本文轉載自微信公眾號「Tecvan」，作者馬可心 。轉載本文請聯(lián)系Tecvan公眾號。

1、引言

1.1 現(xiàn)象

在你的工作與生活中，是否出現(xiàn)過這樣的問題：

• 總感覺時間根本不夠用，要做的事情太多了
• 截止時間馬上就到了，還有很多事情沒做
• 好像做了很多事，又感覺什么都沒做，一天就這樣過去了
• 年初Flag立了一個又一個，年終的時候發(fā)現(xiàn)沒有幾個被執(zhí)行

這些都是由于「時間管理不當，造成時間浪費」產生的結果。造成時間浪費的因素有很多，可以簡單的把這些因素分為人為因素與環(huán)境因素：

人為因素：	環(huán)境因素：
企圖做的太多	不速之客拜訪
計劃、安排紊亂無序	被插入的事情（電話/會議等）打斷
個人能力欠缺	嘈雜的工作環(huán)境
不會或不敢說“不”	人員不足或過多
缺乏自我約束能力	過多的文件，繁瑣的程序
做事經常拖延，猶豫不決	內容不全或延誤的信息
工作時過多地和別人拉家常	無效率的會議
爭吵、發(fā)火
壓力、緊張

時間管理不是一個復雜的技能，學習時間管理，更像是培養(yǎng)一個好習慣。所以，在學習時間管理的過程中，最大的困難不在于學習知識，而是在于「難以堅持實踐所學到的知識」。

1.2 本質

時間管理=擺脫拖延癥?

很多人認為學習時間管理就是為了擺脫拖延癥，這個觀點其實是不正確的。雖然擺脫拖延癥很重要，因為它能幫助你獲得更多的行動力，但是「比行動力更重要的是行動的方向」。

如何找到正確的行動方向?這就要從一個最為根本的認知問題開始——時間管理的本質是什么?

高效率+高價值

如果將時間比作一間倉庫，讓你通過一些填充手段來提高這間倉庫的價值，你會怎么做?

• 填充更多的物品
• 填充更值錢的物品

對于時間管理來說，一般而言有兩個方向：「一是提高做事的效率，二是去做更有價值的事」。提高做事的效率就是填充更多的物品，而去做更有價值的事，就是往里面填充更值錢的物品。我們經常在文章中了解如何提高效率的方式方法。其實，在時間管理上，除了追求效率，更要考慮價值以及二者間的平衡，才能讓時間的收益最大化。

時間管理的公式

「時間管理 = 事件的價值 * 做事的效率」

這個公式，揭示了時間管理的本質：找到高價值的事，并高效完成。

類比 僅供參考：

• 高價值 + ? 低效率：找到了一匹千里馬，走路時被變成了蝸牛，望著遠方一步一挪
• 低價值 + ? 高效率：夏天的知了，鳴叫不知疲倦，只是徒增吵鬧

現(xiàn)實中，有很多人常陷入“低價值”或“低效率”的泥沼里不能自知或自拔，終日碌碌，卻無所為。想要改變這一點，我們需要樹立對時間管理的正確認知。

2、工作狀態(tài)的三種類型

 隨波逐流型

出現(xiàn)什么新任務，就立馬去完成。

這樣的工作狀態(tài)，很容易讓自己的思路被外界打斷。每次打斷都會分散自己的注意力，導致效率十分低下，不斷重復無用功。而且什么工作都做，意味著完全沒有抓住自己的分工定位與工作的重點。

「案例一：小張的一天(1)」

早上9點，小張準時來到公司，剛來便收到了老板通知，需要整理一份關于某項目的介紹PPT，供明日會議時使用。接到任務后，小張下載了相應的PPT模板，開始制作。

過了一個小時，小甲走過來打斷了他：“小張，我們有個需求，現(xiàn)在有空嗎?去會議室討論下方案吧。”小張想了想時間還早，可以開完會接著做PPT，就跟著小甲去開會了。

