO都懷念當年IT的黃金時代，那時候公司資金充足，IT部門或多或少浪費一些，情況并沒有那么嚴重。然而今非昔比了。如今，企業(yè)往往預(yù)算緊張、備用資金也很少，這就意味著，IT部門應(yīng)該在你的上級對你“下手”之前好好做功課，認真、仔細地研究資金的流向以及能夠削減預(yù)算的地方。
本文將為你分析資金可能會悄悄從CIO指尖流出的10條主要途徑——其中一些似乎眾人皆知，但還是有不少公司正在這些方面浪費著有限的成本。你怎么樣呢？
1、浪費能源
盡管去年能源方面的開銷在下降，但從下降比率的態(tài)勢看，似乎有恢復(fù)的苗頭。對絕大多數(shù)公司來說，電費仍然是一項巨大的開支——而IT部無疑是個耗電大戶。通過采取一些節(jié)能措施，節(jié)約出來的費用會超出您的預(yù)期。
當然，大多數(shù)服務(wù)器需要7×24小時被訪問，但不意味著因此IT人員就可以大意。例如，他們往往會在什么都不做、也不需要遠程訪問的時候，讓工作站/終端繼續(xù)開著，或者使用屏保來代替關(guān)閉顯示器（我估計這兩種情況都非常常見）。如今的電源設(shè)置系統(tǒng)已經(jīng)非常方便，IT人員已經(jīng)沒有任何理由做不到這些；但總有一些IT工程師會借口需要最高性能而關(guān)閉省電功能。
當辦公室和服務(wù)器機房沒有人時應(yīng)該怎么做呢？大多數(shù)人都沒有考慮到，這些細節(jié)的累積，也會有令人吃驚的成本節(jié)約。盡量多使用節(jié)能燈、購買能源之星等級設(shè)備，從長遠來看可以節(jié)省出大筆的費用。
2、為移動技術(shù)支付過高成本
對于IT人士來說，手機和移動設(shè)備就是“有趣的玩具”；但企業(yè)為此支付的設(shè)備和預(yù)算卻遠遠超出實際需求。最近的一項調(diào)查顯示，對于由公司買單的花費套餐，只有四分之一的員工使用了75%以上的金額，有幾乎近一半（48%）的費用計劃壓根兒沒人使用！在讀者看到這篇文章的時候，相當一批企業(yè)還沒有出臺有效的關(guān)于移動設(shè)備的使用策略。
3、不允許員工SOHO辦公
很多CIO和企業(yè)管理者們尚未意識到，允許員工全部或用部分時間進行遠程辦公對企業(yè)和員工雙方來說都具有顯著的成本效益。也許企業(yè)主管反對這樣安排的原因之一是無法有效監(jiān)管員工，IT部門則可能會擔心遠程工作人員會面臨到安全威脅。然而隨著現(xiàn)代技術(shù)，例如NAP/NAC和DirectAccess的發(fā)展，可以確保遠程系統(tǒng)正確、安全的連接到公司局域網(wǎng)并提供保護。
【51CTO.com編者注：網(wǎng)絡(luò)訪問保護技術(shù)NAP（Network Access Protection）是為微軟下一代操作系統(tǒng)Windows Vista和Windows Server Longhorn設(shè)計的新的一套操作系統(tǒng)組件，可以在訪問私有網(wǎng)絡(luò)時提供系統(tǒng)平臺安全校驗。網(wǎng)絡(luò)接入控制NAC（Network Access Control）是由思科(Cisco)主導(dǎo)的產(chǎn)業(yè)級協(xié)同研究成果，可以協(xié)助保證每一個終端在進入網(wǎng)絡(luò)前均符合網(wǎng)絡(luò)安全策略。DirectAccess是Windows 7的一個全新功能，可以讓遠程用戶不借助VPN就可以通過互聯(lián)網(wǎng)安全的接入公司的內(nèi)網(wǎng)，可參見51CTO.com此前文章《盤點Windows 7中增加或改進的十大安全功能》 ?！?/P>
讓更多的員工在家辦公能夠節(jié)省辦公室、停車場和空調(diào)的費用，員工則可以節(jié)省服裝、午餐和交通上的支出。他們會更加享受工作，最終把額外的時間放在提高生產(chǎn)力上從而使公司獲益。許多與IT相關(guān)的工作，例如內(nèi)部開發(fā)和網(wǎng)站設(shè)計，都可以采用SOHO。
