數據科學團隊遠程工作指南：開會時不要直奔業(yè)務，要先閑聊
大數據文摘出品
來源：medium
編譯：馬莉、夏雅薇
1973年，在OPEC石油危機高峰期和石油價格飆升時，NASA科學家、USC教授Jack Niles開始思考如何進行遠程工作。Niles的思想實驗催生了很多案例研究、圖書出版(包括遠程工作開山之作《The Telecommunication -Transportation Tradeoff》)，以及不計其數的論文、文章和演講。
時至今日，Niles仍然是“遠程辦公是傳統(tǒng)辦公室的可行替代”觀念的主要傳道者之一，而且今天我們可以毫不夸張地說他的早期工作真是先知先覺。
過去的10年間，采取遠程辦公模式的公司急劇上升。Flexjobs和Global Workplace Analytics編制的2019年報告發(fā)現，從2015年到2017年，美國遠程辦公的人數增長了159%。隨著新型冠狀肺炎全球危機的快速蔓延，越來越多的公司不得不采取嚴格的居家工作政策，人們對遠程辦公的工作模式要進一步認真審視。
數據科學行業(yè)也不例外。按全部或部分遠程工作的員工比例來看，大型計算機、IT和軟件開發(fā)行業(yè)位居增速最快的行業(yè)之列。遠程工作的好處也有據可查，根據Buffer和Angellist發(fā)布的關于3500多位遠程技術工作者的聯合調查報告顯示，遠程工作最吸引人的好處在于：靈活的時間安排，隨處工作的便捷性和無需通勤。
盡管遠程辦公有這些好處，但設置好一個穩(wěn)健的系統(tǒng)保障遠程團隊有效、高產工作可不是件容易的事。在遠程工作的過程中，像協(xié)作和溝通這類簡單的事情會變得具有挑戰(zhàn)性。員工更容易感到孤獨、精力不集中，或者覺著工作時間漫長。由于數據科學行業(yè)的最佳工作方式尚未成形，在數據科學團隊中，這些問題可能更加明顯。
本文將介紹一些居家工作的優(yōu)秀實踐，既有通用的，也有針對數據科學行業(yè)的，以便幫助數據科學家和團隊在遠程工作期間能保持工作高效、溝通順暢和心情愉快。
一、數據科學團隊的優(yōu)秀工作方法
1. 創(chuàng)建一個高效的工作場所
尋找一個能讓你專注的工作場所(注意：不是你的床)，并且讓手機遠離你，你只在休息時查看。保持工作場所整潔，雜亂的環(huán)境會讓人容易分心。
2. 有事沒事與同事聊個天
即便沒啥特殊需要，每天還是要安排幾個視頻電話，以保持頭腦清醒。其中至少要有一個視頻電話與工作無關，與同事或朋友約個“遠程咖啡”。要把攝像頭一直開著，把視頻框調到最大，感覺你正在進行一次真正的面對面談話。
3. 工作習慣
在你的日程中劃分出無干擾工作、鍛煉、午餐等時間段。鼓勵你的同事們也這樣做。多多溝通，并表達良好的意愿。保持與你的管理者及時更新溝通，讓他對你的工作進展放心。同時與你的團隊成員確立每天溝通的慣例，例如，每日晨會。
明確“勿擾時間”(要與你的團隊達成共識)。遠程工作的最大風險之一就是，生活和工作的界限模糊化了，所以最好提前設定好預期。
二、給遠程管理數據科學團隊的小貼士
當考慮如何管理遠程團隊時，先了解它的優(yōu)點和缺點很重要。
作為管理人員，遠程辦公對你的好處就是，由于無需通勤、較少干擾(但愿如此)和更多專注時間，團隊可能潛在地提升工作產出。
缺點通常包括有效溝通較低、協(xié)作機會更少。有些人可能會反駁說，遠程也同樣可以協(xié)作和交流。但就像經濟學家經常告誡我們的，天下沒有免費的午餐。盡管遠程工作有這些問題，還是有一些好的辦法來降低它的影響。
三、發(fā)揮遠程工作的優(yōu)勢
首先，發(fā)揮遠程工作的優(yōu)勢。如果采取如下措施，你可能可以解鎖更高的團隊效率：
- 相信你的團隊。如果管理好遠程團隊有訣竅，那第一條應該就是：要相信你的團隊能有效工作，并管理好他們的時間。如果你在微管理上花了大量時間精力，你就不可能享受到遠程工作的優(yōu)勢。
- 設定清晰的期望。如果你按照可評估的階段目標設定了明確的工作優(yōu)先級，那么你的團隊就能專注于目標開展工作。就這個方面而言，居家工作因較少的干擾和更多工作時間，的確具有巨大優(yōu)勢。