一小時后，會議結束，小張回到工位看著PPT，想了半天也想不起來之前的思路，于是開始重新構思PPT的框架，這時，小乙又走了過來。

“小張，我剛才和老板聊了下我們討論的結果，他說讓你匯總下早上的資料，然后復印幾份拿給他。”

小張急忙起身，整理好資料后跑到復印機。不巧的是，復印機又卡紙了，小張找到IT幫忙解決，修完復印機后才把資料復印好。

這樣一上午忙忙碌碌，很快就到了吃午飯的時間了，小張PPT的框架還沒搭好。

思考一下，自己當下的狀態(tài)是否和小張一樣，忙碌但毫無所獲呢?

高效率導向型

對于任務的優(yōu)先級有自己的判斷標準，且懂得怎樣處理臨時任務，以保證各個任務都能高效完成。

兩個案例遇到的事情基本相同，但是有無規(guī)劃導致兩人的結果大大不同。案例二中這樣的人，具備一定的效率與價值思維，主要側重于提高效率，他們能夠快速地完成任務，是職場里比較有能力的職業(yè)形象。

「?? 案例二：小張的一天(2)」

早上9點，小張準時來到公司，剛來便收到了老板通知，需要整理一份關于某項目的介紹PPT，供明日會議時使用。接到任務后，小張下載了相應的PPT模板，開始制作。

過了一個小時，小甲走過來打斷了他：“小張，我們有個需求，現(xiàn)在有空嗎?去會議室討論下方案吧。”小張想了想，自己上午已經計劃完成PPT的框架搭建和素材整理，估計還要一個小時。

于是小張對小甲說：“這個活動方案是在下班前提交吧，我現(xiàn)在手頭上還有一項工作要一個小時，我十一點半找你討論，可以吧?”

小甲表示認同，于是小張繼續(xù)做PPT。

過了一會兒，小乙找到小張，“小張，老板讓你把資料整理一下，連同昨天的統(tǒng)計表都復印幾份，給他送過去”，小張記錄下這個Todo，然后繼續(xù)做PPT。

早上11點，小張已經確定了PPT的框架，11:30小張和小甲去討論方案，12:00小張討論完方案后，順道將統(tǒng)計表復印完成，順便拿給老板。

 高價值導向型

接到任務后，不會馬上執(zhí)行，而是先理清任務背后的目標和價值所在，并提前預測未來的一些變化，做對任務最有價值的一些事。

「案例三：小張的一天(3)」

早上9點，小張準時來到公司，剛來便收到了老板通知，需要整理一份關于某項目的介紹PPT，供明日會議時使用。接到任務后，小張開始思考：

項目的側重點是什么?價值與意義有哪些?目前的規(guī)劃是?

這份PPT是為什么而做?將會應用于什么場景?

目標受眾都有哪些人?他們關心什么信息?

根據自己的思考，小張列了一張任務清單：

和老板簡單溝通，確認PPT確切的目的、受眾;

詢問相關人員以及收集相關資料，整理成PPT的素材;

完成上面兩個步驟后，開始制作PPT，并在構思階段和老板確認。

然后小張下載了PPT的模板，開始制作，過了一會兒，同事小乙走了過來：“小張，我們有個需求，現(xiàn)在有空嗎?去會議室討論下方案吧。”

“我想，我們現(xiàn)在的方案還沒和業(yè)務溝通過，沒有充分了解業(yè)務的想法，有被否決的風險。小丙說他明天會和業(yè)務開會。如果先讓小丙去了解下業(yè)務對這些提案的想法，我們在確定具體方案時就更有針對性了。所以我們可以把初步方案中的思路提取出來，再將一些關鍵的點整理成一個問題清單，讓小丙明天和客戶碰一下。等明天拿到業(yè)務反饋，我們再開討論會議。”

“嗯嗯，你說得對，我先去給小丙準備一份清單。”

小張很明白，方案不僅要為業(yè)務創(chuàng)造經濟效益，更要能滿足業(yè)務需求。所以，他想到在確定具體方案前，最好和業(yè)務再溝通下。

小張繼續(xù)做PPT，過了一會兒，小乙找到小張，“小張，老板讓你把資料整理一下，連同昨天的統(tǒng)計表都復印幾份，給他送過去”

