文件同步和共享令企業(yè)為難，然而是時候反擊并使那些文件從云和員工私人設(shè)備上脫離出來了。

　　讓我們直面它——企業(yè)文件共享是一項有陰影的業(yè)務(wù)。至少它后來變成這樣，隨著移動辦公人員避開數(shù)據(jù)管理規(guī)則，并使用商業(yè)同步共享服務(wù)以便在他們的智能手機(jī)、平板電腦和其他設(shè)備上，保存工作文件。逃避企業(yè)規(guī)范的罪魁禍?zhǔn)资怯白覫T的——未經(jīng)批準(zhǔn)使用云和移動app來共享、同步、操控，且可能丟失公司數(shù)據(jù)。 Dropbox——你在云上能找到的便捷服務(wù)，它已經(jīng)成為影子 IT的典型代表。

　　眾多調(diào)查結(jié)果發(fā)布顯示大量員工正接入文件同步和共享服務(wù)。且數(shù)量還在增加。不管某篇特定調(diào)查引用的百分比是多少，可以確信這是一個很大的數(shù)字。

　　風(fēng)險是顯而易見的。失去對企業(yè)信息的控制，你永遠(yuǎn)不會知道誰會接觸到這些數(shù)據(jù)。如果一個員工離開公司前，沒有把存儲在同步和共享服務(wù)中的那些文件退回公司，則資料就直接蹤跡難尋。沒有幾個公司愿意接受如此損失，和在業(yè)務(wù)其它任何方面的潛在損害，但不知何故數(shù)據(jù)之門就這么開著，沒有任何人對什么以及如何會溜走負(fù)責(zé)任。

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　　下鎖?可能不……

　　因此，如今這是個非常暗淡的情勢，不過考慮到企業(yè)文件共享服務(wù)的廣泛使用，這也是如果現(xiàn)在行動就能控制的形勢。毫無疑問，這是一趟開出車站的火車，但是要趕上它還來得及。

　　你可以采取嚴(yán)厲措施，緊緊地鎖住企業(yè)數(shù)據(jù)，即便是敲個“復(fù)制”鍵都算重罪。但這是和自己過不去的措施，如果移動辦公的員工無法訪問他們需要的數(shù)據(jù)，這種措施很有可能會適得其反。此外，即便你把他們的筆記本“釘”在他們的辦公桌上，使用者仍可以找到繞開鋼絲網(wǎng)柵欄、鐵絲網(wǎng)的方法，并且不管IT在他們面前放置了什么障礙，甚至可能更多的數(shù)據(jù)會偷偷摸摸溜出門外。

　　如果你不能打敗他們，加入他們

　　更好的方法是把文件同步和共享服務(wù)納入內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施中。如果你可以提供商業(yè)服務(wù)的所有便利和普遍存在性，你就能吸引用戶回到公司的圍欄里。

　　僅僅幾年前，幾乎沒有能替代Box、Dropbox、Google Drive、微軟的OneDrive和其他商業(yè)服務(wù)的。然而曾經(jīng)是少量的企業(yè)文件同步和共享(EFSS)的替代品，已經(jīng)成長的極其可觀?，F(xiàn)在比以往有更多的實現(xiàn)選擇。

　　隨著幾乎所有事物都存放在數(shù)據(jù)中心，EFSS可以在公有云、本地或在結(jié)合共有和私有資源的混合編排里部署和管理。Box、Dropbox和大多數(shù)EFSS 大亨提供了他們產(chǎn)品的軟件即服務(wù)(SaaS)企業(yè)版本，配備了能讓你控制誰用服務(wù)以及如何被使用的復(fù)雜管理特性。當(dāng)一個員工離開公司時，你不會再丟失數(shù)據(jù) ----你可以限制你的用戶在公司內(nèi)和外部能共享多少資料。

　　本地 EFSS

　　對把數(shù)據(jù)存儲在圍墻之外的前景感到緊張的的公司，有足夠的室內(nèi)EFSS替代方案。內(nèi)部安裝一個EFSS應(yīng)用，能提供與SaaS EFSS產(chǎn)品大致一樣的控制設(shè)置，還有額外的保障——數(shù)據(jù)會呆在公司內(nèi)。

　　本地系統(tǒng)的選擇當(dāng)然意味著花少量的錢，并且獲取或重新部署服務(wù)器和存儲資源，并且你會需要一些人員來管理和維護(hù)該系統(tǒng)。如果你的公司愿意處理這些問題，那么會有若干路徑供你選擇。

　　可以安裝一個獨立系統(tǒng)，提供的特性等同于商業(yè)云同步服務(wù)?；蛘吣憧梢源钆銭FSS產(chǎn)品，與現(xiàn)有系統(tǒng)整合，以便用戶可以訪問他們常去的數(shù)據(jù)倉庫，減少復(fù)制文件的需求，并且用版本控制追蹤這些文件。例如，EFSS應(yīng)用可能與你的現(xiàn)有用戶在NAS box的份額合作——你仍然得維護(hù)企業(yè)文件共享服務(wù)，但是它需要的數(shù)據(jù)管理量大大減少。

　　另一種處理企業(yè)文件共享的選擇是使已經(jīng)復(fù)制的數(shù)據(jù)對你的EFSS用戶可用。Commvault和Druva提供EFSS附加軟件，能為同步和共享用戶把備份數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成“活的”資源。該方法給備份數(shù)據(jù)增添了價值，并幫助確保用戶接入文檔和電子數(shù)據(jù)表***的版本。

　　控制同步和共享

　　不管怎樣，你的公司決定抓住企業(yè)文件共享，最重要的是抓住部分——并且拿回公司數(shù)據(jù)使用控制權(quán)。不論它是本地的還是基于云的選擇，確保它支持你的目錄架構(gòu)，尤其是動態(tài)目錄或LDAP(輕量級目錄訪問協(xié)議)。你會經(jīng)常得到一個相當(dāng)粒度的產(chǎn)品工具集，讓你能做一些類似決定某些用戶可以改變使用的文件或只能查看它們的事情。

　　不管你選擇哪條路，你計劃管理服務(wù)，最重要的事情是現(xiàn)在就做——在情況變得更壞，有陰影之前。