如果你有明確的預期，并相信你的團隊能完成工作，那么遠程工作就是優(yōu)勢。例如，每天工作開始時，你和團隊打卡，確定預期，然后每個人再開始自己一天的工作。
四、構建系統(tǒng)與流程來降低不利因素的干擾
現在我們來討論一下遠程工作的缺點：溝通與協(xié)作。當你知道你需要做什么且大部分能獨立完成時，一個人在家專心工作其實挺好的。但如果是需要面對面協(xié)作的工作怎么辦呢?如何復制在辦公室的協(xié)作場景呢?很難。當面溝通與協(xié)作仍是最有效的，天下沒有免費的午餐。但這不意味著你不能將遠程工作的負面影響降至最低。
關于這個，我有以下幾點建議：
- 盡量視頻交流。很多人通話時不喜歡打開攝像頭，這會讓你的溝通效率大打折扣。
- 開會時不要直奔業(yè)務。遠程工作模式下，你和遠程工作團隊已經少了很多閑聊的機會。所以在適當時刻，開會時花些時間聊聊天，保持大家的友好關系。
- 組織遠程團隊建設活動。“茶水間”閑聊應該天天有，而且我還建議團隊每月要有固定活動時間來放松和相互了解。我的團隊最喜歡的活動之一就是Mafia。
- 在下一步計劃不明確、需要創(chuàng)新協(xié)作時，使用視頻會議的白板功能開展遠程頭腦風暴。開個虛擬會議室開始討論想法遠不夠。事先要用書面形式把會議目標告訴大家，要求每個人獨立思考，帶著想法參加會議。會上要鼓勵大家分享自己的觀點，然后再一起討論并決定優(yōu)先級。這種做法有時被稱為“寂靜的頭腦風暴(Silent Brainstorming)”，非常適合于遠程工作，也很有效果。
- 鼓勵透明坦誠溝通的團隊文化。無法及時溝通是遠程辦公的不利因素之一。確保你的團隊文化是鼓勵團隊開放和誠實的反饋，作為團隊領導，要成為征求、給予和接收反饋的表率;確信每個人都能放心地表達觀點、發(fā)表意見。
上述步驟應該有助于在遠程團隊中建立聯系和信任，這兩者對于深度溝通與協(xié)作都很有必要。你不能奢望像大家身處同一辦公室時那樣隨時溝通。
五、加大對團隊協(xié)作類工具的投資
市面上有很多你可以用來進行有效溝通和協(xié)作的好工具。
1. Zoom
Zoom是一款適合所有團隊工作的視頻會議工具，尤其是遠程團隊。我們每天都使用Zoom與遠程團隊成員開會。不論你選擇使用哪種視頻會議工具，確保它一定易于訪問和使用。
2. Slack
實時聊天軟件能讓信息在團隊間有效傳遞，不管是及時信息，還是聊天或非正式信息。這些特質能保證你的團隊能夠持續(xù)保持協(xié)作創(chuàng)新能力。Slack優(yōu)越的聊天功能讓它成為了同類產品中的翹楚。
3. Comet
即使在同一個地方工作，數據科學團隊也很容易成為孤狼。切換到遠程模式，他們更容易掉入這個坑。幸運的是，市面上有一類工具，能使數據科學家、機器學習工程師或任何從事建模相關工作的人更容易實時地在分布式團隊中及時記錄、可視化、分享和復制他們的工作。
Comet提供了一個元機器學習平臺，可以在云或者本地/專有網絡上運行，并允許數據科學團隊進行以下操作：復制完整實驗(不僅僅是代碼)、管理跨大型分布式數據科學團隊的用戶，以及為管理者提供團隊產出及績效分析。
通過創(chuàng)建多用戶協(xié)作項目，Comet讓數據科學團隊輕松管理分布式團隊。
如果你的團隊是協(xié)作項目的組成部分，每個數據科學家能在某個公共區(qū)域發(fā)布他們的實驗結果。在這個公共區(qū)域，團隊工作的可視化、比較、分析和優(yōu)化變得更容易開展，即使是在遠程工作狀態(tài)。
六、結論
隨著新冠肺炎的疫情發(fā)展，許多團隊被迫開啟遠程工作，遠程新手們如果好好評估如何有效利用現有遠程溝通工具，應該不會受到太大挑戰(zhàn)。
發(fā)揮遠程工作優(yōu)勢的團隊將保持高效、溝通和輕松的氛圍。更重要的是，保障措施和流程到位可以有效地平衡遠程團隊面臨的常見挑戰(zhàn)。
相關報道：
https://towardsdatascience.com/how-to-make-remote-work-effective-for-data-science-teams-e784dee2f208
【本文是51CTO專欄機構大數據文摘的原創(chuàng)譯文，微信公眾號“大數據文摘（ id: BigDataDigest）”】