小張考慮到這件事比較機械，便委托了部門的實習生小美幫忙，下午再請她喝奶茶。小張專心制作PPT，到11點50的時候，就完成了初稿。

“還有10分鐘，提前想想明天小丙可能會帶回來什么反饋吧。”小張心想，于是小張邊思考邊將想法記錄在筆記本上：

小丙帶回的反饋有哪幾種可能?分別需要對方案做怎樣的調整?

最糟糕的情況是什么?萬一發(fā)生了，如何應對?現(xiàn)在可以提前準備嗎?

對比案例二，小張又具備了效率和價值的思維，他不斷深入思考如何創(chuàng)造更多的價值，這樣的工作習慣可以讓你事半功倍，還能成為所在團隊的主心骨。

小結

提高單位時間內創(chuàng)造的價值就是要追求雙高：「高價值*高效率」。而這個平衡，是需要在行動中達成的。

3、常見時間管理工具

3.1 番茄工作法

核心思想：把工作時間劃分為以25分鐘為單位的小塊，每完成一個小塊的工作時間之后進行一次5分鐘左右的休息，通過「對時間的劃分」，可以有效的提高工作效率，激發(fā)工作靈感，養(yǎng)成良好的習慣。

「番茄工作法的規(guī)則」

一個番茄時間共30分鐘，包括25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間。

一個番茄時間不可分割，在番茄工作法中，時間的最小單位是一個番茄時間，不存在半個番茄時間或者1/4的番茄時間。

每四個番茄時間后(總約兩小時)，停止當前的工作，并進行一次較長時間的休息，休息時間大約在15至30分鐘左右。

每完成一個任務，劃掉對應任務，并記錄花費的番茄時間。

「番茄工作法所需要的工具」

• 一個(番茄)計時器
• 一份活動清單
  • 包含人物及事件
  • 未來一段時間(周/月)要做的事情，想到要做什么事情就記錄什么

活動事項	截止時間
-	-

一張 今日工作計劃表

• 每天開始填寫，從活動清單中選擇今天要做的事情，并按優(yōu)先級的順序排列
• 留一部分填寫“計劃外的緊急事件”，這些事件不可預期，但是會影響甚至推翻全天的計劃

2021年12月20日 今日工作計劃	計劃番茄數(shù)	實際番茄數(shù)
-	-	-
計劃外的緊急事件	-	-
-	-	-

• 一份記錄表
  • 記錄完成的任務情況，包括任務項及完成任務所用的番茄時間

日期	類型	描述	計劃番茄數(shù)	實際番茄數(shù)	備注
-

「番茄工作法的流程」

• 「規(guī)劃」：在每一天的開始，從?? 活動清單中選出今天要完成的任務，并記錄在?? 今日工作計劃表中，盡可能把任務規(guī)劃的詳細些。

看一本書

看xx書的第x章至第x章

如果某項任務估測時間大于5個番茄數(shù)，就把任務打散成若干個小任務。

如果某項任務估測時間小于1個番茄數(shù)，就把任務和其他相關的任務合并成一個大任務。

• 「追蹤」：按照?? 今日工作規(guī)劃表完成任務，并記錄下每項任務所耗用的番茄時間。

當意識到某項任務可能被其他事項打斷時，如果是今日要做的，則記錄在計劃外的緊急事件記錄，否則記錄在活動清單中。

2021年12月20日 Todo-Today	計劃番茄數(shù)	實際番茄數(shù)
閱讀xx文章	🍅🍅	🍅🍅
完成xx回顧文檔	🍅🍅🍅🍅🍅	🍅🍅🍅🍅
對xx數(shù)據進行分析	🍅🍅🍅	🍅🍅🍅
計劃外的緊急事件
完成xx文檔