4、公司員工能夠勝任的工作卻請顧問來做
有一種現(xiàn)象在企業(yè)中相當普遍：企業(yè)的某種管理方式已經(jīng)被在員工在幾個月或者幾年之內(nèi)一直詬病，并明確向企業(yè)提出改變的要求和方法；但企業(yè)卻一直置之不理，寧肯聘請一名顧問，支付幾萬甚至幾十萬美元做“研究”——最后得出和員工相同的結(jié)論。
如果你的員工具備特殊領(lǐng)域的專業(yè)知識，并且時間允許，為什么不把工作交給他們?nèi)プ瞿?？相比而言，這比引進一個外部專家來說更具效益——且不說收費昂貴，單說外援搞清楚公司內(nèi)部流程和具體需求的時間就是一筆不小的成本。
如果你的確需要一名顧問，那就一定要仔細核查證書和資料——雖然大多數(shù)IT顧問還是很專業(yè)的。要知道，咨詢顧問這個領(lǐng)域是冒牌專家最“鐘愛”的領(lǐng)域之一，他們會高談闊論一些專業(yè)技術(shù)，向你推薦最新最流行的技術(shù)——無論是你是否需要——或者向你推銷你壓根用不上的產(chǎn)品。
5、在集成商可以勝任時雇用全職員工
當然，上面一個問題并不是說要反對企業(yè)在適當?shù)臅r候使用顧問和集成商，而不是一概雇用全職員工。
為了臨時性的工作而雇傭正式員工，容易使你發(fā)現(xiàn)你的身邊出現(xiàn)了很多吃干飯、無所事事的員工——因為他們壓根兒沒有足以和他們薪酬匹配的工作量?；蛘撸銓⒈黄炔脝T，但這似乎無論對企業(yè)還是對員工都不是件痛快事兒。
在這種情況下，當您目前沒有充足的專業(yè)人才來承擔工作時，聘請獨立的承包商往往會更具成本效益。您不但可以限制承諾期限，還不必支付其它福利，如保險和休假/病假時間。還省去了與正式員工相關(guān)的稅務(wù)問題以及文件歸檔等方面的行政開銷。
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6、不必要的升級
企業(yè)經(jīng)常有很恰當?shù)睦碛蓙頌檐浖陀布墶．斢脩粜枰玫叫碌牟僮飨到y(tǒng)或應(yīng)用程序提供的功能，或者能夠使他們的工作更加輕松有效，那就有升級的必要；當現(xiàn)有的硬件不能運行那些你必須要用的程序時，當然有必要購買新的電腦。
但是，有些公司遵循一套“升級時間表”，即每隔x年進行系統(tǒng)升級、遷移到新的操作系統(tǒng)；或者，要在主要軟件版本發(fā)布后的X個月之后或在第一個補丁出來后立即更新；或者其他一些理由的觸發(fā)機制——很像英國維多利亞時代“不管是否有需求，每周六晚必須洗澡”的習(xí)慣。
認真評估正在使用的系統(tǒng)和軟件是否真的需要升級正在變得更加有意義。通常，為了節(jié)省新的許可證和行政開銷的成本——而且員工一般也可以接受并且免去了部署的麻煩——企業(yè)應(yīng)該繼續(xù)堅持使用現(xiàn)在運行的系統(tǒng)，只要它還能適應(yīng)現(xiàn)在的工作
這個原則同樣適用于服務(wù)器。有最新最強大的系統(tǒng)運行在最強勁的服務(wù)器上當然是件很爽的事情，但是它在生產(chǎn)效率、安全和其他非常重要的因素方面真的能夠發(fā)揮出完全超乎尋常的作用嗎？還是只不過為您的企業(yè)增加了一個新玩具？
7、陳舊低效的設(shè)備升級不及
另一方面，也有一些公司一門心思要把目前使用的系統(tǒng)壓縮榨出最后一滴！這當然也不可取。如果計算機過于陳舊，就會經(jīng)常中斷、需要維修；如果服務(wù)器性能下降，往往會導(dǎo)致員工網(wǎng)絡(luò)會無法工作、客戶無法訪問企業(yè)網(wǎng)站，會使敏感數(shù)據(jù)處于危險之中。還有，舊的軟件經(jīng)常會有安全漏洞；陳舊產(chǎn)品能源效率相當?shù)拖?，和現(xiàn)代化的機器相比硬件成本反而大大增加……當出現(xiàn)這些問題的時候，就應(yīng)該考慮投資一些資金來降低運營成本，從長遠來看其實是節(jié)省成本的。
