在由冠狀病毒疫情帶來的變化中，組織的業(yè)務(wù)向在家遠(yuǎn)程工作的轉(zhuǎn)變無疑是最重要的變化之一?？梢灶A(yù)見的是，員工的差旅支出在此期間將大幅下降，但遠(yuǎn)程工作意味著員工支出出現(xiàn)了全新的類別。

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根據(jù)AppZen公司的調(diào)查， 93%的在家工作的英國員工的費(fèi)用支出由于發(fā)生疫情而出現(xiàn)改變。這種改變導(dǎo)致在家遠(yuǎn)程工作的員工數(shù)量增加，員工家庭的互聯(lián)網(wǎng)費(fèi)用增加了57%，電力和煤氣費(fèi)用增加了50%。

然而，隨著遠(yuǎn)程工作人數(shù)的大幅增加，其報(bào)銷費(fèi)用并沒有相應(yīng)大幅增加，這有些令人驚訝。在疫情蔓延期間，員工在家工作的總開支從69%增長到75%，這并沒有人們預(yù)期的那么顯著。

AppZen公司這項(xiàng)研究揭示了費(fèi)用增長不多的原因，以及組織需要改進(jìn)的幾個(gè)領(lǐng)域。

報(bào)告指出，員工在家遠(yuǎn)程工作的費(fèi)用沒有預(yù)期的那么高，部分原因可能是一些員工對申請新類型費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷感到不安。這很可能與許多組織缺乏相應(yīng)的規(guī)模有關(guān)。只有一半的組織在2020年更新了開支政策，而另一半的組織員工為哪些費(fèi)用可以報(bào)銷而感到困惑。

此外，有些組織的費(fèi)用支出政策缺乏適應(yīng)性，導(dǎo)致員工可以報(bào)銷的項(xiàng)目類型受到限制，即使這些費(fèi)用是完全合理的也難以報(bào)銷，這將導(dǎo)致員工不滿。

雖然遠(yuǎn)程工作的員工并沒有以往的差旅費(fèi)用，但是卻出現(xiàn)了與工作相關(guān)的新費(fèi)用，例如從一次性投資費(fèi)用(例如采購書桌、辦公椅、顯示器等)和經(jīng)常性費(fèi)用(例如增加的互聯(lián)網(wǎng)使用費(fèi)用、水電費(fèi)和兒童保育費(fèi)等)。

組織需要快速調(diào)整其費(fèi)用開支政策以適應(yīng)工作環(huán)境變化。其新政策必須明確公平，并在迅速地實(shí)施。使用基于人工智能的自動化軟件可以通過組織范圍的特定規(guī)則和消除偏見來解決這個(gè)問題。這樣的系統(tǒng)可以確保所有員工的所有支出都得到平等對待并得到迅速處理。

更新后的費(fèi)用政策將為員工提供明確的信息。調(diào)查表明，在更新支出政策的組織中，83%的員工表示他們所在的組織支付了在家工作的相關(guān)費(fèi)用，而在沒有更新費(fèi)用政策的公司中，只有29%的員工表示支付了他們在家工作的相關(guān)費(fèi)用。

員工需要感受到公正的對待

除了不同組織在遠(yuǎn)程工作支出費(fèi)用方面存在差異之外，同一組織內(nèi)不同員工之間也存在差異。研究表明，組織的高級雇員和那些在疫情發(fā)生之前已經(jīng)在家工作的工作人員報(bào)銷的費(fèi)用更多。與普通員工相比，管理人員在家遠(yuǎn)程工作報(bào)銷的費(fèi)用要高得多。這可能是因?yàn)樵谝咔榘l(fā)生之前，很多高級員工(42%的企業(yè)主/業(yè)務(wù)伙伴和37%的銷售經(jīng)理)已經(jīng)在家工作，因此他們更加了解哪些費(fèi)用可以報(bào)銷以及如何申請。然而，對于那些剛開始在家工作的員工來說，存在很多困惑和不確定性，因?yàn)樵S多組織在適應(yīng)和提供最新政策方面進(jìn)展緩慢。