• 「記錄」：每天結束時，把已經完成的任務記錄在?? 記錄表中。
• 「分析」：“你要跟蹤和記錄什么，取決于你要觀察什么”，根據記錄的檔案思考如何提高。需要注意的是，記錄檔案和思考如何提高不應該超過一個番茄時間，否則，再好的工作法也會成為累贅。

日期	類型	描述	計劃番茄數(shù)	實際番茄數(shù)	備注
12/20	文檔	xx回顧文檔	🍅🍅🍅🍅🍅	🍅🍅🍅🍅	效率有所提高
12/20	文檔	xx調研報告	🍅🍅	🍅🍅
12/20	閱讀	閱讀xx文章	🍅🍅	🍅🍅🍅
12/21	閱讀	閱讀xx書目x章	🍅🍅🍅	🍅🍅🍅🍅	被電話打斷

3.2 GTD

Getting Things Done，核心理念是將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD的五個核心原則是：「收集、處理、管理、檢查、執(zhí)行」。與之相關的還有“二分鐘法則”：如果任何一件可以在二分鐘內完成的事情，那么就必須得現(xiàn)在馬上完成。

• 「收集」
  • 收集各種任務，看到工作和生活中各種事情的全貌，把所有工作量全部列出來，可以幫助放空大腦，把所有注意力專注于當下的事情。
  • 把信息分類，保證不遺漏重要的信息，如工作、生活、學習。
  • 定期“清空”，把任務從收集箱中移出，進入到下一環(huán)節(jié)。
• 「處理」 —— 是否需要行動?
  • 垃圾：沒用的事情，例如一個沒意義的會議，考慮后決定不參加，則刪除這項任務。
  • 儲備：當前不采取行動，但是將來也許會做，可以加入愿望清單，例如一個旅游計劃。
  • 參考：電子書、工作PPT等，因為將來可能使用，不能丟棄，可以整理好以備查閱。
• 「管理」
  • 「愿望清單」：當前不采取行動，但是將來也許會做，例如一個旅游計劃
  • 「等待清單」：交給別人完成的任務，例如方案產出、財務報銷等
  • 「項目清單」：跨越周期較長的項目，例如某歷時6個月的培訓
  • 「執(zhí)行清單」：需要自己完成的任務，有確定時間可以加入日歷
• 「檢查」 —— 階段性進行檢查，哪些任務完成了?哪些任務遇到了困難?任務進行到什么程度了?哪些任務需要進行調整?按「日/周/月」維度回顧：
  • 檢查「收集箱」是否清空。
  • 檢查「愿望清單」是否有任務需要執(zhí)行，把它轉化成具體的行動或項目。
  • 檢查「項目清單」了解項目進度，并保證每個項目至少有一個行動。
  • 檢查「等待清單」委托人是否完成?是否遇到了困難?是否需要轉化為行動?
  • 檢查「執(zhí)行清單」是否按時的完成各個任務?是否遇到了阻力?
  • 檢查各清單是否有已完成、已作廢的條目，立刻刪除。
  • 檢查各清單中任務是否需要調整和優(yōu)化?
• 「執(zhí)行」 —— 按照行動清單和日歷進行任務處理，在選擇下一步行動時可以參考四個標準：
  • 環(huán)境：根據環(huán)境選擇不同的行動，例如高鐵上可以看書。
  • 時間：有些事情需要整塊的時間，有些事情可能零碎的時間就可以完成。
  • 精力：精力充沛時適合做復雜性高、難度大的事情，疲憊或無精打采時適合處理簡單的事情。
  • 重要性：先做重要的事情。

推薦工具：滴答清單、Microsoft todo、Mac提醒事項、印象筆記、備忘錄、有道云筆記、Wiki

3.3 麥肯錫電梯理論

你可以在30秒內把一件事說清楚嗎?