需要提醒的是，無論是軟件還是硬件升級都已經(jīng)不是“要么全部要么不做”（all or nothing）的情況了，一些部門或個人可能需要升級，而其他人還能夠有一段時間維持現(xiàn)狀，企業(yè)可以根據(jù)情況分別進行。同時，在進行重大升級時，比如一個新的操作系統(tǒng)，往往會事先推出測試版，這樣企業(yè)完全可以在真正全部部署之前檢查出一些意料之外的問題。
8、硬件超支
買新硬件可以為您節(jié)省開支，這是件大好事。但一些公司還沒有使用虛擬化來降低資本和運營支出，因為這樣就無需購買多個中檔服務(wù)器來運行Web服務(wù)、電子郵件服務(wù)、協(xié)作和通信服務(wù)等，從而為企業(yè)節(jié)省出大量的資金來購買一兩個功能更強大、可以采用虛擬化技術(shù)的服務(wù)器——類似方法，51CTO。com虛擬化頻道也曾多次介紹。這樣做不僅總資本支出較少，還可以降低成本，延長保修期。同時由于服務(wù)器臺數(shù)減少了，總用電量也會減少，運營成本往往也會下降。
一些公司浪費資金的另一種做法是，為了一個進度十分緊張的項目購買非常強大的計算設(shè)備，而當該項目結(jié)束后，您還得“供”著這臺昂貴的設(shè)備。可以代替上述方案的方法是，使用諸如Amazon的彈性計算云（ EC2 ）和類似的以云為基礎(chǔ)的服務(wù)（相關(guān)內(nèi)容可參見51CTO.com云頻道）。這樣，企業(yè)可以依據(jù)需求購買，能夠迅速擴大或縮小規(guī)模——企業(yè)只需要為任何階段實際利用的資源繳費。
9、不能有效利用培訓(xùn)預(yù)算
技術(shù)的發(fā)展是日新月異的，掌握最新技術(shù)對IT人士來說致關(guān)重要，但一些部門培訓(xùn)預(yù)算的有效利用率卻很低。員工真的需要前往一個遙遠的地點進行培訓(xùn)嗎？還是在本地花費更少的成本來完成培訓(xùn)就可以？其實，企業(yè)可以只派一個員工代表去參加培訓(xùn)，回來之后和大家分享他/她的培訓(xùn)內(nèi)容；還可以利用DVD或在線教學(xué)的方式縮減開支。
此外還有，培訓(xùn)之后頒發(fā)的證書是否真的很有必要？認證對一定程度的知識提供了保證。在很多情況下，有認證的員工能夠增強公司聲譽，可以允許其參加供應(yīng)商的合作伙伴計劃。但是也有這種情況：一些IT工程師利用公司的費用考取多個認證證書，這或許對公司來說是不劃算的——當然了，這對員工找新工作也許很有幫助。
培訓(xùn)是重要的，從長遠來看受過專業(yè)培訓(xùn)的員工能夠為公司節(jié)約成本。但是在預(yù)算緊張的前提下，從每次投入獲得最大的產(chǎn)出并盡量減少浪費或許更為重要。
10、差旅費的無謂開支
除了培訓(xùn)之外，還有其他情況經(jīng)常會引起差旅費的開銷，比如公司可能會要求IT部的員工去總部參加會議、給另一個分部做專題介紹，或者趕到其他地區(qū)幫助安裝設(shè)備或解決軟件問題。在如今這種資金緊張的情況下，要靈活應(yīng)對這些情況，看看是否可以通過網(wǎng)絡(luò)會議或者遠程控制軟件來完成。遇到實在不能避免出差的情況，也可以采取多種措施節(jié)省成本，例如入住價格更為合理的酒店、設(shè)定餐費補助上限或制定每餐補助金額，以及建議員工乘坐機場巴士而不是出租車……這些措施積少成多，降低的成本也不在小數(shù)。
此外，如果出差的行程只有幾百公里，考慮到機場方面各種比較麻煩的因素，企業(yè)也可以考慮用自駕車來取代飛機。這樣既能縮短時間，還使行程變的更加舒適——當然，兩個或更多的人一起出差時節(jié)省的費用就更多了。
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原文：10 ways IT departments waste money 作者：Debra Littlejohn Shinder