大多數(shù)員工申請的與工作有關(guān)的費(fèi)用都能得到報(bào)銷。而組織高管可能擁有公司提供的信用卡和支出賬戶。這意味著，那些收入較低的員工只能自己先支付費(fèi)用，然后由組織決定是否報(bào)銷，而那些收入較高的高管則不會有這樣的影響。Trinet公司的研究表明，在報(bào)銷經(jīng)常遇到困難的組織中，71%的員工可能尋找新工作。這凸顯了對易于使用、易于理解的費(fèi)用處理功能的需求。

更重要的是，女性員工(59%)比男性員工(80%)遠(yuǎn)程工作的相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷比率更小。這可能是由于一系列因素造成的，其中包括女性可能在諸如教育和醫(yī)療保健等行業(yè)工作，這些行業(yè)支付的與遠(yuǎn)程工作有關(guān)的費(fèi)用較少，以及婦女不太可能擔(dān)任經(jīng)常報(bào)銷費(fèi)用的管理職位。此外，這種差異可能是由于女性不太愿意申請報(bào)銷。而Allstar公司的研究表明，總體而言，女性員工所要求報(bào)銷的業(yè)務(wù)費(fèi)用不到男性員工的一半。

另一個(gè)有趣的領(lǐng)域是育兒費(fèi)用。由于發(fā)生疫情導(dǎo)致許多學(xué)校關(guān)閉，盡管在職父母被迫在家遠(yuǎn)程工作，可以在家照顧子女，但兒童保育費(fèi)用的申請沒有增加。實(shí)際上，只有19%的受訪者聲稱其組織考慮了育兒費(fèi)用。牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)和蘇黎世大學(xué)聯(lián)合發(fā)布的一份研究報(bào)告表明，與收入相近的男性員工相比，英國、德國和美國的女性員工更多地獲得了托兒和家庭教育方面的補(bǔ)助，毫不奇怪，女性對缺乏育兒支持費(fèi)用的感覺更加強(qiáng)烈。

人工智能在費(fèi)用管理中的應(yīng)用

人工智能支持的費(fèi)用管理系統(tǒng)可以使組織擺脫人工處理費(fèi)用報(bào)銷的麻煩。通過使用自動化采用一致的規(guī)則和策略，可以消除偏差和不一致，顯著提高員工費(fèi)用報(bào)銷的處理速度。

人工智能技術(shù)非常適合此領(lǐng)域。這是由于人工智能可以仔細(xì)檢查所有內(nèi)容(包括每筆交易和每個(gè)訂單)，根據(jù)預(yù)定義的規(guī)則審查所有報(bào)銷項(xiàng)目。人工智能還可以訪問和查看所看到的一切，并在場景中而不是孤立地查看每個(gè)事務(wù)，因此它可以用于識別大量不同用戶和組織中的問題模式。

這種系統(tǒng)使組織能夠根據(jù)具體政策制定自己的規(guī)則和決策標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠迅速適應(yīng)不斷變化的環(huán)境并執(zhí)行組織的政策。

結(jié)論

人們的工作實(shí)踐在2020年經(jīng)歷了一些前所未有的巨大變化，但在許多情況下，傳統(tǒng)組織沒有跟上這些變化。費(fèi)用管理就是這樣一個(gè)領(lǐng)域。

由于缺乏有關(guān)最新政策的有效溝通。高管人員獲得優(yōu)惠待遇以及其他員工之間仍然不平衡，所有這些因素仍然是必須解決和糾正的費(fèi)用管理問題。

費(fèi)用管理如今變得越來越復(fù)雜，使得現(xiàn)在對提供自動化、可視性和支出控制的數(shù)據(jù)驅(qū)動系統(tǒng)的需求比以往任何時(shí)候都更加重要。基于人工智能的系統(tǒng)意味著組織可以實(shí)施始終如一的公平方法，從而最終提高組織的效率，提高員工滿意度，并減少財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的工作量。

雖然制定清晰一致的費(fèi)用政策是一個(gè)基本的出發(fā)點(diǎn)，但擁有正確的IT系統(tǒng)來支持靈活的費(fèi)用管理方法同樣至關(guān)重要。自定義政策、通知員工政策變更以及自動將新政策應(yīng)用于新的費(fèi)用報(bào)銷申請，這對于組織應(yīng)對當(dāng)今工作環(huán)境以及即將到來的挑戰(zhàn)都是至關(guān)重要的。