事件：當時，麥肯錫公司在為一家重要的大客戶做咨詢，咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結果呢?”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。

麥肯錫電梯理論主張：「結構清晰、簡潔明了」。

麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在「3條以內」。

3.4 莫法特休息法

又名：連續(xù)分段時間管理法

單調乏味的工作會使心理產生厭煩情緒，正如連續(xù)種植同一農作物時，土地肥力會越來越低，產量也越來越低一樣。莫法特休息法的核心是區(qū)別各種工作時間的限制，納入**“連續(xù)——分段——連續(xù)——分段”**的組合公式進行處理，如此便能充分利用間隔或空檔的時間段，創(chuàng)造出更多可供利用的時間。莫法特休息法主要有以下幾種工作模式：

• 「按抽象與形象來分配時間」：研究理論問題時可以和學習形象、具體的問題交替進行。例如研究數(shù)理、哲學、歷史等問題一旦感到疲勞，可以拿起有關的小說、詩歌、圖片來閱讀或欣賞。
• 「按研究問題不同角度分配時間」：不更換研究對象，只改變研究角度，從不同側面分析問題。例如同一種工作，每次著手做可以從不同側面、不同部位入手。
• 「按動靜交替分配時間」：用同一個姿勢閱讀、寫作等，時間久了容易感到疲勞，可以改變姿勢或地點。例如在寫一篇文檔，坐著寫一小時之后，可以站起來寫。
• 「按體力與腦力交替分配時間」：把緊張的研究、學習與體育鍛煉交互進行，例如集中研究問題或書寫文檔感到疲勞時，可以放下工作，到樓下散散步，或到健身房慢跑十分鐘。

「按工作和娛樂交替分配時間」：工作、學習必須有張有弛，才能持之以恒堅持下去。在緊張的工作間隙，可以看看電影、聽聽音樂，甚至適當?shù)穆糜?，對放松神經，提高工作效率大有好處?/p>

3.5 6點優(yōu)先工作制

由效率大師艾維利提出，一個價值2.5萬美元的個人時間管理方法

列出每天所要做的事情，把每天所要做的事情「按重要性排序」，分別從“1”到“6”標出「6件」最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推。

艾維利認為，一般情況下，「如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士?！?/p>

3.6 帕累托原則、四象限法則

• 帕累托原則：世界上20%的人占據80%的財富，20%的客戶帶給公司80%的財富，生活中20%的活動產生80%的結果，因此我們要「把精力放到20%的關鍵事情上」。
• 四象限法則：

4、如何規(guī)劃你的時間

為什么我們要一件事一件事來完成工作?

「 案例：時間沖突下有無優(yōu)先級的延期情況」

需求 A/B/C 預計在2日后交付，由于人力問題，三個需求都需要小張完成，且各工作量均為2人日，推算以下兩種情況下，需求的延期情況：

【第一種情況】

執(zhí)行：小張將A/B/C排出優(yōu)先級，依次按照A-B-C的順序來做

結果：A需求不延期，B需求延期2日，C延期4日，總延期時間6日

【第二種情況】

執(zhí)行：小張同時做三個需求，做A需求1人日，B需求1人日，C需求1人日，再回到A需求1人日，B需求1人日，C需求1人日

結果：A需求延期2日，B需求延期3日，C需求延期4日，總延期時間9日

5、高效行動的方法

把時間花在重要的少數(shù)問題上

最有效率的時間段用來做最重要的事情

在進行工作的時候提醒自己這個工作應何時停止

即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要梳理一個完成期限

只對一天中的部分時間進行規(guī)劃，以留出時間應付危機和突發(fā)事件

盡可能將相似的任務進行綜合與合并

6、重點回顧

參考文章

《時間管理訓練營(一)：時間管理的本質》：https://www.jianshu.com/p/63f58efeb0f2

《時間管理訓練營(二)：時間管理的起點——高效行動》：https://www.jianshu.com/p/66179c3e69fe

《時間管理訓練營(三)：高效規(guī)劃》：https://www.jianshu.com/p/df44c49ac068

弗朗西斯科·西里洛.番茄工作法[M]

 

《79思維模型：GTD時間管理 —— 應對復雜的工作生活管理系統(tǒng)》：https://www.jianshu.com/p/023fa842b509